文书礼仪

1、介绍信、证明信
• 介绍信
• 1）适用范围 • 介绍信适用于单位与单位之间的工作来往所需，是一种较为 正规的具有一定凭证作用的信件，主要适用于以下情况： 学生到某单位实习或搞什么活动时，由所在院系开据介 绍信。 国家机关人员外出调查或前往其它单位商讨大事时要带 上介绍信。 一些商业单位在派人到别的单位推销宣传自己的产品时， 也要带上介绍信。 一些单位在同其它单位进行业务交流时，若派新手前往 接洽，则需带上介绍信。 推荐他人入学，为他人推荐工作或向他人求教问题而相 互并不认识时，可写份介绍信。
• 2）问候语 • 称谓下方另起一行，空两格，单独成段 书写，如“您好！”，“近好！”等； • 问候可以是多种多样的，多与节日、年 龄、职业、健康等相关，如“中秋 好！”、“生意兴隆吧！”，等等。
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3）正文 另起一行，空两格； 一般先寒暄一番再转入正文主体。如： 表思念：见信如面、分手多日、别来无恙、海天在望、 不尽依依； 表钦佩：奉读大作，向往尤深；新作拜读，敬佩之至； 表情感：惠书敬悉，甚以为慰；久不通函，甚是为念； 表时节问候：春光明媚，想必阖家安康；天雨阴冷， 起居如何； 表贺喜：喜闻足下新婚燕尔，特表祝贺； 表志哀：惊悉孙老不幸谢世，不胜哀悼。
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3）收信 （1）仔细拆封 （2）妥善保存、保密 （3）及时回复： 及时启阅 及时回复 答复须明确 说明情况
（二）专用书信的格式与礼仪
• 专用书信 • 是指应用在特定场合，有专门作用的书信。 • 一般说，专门书信内容单一，具有公开性质； • 用于公关领域的专用书信主要有介绍信、证明 信、感谢信、贺信、慰问信、邀请信等。
• 惯用的称谓主要有： • 姓氏加称谓词，如张先生，王小姐、吴老等， 一般地，男士可以统称先生，女士的话，未婚 的称“小姐”，已婚的称“太太”、“夫人”， 如果不清楚，统称“女士”； • 姓氏加职衔或学衔、职称，如黄经理、李博士、 刘教授等；中国人一般称呼职衔，欧美人一般 称呼学衔； • 名字加称谓词，如晓明姐、延松兄等； • 可在称谓前加敬语，如尊敬的**，敬爱的**； • 打听不到对方姓名，可用职务等中性名称代替， 不清楚对方性别，可用敬语加全名代替，如 “尊敬的**”。
介绍信
证明信
• 1）证明信的使用范围 • 证明信是证明某人身份、经历或事情真相的。一般 由单位或熟悉情况的个人来写。具体来讲，证明信适 宜于下列一些情况： 某人要入党入团，组织在进行调查时，原单位或 有关人员要为其写出证明信。 有些真相模糊不清的历史事实或事件，由于被人 歪曲，而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。 在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场 的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况。 个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情 况而必须向单位作出解释说明时，也可以请有关人员 出据证明。
介绍信(存根) ○○字第○○号 兹介绍○○○等同志○人前往○○○联 系○○○。 ○○○○年○月○日。 第…号 介绍信 ○○○○： 兹介绍○○○等同志○人，前往你处联 系○○○○，请于接洽并给予协助。 此致 敬礼! ○○○○○(公章) (有效期○天) ○○○○年○月○日
×政介字( )号 兹介绍×××，×××等××名同志 (系×××)，前往贵处联系×××事宜 ，敬 请接洽并予以协助。 此致 敬礼！ ××县人民政府(章) 年 月 日
信件托人转交时
• 如果双方关系较熟悉，信封可以不写双方的 地址和邮编，但必须有以下内容：
• （1）拖带语，书写在左上方； • （2）收信人姓名、称谓，书写于信封中央； • （3）写信人姓名等信息，书写于信封右下方。
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竖式信封的书写： （1）收信人地址邮编在右上方； （2）收信人姓名称谓在正中央； （3）寄信人地址、邮编在左下方。
2）慰问信
• 慰问信是一种对他人表示慰藉、问候、鼓励、 关切的专用信件。慰问信的内容要根据事件和 对象的不同有所区别。 • 如慰问灾区人民，在表示难过或哀痛的心情之 后，要着重鼓励对方战胜灾害的勇气； • 慰问节假日坚持生产的工农群众，则着重称颂 他们的贡献等。 • 语言应当亲切、热情，富有感情色彩。
