电子邮件使用注意事项

电子邮件使用注意事项

一、电子邮件的作用：

1.方便沟通，提高办公效率，节约成本；

2.传递信息方便、快速、安全；

二、为什么要学习电子邮件的注意事项：

1.节约他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人；

2.通过合理使用电子邮件，减少工作中不必要的麻烦，提高工作效率；

三、邮件使用注意事项：

1.主题

1）不要使用空白标题，这样是不礼貌的；

2）主题要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

3）回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题（主题与内容相匹配）；

2.收件人

1）确认传达讯息的对象，并将人数降至最低。

2）发送电子邮件之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

3）不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人；

3.称呼和问候

1）恰当地称呼收件者，拿捏尺度；

2）称呼全名是不礼貌的；

3）Email开头结尾最好要用问候语，礼多人不怪；

4.正文

1）正文要简明扼要，行文通顺；

2）注意论述语气；

3）多用1234之类的列表，以清晰明确；

4）一次邮件交代完整信息，不要重复发邮件；

5）尽可能避免拼写错误，注意检查；

6）合理提示重要信息，用颜色标示或粗体等；

7）合理利用图片、表格等形式来辅助阐述；

5.附件

1）正文里面提示收件人查看附件；

2）附件文件应使用有意义的名字命名；

3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；

4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5）附件内容如需打印，请提前设定好打印格式，以免给他人造成麻烦；

6.结尾签名

1）签名信息不宜过多，一般不超过4行（一般包括部门、姓名、联系方式、职务等）；

2）签名档文字应选择与正文文字匹配；

3）签名信息避免使用卡通、动漫图片；

7.回复技巧

1）及时回复Email；如果正在出差或休假，应该设定自动回复功能；

2）进行针对性的回复；

3）不要就同一问题多次回复讨论；同一问题交流回复超过3次，只能说明交流不流畅，应采用电话沟通等其它方式；

4）要区分“单独回复”和“全部答复”；如果不是有必要让所有人知道回复内容，尽量不选择使用全部回复功能。

5）想回复对方的邮件，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联；

6）不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

8.区分收件人(To)、抄送人(CC)、暗送人(BCC)

1）收件人(To)：受理并响应邮件；

2）抄送人(CC)：知会邮件事项，没有义务回复，可以发表意见；

3）暗送人(BCC)：在收件人(To)不知道的情况下，收到邮件的人；

4）各收件人应按照一定的规则排序，按照部门或职位都可以；

5）只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源；