行政工作计划及建议

行政工作计划及建议

行政对于我而言，是一个比较陌生的岗位，换过七八次工作，大部分是在生产线上。文职类的工作在进入公司之前，大概加起来也不超过一年吧，不过我还是坚持下来了，很多事情只要脚踏实地得去做，其实也没想象中的那么难，因此我相信我能挑战成功，不过前提是，我有足够的精力去从头逐步准备，而不用分心于其他岗位。下面的一些计划是理论上的，也许有很多地方存在着考虑不充分的情况，但是我既然提出来了，就会尽力去落实，有需要领导和其他同事配合的地方，希望得到大家的支持。

一、卫生管理

（1）方案：成立5S行动小组，由小组成员轮班执岗，执岗期间，首先对接受检查的部门或场地进行仔细检查，对于不合理的地方拍照取证，下发《整改通知单》，注明应被改善的地方和要求整改时限，交由部门负责人，并要求其签字，时间限届满时若仍未达到规定要求，有权上报。

（2）行政部卫生执行细则（其他部门由各部门主管或公司高层具体规定）

2.1 董事长办公室

a.每天的卫生打扫应控制在8:30之前结束，大清理除外；

b.鱼：每日喂一次，并关注其健康状况，有异常情况出现时，及时通知渔业单位；

c.花草：每周一、周四浇一次清水；

d.桌面：每日清洁，要求桌面不沾灰；

e.地毯：每周至少用吸尘器吸一次，要求，地面没有可见杂质，每半年用水洗一次；

f.橱柜：裸露部分每日清洁一次，柜子里面每周至少清洁一次；

h.文件：不被扔掉的文件除简单整理外不作处理，长期堆放而未被翻动的文件存入文

件夹；

i.杯具：每日清洗一次，董事长专用杯子至少每两日用牙膏刷一次；

j.窗户：每月至少抹两次，要求窗面不模糊，无明显灰尘。

2.2行政助理室：卫生要求参照董事长办公室。

二、文件

（1）所有有关公司制度、员工福利、客户管理、生产控制等文件必须整理出来并盖有受控章，单独存放；

（2）定期召集各部门主管了解新实施文案的实施效果及履行情况；

（3）对每一份文案进行分类保管，注明通过日期，存放文件柜；

（4）已作废的文案加盖作废章，存放在指定的作废文件存档区，标注作废日期及作废原因；

（5）有关公司订单，应同时具备电子档和纸档两种形式，各部门保管一年，于次年一月一日统一收集存放在文档柜，并标明年月及客户类别；

（6）协助董事长起草、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；（7）做好材料收集、文书起草、公文制定等工作，应在空余时间积极主动学习，以备不时之需。

行动计划：一个星期内看完现有档案库除ISO9001以外的文件，了解现有档案名录及结构；

用一个月时间了解ISO9001，认真了解其中内容，并试着操作其中文档；

为各部门制作规范的工作表格，经批准修改后打印给他们使用。

三、考勤

（1）制作考勤表，卫生做好之后去登记每日考勤情况（车间由其他人负责）

（2）请假手续：如有事需要请假，提前一天写请假申请，经批准后方可，如当天有急事，不能及时到公司请假的，需打电话给负责人，经批准后，以短信形式发送请假证明，到司上班后补齐。

（3）工作期间不外出，外出需找行政部门开具《出门证》，或请假条，并按指纹，否则不予放行；

（4）每月15日开始统计上一月份考勤情况，交董事长签字后转交会计。

四、监督与管理

（1）各项规章制度监督与执行，并将平时所观察到的各部门情况及时汇报给董事长，月末做工作汇总；

（2）会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

（3）员工关心：经常了解各部门员工的心理情况，主动与他们沟通，了解他们的真实想法，对公司的意见、建议，做好公司各部门之间的协调工作。

五、采购统计

（1）参与公司行政、办公用品采购事宜（主要指参照目前所需，填写采购申请单，经董事长签字后交采购部门）；

（2）将其他部门：及时了解其他部门的工作状况，协助他们做好“硬件”上的完善。

六、项目管理

（1）公司有新项目时，应先拟定一份行动计划，包括步骤和具体方案；

（2）对于一些比较陌生的项目，应当召集其他文员，集思广益；

（3）对每一次的项目所涉及到的一切文档进行分类保存，同样应具备两种形式的保管方式。