集团采购管理内部控制
如何进行采购管理内部控制
如何进行采购管理内部控制1. 概述采购管理内部控制是组织内部对采购活动进行监控和管理的一种重要手段。
良好的采购管理内部控制可以帮助组织降低采购风险、提高采购效率,并确保采购活动与组织的战略目标一致。
本文将介绍如何进行采购管理内部控制的关键要点和建议。
2. 内部控制的重要性采购管理内部控制在组织的运作中扮演着重要的角色。
它可以帮助组织避免采购中的欺诈行为和错误决策,并确保采购过程的合规性。
此外,通过加强对供应商的管理,采购管理内部控制可以促进供应链的稳定性和可靠性。
3. 内部控制的原则和要素实施有效的采购管理内部控制需要遵循以下原则和要素:3.1. 控制环境组织的管理层应该积极推动和支持采购管理内部控制,为其提供必要的资源和支持。
此外,建立一个透明、道德和负责任的工作环境也是关键。
3.2. 风险评估组织应该进行采购相关的风险评估,并确定采购过程中的主要风险,以便采取相应的内部控制措施。
常见的采购风险包括供应商可靠性、价格风险以及合规性问题等。
3.3. 控制活动控制活动是采购管理内部控制的核心。
这包括采购政策和程序的制定与执行、供应商选择和评估、采购订单的审批和授权以及采购合同的管理等。
3.4. 信息与沟通组织应建立合理的采购信息和沟通机制,确保采购过程中涉及的信息及时、准确地传递给相关人员。
这将帮助管理层做出明智的决策,并提高采购管理的有效性。
3.5. 监督与反馈监督与反馈是确保采购管理内部控制持续有效的关键要素。
组织应建立相应的监督机制,周期性地评估和监控采购管理内部控制的有效性,并及时作出调整和改进。
4. 采购管理内部控制的实施建议4.1. 制定明确的采购政策和程序组织应制定适当的采购政策和程序,明确采购流程和采购人员的职责和权限。
政策和程序应该经过内审和外审,并确保其合规性和可执行性。
4.2. 建立供应商管理制度建立供应商管理制度,包括供应商的选择标准、评估方法以及分类管理等。
组织应定期评估和审查供应商的绩效,并与供应商建立长期合作关系。
采购管理内部控制制度
采购管理内部控制制度一、采购计划1.采购计划应根据业务需求、市场条件和财务预算等因素进行合理制定。
2.采购计划应经过相关部门的评估和批准,确保其合理性和可行性。
3.采购计划应定期进行调整和更新,以适应业务发展和市场变化。
二、采购需求1.采购需求应由相关的业务部门提出,并经过内部审批程序批准。
2.采购需求应提供详细的技术规格、数量和质量要求等信息,确保供应商能够准确理解需求。
3.采购需求应通过内部系统进行记录和跟踪,以便后续追溯和审计。
三、供应商选择1.供应商选择应按照合规性、能力、信誉度、价格和服务等因素进行综合评估。
2.供应商选择应建立供应商库,并对供应商的资质、信誉度等信息进行定期更新和审核。
3.供应商选择应通过公开招标、询价或邀请投标等方式进行,确保公平、公正和公开。
四、合同管理1.采购合同应包括采购物品/服务的详细描述、数量、价格、交付期限、质量标准和付款条件等要素,并经过相关部门的审批。
2.采购合同应明确责任和义务,包括供应商的交付责任和企业的验收责任。
3.采购合同应定期进行复审和更新,以适应业务需求的变化。
五、采购执行1.采购执行应按照合同的要求和流程进行,确保及时、准确和合规。
2.采购执行应建立相应的凭证和记录,以便后续的审计和追溯。
3.采购执行应进行内部核查和监督,发现问题及时处理和解决。
六、采购审计1.采购管理应定期进行内部审计,确保采购过程的合规性和有效性。
2.采购审计应包括采购需求的合理性审核、采购合同的履行情况审核以及供应商资质和信誉度的审查等内容。
3.采购审计结果应向管理层报告,提出改进建议,并跟踪改进措施的执行情况。
总之,采购管理内部控制制度的建立和执行能够有效地规范采购过程,减轻企业的风险,提高采购效益。
制度的完善和执行需要全体员工的共同参与和遵守,以保证企业的长期可持续发展。
采购内部控制管理制度是什么意思
采购内部控制管理制度是什么意思引言采购内部控制管理制度是指企业为确保采购活动的合规性、透明度和风险控制,在组织、流程、制度等方面建立和完善的一套管理体系。
它主要涉及采购策略制定、采购合同管理、供应商评价、采购台账管理等一系列方面,旨在保障企业采购活动的规范和效率。
1. 采购内部控制管理制度的目的和重要性采购内部控制管理制度的目的在于规范采购活动,防范风险,提高采购效率和质量。
它能够帮助企业实现以下几个方面的重要性:1.1 规范采购行为采购内部控制管理制度设定了明确的采购流程和标准,规定了相关人员的职责和权限,防止采购活动中的违规行为。
规范采购行为能够有效减少采购风险和损失,确保企业利益的最大化。
1.2 提高采购效率和质量采购内部控制管理制度对采购流程进行了优化和简化,减少了冗余环节和时间浪费,提高了采购效率。
同时,通过对供应商的评价和筛选,确保采购的物资和服务的质量,并为企业提供可靠的供应链支持。
1.3 防范采购风险采购内部控制管理制度能够帮助企业识别和管理采购风险。
通过设置合理的审批流程和控制措施,保证采购活动的合规性和透明度。
同时,制定风险管理措施,及时应对和控制采购风险的发生和扩大。
2. 采购内部控制管理制度的主要要素2.1 采购策略制定与宣贯采购策略是指企业根据自身发展需要和采购活动的特点,制定的一套采购方针、目标和计划。
在采购内部控制管理制度中,需要明确和宣贯采购策略,确保各相关部门和人员明确策略,并按照策略执行采购活动。
2.2 采购合同管理采购合同管理是指对采购合同进行有效管理和监督。
包括制定合同审批和签订程序、合同履行监督和控制、合同变更与索赔管理等方面。
采购内部控制管理制度应明确合同管理的流程和责任,并规定相关控制措施。
2.3 供应商评价与管理供应商评价与管理是采购内部控制管理制度中的一个重要环节。
通过对供应商的评价,筛选出能够提供优质物资和服务的供应商,并与之建立长期稳定的合作关系。
采购内控管理制度
采购内控管理制度采购内控管理制度(通用6篇)随着社会一步步向前发展,制度起到的作用越来越大,制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。
制度到底怎么拟定才合适呢?以下是小编精心整理的采购内控管理制度(通用6篇),欢迎阅读与收藏!采购内控管理制度篇1为加强对单位采购活动的内部控制和管理,防范采购过程中的差错和舞弊,结合单位实际,特制定本制度。
