邮件合并教学设计

《办公自动化》课程单元教学设计

单元教学设计基本框架

课前：考勤，发放素材及视屏

第一部分：引入

复习：排版论文制作目录的方法有几种（三种。（1）样式（2）大纲级别（3）域）（抽签回答）

放映3张利用《邮件合并》制作完成的一组标签、一组信函以及一组信封，然后引出主题。

第二部分：新授（放映课件）

【步骤一】邮件合并的目的：

单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能，您只需创建一个文档，并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 来处理了。

【步骤二】邮件合并的功能

使用邮件合并功能，可以创建：

①一组标签或信封：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封

上的收信人地址将各不相同。

②一组套用信函、电子邮件或传真：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，

但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。

③一组编号赠券：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。【步骤三】操作演示并讲解（录屏放映）

合并后

邮件合并的定义：“把数据源合并到主文档中”。

邮件合并的步骤：

1、打开主文档；（WORD）（主文档包括两部分内容：

①固定不变的

②可变的，与数据源内容对应用）

2、连接数据源；（EXCEL）（包含要合并到文档中的信息文件）

3、插入合并域；（域是文档中可能发生变化的数据，用《》括起来）

4、预览并合并。

现在我们已经预先制作好了“邀请函(主文档)”和“邀请函(数据源)”的案例文件，下面演示操作合并过程（给定的素材）。

方法一：利用邮件合并分步向导

具体步骤要求如下：

1.启动Word2010，打开主文档“邀请函(主文档)”案例文件，

2.点击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“邮件合并分步向导”，

可在窗口的右侧出现“邮件合并任务窗格”。

3.在“邮件合并任务窗格”中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文

档类型，选择默认：“信函”。

4. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二

步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。

5. 单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格

式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。

6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后

单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”

按钮

7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文

档，默认状态是全选。这里保持默认状态，单击“确定”按钮，返回Word编辑窗口。

8. 单击下一步：撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。

9. 先选中主文档中的“[亲爱的]”，接着单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域(F)：”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中“姓名”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中(图7)。先关闭“插入合并域”对话框，然后光标定在《姓名》域后，用同样的方法把数据源中的“称谓”字段合并到主文档中

10. 先关闭“插入合并域”对话框，然后定在“公司”后，用同样的方法把数据源中的“年份”字段合并到主文档中；依次类推，全部完成合并域。

11. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。

12. 检查确认之后，就可以单击下一步：预览信函链接，进入“邮件合并向导”

第五步：预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量生成的其它信函。

13. 浏览合并生成的邀请函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的

任务，已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后，单击下一步“完成合并”，就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的6份邀请函了，为什么有6份邀请函呢还记得这是因为数据源表格中的记录数只有6个的原因嘛在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围，这里我们采用默认选择“全部”。

14. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸，单击“确定”按钮，弹出“打印”对话框，再单击一次“确定”。一会儿之后，6份专业的邀请函就出现在你面前了。

方法二：利用功能选项卡制作邮件合并（演示）

【步骤四】抽签：请学生上台演示,然后全体学生实训操作

【步骤五】技能拓展：利用信封向导制作信封（抽签）及制作标签（机动）（演示）让学生上台演示（提示：学院的邮编是325011，地址是浙江省温州市龙湾区甬江路1号），全体学生操作实训。

【步骤七】：作业提交：新建文件夹，并命名为“学号+姓名+邮件合并”，将今天所做的作业放在该文件夹中上交。

第三部分：本课小结

第四部分：作业布置

上机操作:

1.邀请函的制作

2.信封的制作

3.拓展练习

课后作业:

抄写邮件合并的操作步骤