外国秘书工作比较
浅论中外秘书存在的差异
浅论中外秘书存在的差异中文系宁海娇指导教师孔秋叶摘要中西方秘书的发展都有较长的渊源，但由于中外在经济基础、政治制度、科技发展水平和传统观念等方面的差异，中外秘书也存在着一定的差异，中国秘书的文化背景主要是行政文化占主导地位并对管理文化有制约作用，西方秘书的文化背景主要是管理文化影响行政文化。
中国秘书的教育目标随着社会主义市场经济的逐步完善而不断调整，课程设置侧重于学科体系的系统性、理论性和完整性，考核方式传统单一。
西方秘书教育目标针对性强，秘书培养市场化，在课程设置上注重职业技能，考核内容职业化特点较强。
工作方面，中外秘书也存在着一定差异。
总之，中外秘书在文化背景、教育理念、课程设置、考核方式、工作方面等方面呈现出各自的特色。
通过中外秘书之间的比较研究，重点在于阐明我给秘书与国外秘书的差异，有助于我们借鉴国外先进经验，对我国今后秘书事业的发展有所启示。
关键词：中外秘书；差异；启示英文题目ABSTRACTSecretary of western development has a long history, but because the Chinese and foreign in economic basis, political system, the development level of science and technology and the traditional concept of the difference of the respect such as foreign secretary, also there are some differences, Chinese secretary cultural background is mainly administrative culture is dominant and the management culture have restrict action, Western secretary the cultural background is the main management culture influence on administrative culture. Chinese secretary education goals along with the gradual perfection of socialist market economy and the continuous adjustment, the curriculum focuses on subject system of theories, and integrity, examination mode of traditional single. The Secretary of education goal of targeted, Secretary of culture market, the courses are based on occupation skill appraisal content, occupation characteristic strong. Work, foreign secretary also exists certain differences. In conclusion, foreign secretary in the cultural background, the concept of education, curriculum, assessment, work and show their own characteristics. Through the comparative study between the foreign secretary, mainly to explain my secretary and foreign secretary to the difference, is helpful for us to draw lessons from foreign advanced experience, to our country future secretary career development enlightenment.KEY WORDS: foreign secretary ；difference；enlightenment目录摘要 (I)英文题目 (II)前言 (1)一、中外秘书文化的背景差异 (2)(一)中国秘书的文化背景 (2)（二）国外秘书的文化背景 (2)二、中外秘书教育比较分析 (4)（一）中外秘书教育理念各有特色 (4)1. 教育目标 (4)2.教育理念 (4)3.教育模式 (5)（二）中西方秘书教育课程设置不同 (5)（三）中外秘书的职业技能考核内容不同 (6)三、中外秘书工作比较研究 (7)（一）中外秘书工作相同点 (7)（二）中外秘书工作不同点 (7)四、西方秘书教育对我国高职文秘教学的启示 (9)（一）根据市场需求，调整秘书培养目标 (9)（二）优化秘书专业课程设置，注重实践性教学环节 (9)（三）推进秘书考核方式的改革 (10)（四）重视秘书职业人文素质教育 (10)结论 (12)谢辞 (13)参考文献 (14)前言中国现代秘书起步于20世纪80年代初期，1980年上海大学文学院创办了全国第一个秘书专业，随后，武汉大学、江汉大学等120多所院校先后创办了秘书专业，当时的秘书教育侧重于党政机关行政秘书。
以中外比较的视角浅析中国秘书工作职业化发展