一、岗位责任1、办公室采购人员负责按照采购预算实施采购活动,包括确定采购方式、询价议价、拟定采购合同、完善采购文件。
2、办公室仓库保管人员负责所购货物的验收与入库,并完善相关记录。
3、单位聘请法律顾问负责对采购合同协议的审核。
4、单位聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。
5、分管副主任负责审核采购价格、验收入库和监督完善采购文件。
6、主任负责对采购合同、付款的审批。
7、财务科负责审核确定采购方式、发票真伪、支付货款。
二、活动流程1、各科室根据实际所需填写“申购单”,经科室负责人审批同意后,定期报办公室。
2、办公室将各科室申购单汇总后,每月统一提出申购计划,先报分管领导审核,然后经主要领导审批同意后交由采购人员实施采购。
大宗物品须经主任办公会研究同意后实施采购。
3、单项2千元(含)以上或批量2万元(含)以上的大宗物品、1万元(含)以上的维修工程,必须通过政府采购途径购买;单项2千元以下或批量2万元以下的小额零星物品、1万元以下的维修工程,可以自行购买,并索要正式、合格发票。
对小额零星采购,按照“比质比价、货比三家”的询价原则,确保公开透明,降低采购成本。
4、对大宗物品,办公室负责与供货单位拟订采购合同,然后由法律顾问审核,报主任审批后存档备案。
5、对到货物品,由办公室仓库保管人员进行验收入库,出具验收证明。
对重大采购项目或维修工程要成立验收小组。
对验收不合格的物品要及时上报处理。
6、办公室采购人员将应付款项目报财务科审核,并经逐级审批同意后由财务科执行付款结算。
采购管理制度和内控制度
采购管理制度和内控制度一、引言采购管理制度和内控制度是组织内部为了规范采购过程、保障采购流程的透明度和资金安全而建立的一套制度和方法。
采购管理制度是确保组织采购活动合规性和有效性的基础,而内控制度则是为了减少和防止采购过程中可能存在的风险和损失。
本文将介绍采购管理制度和内控制度的重要性以及一些建议和实施方法。
二、采购管理制度2.1 采购策略采购策略是指组织在采购过程中所采取的一系列方法和原则。
在制定采购策略时,组织应该考虑到采购商品或服务的质量要求、价格因素、供应商的信誉和交货时间等因素,以确保采购活动满足组织的需求。
同时,采购策略还应该遵循透明度、公平竞争和以客观标准评估的原则,避免不当行为和违法行为。
2.2 采购流程采购流程是指组织在进行采购活动时所需要遵循的一系列步骤和环节。
一个良好设计的采购流程能够确保采购过程的高效和规范。
通常,采购流程包括需求确认、采购计划、招标公告、供应商评估、采购合同签订、交付和验收等环节。
在每个环节中,必须有相应的文件和记录,以便日后查询和审计。
2.3 采购文件管理采购文件管理是指组织对采购过程中生成的各种文件和记录进行整理、归档和存储,以确保采购活动的合规性和完整性。
采购文件管理应该包括文件编号、文件名称、文件类型、文件存储位置和文件保管责任人等信息。
对于机密性较高的文件,组织还应该制定相应的文件保密措施,以防止信息泄漏和滥用。
2.4 供应商管理供应商管理是指组织对与其进行合作的供应商进行管理和评估的一系列活动。
组织应该建立供应商数据库,并定期进行供应商评估和绩效考核。
评估指标可以包括供应商的产品质量、交货准时率、售后服务等方面。
同时,对于不合格的供应商,组织应该采取相应的处理措施,包括终止合作、追究责任等。
三、内控制度3.1 内部审计制度内部审计制度是指组织内部设立专门的审计部门或委员会,对组织的采购活动进行独立和客观的审计。
审计人员应该拥有相关的专业背景和职业操守,对采购流程和采购文件进行审查和调查。
集团采购管理内部控制手册
集团采购管理内部控制手册集团采购管理内部控制手册一、前言本手册旨在建立和维护集团采购管理的内部控制体系,提高采购活动的透明度、合规性和效率性,规范各级采购人员的行为,保障公司的利益最大化。
二、目标1.确保采购活动符合国家法律法规、集团政策及相关管理制度要求。
2.提高采购活动的效率和质量,合理控制采购成本。
3.规范采购人员的行为,加强内控管理,防范贪污腐败和不正当行为的发生。
三、组织结构和职责1.集团采购主管部门负责编制和完善采购管理制度,并监督其执行。
2.各事业部采购负责人负责组织和管理本部门内的采购工作。
3.采购员负责根据需求,寻找合适的供应商并进行谈判和采购。
四、采购流程1.需求确认:各业务部门提出采购需求,并明确采购物品或服务的具体要求。
2.供应商选择:采购员根据需求,寻找合适的供应商并与其进行初步洽谈。
3.招标公告:如果采购金额超过一定门槛,需进行招标程序,发布招标公告,并按照相关规定进行供应商资格评审。
4.投标处理:采购员对投标文件进行评分,选择最有竞争力的供应商组织商务谈判。
5.合同签订:双方达成共识后,签订正式合同,并明确交付、付款、质量、售后服务等条款。
6.采购物品或服务的交付和验收。
7.采购合同的履约管理。
五、内部控制措施1.采购决策:采购前需进行成本分析和风险评估,确保采购决策的合理性和合规性。
2.供应商选择与谈判:采购员必须依据合同法和公司内部的采购手册,选择有合法资质、信誉好和价格合理的供应商,并进行公正、透明的谈判。
3.招标程序:确保公开、公正、公平的招标程序,严格按照资格审查和评分标准进行投标处理。
4.合同签订:签订合同前需进行法律合规性审查,明确合同条款,并确保合同的真实性和完整性。
5.供应商评估和管理:建立供应商评估体系,对供应商进行定期评估和管理,确保供应商的质量和服务的稳定性。
6.采购授权与备案:明确采购的授权和备案程序,确保采购决策的合规性和责任追究的清晰性。
采购管理制度的内部控制
采购管理制度的内部控制引言在企业的采购活动中,采购管理制度的建立是非常重要的一部分。
采购管理制度的内部控制是保证企业采购活动合规性和高效性的关键因素。
本文将从内部控制的角度探讨采购管理制度的目标、内容和注意事项,旨在帮助企业建立健全的采购管理制度,提升采购活动的质量和效率。
一、采购管理制度的目标采购管理制度的目标是确保企业在采购活动中能够合理高效地使用资源,降低采购风险,保证产品和服务的质量,并且遵守相关法律法规和企业内部规定。
具体而言,采购管理制度的目标包括但不限于以下几点:1.规范采购流程:建立一套完善的采购流程,明确各个环节的职责和权限,确保采购活动的合规性和透明度。
