加强办公室自身建设的几点思考

加强办公室自身建设的几点思考
作为决策服务的参谋助手，是承上启下、平衡左右、沟通内外、协调各方的枢纽部门；是联系基层、联系群众的桥梁和纽带。

其工作效能和服务水平的高低直接影响上层的科学决策和决策的正确实施，影响到单位运行状态或发展的大局。

加强办公室自身建设，是办公室工作适应新形势、开创新局面的迫切要求，也是顺应社会发展大局的客观需要。

一、提高三种能力，更好地发挥办公室职能作用。

（一）提高参谋助手的能力。

办公室是可作为领导的参谋部，为领导决策和决策实施发挥参谋助手的作用。

参谋重在谋划，助手侧重帮助。

工作要增强主动性，善于站在全局高度去把握领导决策的需求，通过参谋，可以使整个决策更加完善、科学。

一是要强化调查研究。

围绕单位的重点工作和难点工作，广泛听取各部门意见、建议，综合梳理出有价值的信息，形成工作实施方案或解决问题的办法，及时报告领导，确保领导决策的科学性和适用性。

二是要发挥信息耳目作用。

一方面，办公室要迅速及时全面为领导提供信息服务，另一方面，要坚持全员当信息员制度，既搞好调查研究，又要注重宣传自身。

三是要注重总结经验，借鉴先进做法。

办公室行政工作中要勤于积累，善于总结，对于相关单位、科室的先进、创新做法要加以吸收，与自身工作相结合，创造性地运用。

（二）提高承办事务的能力。

一是提高办文能力。

缺少领导岗位经历、信息来源单一、信息量
相对匮乏、学识不如领导高等因素导致办公室文秘人员在撰写相关材料时，常常感觉无从下笔，勉强写出的文章也不尽如人意。

如何把材料写好，对文秘人员的个人素质提出了较高的要求（包括知识积累、洞察力、创新能力等）。

综合起来，提高办文能力要从以下四个方面入手：第一是要有针对性，首先要把握一点就是有的放矢，没有针对性就没有号召力、没有感染力。

第二是要有好的布局。

文章的框架结构要设计好，大小标题要设计好，先有筋骨，后有血肉。

第三是观点、材料的统一。

一篇文章里面，只有观点，没有材料来佐证那么是空对空，没有说服力；只有材料，一堆数字和事实，没有观点，那是流水账。

第四是语言要准确简洁。

我们不能运用一些生僻的词，一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，要用简明扼要的语言去解释理论、阐述观点、说明问题，这样接受者容易理解，利于方针政策、领导意图的顺利执行。

二是提高办会能力。

会议是每个单位行政行为的重要载体，办会能力的强弱直接关系到会议效果，进而关系到领导意图能否得到圆满实现。

第一是制定周密方案。

制订方案是办会的一个前期的重要准备工作，方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，明确责任，每一项会务的工作，都要明确到人。