以中外比较的视角浅析中国秘书工作职业化发展【摘要】单位和组织要使其职能得以良好的发挥，离不开辅助机构的帮助，部门或机构的领导者要做好全局工作，也不能缺少辅助人员。
秘书作为领导人工作的助手，对领导者合理有序开展各项工作具有重要作用。
随着我国经济不断发展和经济全球化进程的不断加快，我国对秘书职业化的要求日益上升。
本文将以中外比较的视角，探究中外秘书工作的共同属性、职业化发展的区别，从而试分析我国秘书工作职业化发展的意义。
【关键词】中外比较；秘书工作；职业化关于秘书的定义有诸多观点，一般来讲，“凡是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务以及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，都可称为秘书” [1]。
秘书工作是伴随着部门负责人工作范围扩大和工作量增加而产生的，我国秘书工作历史悠久，最早可追溯到远古时代。
到了封建时期，各朝各代的秘书组织不断发展，逐步形成比较系统的秘书部门。
然而现代意义的秘书工作，却起源于西方，一般讲到国外“秘书”概念的形成和“私人秘书”的出现，总不外乎举出华盛顿在领导美国独立战争时，身边设立了一个“秘书”和法国资产阶级革命中，雅各宾派的首脑人物罗伯斯庇尔聘用了“私人秘书”的两个例子。
由于近现代社会经济等各方面的发展西方要领先于中国，从某种意义上来说我国现代的秘书工作也是西方的舶来品，随着我国社会经济的不断发展，秘书工作也逐渐受到重视，逐步成为一门独立的行业，而不仅仅只是一个锻炼能力、积累经验的“跳板”，秘书工作的职业化进程受到理论界和实务界的广泛关注。
一、中外秘书工作的共同属性尽管各国的国情不同、社会制度不同、秘书工作水平也大不相同，但从秘书工作的本质属性和总体发展趋势上看，仍有不少相似之处。
秘书工作的内涵、性质、特点、对从业人员的要求，工作的发展趋势等基本都比较相同。
以下重点从工作性质、要求和内容三个方面进行分析。
1、秘书工作的性质相同。
无论是哪个国家，哪种文化，秘书工作的性质都具有中介性、辅助性。
《中外秘书比较》教案
《中外秘书比较》教案一、教学目标1. 让学生了解中国秘书与外国秘书的历史发展背景和文化差异。
2. 分析中外秘书的职责与工作内容的异同。
3. 培养学生对秘书工作的国际视野和跨文化沟通能力。
二、教学内容1. 中国秘书的历史发展与现状2. 外国秘书的历史发展与现状3. 中外秘书职责与工作内容的比较4. 中外秘书工作方式的比较5. 中外秘书职业发展的前景与挑战三、教学方法1. 讲授法：讲解中外秘书的历史发展、职责与工作内容、工作方式的比较。
2. 案例分析法：分析具体的中外秘书工作案例，让学生深入理解秘书工作的实际情况。
3. 小组讨论法：分组讨论中外秘书的异同，培养学生的团队协作能力和口头表达能力。
四、教学准备1. 准备相关的教材和参考资料，为学生提供充足的学习资源。
2. 准备案例分析材料，以便进行课堂讨论。
3. 准备PPT，用于辅助讲解和展示相关内容。
五、教学评价1. 课堂参与度：观察学生在课堂上的发言和讨论情况，评估学生的参与度。
2. 小组讨论报告：评估学生在小组讨论中的表现和成果。
3. 课后作业：布置相关的课后作业，评估学生对课堂内容的掌握程度。
六、教学过程1. 导入新课：通过简要介绍中外秘书的历史发展，引发学生对中外秘书比较的兴趣。
2. 讲解中国秘书：详细讲解中国秘书的历史发展、职责与工作内容，让学生了解中国秘书的工作现状。
3. 讲解外国秘书：详细讲解外国秘书的历史发展、职责与工作内容，让学生了解外国秘书的工作现状。
4. 比较中外秘书：分析中外秘书的职责与工作内容的异同，让学生深入理解中外秘书的工作差异。
5. 案例分析：选取具体的中外秘书工作案例，进行深入分析，让学生将理论知识与实际工作相结合。
6. 课堂讨论：组织学生进行小组讨论，让学生分享自己对于中外秘书异同的看法，培养学生的团队协作能力和口头表达能力。
7. 总结讲解：对中外秘书的异同进行总结，强调秘书工作的国际视野和跨文化沟通能力的重要性。
8. 布置课后作业：布置相关的课后作业，帮助学生巩固课堂所学内容。
国外秘书的种类职级职责和特点
七、香港的秘书工作
• • • 一、香港秘书的构成 香港社会的秘书大致可以分为两大群 体： 一为高层次群体，他们是上司的直接 、重要助手，其职责为全面辅助上司 。 二为一般事务性秘书。从事接打电话 、接待来客、收发信函、值班等日常 事务。
•
2、香港秘书以女性为主
• 香港大企业、大公司的高层领导， 一般聘用经验丰富的中青年男子为 秘书，作为自己的重要助手，而大 量一般事务性的秘书工作却聘请年 轻女性承担。
5、香港的礼貌用语。 内容注重合法
•
五、国外秘书的素质要求
1美国好秘书的标准 1、应当是公共关系方面的能手， 上司的参谋、助手和记忆库； 2、她负责处理机关中大量繁锁的 事务。 3、她是能代表上司、为人赞赏。
2日本秘书工作要诀
• • • • 1、掌握正确的工作方法 2、传达事务婉转巧妙 3、行动机敏 4、给客人留下好印象
3 日本社会对秘书的素质要求
国外、香港秘书的种类职级、职 责和特点
一、美国秘书的种类
美国政府秘书 美国行政秘书 美国法律秘书 美国公司秘书 美国经理秘书 美国专业秘书
二、美国秘书的 职级 美国秘书统称“一般管理、文书、事 务”职业大类，下分41个细类，其职 级由低至高，他们的技术要求也由简 单到复杂，工作范围由单纯对综合， 她们的年薪也由2级的9000美金至15 级的4万美金不等。
2、文书撰拟基本程序有相似之处