2.优化供应商选择:建立供应商绩效评估和监控体系,保证选择合适的供应商,并持续跟踪和评估他们的表现。
3.控制采购成本:建立有效的采购预算管理,合理控制采购成本,避免采购资源的浪费和滥用。
4.确保采购质量:建立质量管理体系,对采购的产品和服务进行质量控制,防止采购到次品或不合格产品。
5.防范采购风险:建立风险管理机制,对采购过程中可能出现的风险进行预防和控制,保护企业的合法权益。
二、采购管理制度的内容采购管理制度应当包含以下内容:1. 采购组织结构与职责明确采购部门的组织结构,设定各级岗位的职责和权限,确保采购活动的分工明确,保证各个环节的高效协作。
2. 采购流程与控制要点明确采购的全过程,包括需求确认、供应商选择、采购合同签订、采购执行和验收等环节,制定相应的控制要点,确保采购活动的合规性和透明度。
3. 供应商管理建立供应商的准入和评估机制,对供应商进行评价和监控,确保选择合适的供应商,并及时处理供应商绩效问题。
4. 采购预算管理制定采购预算制度,合理分配和使用采购资金,避免超预算采购和资金的滥用。
5. 采购合同管理明确采购合同的签订流程和相关条款,确保采购合同的合法性和有效性,防范采购合同风险。
6. 质量管理与验收建立质量管理体系,明确采购产品和服务的验收标准和程序,确保采购的产品和服务符合要求,防止次品和不合格产品的采购和使用。
深圳市中粮集团采购内部控制案例
深圳市中粮集团采购内部控制案例深圳市中粮集团作为一家大型综合性食品企业,为了保障公司的内部控制体系的有效运作,采取了一系列措施来确保财务信息的准确性、合规性和保密性。
以下是深圳市中粮集团采购内部控制的一些案例:1. 采购流程规范化:中粮集团制定了详细的采购流程,明确了采购申请、审批、采购合同签订、入库和付款等环节的责任和权限,确保采购活动的合规性和透明度。
2. 供应商管理:中粮集团建立了供应商评估和管理制度,对供应商进行综合评估,包括质量、交货准时性、服务水平等方面,确保供应商的稳定性和可靠性。
3. 采购合同管理:中粮集团对采购合同进行严格管理,包括合同的签订、履行和变更等环节,确保合同的合规性和执行力,并通过合同管理系统进行跟踪和监控。
4. 采购预算控制:中粮集团设定了采购预算,并严格按照预算进行采购活动,确保采购费用的合理性和控制。
5. 采购审计:中粮集团定期进行采购审计,对采购活动进行全面检查,发现问题并及时进行整改,提升内部控制的效果和水平。
6. 采购风险管理:中粮集团建立了采购风险管理制度,对采购活动中可能存在的各类风险进行评估和控制,包括市场风险、合规风险、质量风险等。
7. 采购信息系统:中粮集团建立了采购信息管理系统,实现了对采购活动的全程跟踪和监控,提高了采购效率和准确性。
8. 内部审批流程:中粮集团设立了内部审批流程,对采购活动进行层层审批,确保决策的合理性和有效性。
9. 内部控制培训:中粮集团开展了内部控制培训,提高员工对内部控制的理解和意识,增强内部控制的执行力和效果。
10. 内部控制监督机制:中粮集团建立了内部控制监督机制,对采购活动进行监督和检查,及时发现和解决问题,确保内部控制的持续有效性。
通过以上的内部控制措施,深圳市中粮集团有效地提升了采购活动的合规性、效率性和风险控制能力,保障了公司的财务信息的准确性和可靠性,为企业的可持续发展提供了有力的支持。
对采购管理的内部控制情况
对采购管理的内部控制情况引言采购管理是组织在运营过程中至关重要的一环,合理有效的内部控制是保障采购活动风险的重要手段。
本文将就采购管理的内部控制情况进行分析。
内部控制定义内部控制是组织为达到既定目标而采取的一系列措施,旨在提供合理保证目标达成的可靠性和有效性。
在采购管理中,内部控制的目标包括确保采购程序的合规性、准确性和可追溯性,以及防止采购过程中的欺诈、错误和滥用。
采购管理的内部控制要点分工与职责明确采购管理涉及多个环节和多个职能部门,确保采购职责的明确分工是有效内部控制的基础。
各个职能部门应当清楚各自的职责与权限,并建立相互配合与监督的机制。
采购流程规范建立明确的采购流程是保证内部控制的关键。
采购流程要合理、严密、规范,包括采购需求确认、供应商选择、合同签订、交付验收等环节,每个环节都应有相应的控制措施和记录。
供应商管理与评估建立健全的供应商管理与评估机制是保证采购风险控制的重要手段。
对供应商进行全面评估,并建立供应商的信用评级和动态管理体系,确保选择到稳定可靠的供应商。
采购预算与合同控制采购预算和合同是控制采购支出的重要手段。
对于每笔采购活动,应当明确预算,并严格控制采购支出在预算范围内。
同时,建立合同管理机制,确保合同的合规性、准确性和执行的有效性。
监督与审计建立相应的监督机制是保证内部控制的重要环节。
包括日常的内部审计和外部的第三方审计,以及建立投诉与举报渠道,确保采购活动的公正透明和合规性。
内部控制的问题与改进在实际运作中,采购管理的内部控制还面临一些问题,需要不断改进。
如下是一些常见的问题及改进方向:流程模糊不规范采购流程缺乏明确的规范和流程控制。
改进方案包括建立标准的采购管理手册,对采购流程进行详细规定,并进行培训和宣传,确保各级员工明确采购流程。
供应商管理不完善对供应商的选择、评估和管理不够全面和严格,容易导致供应商的不稳定和合规问题。
改进方案包括建立供应商评估体系,开展供应商的信用评级,提高供应商管理的科学化和制度化水平。
采购需求管理总体内部控制目标
采购需求管理总体内部控制目标采购需求管理的总体内部控制目标,说起来可能有点复杂,听起来像是某个高大上的名词。
但简单来说,就是确保公司在采购过程中的每一步都在“跑得稳、走得正”,不偏离目标,也不会被“外部的小风小浪”轻易打扰。
好比是你平时开车上路,最怕的就是方向不对,或者油门一踩,结果发现刹车失灵了。
这个“总体内部控制目标”就像是你开车的导航系统,帮你确保不迷路,也不出事故。
想象一下,如果公司采购的每一笔需求都能按照规定流程走,既不浪费时间,又不会浪费资金,大家都可以轻松点,生活也不至于这么复杂。
说实话,采购需求管理的内部控制目标就是让这些采购工作变得井井有条。
大家常说“事半功倍”,其实就是希望通过合理的内部控制,让每一个采购环节都能做到高效、规范,少犯错,少做无用功。
这就像我们平时打游戏,操作得当、技能用得巧,才能轻松通关。
