城建档案管理数字化建设问题的思考

城建档案管理数字化建设问题的思考

作者：王健

来源：《办公室业务》 2017年第1期

文/辽阳市城建档案馆王健

【摘要】城建档案管理数字化建设，对于档案管理工作发展具有十分深远的社会意义，为

了更好地顺应时代发展需要，推动城建档案管理数字化建设，为城市建设和规划提供更为充分

的保障。本文主要就城建档案管理数字化建设问题进行分析，结合实际情况，提出合理改善措施。

【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化

自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的

发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，

为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建档案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作

开展具有一定参考价值。

一、城建档案管理数字化建设的意义

城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有

许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需

要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信

息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局

限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要

占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化

技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

二、城建档案管理数字化建设中存在的问题

城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的

快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、

安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时

间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。

城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律

价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信

息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。

数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范

围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在

不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。

三、城建档案数字化建设对策

（一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将

大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。

数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可

以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。

（二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支

持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范

和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好

网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提

供更为充分的参考依据。

（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，

还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案

信息资源的共享。

四、结语

综上所述，城建档案管理数字化建设是应时代发展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地

开展工作。

【参考文献】

[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案,2012,6(1):35-36.

[2]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014,25(3):292.

[3]胡淑惠.有关城建档案管理数字化建设问题的分析[J].企业改革与管理,2015,14(23):67.