• 美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分 强调动笔前的准备工作，要由领导者交 待文书的内容和行文的目的；最后要有 领导者的认可和签署。可见，中国与西 方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领 导者授意，领导者是决定者、立意人和 最后审定人；秘书是服从者、表达领导 意图者和写作过程的具体操作者。
中外秘书比较之论述题
中外秘书比较之论述题一，论述古埃及，古巴比伦，古印度等东方奴隶制国家，与古希腊，古罗马奴隶制国家，及中国夏商周奴隶制政权秘书性工作产生的基础，有哪些相同之处？1，从社会生产力基础看，都进入了青铜器时代和铁器时代，都有一定水平的农业，畜牧业和手工业等2，从上层建筑领域看，都在原始文化的基础上得到了发展，出现了奴隶占有制文化。
阶级分化，阶级对立，阶级斗争的结果出现了奴隶制国家3，国家的形成和国王等最高统治者行政权力的强化，产生了国家办文辅政的需要，这是人类国家秘书工作产生的直接原因4，在原始文字的基础上，文字得到发展，并出现国家公务文书作为国家统治的工具，这是国家秘书性工作产生的重要条件5，国家秘书工作的产生均与不同的宗教活动有着紧密的关联，秘书性活动与宗教活动相互渗透，在政教融合体制中发挥极为重要的作用二，论述中国与欧洲封建社会早期王国秘书性工作的不同之处1，封建君主对国家统治的方式有所不同欧洲封建社会早期不少国家实行封建割据君主制；中国的春秋战国时代，实行的是分封制，各路诸侯纷纷建立了自己的国家统治系统，建立了诸侯王国2，封建国家秘书办文辅政影响力的空间范围上有所差异欧洲封建社会早期王国秘书性工作人员办文辅政的影响力，一般只能在其君主的领地内发挥作用，在下属各封建领主的领地内，只能凭契约关系和各封建领主的认同程度，部分发挥作用；而中国封建社会早期的君主身边的秘书人员办文辅政的影响力可以凭借君主至高无上的统治权，在全国范围内发挥作用3，国家秘书性工作的分工程度不同欧洲封建社会早期王国的秘书工作，也有了初步的分工，但由于活动的领域发挥作用的范围有限，因而分工尚未充分展开。
中国封建社会早期国家秘书性工作分工已经比较明确并构成系统，即出现了王室宫廷内部的秘书性人员，又有了国家行政系统的秘书性人员；既有中央行政中心的秘书性人员，又有中央各部门及地方政府的秘书性人员4，国家公文的载体差异欧洲封建社会王国的公文载体，仍停留在以粗加工的自然物为公文载体的基础上；中国这一时期出现了竹木简牍为载体，出现了轻柔便于携带的缣帛为新的书写材料，出现了毛笔书写工具，特别是汉代造纸术的发明，是人类书写载体的一次时代的革命，对人类文明的进步做出了伟大的贡献5，国家秘书性工作的管理制度成熟程度有较大的差距中国的秘书性工作管理制度更为成熟，初步形成了保密制度，用印制度，行文制度，公文书写格式规定等。
中外秘书比较串讲笔记
中外秘书比较串讲笔记中外秘书比较串讲笔记随着国际化进程的加速，政治、经济、文化等领域的交流与合作日益增多，中外秘书在各种组织中的角色变得越来越重要。
本文将从工作职责、素质要求和事务处理等方面对中外秘书进行比较串讲，探讨中外秘书的异同点。
一、工作职责中外秘书在工作职责上存在一定的差异。
从体制上说，我国的机关、企事业单位中，秘书一般是一个岗位代表多个领导的职责，负责领导的日程、文稿的收发、领导的出行、接待外宾等工作。
而外国的机关及企事业单位中，秘书是单独为一个领导量身定制的，其职责与该领导的工作紧密相关。
此外，外国的机关及企事业单位中，秘书能够涉及机密秘密性较高的部分工作，而我国中外秘书在涉及机密方面受到较高的限制。
从工作内容上看，中外秘书的工作职责包括管理会议、协调工作、安排日程、处理信息、策划活动、接待来访等。
中外秘书的职责略有不同，但总的来说可以分为日常管理和协调工作两个方面。
中外秘书协调领导的日程安排，确保工作正常运转；管理会议，为领导参与会议提供准备工作；负责维护办公室秩序和保护领导隐私；处理各种文档信息，涉足各种事务；组织组织活动、招待来访，跟进项目进展等。
总之，中外秘书的职责都是为了维系工作的顺利开展和领导的高效工作。
二、素质要求中外秘书应该具备的素质要求也有所不同。
从文化背景看，中外秘书的文化背景不同，也决定了他们的思维方式、口语品质、敬业精神等方面的差异。
外国的机关及企事业单位中，秘书多半有良好的教育背景和职业技能，能够胜任更复杂的工作，且通常拥有出色的外语能力。
而在中国，由于教育制度等原因，秘书的教育背景相对较低，文化素质需要通过后天努力提升。
从技能方面看，中外秘书的技能要求都很高，但重点不同。
在外国，秘书需要有出色的计算机和多媒体技能，对电子邮件和互联网有很强的应用，同时要具备拓展人脉、搭建人际关系、协调机构、联络对外关系的能力。
而中国的秘书除了要有基本的计算机技能外，还要掌握能胜任各种业务的应用软件。
中外秘书之比较
长春理工大学光电信息学院秘书学作业李文贺汉语言文学 09661 06中外秘书工作调查报告结合吉大靳从才《中日文化比较》，长春理工大学董宇教授《秘书工作务实》的两个报告，我们对中外秘书工作进行了研究。
经过对中日秘书工作的对比调查研究，我们发现，受体制影响，中国的秘书和秘书工作与日本相比存在较大的差异。
在日本，公务秘书是指在国会、政党或内阁各级组织及地方公共机关工作的公务员性质的秘书。
这些秘书必须了解国会、政党及内阁情况，并要求精通制定法律的手续和程序。
在日本，除政治家、大企业家、社会名流雇用私人秘书外，在一般企业中，秘书属于集团而非个人，不像美国那样，有许多秘书具有私人的特性。