如果采购工作总是“乱糟糟”的,谁都能看出来,这背后肯定有漏洞,或者是管理不严。
大家想象一下,如果没有合适的控制手段,采购环节每次都处于“摸着石头过河”的状态,难免会出差错,不仅浪费金钱,还可能影响到整个公司的正常运转,岂不是得不偿失?再说,采购需求管理中的内部控制可不仅仅是为了防止浪费或者出错,最重要的还在于确保公正透明,免得一些不太正当的操作给公司带来麻烦。
你看,公司的财务状况好了,管理层的决策也能更加明晰,业务才能稳步发展。
而一旦这些环节被忽视或者管理不到位,哪怕是一个小小的漏洞,也可能让公司陷入麻烦。
有时候咱们说“风雨无阻”不是说有多勇敢,而是指公司可以“抗得住”各种风雨,能够面对所有挑战。
要实现这一目标,内部控制必须扎扎实实地做好,不怕麻烦。
再讲点轻松的,大家应该都有这种感觉吧,那就是总觉得“工作就是一团乱麻”,而且很难弄清楚问题到底出在哪。
就像采购这块,要求精细、流程繁琐,一不小心就可能陷入麻烦。
可是,如果采购需求管理的每一个环节都能做到位,监督和控制的措施得当,别说是“乱麻”了,连个小毛病都不容易发现。
采购内部控制及管理制度
采购内部控制及管理制度一、引言在企业的运营过程中,采购活动扮演着一个核心角色。
采购部门作为企业内部的一个重要职能部门,负责贯彻公司的采购策略、筹集物资和服务、维护供应商关系以及管理采购流程。
为了确保采购过程的规范、透明和高效,建立一套完善的采购内部控制及管理制度是非常必要的。
二、内控制度的目标与意义2.1 目标采购内部控制及管理制度的目标主要包括以下几个方面:•确保采购活动合规进行,遵守法律法规;•控制风险,减少采购风险的发生;•提高效率,优化采购流程;•保护企业利益,防止采购中的腐败和欺诈行为。
2.2 意义采购内部控制及管理制度的意义主要体现在以下几个方面:•集中管理,规范工作流程,提高工作效率;•保护企业财产安全,防止盗窃和腐败等风险;•加强审计和监督,发现并纠正问题;•增强企业形象和竞争力,提高管理水平。
三、采购流程管理采购流程管理是采购内部控制及管理制度的基础,它涉及到采购活动中的各个环节,下面是一个基本的采购流程管理步骤:1.采购计划制定:根据企业的发展需要和物资需求,制定采购计划。
计划要有明确的采购目标和期限,并进行合理的预算安排。
2.采购需求确认:采购部门与业务部门进行沟通,确认采购需求,明确物资和服务的规格、数量、质量等要求。
3.供应商选择与评估:采购部门根据采购需求,进行供应商的选取和评估。
评估的指标包括供应商的信誉度、产品质量、价格竞争力等。
4.采购合同签订:采购部门与选定的供应商进行合同谈判,并签订具有法律效力的采购合同。
合同要明确双方的权责,包括交货时间、质量标准、付款方式等。
5.采购执行与监督:采购部门对合同执行过程进行监督,并与供应商保持沟通。
确保供应商按时交货,并对物资进行质量检验。
6.采购收货与验收:收到供应商交货后,采购部门进行物资的收货和验收工作。
确保物资的数量和质量符合合同要求。
7.采购结算与支付:采购部门根据供应商提供的发票和交货单据,进行采购结算,并及时支付供应商。
采购管理内部控制制度
第一章总则第一条为规范我单位采购行为,提高采购效率,降低采购成本,确保采购活动的公开、公平、公正,根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规,结合我单位实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有采购活动,包括货物、工程和服务采购。
第三条采购活动应遵循以下原则:1. 公开透明原则:采购活动应公开进行,确保各方知情权,接受社会监督。
2. 公平竞争原则:采购活动应公平竞争,给予所有供应商平等的机会。
3. 公正原则:采购活动应公正无私,确保采购结果公平合理。
4. 诚实信用原则:采购活动应诚实守信,不得弄虚作假。
第二章组织机构与职责第四条成立采购管理领导小组,负责组织、协调和监督采购活动。
领导小组由单位主要领导、分管领导、财务部门负责人、采购部门负责人等组成。
第五条采购管理领导小组职责:1. 制定采购管理制度,并组织实施。
2. 审批采购计划和预算。
3. 审批采购方式、招标文件、评标标准等。
4. 审批采购合同签订、变更、解除事宜。
5. 监督采购活动的实施,确保采购活动符合法律法规及本制度要求。
第六条采购部门负责具体采购活动的组织实施,其主要职责包括:1. 制定采购计划,报领导小组审批。
2. 组织采购活动,包括招标、询价、谈判等。
3. 审查投标文件,确定中标供应商。
4. 签订采购合同,并监督合同履行。
5. 组织验收,确保采购物品符合质量要求。
第三章采购计划与预算第七条采购部门应根据单位年度工作计划和预算编制采购计划,报领导小组审批。
第八条采购计划应包括以下内容:1. 采购项目名称、数量、规格、型号、预算金额等。
2. 采购方式、时间安排、评标标准等。
3. 采购资金来源及使用说明。
第四章采购方式与程序第九条采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。
第十条采购程序:1. 采购部门根据采购计划,选择合适的采购方式。
2. 制定招标文件或询价文件,明确采购要求、评标标准等。
3. 发布招标公告或询价公告,邀请供应商参与。
集团公司采购内控管理制度
集团公司采购内控管理制度第一章总则为规范集团公司采购活动,防范采购风险,提高采购效率,特制定本制度。
第二章采购管理机构1. 集团公司设立独立的采购管理部门,负责全公司采购事务的管理和监督。
2. 采购管理部门按照公司内部职责分工,分设采购策划部、采购执行部、采购审计部等职能部门,各部门协作完成采购工作。
第三章采购活动的规范性1. 采购活动必须遵守相关法律法规,严格执行公司内部采购流程,确保采购合规。
2. 所有采购活动必须有明确的采购需求,明确采购标准和要求,建立采购目标和预算。
3. 采购人员必须具备一定的专业素质和能力,不得超越职权进行采购活动。
第四章采购审批制度1. 采购审批制度必须明确审批权限和程序,确保每一笔采购活动都经过审批,审批过程必须是透明的。
2. 采购审批必须经过相关部门的审核,符合公司的采购政策和预算规定,确保采购的合理性和合规性。
第五章采购合同管理1. 采购合同必须明确双方的权利和义务,合同内容必须符合相关法律法规,采购人员必须保证合同的完整性和有效性。