2）信封书写须注意的礼仪
• 出于对传递者的尊重，收信人姓名后不 能写带有亲戚的称呼，如 • “张德书 父亲收”、“陈婉 姐姐收”。
2、信文的礼仪
• 信文是书信的主体，格式一般由称谓、问候语、 正文、祝颂语、署名、日期六部分组成。 • 1）称谓 • 称谓在信文的第一行起首位臵单独成行，顶格， 称谓后加冒Βιβλιοθήκη Baidu。 • 确定对收信人的称呼，应该考虑其性别、年龄、 职业、身份及双方关系。
证明信
×××局党委： ××同志，男，现年40岁，一九六四年九月考 入我校学习，系×××教授的研究生 ，一九六七年 九月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕 业证书，现即将补发。 特此证明。 此致 敬礼！ ××大学校长 ×××(签名) ×年×月×日
2、感谢信、慰问信、贺信
• 1）感谢信 • 感谢信侧重于对别人的关心、支持、帮助等表 示感谢，只要写明为何事向何人（或单位）表 示何种谢意即可。写给单位的，在信纸的正中 写上“感谢信”三个字（给个人的则不必写）。 致感谢之意时，应注意： • （1）尽量手写，用语真挚，内容简洁，繁简 适度； • （2）致谢面易宽不宜窄； • （3）应及时，忌滞后；公开张贴须征得对方 同意。
常用祝颂语
• 用于平辈、朋友：顺致安好！，即此颂好！，祝进 步！，等等； • 用于长辈、尊者：恭颂、敬祝、福安、金安、大安、 荣寿等； • 用于晚辈：顺祝、即问、望； • 用于夫妇、新婚：俪安、俪祉等； • 用于病人：痊安、愈安、健康、早愈等； • 根据职业不同：如教师：“教祺”、“教安”等；军 人：“戎安”、“勋祉”；学生：“学祺”、“进 步”；旅行者：“一路顺风”、“旅居平安”等。 • 针对四季、节日的：“春祺 ”、“夏祺”、“冬 安”、“新禧”、“新年吉祥”、“国庆好”等。
2）介绍信的特点
• 介绍信的特点一般来讲，具有以下几点。 (1)证明的特性 介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。 接介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系， 商量洽谈一些具体事宜，而收看介绍信的一方则可以从 对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、 要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关 系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以便防止 假冒。 (2)时效的特性 介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可 以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定 的责任和权利，所以介绍信一般都开列出一定的时日期 限，这是一种在限期内才具备有用性的一种专用文书。
• 5）署名与日期
• 在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期。 • 署名应写在敬语后另起一行靠右位臵。 • 一般写给领导或不太熟悉的人，要署上全名以 示庄重、严肃； • 如果写给亲朋好友，可只写名而不写姓； • 署名后面可酌情加启禀词，对长辈用“奉、拜 上”，对同辈用“谨启、上”，对晚辈用“字、 白、谕”等词。
第八章 文书礼仪
一、文书概述
• （一）概念
• 文书礼仪是指在文书的写作中，在文字 的表达、语气的运用、问题的掌握方面 以及文字传输过程中，要注意体现礼仪 的原则，遵守礼仪在文书中所具备的礼 仪功能，符合相应的礼仪规范。
• （二）文书礼仪的基本特点 • 1、礼节性
• 2、规范性
二、信函文书礼仪
• （一）一般书信的格式与礼仪 • 一般书信由两大部分组成：信封、信文。 • 1、信封的礼仪
• 6）附言 • 写完信发现有遗漏或需补充的内容，则可以在 日期下方空几行左侧另加“补遗”，具体加写： “又及：”、“附：”、“再启：”等提示语， 再补上遗漏的内容； • 代人问候，在日期下一行左侧写上“**附笔致 意”或“**嘱代笔问候”； • 如需向收信人身边人问候，则可在同样位臵写 上“顺带问阖家安好”。 • 补遗性的附言最好少用！
2）证明信的特点
• 证明信通常具有以下一些特点。 (一)凭证的特点 证明信的作用贵在证明，是持有者用以证 明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证， 所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。 (二)书信体的格式特点 证明信是一种专用书信，尽管证明信有多 几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致， 它大部分采用书信体的格式。