同时，设秘书的等级也被限制在一定的级别内，则就使得在这一级别之下的中层管理人员不能设正式的秘书，而只能由其不下中的一名成员，担负从“秘书”性的杂务处理，直至决策管理的一系列工作（有时也有管理者本人自己安排自己的工作的日程的。
）这表明，相当于秘书的辅助功能的那一部分工作，已经成了各级管理监督者日常事务的一部分。
日本的外事秘书，一般指在大使馆或外资企业中从事秘书工作的人员，在日本设立大使馆的有100多个国家，外资企业在日本设立分支机构的也日益增多，皆聘用日本人充当秘书，但必须精通外语为先决条件。
在日本，为了和外国人的秘书一起进行工作，要求外事秘书能将领导和上级的讲话当场速记下来，然后再打印出来，这就需要打字和懂得速记法。
此外，还用优美准确的日本话进行口译，还能准确无误地写出书信文件，能为外客当向导，陪同观看歌舞等娱乐表演，还得一定程度懂得茶道、花道及日本其他文化历史。
至于一般秘书，乃帮助上司处理杂务的工作人员，即能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
在日本的企业和政府机关中，秘书及从事秘书工作的人员，可分为专职秘书和以女性为主的处理日常杂务工作人员两类。
日本秘书工作更多的是个体秘书活动方式，虽然也有综合性办公部门，但日本秘书著作大多论述的是秘书个体活动。
中西方秘书活动比较
一、中国秘书职能的形成
及其主要内容
社会主义建设初期的计划经济时期秘书工作主
要分布于国家
机关行政领域，
秘书工作内容
和工作任务以
政务服务为主，
其工作职能可
概括为八个方
面（见图8-3）。
图8-3 秘书的工作职能
一、中国秘书职能的形成 及其主要内容
社会结构由单一化向多元化的发展，秘书工 作任务和工作职能开始由政务服务向多元化服务 方向发展。对秘书工作职能的认识和理解开始呈 现出多元化的特点：
第二节 中西方秘书工作 职能比较
一、中国秘书职能的形成及其 主要内容
二、西方秘书工作职能的形成 及其主要内容
三、中西方秘书工作 职能比较分析
一、中国秘书职能的形成 及其主要内容
新中国成立初期，第一次全国秘书长工作会议， 明确指出了政府秘书机构的工作职能（见图8-2）。
图8-2 政府秘书机构的主要工作职能
表8-1 中国秘书专业的课程设置
公共基础课
专业课
选修课
80
马克思主义哲学、中
秘书学、行政管理学、
社会学、
年 国革命史、古代汉语、现 档案学、文书学、公文写作 书法、美学、
代 代汉语、古代文学、现代 等
法学概论等
初 文学、外国文学、文学概
期 论、写作、英语
90
邓小平理论、毛泽东
社会学、管理学、经济
决策学、
（二）会务工作的基本内容 大体相同
1. 会前准备阶段 西方——美国秘书会务工作的内容 联系会场和代表的住处； 察看和布置会场； 负责制会议证件、请柬和备忘录； 拟定会议日程表； 给发言人发出邀请； 编排会议程序； 安排与会者的作息时间，膳食、茶点、娱乐活 动等； 准备会议资料、登记簿及办公用品； 准备视听设备、安排翻译服务； 安排会议后勤保障、保密及医疗、交通等事务； 安排宴会、摄影和有关新闻报道等活动。
中外秘书比较
中外秘书比较名词解释⏹中外秘书提供谋辅助的沟通方式进谏方式：即秘书人员发现问题，特别是发现领导工作的失误或疏漏后，向领导者提出批评、意见或建议，规劝其改正错误。
⏹探索方式：即针对要解决的某一难题，组织有目的、有计划的群体探索，广泛地征求意见或建议。
⏹中国秘书的文书档案工作：主要是指对处理完毕的有一定保存价值的文件材料按一定规律和程序的立卷归档和机关档案室的工作。
⏹会议须知：根据需要对会议要发布会议须知，包括作息时间、生活安排、有关纪律、保密要求和注意事项等。
⏹专职秘书：是指直接为领导人个人服务的秘书。
他的工作直接受特定领导人派遣，并直接向特定领导人负责。
1、秘书：是领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项，提供跟踪综合公务服务的参谋助手。
2、秘书工作：是人类的管理实践和领导活动实践中产生的，为人类社会所长期承继的、有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。
3、收文：指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字材料。
4、收文处理：指收到文件后组织文件运行，直到阅办完毕的全过程。
5、会签：主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门有领导人签字。
6、签发：机关领导人对拟以本机关名义发出的文件送审搞签署表示核准的意见。
签发是文件形成的关键性环节。
7、会议：是人类的一种有组织有目的的聚众议事的社会活动，是人们为了达到确定的目的，交流情况，分析问题，协调关系，商议对策或处理事务的过程。
8、机关日常事务：是每天都要操办的具体事务。
主要包括整理办公环境、使用电话、来客接待、公务活动中的人际交往等。
9、整理办公环境：主要指的是维护机关微观办公环境的有序性和整洁规范性，特别是要为领导办理公务、提供良好的工作环境、并使包括秘书工作在内的各项机关日常工作，在良好的工作环境中有序运转。
中外秘书比较
1.秘书是领导者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项的参谋助手。
2.秘书工作是人类在管理实践中产生的，有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。
3.中外比较的基本内容：1.有关产生发展历程的比较2.现实状况的比较3.发展趋势的比较。
研究方法：比较研究方法；系统研究方法；文献研究方法。