2. 采购合同必须由专人负责管理,按照合同要求履行,确保采购质量和供货周期。
第六章采购资金管理1. 采购资金必须由专门人员负责管理,严格按照公司的财务制度来执行,确保资金的安全和合理使用。
2. 采购资金的使用必须符合公司的预算要求,不得越权动用资金,确保采购活动的合规性。
第七章采购风险管理1. 采购风险管理必须建立风险评估机制,识别并评估采购活动中的风险,采取有效措施降低风险发生的可能性。
2. 采购风险事件发生后必须及时报告,采取应急措施,防止风险扩大。
第八章采购绩效评估1. 采购绩效评估必须建立绩效评价指标,定期对采购员的工作进行评估,确保采购活动的效率和效果。
2. 根据评估结果,对绩效不佳的采购员进行并人员培训和调整,提升采购管理水平。
第九章采购纠纷处理1. 采购活动中发生的纠纷必须及时处理,采取合理有效的解决方案,避免纠纷扩大。
采购单位内控管理制度
一、总则为了规范采购单位采购行为,加强内部控制,防范采购风险,提高采购效率和效益,根据国家有关法律法规和制度规定,结合本单位的实际情况,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有采购活动,包括但不限于设备、原材料、办公用品、服务类采购等。
三、内控原则1. 合法合规原则:采购活动必须遵守国家法律法规和制度规定,确保采购行为的合法性、合规性。
2. 客观公正原则:采购活动应公平、公正、公开,确保采购结果客观、公正。
3. 严谨细致原则:采购活动应严谨细致,确保采购流程规范、操作规范。
4. 节约高效原则:在保证采购质量的前提下,努力降低采购成本,提高采购效率。
四、内控措施1. 采购计划管理(1)采购部门根据业务需求,编制采购计划,并报主管领导审批。
(2)采购计划应明确采购项目、数量、质量、价格、供应商等信息。
2. 供应商管理(1)采购部门负责供应商的筛选、评估和选择,确保供应商的资质和信誉。
(2)建立供应商档案,对供应商进行动态管理。
3. 采购流程(1)采购部门根据采购计划,发布采购公告,接受供应商报价。
(2)采购部门对供应商报价进行评审,确定中标供应商。
(3)采购部门与中标供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务。
4. 采购验收(1)采购部门组织验收,确保采购物资的质量、数量符合要求。
(2)验收不合格的物资,应退回供应商或重新采购。
5. 采购结算(1)采购部门按照合同约定,及时办理结算手续。
(2)财务部门对采购结算进行审核,确保结算准确无误。
6. 采购监督(1)设立采购监督小组,对采购活动进行监督。
(2)采购监督小组定期对采购活动进行评估,提出改进意见。
五、责任追究1. 采购部门负责人对本部门采购活动承担直接责任。
2. 采购部门工作人员对本人职责范围内的采购活动承担直接责任。
3. 对违反本制度规定的,视情节轻重,给予通报批评、警告、记过、降职、撤职等处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
六、附则1. 本制度由采购部门负责解释。
采购管理内部控制制度
采购管理内部控制制度一、总则1.本控制制度的目的是确保采购活动的合法性、规范性和有效性,从而保护企业的利益。
2.本控制制度适用于所有与采购相关的员工,包括采购部门的员工及其他有权参与采购活动的员工。
3.本控制制度的执行由采购部门负责,负责制定和修订相关的采购管理制度、流程和规范。
4.本控制制度重视内部控制、风险管理和监督机制,注重数据的真实性和完整性。
5.本控制制度的相关职责制度应建立完整,明确责任人员的角色和权责。
二、采购管理的基本原则1.公开、公平、公正的原则:采购活动必须遵循公开透明、公平公正的原则,采购过程要有严格的程序和规范。
2.效益和效率的原则:采购活动要充分考虑成本和效益,围绕企业的战略目标进行合理的资源配置。
3.规范和合规的原则:采购活动要遵循相关的法律法规和企业内部的规章制度,严格遵守道德和职业操守。
三、采购流程和权限控制1.采购活动必须建立完整的流程和规范,包括需求分析、供应商选择、价格谈判、合同签订等各个环节。
2.采购流程中应明确职责及权限,严格控制采购流程中的权力分配,防止权力过度集中和滥用。
3.采购流程中应建立审批和授权制度,确保各级管理人员对采购活动有有效的监督和控制。
四、供应商管理1.需要建立供应商管理制度,对供应商进行评估、选择和审核。
2.建立供应商档案,及时更新和维护供应商信息。
3.与供应商签订合同时,要注重明确合同条款和责任,并建立合同履约管理制度。
五、风险管理和内部控制1.建立风险评估和风险控制制度,对采购活动中可能存在的风险进行分析和规避。
2.在采购合同中注重风险分担和责任约定,明确风险的归属和承担责任。
3.采购数据和信息要真实、准确、完整地记录和存档,确保内部控制的有效性。
六、内部审计和监督机制1.建立内部审计制度,对采购活动进行定期和不定期的内部审计。
2.建立监督机制,包括内部审计、内部控制和企业文化等方面,对采购活动进行全程监督和控制。
3.建立举报和投诉渠道,鼓励员工积极参与监督和举报工作。
采购内部控制及管理制度
采购内部控制及管理制度在企业运营过程中,采购是一个重要的环节,对于企业的经营状况和财务状况具有至关重要的影响。
为了保障采购过程的合规性、透明性和有效性,企业需要建立完善的内部控制及管理制度。
本文将探讨采购内部控制及管理制度的重要性、目标、原则和具体措施。
一、重要性采购内部控制及管理制度对企业来说至关重要。
首先,建立规范的采购内部控制能够有效防范内部欺诈和不当行为,保护企业的财产安全。
其次,明确的采购管理制度可以提升采购效率,降低采购成本,提高采购质量,增强企业竞争力。
最后,规范的采购内部控制有助于企业合规经营,避免因采购环节的问题而导致的法律风险和信誉风险。
二、目标建立采购内部控制及管理制度的目标是确保采购过程的合规性、透明性和有效性。
具体来说,包括但不限于以下几个方面:首先,确保采购活动符合相关法律法规和企业内部规章制度;其次,保证采购活动的决策透明,流程清晰,监督制约有力;再次,提高采购效率,降低采购成本,确保采购质量;最后,防范内部欺诈和不当行为,保护企业的财产安全。
三、原则建立采购内部控制及管理制度需要遵循以下原则:第一,明确分工,责任到人。