会务方案要报批，上报领导做主。

第二是把握重点。

一个是参会领导以及参会人员的接待服务，另一个是会场的准备工作。

第三是关注细节。

管理学有一个原理或者叫一种观点，细节决定成败。

在会议的筹备期、会议中、会议后等环节，都有很多细节需要我们去注意，杜绝细微处出问题的一个好办法是反复检查，以查漏补缺。

三是提高办事能力。

第一
是按原则办事，任何事情都要有一个原则立场，某种意义上说是底线，原则确定了，对于领导交代的工作才不会出现偏差，也避免因为原则不统一的问题而得罪人。

第二是按程序办事，办公室作为行政单位或部门，注重讲规矩，按程序办事，具体到比如请示报告等，尽量避免越级上报。

第三是按顺序办事，所谓顺序即是办事情的轻重缓急，急事要急办，重点的事要重点办，有些事情可以缓办的缓办，切忌眉毛胡子一把抓。

（三）提高组织协调的能力。

组织协调即采取一定的措施和方法，使多个部门协调一致，相互配合，高效率地实现领导目标的行为。

一是提高外部协调能力。

妥善处理好与上级部门之间、同级单位之间、下属单位之间的沟通协作。

二是提高内部协调能力。

内部领导之间、科室之间、同志之间密切配合，通力协作，互相提供方便，树立“出去一把抓，回来再分家”的工作思路，把分工和协作有机结合起来。

三是提高跟踪协调的能力。

一项活动、一件事情安排布置完毕，落实是关键，否则功亏一篑。

及时制订跟踪督查计划，分解下达跟踪督查任务，明确落实责任单位，做到件件有着落，事事有反馈。

大力推进跟踪协调督查工作方法创新，更好地掌握实情，找准问题，研究对策，以实现工作的实效。

二、完善三种机制，更好地促进办公室内部建设。

（一）完善组织架构机制。

当今，包括行政单位在内的机关团体，更加钟睐于反应迅速、高效快捷的组织架构。

扁平化组织结构属于行政组织结构类型中纵向结构的其中一种。

其优点很多，包括：信息交
流及时迅速、降低弱化集权化程度、提高行政绩效、减少高层决策工作量等。

办公室可借鉴组织结构扁平化的相关理论和指导思想，适当优化内部运行机制，以更灵活多变的态势迎接复杂事务。

值得注意的是，人的因素也是完善组织架构的重要一环。

应充分考察个人能力、素质、品德、特长、爱好等方面，让每个人去最适合自己的位置，物尽其用，人尽其才，以便集体和个人达到双赢的结果。

（二）完善素质拔高机制。

办公室必须充分发挥参与政务、处理事务、搞好服务“三个作用”，认真做好为领导、为机关、为基层服务工作，这就需要相关组成*人员具有较高的综合素质。

对此，建立成熟的机制来强化素质，提高综合能力，要贯穿日常各项工作的始终。

第一是强化学习意识。

办公室人员要适应日新月异的发展形势，必须强化学习意识，增强学习的自觉性。

要通过学习，不断拓宽知识领域，改善知识结构，提高科学判断形势的能力、总揽全局的能力、应对复杂局面的能力，努力成为办公室的“通才”和“杂家”。

第二是强化服务意识。

办公室人员要强化服务意识，把服务放在首位，做到政务围绕大局转，事务围绕政务转，不断提高服务水平，既要服务好领导，又要服务好群众，既要服务好机关，又要服务好基层。

第三是强化大局意识。

工作立足点要高，要超越“自我”，从辅佐性的地位中解脱出来，站在全局的高度想问题、当参谋、提建议，为全局工作献计献策，思想上要有大局意识，行动上要有大局观念。

（三）完善激励竞争机制。

办公室工作具有从属性，是助手和配角，无名无利，更多时候是在做一些“看不见”的工作。

一方面，突
发事件和急事难事多，领导要求高，办公室工作经常处于紧张忙碌状态，作息无规律；另一方面，福利待遇相对较低，与辛勤劳动不成正比，特别是付出了辛苦还不一定为人所理解，很大程度上说不批评就是表扬。

因此，从事办公室工作，需要树立正确的世界观、人生观和价值观，正确对待权力、利益和名位。

但是，只依赖个人道德修养和自我约束是远远不能达到要求的，这就要求适当引入激励和竞争机制。

一方面，合理运用激励因素，维持工作人员的内在动力。

赫茨伯格的双因素理论表明，只有激励因素才能真正推动组织内成员对工作的热情。

在工作表现机会、工作本身的乐趣、工作的成就感、对未来的发展期望等方面，要给予办公室相关人员以激励，让大家相信工作是实现人的自身价值的途径而不是谋生的手段。

适当激励因素是个人成长所必须的，使个人确信工作是同个人成长融为一体，从而从内心喜欢工作，把工作看作是对自己能力的一种证明和发展途径。

形成一种内在的动力，并且比较持久。

另一方面，适当保持竞争态势，激发工作人员的工作热情。

这种竞争不是简单意义上的比较，排名，而是对于个人争先创优的精神态度的一种激发。

保持竞争态势，首先要严格执行制度。

进一步完善请销假、财务管理、绩效管理等各类制度，按程序、按纪律办事，靠制度管人，促进办公室工作的规范化、科学化，提高行政效能。

其次是实行目标管理。

把目标管理理论引入到办公室日常工作中来，以目标为导向，以人为中心，以实绩为标准，从而调动积极性和创造性，在明确责任，强化责任的同时，提高行政效率。

再次是灌输行政道德。

社会主义行政道德要求行为处事中要光明
磊落，忠诚积极，钻研业务，反对和抵制弄虚作假、欺上瞒下、官僚主义、玩忽职守、损人利己、金钱至上、以权谋私、以业谋私、欺诈勒索等思想和行为。

三、找准三个关键，更好地推动办公室工作开展。

（一）和谐团队风貌。

办公室在一定程度上代表着单位整体形象，这不仅要求办公室组成*人员个人需要较高的综合素养，也需要一个积极向上、整体和谐的团队精神风貌。

行为方法要与上层的领导风格相统一。

领导风格类型多样，客观地讲，无论何种领导风格都互有利弊，办公室组成*人员应尽量在行事作风方法上向领导靠拢，这有利于沟通协作，营造最好的氛围取得最好的实效。

（二）保持政令统一。

政令、指令、相关事项的通知、实施，切忌前后不一，朝令夕改，这会大大影响政令的实施，降低工作效率，甚至造成严重的后果。

另外，公信力也会受到极大的损害。

具体到办公室组成*人员，要恪守工作纪律，不泄密，不散播未经核实的消息，不做与上层决定相违背的行为。

（三）营造良好氛围。

办公室科室之间、同志之间要团结合作，互相支持，友爱相处，以诚相待。

严于律己，宽以待人，容人之过，学人所长，创造良好的工作和学习生活氛围。