4.中外比较重点：1.纵向历史发展比较的关节点2.横向现实状况比较的对应点3.职能活动比较的特征点。
5.秘书工作产生的必要条件和基础是国家和文字的产生。
秘书工作基本属性：是对领导者的近身综合辅助性。
秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。
6.原始社会秘书生活动萌生：1.部落首领的近身辅助需要。
部落首领领导活动的辅助需要，是原始人类秘书性活动产生的直接原因。
2.原始社会秘书性活动。
①听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动，起到了上传下达的沟通作用。
②原始信访活动，用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众意见，是我国信访工作之源头。
③原始会务活动，是我国秘书会务工作的源头。
④记言记行的史官活动。
⑤占卜预测吉凶的巫祝活动。
⑥出现了原始文书。
7.中外原始秘书性活动相同之处：①具有萌生原始秘书性活动的基础②是社会生产力发展的产物，出现在青铜器出现之后③受到原始宗教的影响。
不同：①中国原始的秘书性活动可为后世所了解，而外国的却大多湮灭②中国原始性秘书活动的方法影响着当代秘书活动，而外国的对当代影响却极小③中国的原始文字随历史发展演化为汉字有明显的承继关系，其他古国的文字和文书大都失传。
8.东方古国文书内容：①宗教文书②国王纪年文书③经济文书④军事和外交文书⑤法典文书：汉穆拉比法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律⑥科技文化文书。
9.古希腊文书档案：①题铭文书②神庙文书③王国文书：古希腊《预言书》对古罗马的秘书性工作影响较大。
中外秘书比较【精选文档】
Chapter One2、秘书工作：秘书和秘书机构为领导工作服务，处理机关日常事务，完成领导交办任务，对提高领导工作效率起辅助作的工作。
3、中外秘书比较的目的：4、秘书性工作的时代性变化：5、中外秘书比较的基本内容：(1)为适应国际交往的需要。
(1）领导视野的拓展与秘书工作；（1）有关产生、发展历程的比较.（2)为适应现代管理和领导活动的需要。
(2）管理要素的拓展与秘书工作；（2)有关现实状况的比较。
(3）为适应我国秘书理论与实践发展的需要。
(3）权力运用的主动性与秘书工作；（3）有关发展趋势的研究。
4、秘书人员如何协助领导高效行使权力：法纪严明是提高管理效益的基础.（1）要了解组织运转中的关键部位、关键环节。
（2）要善于把握带有倾向性的动态.（3）虚心听取群众意见，做领导的耳目,高度重视关系到群众根本利益的问题并向领导反映。
5、中外秘书比较必要性体现在：工作实践比较研究的必要性：（1）可以更加系统地吸收外国特别是西方发达国家秘书工作有益经验，为我国社会主义市场经济发展服务。
（2）可以更加深入地认识秘书工作的基本职能和本质属性，提高我国秘书人员的素质。
(3)可以对我国传统秘书工作方法进行扬弃，发扬优良的民族传统,丢弃消极的东西，形成符合我国社会发展需要的秘书工作体系.秘书理论比较研究的必要性：（1）有益于借鉴西方发达国家秘书理论有益部分，适应我国社会主义市场经济体制的发展。
（2）促进中外秘书理论的融合。
6、中外秘书比较的主要方法：7、中外秘书比较的内容：8、学习中外秘书比较的要点：（1)系统研究法; (1)纵向历史发展比较的关节点; 理清脉络；点线结合；（2)比较研究法；（2）横向现实状态比较的对应点；相关理解；主动思考;（3)文献研究法; （3）职能活动比较的特征点；Chapter two1、人们把国家的产生和文字的产生,作为秘书工作产生的两个必要条件和基础。
2、秘书工作基本属性是近身综合辅助性.4、人类社会秘书活动的源头在原始社会。
国外秘书工作发展的概况
国外秘书工作发展的概况一、国外秘书工作的职业特点和发展趋势(一)国外秘书工作的职业特点1.社会化、行业化2.专业化、知识化3.自动化、高科技化既然技术能解决一切问题,能保证秘书的高效率工作,是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义,秘书也将为机器所取代呢?4.科学化、制度化以马里兰州初级大学为例,公共课有:速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。
行政秘书的专业课程有:商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。
法律秘书的专业课程有:美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。
医药秘书的专业课程有:生物学、生理学、人体解剖学,心理学、医药学、医药专门术语、美国 "秘书专业证书"(CPS)考试,行政管理协会(AMS)还举办了CAM考试,英国有"特许秘书和行政人员工会"(ICSA)法国有秘书的职业培训和考试制度,还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。
德国专门开办了"欧洲秘书培训班",并由"欧洲秘书协会"和"国际贸易协会"联合主持考试,合格者成为驻外机构的秘书。
日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。
(二)国外秘书工作的发展趋势1.秘书工作日益向智能型转化。
2.秘书人员的学历日益提高,秘书工作也日趋终身化。
3.对秘书理论的研究日益加强。