在采购过程中,要明确各个岗位的职责和权限,建立起责任到人的工作机制;第二,实行制度化管理。
制定明确的采购管理制度和操作规程,确保采购活动按照规定流程和程序进行;第三,加强内部监督。
建立内部监督机制,对采购活动进行监督和审计,发现问题及时纠正;第四,建立风险评估机制。
在采购活动中,要及时识别和评估风险,并采取有效措施进行防范。
四、具体措施为了建立完善的采购内部控制及管理制度,企业可以采取以下具体措施:首先,建立完整的采购管理制度,包括采购流程、审批权限、合同管理、供应商管理等内容;其次,加强内部培训,提升员工采购管理的意识和能力;再次,建立健全的内部监督机制,包括内部审计、风险评估等措施;最后,持续改进和完善采购内部控制及管理制度,根据实际情况及时调整制度内容,并进行效果评估和监督检查。
集团公司采购内控管理制度
集团公司采购内控管理制度第一章总则第一条为规范集团公司采购活动,维护公司和相关利益方的合法权益,提高采购效率和透明度,根据有关法律法规和公司制度,制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于集团公司范围内的所有采购活动,包括货物采购、工程采购、服务采购等。
第三条集团公司应建立健全内控体系,明确采购管理职责和权限,实行科学的管理和规范的操作。
第四条集团公司应建立统一的采购平台,便于集中管理和监督采购活动。
第五条集团公司应建立完善的供应商管理制度,建立供应商数据库,定期评估和核查供应商资质。
第六条集团公司应建立采购合同管理制度,规范合同签订和履行流程,确保合同执行的合理性和有效性。
第七条集团公司应建立采购风险管理制度,加强风险识别和防范,确保采购活动的安全性和稳定性。
第八条集团公司应建立采购成本控制制度,加强成本核算和控制,提高采购效益和降低成本。
第九条集团公司应建立采购数据管理制度,建立采购台账和资料档案,便于监督和检查。
第二章采购管理机构第十条集团公司应设立采购管理部门,负责组织和协调全公司采购活动。
第十一条采购管理部门应设立采购管理岗位,明确人员职责和工作任务,确保人员配备和专业化运作。
第十二条采购管理部门应建立健全的内部控制机制,规范工作程序和操作流程,确保采购活动合规和公正。
第十三条采购管理部门应定期对全公司采购活动进行检查和审计,发现问题及时整改,提出改进建议。
第十四条采购管理部门应定期对采购人员进行培训和考核,提高人员素质和业务水平。
第三章第十五条集团公司应建立完整的采购管理流程,包括需求确认、供应商选择、报价比选、合同签订、履约管理等环节。
第十六条采购管理流程应充分保障采购活动的透明度和公开性,遵循公平竞争原则,确保公平、公正、公开。
第十七条采购管理流程应科学合理,灵活便捷,便于操作和监督。
第十八条集团公司应建立采购审批制度,设立采购审批岗位,审批程序明确、环节齐全。
第十九条采购审批程序分为一级审批、二级审批和终审,具体审批权限由相关部门和岗位明确规定。
集团采购内部控制
集团采购内部控制采购现在一些大型的集团公司都实现了材料的集团统一集中采购,如何实现科学的集团采购内部控制,笔者所在的集团公司作出了探讨和努力,取得了良好的效果。
下面是集团的具体做法,与大家一块分享:一、首先建立具有控制职能的组织体系我们集团是一个以房地产和工程建筑安装为主业的大型集团公司,集团统一采购,是有集团设立的贸易公司来完成的。
设立招标委员会和价格审定委员会1、价格审定委员会:一般由总经理、各副总、质量技术经理,财务、审计经理、价格信息经理、招标办主任共同组成。
每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司(项目部)零星采购购、定点采购材料价格进行审定,对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。
价格审定委员会设立价格信息管理部,负责日常工作。
2、采购招标委员会:一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、质量技术部、办事处采购等人员共同组成。
采购招标管理委员会的主要职责:对集团大宗材料进行招标,对各分公司(项目部)自主招标项目进行管控,对分公司(项目部)零用物资定点定价采购进行管控。
招标委员会下设办公室,负责日常工作其他各部门的主要职责:(一)价格信息部:1、负责价格信息的搜集、整理、分类和处理;2、负责招标、谈判等材料价格方案的制定、调整;3、负责材料价格的比对监督;4、负责采购和供应价格的预警、报告;5、供应商价格因素的评审。
(二)技术质量部1、负责材料样品的取得,质量标准的制定;2、负责质量信息的搜集整理和反馈;3、负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定;4、负责材料分类标准的制定和材料的分类;5、材料技术标准的制定、判断、评价;6、负责质量监督;7、负责质量问题的协调、谈判、报告和处置;8、供应商技术、质量项目的考察、评审。
(三)计划调度部1、负责采购计划的收集;2、负责采购计划的下达;3、负责供应商供应配额的分配方案的制定;4、负责内部调拨计划的制定。
(四)招标办招标委员会的常设机构,负责1、供应商信息的搜集、分类、整理、初步遴选;2、招标工作的准备、组织、安排、协调;3、负责招投标文件的制作、准备、发放、管理;4、负责合同的管理;5、供应商考评的组织、综合考评结果的报告;(五)审计监督部门1、对采购人员廉政建设进行审计;2、对采购各项规定、流程的执行情况进行监督;3、对价格、质量、结算、供应商选择、供应配额分配的执行情况进行审计;4、受理各种举报、投诉,并负责查处;5、供应商经营管理资质的评审。
集团公司采购管理内部控制方案
公司采购管理内部控制方案第一章总则第一条为了规范XX股份有限公司(以下简称XX)采购业务的管理,防范采购风险,根据国家有关法律法规、《企业内部控制基本规范》及其配套方案和XX相关规定,制定本方案。
第二条本方案描述了XX采购管理相关领域的主要控制要求,包括采购管理制度建设与职责分工、采购计划与请购审批、采购方式和定价管理、供应商管理、采购合同和订单管理、采购供应及验收管理、采购付款管理和采购业务后评估等领域,规范了采购管理过程中重要管控环节的关键控制要求。