• 1）邀请信 • 邀请信(Letter Of Invitation)是邀请亲朋好友或知 名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在 国 际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用 广泛。英文邀请信可分为两种。 (1)请柬(Invitation Card) 这是一种正规的邀请信。请柬的格式严谨而固定。一般 适用于较庄重严肃的场合。 (2)一般的邀请信 一般邀请信通常适用于一些平常的事情的邀请，而且邀 请人同被邀请人之间又很熟悉。一般邀请信具有简短、 热情的特点
7）其他注意事项 • （1）要根据不同对象选择恰当的语气、称呼、 措辞； • （2）书信的语言应晓畅易懂，力求运用书面 语表达，忌用口语； • （3）忌用彩色信笺，忌用红笔、铅笔、水彩 笔书写。
3、通信过程中需注意的礼仪 • 1）写信 • 五原则：礼貌、完整、清楚、正确、简 洁。 • 2）发信 • （1）折叠 • 姓名外露法、以低示己法、公函折叠法 • （2）装封、（3）粘封、（4）邮资
• 4）祝颂语 • 写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多 用“此致、即颂、顺祝”等词紧接正文末尾。下一行顶格处， 用“敬礼、近安、安康”等词与前面呼应。 • 以“此致敬礼”为例，祝颂语的正确格式有以下几种： • （1）可以紧接正文末尾写，如“*****。此致敬礼” • （2）祝词可以紧联正文末尾写，而颂词换行，顶格写，如： • ******。此致 • 敬礼！ • （3）可以另起一行，空两格写：******。 • **此致敬礼！ • （4）可以另起一行，空两格，将祝颂词分两段写，需注意 颂词“敬礼”必须顶格书写：**此致 • 敬礼！
邀请信的内容
• 第一，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因 是什么。 第二，将活动安排的细节及注意事项告诉对方。 诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样 的准备及所穿的服饰等。 第三，为了方便安排活动，如有必要，可注明请 对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求等。
邀请信应注意的事项
• 邀请人和被邀请人要用第二人称，参加活动的时 间地点也要写得清楚明确。 • 希望被邀请人收到请柬后给予答复的；则须在请 柬上注明R.S.V.P或r.s.v.p.字样，意为“请答 复”。有时为了方便联系，可留下自己的电话号 码或地址。 • 对参加活动的人有什么具体要求可简单的在请柬 上注明，比如对服装的要求，要求穿礼服时，须 在请柬的右下角注明Dress：Formal；较随意时可 用：Dress：Informal。
• 保证书信准确无误地投递； • 直观反映写信人的文化修养； • 体现写信人对传递者的尊重程度。
1）信封的书写有横式和竖式两种
• 横式信封的书写：
• 信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓 名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。 邮政编码要填写在信封左上方的方格内，收信人 的地址要写得详细无误，字迹工整清晰。发给机关、 团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。 • 收信人的姓名应写在信封的中间，字体要略大一 些。在姓名后空二、三字处写上“同志、先生、女士” 等称呼，后加“收、启、鉴”等字 寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方， 并尽量写得详细周全一些。最后填写好寄信人的邮政 编码。
3）贺信
• 贺信是表示庆祝的书信的总称。贺信是指行政机 关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单 位或个人表示祝贺的一种专用书信。 • 贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部 分构成。 应注意：用红纸（或粉色）黑字书写，不能用白 纸黑字，在允许的情况下，贺信可以公开张贴。
3、邀请信、致歉信