二、各国秘书工作的发展简况(一)美国的秘书工作1.美国秘书工作概况2.美国秘书的分类和分级(二)英国的秘书工作1.英国秘书工作概况2.英国国家秘书的分类(三)德国的秘书工作1.德国秘书工作概况2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要(四)法国的秘书工作1.法国秘书工作概况2.法国的政府秘书机构及其主要工作(五)日本的秘书工作1.日本的秘书与秘书工作概况2.日本秘书的类别及其工作的主要内容三、"国际行政管理者协会会"和秘书节INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP,即"国际行政管理者协会会",是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。
中外秘书职能比较
职业培训：中国秘书职业培训体系相对完善，注重实践操作；国外秘书职业培训注重理论与实 践相结合
职业前景：中国秘书职业前景广阔，市场需求量大；国外秘书职业竞争激烈，需要不断提升自 身素质和技能
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中外秘书职能比较
目录
秘书的定义和职责 中外秘书的工作内容 中外秘书的工作方式 中外秘书的素质要求 中外秘书的职业发展
中文定义和职责
定义：秘书是协助领导处理日常事务、提供决策支持、协调内外关系的人员。
职责：包括文件处理、日程安排、会议组织、信息收集与整理、沟通协调、文书起草、档案 管理等。
特点：注重细节、严谨认真、高效执行、善于沟通、具备一定的专业知识和技能。
设
中文秘书的素质要求
语言能力：具备良 好的中文表达能力 和写作能力
沟通能力：能够有 效地与上级、同事 和客户进行沟通
组织能力：能够有 效地组织和管理文 件、会议和活动
专业能力：具备一 定的专业知识和技 能，如法律、财务 等
英文秘书的素质要求
沟通能力：能够与不同文化 背景的人进行有效沟通
组织能力：能够合理安排工 作，提高工作效率
国内外秘书工作方式比较
中国秘书：工作方式较为传统， 注重上级指示，注重文件处理
外国秘书：工作方式较为灵活， 注重创新，注重项目管理
外国秘书：注重工作效率，注 重沟通技巧，注重团队合作
中国秘书：注重个人能力，注 重经验积累，注重个人发展
中国秘书：注重人际关系， 注重细节，注重礼仪
外国秘书：注重团队协作，注 重职业发展，注重个人品牌建
职业能力要求：英文秘书需要具备良好的英语沟通能力、组织协调能力和时间管理能力， 同时还需要具备一定的商务礼仪和社交技巧。
国外及中国香港秘书职业简介
国外及中国香港秘书职业简介全球化时代，秘书工作的职业特点也呈现出社会化、行业化、专业化、知识化、自动化、高科技化、科学化、制度化的趋势，秘书工作日益向智能型转化，秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。
了解一些境外秘书工作的基本状态，有利于中国把秘书作为一种职业进行改革和规范。
美国美国是当今世界经济最发达、科技最强盛的国家。
在美国，秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业，形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业化水平相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可以借鉴的经验。
美国的秘书按职务性质分为行政秘书和专业秘书两大类。
行政秘书是指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。
专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类后，对与从事行政事事务的行政秘书相对应，在各种具体的专业领域、专业部门、或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称，它是包含多种秘书职位在内的一类职位，简称OT类。
在美国，秘书有着良好的发展机会，对那些工作勤奋、认真负责，具有开拓创新精神的秘书，发展前景十分广阔。
大公司可以提供给秘书可观的薪金和丰厚的福利，以及公司内部的稳定的晋升机会。
在小公司，虽然秘书的薪金和福利不如大公司，但公司往往为秘书提供多方面的、广泛的实践机会，给秘书的长远发展奠定坚实的基础。
美国秘书的发展往往十分注重以下方面。
通过学习提高素质：越来越多的领导都在尽力寻找那些既有广泛的人文科学知识，又拥有良好技能的秘书。
许多公司制定助学金计划，鼓励秘书接受继续教育，公司内部也对在职秘书进行有针对性的培训。
美国秘书要想成长迅速，必须通过学习提高白身的综合素质，这样才会受到欢迎。
通过实践提高技能：经理们十分强调秘书处理办公室事务的技能，要求秘书必须熟悉一切办公程序，熟练地使用复杂的通信设备，并对打字、速记、文字处理、外语等方面提出了较高的要求。
英国的秘书与秘书工作
英国的秘书与秘书工作英国的秘书与秘书工作发达国家英国的秘书与秘书工作，与其语言和种族本属同一沿革历程的美国相比，确迥然有异，大相径庭。
表现在英国的秘书与秘书工作之政治性较美国突出鲜明。
英国的秘书工作范围，秘书自身知识、能力等结构，有其突出的特点。
英语中秘书一词，来自拉丁语。
在中世纪，秘书在大不列颠原本是处理国王通信，处理机密或秘密紧要问题的高级官阶的人。
今天西方秘书的种种工作虽有发展变化，而机密和通信技能的原始概念，却依然保持，同这种职务有最基本的传统关联。
秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。
往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。
不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。
三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。
如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。
就英国高级官员和国家的秘书而言，英国内阁办公厅及议会下院的办事机构，均设有秘书机构，不仅为内阁服务，还为内阁委员服务，如为委员安排议事日程、起草决议等，在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别会议服务。
英国议会下院设议长办事处，下设四个办公室，即议长办公室，秘书主要负责处理议长的公文和信件，协助议长们进行社交和工作方面的联系；官方报告办公室，主要负责《下院每周议事录》的印发工作；决议事宜办公室，主要负责向议员发送一切有关议会的文件；供销办公室，主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。
英国下院设事务处，主管下院重要事务。
事务处下设一处五室，即：会议秘书处，主要负责处理议员对大臣提出质询的通知，并准备一览表，列出大臣们答复质询的日程；委员会办公室，负责给常设委员和特别委员配备人员；公议案办公室，负责下院的公议案程序和财政程序方面的事务；议事记录办公室，负责编辑《下院每周议事录》、《决议事项与会议记录》等项工作。
简论国外秘书工作的特点和趋势
袖 珍式 电子 计
算机 大大精简 和 加速 了 数字 运 算程 序 ∋ 先 进 的复印设 备有助 于 秘 书 较方 便 地 处 理 文 件 , 具 有 自 动修 正 功 能
∋ 的打 字 机 可 以 加快 信 件 的处 理 , 应 用 精 密 尖端 的 通 讯 系 统 设 备 使 得 口 头 交 往 变 得 既 快 又 方 便 如 口 述 装 置
系 但 又难 度 较 低 的 职业 种 类中 工作 一 段 时间
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如干 干 传 达 收发
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定 工作 经 脸后 才 被 提 升进 入 专 职 秘 书 职 业 种 类 再 从 专职 秘 书跃入 管 理 阶层
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然后
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通 过 实 践经 验 的 积 累和 高一 层 次 的 业余 教 育 学 习
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要成 为 一 个 职 业 秘 书
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或者 秘 书 人 员 欲获 得 晋升机会
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必 须 经 过 一 定 的秘 书专 业 或 秘 书 学 课 程 的学 习 通 过 法定 的 考试
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九
国 外 秘 书 职 业 的 女 性 化 趋 向 十分 明显
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《 美 国 百 科 全 书 》 介 绍 在 本 世 纪 六十年代 中期
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在秘 书 工 作 中 更 是 强调 处 理 好 人 际 关 系 这 一 点 在 那 些 从 事 工 商业 务 的公 司
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公 务 写 作
职 业 教 育 日 常 事 务 财 务 辅 助 文 件 档 案 处 理
一、公务信函（普通公函秘书署名，代 领导写信必须由领导署名） 信件格式： 简式信件、块式信件、改良型块式信件、 改良型小块式信件、次行缩进式信件 信 件必要组成部分：日期、正文、收信人姓 名地址、署名 公务信件不应轻易使用 评语或俚语 二、法律文书 标准函 件尺寸8.5X11英寸 三、其他材料撰 参与起草文件：按“ 拟 1办公室备忘录(内部人员使用) 2、 记、译、理”三个步 报告①便笺体报告(非正式例行公事如每 骤 周销售情况报告)②书信体报告(配上图表 与说明，以书信形式发给机构外的团体或 个人)③简短报告(一定范围内简单报告) ④正式报告(遵循传统的呈递报告样式， 内容复杂，涉及面广，一般篇幅长 引言/ 正文/结尾) 3、新闻稿 (倒金字塔形， 先主要后次要内容，重视真实性、趣味性 、知识性、准确性) 英国 ：1、商业和技师教育委员会(管理英格兰和威 美国保密等级：U（非保密的) 尔士的商业教育两年制专科)2、伦敦商业和工业局 C（秘密） S（机密） TS（绝密） (提供三种不同秘书考试：秘书学习证书/私人秘书 绝密文件两年后降机密，四年后降秘密， 证书/私人和执行秘书毕业证书)3、彼特门考试学 十年不列入保密 院(为速记员、打字员和秘书提供考试：中高级4、 机密两年后降秘密，八年后不列入保密 皇家文科学会(开展单科考试并颁发证书5、职业秘 秘密六年后不保密 书协会 一、办公环境的整理（领导及秘书办公 室整理、办公用品的管理） 二、办公电话的使用 三 、接待与人际交往 一、财务记录及资产管理(损益表/制定 决策 资产负债表/反映资金平衡) 债 券：一定期间向债权人还本付息书面承诺 。 本票：随时或确定时间支付给持有者 (计息) 二、对领导个人财务辅助(差旅交 际费、车旅费、税务记录、备用金)