本方案规范的采购是指企业购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。
其中,物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。
第三条本方案适用于XX总部、各全资子公司、控股子公司(以下统称各单位)。
第二章控制目标第四条本方案所描述的控制要求,旨在达成以下控制目标:(一)规范采购管理相关制度,确保采购管理符合国家法律、法规和XX规章制度的要求,采购业务过程中相关的交易和事项的处理按照规定的方法、权限和程序执行。
(二)规范和加强采购管理,确保采购物资及时,符合质量要求,满足集团生产运营需要,同时降低采购成本,提高经营效率和资金使用效率。
(三)及时和准确记录采购和付款交易、确保交易形成的债权债务在财务报表中恰当反映。
第三章主要风险第五条各单位在采购管理过程中,应至少关注以下风险:(一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,可能导致库存短缺或积压,企业生产停滞或资源浪费。
(二)对供应商的选择、采购过程监控及供应商评价不完善,可能导致采购的产品、服务与采购需求不符或存在舞弊行为。
(三)验收标准不明确、验收程序不规范,可能导致采购物资不符合要求,影响企业正常生产运营。
(四)付款审核不严格、付款方式不恰当,可能导致资金损失或信用受损。
第四章关键控制要求第一节概览图(略)第二节采购管理制度建设与职责分工第六条各单位应当按照《XX股份有限公司财务会计管理制度》的相关要求建立采购与付款管理制度,对采购计划与请购审批、采购方式和定价管理、供应商管理、采购合同和订单管理、采购供应与验收管理、采购付款管理、采购业务后评估等方面进行规范。
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【最新资料,Word版,可自由编辑!】集团采购内部控制采购现在一些大型的集团公司都实现了材料的集团统一集中采购,如何实现科学的集团采购内部控制,笔者所在的集团公司作出了探讨和努力,取得了良好的效果。
下面是集团的具体做法,与大家一块分享:一、首先建立具有控制职能的组织体系我们集团是一个以房地产和工程建筑安装为主业的大型集团公司,集团统一采购,是有集团设立的贸易公司来完成的。
设立招标委员会和价格审定委员会1、价格审定委员会:一般由总经理、各副总、质量技术经理,财务、审计经理、价格信息经理、招标办主任共同组成。
每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司(项目部)零星采购购、定点采购材料价格进行审定,对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。
价格审定委员会设立价格信息管理部,负责日常工作。
2、采购招标委员会:一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、质量技术部、办事处采购等人员共同组成。
采购招标管理委员会的主要职责:对集团大宗材料进行招标,对各分公司(项目部)自主招标项目进行管控,对分公司(项目部)零用物资定点定价采购进行管控。
招标委员会下设办公室,负责日常工作其他各部门的主要职责:(一)价格信息部:1、负责价格信息的搜集、整理、分类和处理;2、负责招标、谈判等材料价格方案的制定、调整;3、负责材料价格的比对监督;4、负责采购和供应价格的预警、报告;5、供应商价格因素的评审。
(二)技术质量部1、负责材料样品的取得,质量标准的制定;2、负责质量信息的搜集整理和反馈;3、负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定;4、负责材料分类标准的制定和材料的分类;5、材料技术标准的制定、判断、评价;6、负责质量监督;7、负责质量问题的协调、谈判、报告和处置;8、供应商技术、质量项目的考察、评审。
(三)计划调度部1、负责采购计划的收集;2、负责采购计划的下达;3、负责供应商供应配额的分配方案的制定;4、负责内部调拨计划的制定。
(四)招标办招标委员会的常设机构,负责1、供应商信息的搜集、分类、整理、初步遴选;2、招标工作的准备、组织、安排、协调;3、负责招投标文件的制作、准备、发放、管理;4、负责合同的管理;5、供应商考评的组织、综合考评结果的报告;(五)审计监督部门1、对采购人员廉政建设进行审计;2、对采购各项规定、流程的执行情况进行监督;3、对价格、质量、结算、供应商选择、供应配额分配的执行情况进行审计;4、受理各种举报、投诉,并负责查处;5、供应商经营管理资质的评审。
(六)财务部1、合同和票据的审查;2、付款率的控制;3、财务结算,资金的支付。
(七)客户服务部1、供应商服务资质的评审;2、客户信息的传递;3、客户关系的维护;4、采购计划的落实、订单的下达、传递等;5、客户服务的动态评审二、关于供应商选择的内部控制(一)、公开招投标的形式选择供应商。
招标投标采购模式的基本流程图包括零星材料在内的所有的材料采购都要通过公开招投标的方式进行定点采购。
(二)区别不同的材料,分别采取不同的方法和程序。
主要区别是在资质的评审方面。
在招投标采购中,资质的评审是十分重要的,是确定供应商最科学、合理的方法,也是防范采购腐败有力的控制措施。
对零星采购的招标、定点要适当简化程序,对大宗的、长期使用的材料采购则要完全按程序来。
关于资质的评审模式另有详细规定。
(三)制定并公开招投标流程;(四)制定并公开供应商的评判标准;(五)评委及其各专业工作小组的组成要具有专业性和广泛的代表性。
评委不仅有贸易公司的人员参与,还要有集团财务、审计、法律、技术、质量、以及总承包系统的预算、材料、仓储等人员组成。
组成人员根据材料的不同、使用和采购单位的不同,遴选参评人员。
评委的组成不是固定不变的。
(六)对供应商的最终确定,根据各参评人员和专业评价小组的意见,按规定的程序集体决策。
三、贸易公司不同材料采购的流程(一)零星材料的定点采购流程1、物资分类。
由质量技术部门负责对所有零星采购的材料按品别进行分类,确定由几家供应商采购比较合理;2、供应商寻找。
通过报刊、广播电视进行公告、对自有的供应商资源可以通过信函或电话的方式进行通知;3、符合性供应商调查、资格审核(集团采购中心进行抽查),填写“供应商调查表”4、招投标材料准备。