秘 书 机 构
1、内阁官房（负责内阁事务及会 议，收集情报等，设内阁参事官室 1内阁办公厅（分设内阁秘书 、内阁审议室、内阁调查室） 1、总统办公厅（协助总统处理事务、负 处、中央统计组、史料组、 2、日本总理府本府（设总理大臣官 责总统与两院的联系、协助总统与政府各 1、联邦政府办公厅 科学官员、管理和人事局） 房‘保管官印及文件、会见记者 ’ 部联系、指定有关政策）由总统顾问、总 （政府日常办事机 2、枢密院秘书机构（枢密顾 、赏勋局‘负责菊花、文化及各种 统助理、办公厅正副主任与新闻秘书组成 构）到 问官：首相建议人选，女王 勋章的审查规化 ’、恩给局‘公伤 2、美国内阁秘书工作（内阁由总统、各 2、总理办公厅 任命，任期终身，尊称“大 补助 ’、统计局、人事局 部部长、中央情报局长组成） 3、总统助手（以秘 人阁下”，工作是颁发公告 3、行政管理厅(1948年第二次世界 3、美国政府服务总局（管理政府财产及 书命名的高级官员） 和发布命令） 大战后新设立，主要审查机关设置 档案，采购办公用品，管理自动数据等） 3、英联邦秘书机构（成员国 及官员的合理性，下设长官官房、 间沟通及有关会议） 行政管理局、行政监察局、行政监 理委员会 1、见习秘书：接待或打字工作，以人际 交往为主 2、正式秘书（充当领导的 行政助手）：拆发信件、订货、制定日常 案卷、接电话 3、行政秘书（组织文字 处理中枢系统的核心人物）：处理业务信 函、电话联络、资料归档。4、通讯秘 书：从事所有打印工作，编辑并分发文字 稿件 5、法律秘书 6、医务秘书（有较 多就业机会） 7、技术秘书（必须学习 数学、物理、化学和统计学方面知识） 8 、驻国外机构秘书：申请条件 年满21 岁，美国公民，如已婚配偶也必是美国公 民，高等毕业生或同等学历，通过体格检 查，通过文职能力测验，有一定工作经验
秘 书 作 用 (职 能)
1、公文性事务 2、非公文性事务 秘书工作方式：集中 式(小机关及下级机 关使用)、分散式(大 型机关)、混合式(高 级机关)
对 秘 书 的 要 求
1、准时 2、可靠 3、学习能力 4、遵守指示的自觉性 5、忠诚和保守机密
领导人与秘书： 拿破仑：布尔里埃纳、 为虎作伥者：马丁一、基本素质要求：1积极进取精神 梅纳瓦尔、范恩 博尔曼 2创造性地工作3严守秘密4对外接待 戴高乐：蓬皮杜 热情诚实5与领导融洽相处6配合同 弗朗索瓦*密特朗及秘书 事工作7掌握交谈技巧8写作能力强9 衣着打扮注意分寸10熟练使用办公 设备11善于利用空闲时间12主动收 集和保存工作所需资料 二、工作规范化要求：1办公行为规 范化2办公环境规范化3办事程序规 1、业务素质(良好职 1、商业品质(工作技巧、组 范化 业习惯、组织能力、 织才能、讲究效率、把握工 成功秘书的标准：1责任心极强2沟 工作效率、主动性、 作权限、高明交际、保密意 通婉转3行事机敏4形象良好 善交际、严于律已、 识、准时、有预见性、忠诚 工作忠诚) ‘首要要求’) 2、品德要求(注意仪 2、个人品质(穿着整洁、举 表、性格开朗、有同 止文雅、适应性强、兴趣广 情心、兴趣广泛) 泛、讲礼貌)
职能：1Байду номын сангаас息沟通 2处理文件资料 3办理日常公务 4财务辅助 作用：对上司工作范围足够 了解并分担工作，有时代表 上司发出指示。
关 与 俄罗斯：一减轻首长的公务负担(科学有序安排工作日程、协助 系 首 首长处理文件、分担首长琐细事务)二与领导活动保持协调一致 雇员与雇主的关系 一、遵从上司 二 长 (明确工作目的、工作节奏与首长合拍、心理状态与首长协调、 与同事的关系(尊重、和谐、 、严格自律(清早行事、正确对待过 上 适应首长活动的变化)三秘书管理协调事务为首长服务(计划安 严守机密、热情) 失、不断提高) 司
排的适应性、时间调度的精确性、信息资料服务的有效性)
美国
俄罗斯
英国
日本
法国
德国
一、公务书信(信头 、正文、信尾组成， 信尾有致敬语如等候 佳音，不用催对方速 答之意语句) 二，询盘信(买方向 卖方咨询发出，由称 呼、正文、签署、日 期组成) 三、发盘信(答复买 方或主动发出，分请 求发盘和非请求发 盘)四、电报稿(每字 大写，不要问候语及 标点符号加STOP表句 号，国内电报可以不 大写，不用主语)五 、请柬(正式、庄重) 采取成批招收、分期 择优筛选、分层次培 养的模式，三段选 拔，以西班牙作第三 外语训练，清一色女 生。
美国
俄罗斯
英国
日本
法国
1、中央政府国务秘书 (协助部长工作) 2、总统府秘书机构(设 总秘书处‘总统最重要 助手，处理重大问题 ’ 、总统府办公厅‘日常 事务 ’、总统私人秘书 处、总统私人军事参谋 部 3 、总理府秘书机构(设总 理府办公厅‘参谋及沟 通 ’、总秘书处、军事 办公室)
德国
1、联邦总理府(最权 威机关) 2、联邦总统办公厅 (权力象征性代表无 表决权) 3、国务秘书委员会 (协调各部政策与总 理保持一致)