5、进行招投标(集团采购中心组织或参与)见招标流程。
6、确定中标单位、签订定点定价合同;7、供应商按照计划定期、定点送货;8、委托采购。
对超出供应商经营范围,但和供应商经营范围相近的财务的采购;9、供应商根据合同和经批准的票据定期到财务结算;10、价格的调整。
根据随行就市的原则,随着市场价格的变动,供应商应对供应价格及时进行调整,如果价格行为不合规,贸易公司要和供应商交涉,及时对采购价格进行调整。
(二)特殊物资、非定点定价、紧急采购流程1、采购的依据是总承包各公司上报的采购计划和预算,紧急采购的申请;2、招标办公室进行供应商的公开寻找;3、由价格管理部门和质量管理部门进行询价、质价对比;4、确定合格供应商、填写“货比三家价格表”,根据采购物资资金额度大小逐级呈报上级主管领导审批;5、签订一次性材料/批量材料采购合同;6、供应商按照计划送货;7、供应商根据合同和经批准的票据定期到财务结算。
(三)大宗物资集中招标采购流程1、采购依据是各分子公司的年度和月度采购预算与计划;2、贸易采购计划调度管理部门对计划进行信息汇总、分类;3、招标办公室寻找符合性供应商;4、符合性供应商调查、资格审核,填写“供应商调查表”;5、招投标材料准备;6、进行招投标。
根据招投标流程;7、确定中标单位、签订统购分供合同;8、供应商按照计划定期、定点送货;9、供应商根据合同和经批准的有效票据定期到财务结算;10、价格的调整。
根据随行就市的原则,随着市场价格的变动,供应商应对供应价格及时进行调整,如果价格行为不合规,贸易公司要和供应商交涉,及时对采购价格进行调整。
为保证各种采购流程科学性、统一性、可追溯性应对各种采购表格进行统一格式,规范填写、完整保存。
一个闭环的采购流程档案包括:采购物资分类表、供应商调查表、供应商资质、询价单、货比三家价格表、评标记录、投标书、中标通知书、采购计划单、入库检验单。
以上资料根据流程不同保存不同的档案资料。
统一由招标办管理。
四、关于采购配额在供应商间分配的控制为了提高采购的规模效应,降低采购成本,我们尽量将有限的采购量集中在少数几个供应商家,但是选择2-3家供应商,有利于供应商间的竞争。
因此采购量的分配必须做到合理、有效和公正。
(一)每年要在第四季度,由总承包、安装、装潢等公司编制下一年度的采购预算,经审定后报贸易公司;(二)上述各公司每月要根据全年意思,细化月度预算,报贸易公司总部;(三)在招投标评定中,要集体决策,明确各供应商的供应范围和供应总量,以及供应的具体时间,并写入合同中去;(四)贸易公司要设立计划调度部门,负责采购计划的收集、整理、归类、协调、安排和采购计划的下达。
安排时必须严格按与供应商签订的合同执行。
对擅自改变合同配额及其比例的,要对相关人员处罚;(五)对应各供应商的采购计划审批下达后,由客户关系部通知供应商供货;(六)对紧急采购,要根据各供应商提供的服务品种和供货配额比例安排和下达采购计划。
尽量减少紧急采购五、关于采购价格的内部控制(一)对于材料的初始价格,要在招投标程序中,由集体决策确定,并写入合同;(二)对材料价格实行动态控制。
材料价格经常随市场波动,不是一成不变的,因此必须实行动态管理和控制。
有关动态管理和控制的原则要在招投标程序中写入合同中去。
(三)贸易公司要建立材料价格信息部,各办事处要设立相应的价格信息员;(四)价格信息管理部,负责市场材料价格信息的搜集,整理,分析和比对,监督供应商价格的合理性。
(五)建立价格信息库,建立供应商价格执行分析系统,及时监督预警供应商的价格走势和价格行为以及对我公司的影响,并建立及时报告制度;(六)各地财务机构的材料会计也要负责当地材料信息的搜集、比对和监督,并将相关异常信息及时反馈给贸易公司总部价格信息部,形成与价格信息部的相互补充、印证;(七)贸易公司审计部门和集团审计部门,要定期对材料价格的执行情况进行全面审计,要建立自己的价格信息系统,作为材料价格审计的依据。
六、关于材料结算的内部控制(一)关于材料的结算方式、结算周期、付款比例,均应在招投标过程中明确,并写入合同;(二)材料的结算一律由财务部门统一结算,其他人不得擅自进行结算(所有材料实行定点采购,使财务统一结算成为可能),特别是不允许与采购事项相关联的人员进行结算;(三)财务部门根据与供应商签订的合同、资金安排计划、供应商手中持有的经批准的发票、入库单、质量验收单,进行结算;(四)贸易公司会同资金部、集团财务部根据各分子公司采购合同规定的付款周期确定各分子公司在不同时期的付款率,并做为财务经理的考核指标,贸易公司财务要建立付款比率动态控制信息体系,对各地付款的情况进行适时动态的监督控制;(五)贸易公司和集团审计部门每月要对付款的情况进行一次全面的审计。
七、关于采购质量的内部控制(一)贸易公司总部建立材料质量检测和监督部门,负责材料质量的检测、接受各分子公司材料质量问题的投诉,并就材料质量纠纷进行协调处理。
(二)对大宗和新、特材料的采购要提供样品,此项工作在招投标程序中提出,并在合同中予以明确,同时明确质量的文字标准和质量事故的处理准则,程序等;(三)大宗和新、特材料,必须由贸易公司质量检测部门进行专业测试;(四)各地分子公司负责对材料质量的检验。
所有材料无论总部是否验证过,各分子公司必须全面验测;(五)对出现的质量问题,各分子公司书面报告贸易公司质量检测部门;(六)质量检测部门对质量问题落实后,出具处理报告,经相关领导审批后由客户关系部负责通知供应商执行;(七)供应商存在异议的,由质检部门负责与供应商进行谈判、协调和处理。
八、供应商的动态管理和内部控制为了提高供应商的竞争力和危机感,我们必须对供应商实行动态管理。
(一)对战略合作伙伴我们可以签订三年期的基本战略协议,但必须每年签订一次具体的供应合同,并对供应商逐月进行考核;(二)与所有供应商签订廉政建设协议,要求供应商交纳廉政保证金,对供应商向我方供应管理人员受贿的,没收保证金,并处以造成公司受损金额10倍的罚款,在货款中扣除;(三)不随行就市,采取不当价格行为造成我方损失的,对供应商处以受损金额10倍以上的罚款;(四)对弄虚作假,质价不符给我方造成损失的,按损失金额10倍以上的罚款;(五)对服务不到位,交货不及时,给我方造成损失的,按损失金额10倍以上的罚款;(六)每月由各责任部门对供应商进行动态考核:考核的内容如下:①质量考评指标。