文档资料管理制度及实施措施.pdf
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作，保障文件资料的安全及完整性，提高文件资料的利用效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，包括领导、职工等，具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作，本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定，所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责，各级领导干部要高度重视，加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点，将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节，必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类，确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时，应制定归档计划和归档方案，明确归档的范围、标准、程序等，确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则，标识清晰，易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理，设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行，以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行，借阅人员应签订借阅登记表，并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序，进行记录登记，并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化，实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
资料文件管理制度
资料文件管理制度一、总则为规范和加强公司内部的资料文件管理工作，提高资料文件管理效率，保障公司资料文件的安全性、完整性和可追溯性，制定本管理制度。
二、管理范围本管理制度适用于公司内所有与业务活动相关的资料文件管理工作。
三、管理机构公司设立资料文件管理部门，负责资料文件管理工作的具体实施。
资料文件管理部门下设资料文件管理员，负责具体的资料文件管理工作。
四、文件分类1. 根据内容和用途分类（1）业务文件：包括公司日常业务活动产生的文件，如合同、报告、会议纪要等。
（2）行政文件：包括公司内部管理相关的文件，如文件、通知、通告等。
（3）财务文件：包括公司财务相关的文件，如财务报表、收支明细等。
2. 根据保存期限分类（1）永久保存文件：对公司重要的历史文件、会议记录等，需要永久保存。
（2）长期保存文件：对公司日常经营活动的文件，需要保存5年以上。
（3）短期保存文件：对公司临时性的文件，需要保存3年以上。
五、文件管理流程1. 文件的起草文件的起草由相关部门负责人或工作人员完成，应符合公司的规范和标准。
文件的内容应真实、合法、准确，不得含有虚假信息。
2. 文件的审批文件的审批由相关部门负责人或领导完成，确保文件内容的合规性和准确性。
对于涉及重要决策的文件，应在全体领导层会议上审批通过。
3. 文件的备案文件的备案由资料文件管理员负责完成，将文件按照分类存档，并在备案表上登记相关信息。
备案后，将文件存放在文件柜中，并定期进行检查。
4. 文件的传递文件的传递由相关部门负责人或工作人员完成，应按照规定的程序和方式进行。
对于重要文件，应采取密封并签字确认的方式传递。
5. 文件的保密文件的保密由所有工作人员共同负责，不得擅自泄露文件内容。
对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保护。
六、文件管理制度的执行1. 全体员工应严格遵守本管理制度，按照规定的流程和要求进行文件管理工作。
2. 资料文件管理员应加强对文件管理工作的监督和检查，确保文件的存档和保管工作得到有效执行。
文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施一、制度目的在企业的日常运营中，各种文档和资料是必不可少的。
为了确保文档的安全性、完备性和便捷性，需要建立健全的文档资料管理制度。
本制度的目的是规范企业内部文档资料的管理流程和方式，确保文档资料的有效利用和保密。
二、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，在进行文档资料管理时，都必须遵守本制度的规定。
三、制度内容1.文档资料分类根据文档资料的内容和用途，对文档资料进行分类，便于管理、查找和利用。
常见的文档资料分类包括但不限于：文件、报告、表格、合同、图纸、备忘录等。
2.文档命名规范为了方便文档的识别和检索，制定文档命名规范。
文档命名规范可以包括但不限于：使用简洁明了的名称、包含日期和版本号、避免特殊字符等。
3.文档资料保存和归档制定文档保存和归档的具体流程和步骤。
文档一般可以保存在企业的电脑系统中，也可以保存在云端存储服务中。
对于重要的文档和资料，应进行定期的备份和归档。
同时，制定文档保存时限，对于过期的文档及时进行清理和销毁。
4.文档资料查阅和使用规定文档资料查阅和使用的权限和流程。
对于需要查阅和使用文档资料的员工，应经过相应的审批和授权，确保文档的保密性和准确性。
5.文档资料安全管理建立文档资料的安全管理制度，包括但不限于：设置访问权限、加密重要文档、限制文档的传输、定期进行安全检查等。
四、实施措施1.建立文档资料管理部门企业应设立专门的文档资料管理部门或委派专人负责文档资料的管理工作。
该部门或专人负责制定并执行文档资料管理制度。
2.培训员工对所有员工进行文档资料管理的培训，使其了解文档资料管理的重要性和基本要求，并掌握相关操作和技能。
3.采用专业的文档管理软件企业可以选择合适的文档管理软件，用于管理和组织文档资料。
这些软件通常具备分类、版本控制、权限管理等功能，可以提升文档管理的效率和便捷性。
4.定期检查和评估定期对文档资料管理制度进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
工程项目文档资料管理制度及实施措施
工程项目文档资料管理制度及实施措施在今天的工程项目中，咱们聊聊文档资料管理制度和实施措施，这可是个大事儿啊。
想想看，项目多了，资料自然也就多了。
就像家里的杂物间，东西堆得满满的，找个啥可费劲呢。
文档资料管理这块儿，就得好好抓紧，别让它变成“信息黑洞”，说不定哪天你想找个合同，翻了半天，最后发现被猫给藏起来了。
那可真是“心急如焚”，气得直想踢猫。
咱得有个明确的管理制度。
这个制度就像是家里的规矩，谁也不能随便打破。
大家得知道，什么资料该怎么处理，怎么存放，万一要查找的时候，能轻松搞定，不然到时候你就是“想破脑袋也没办法”。
得制定一些基本规则，谁负责收集、整理、存档，这样一来，人人都有责任感，工作也就顺利多了。
再说了，大家都知道这规矩，能省不少麻烦。
你想，干活的时候，谁都不想听见“找不到、没看到”这种话，听得让人心烦意乱。
要注意的就是资料的分类和存放。
这个可得认真对待，毕竟，资料就像调料，得分门别类，不然可就“乱成一锅粥”了。
工程项目的资料，往往包含合同、设计图纸、会议纪要等等，各种各样。
得给它们分门别类，搞个文件夹，像是给每个孩子起个好名字，才能让它们在文件柜里安安心心地待着。
要是让资料都混在一起，想找到某个图纸，简直就是“像大海捞针”，时间浪费得不可开交。
然后，咱还得定期审查这些资料。
就像是家里的冰箱，定期检查一下，过期的东西得扔掉，才能保持新鲜。
定期审查不仅能让咱知道哪些资料还需要保留，哪些可以处理掉，最重要的是可以发现一些潜在的问题。
比如，某些资料丢了、漏了，赶紧补救，不然一旦出现了问题，那可真是“赔了夫人又折兵”。
就像之前说的，资料管理得像打理花园，定期修剪，才能开出美丽的花。
此外，信息技术的运用也不可忽视。
现如今，科技这么发达，咱们得好好利用这些工具。
使用电子文档管理系统，云存储，甚至是一些专门的软件，能让资料管理变得简单多了。
这就像把文件从纸质转到电子，瞬间“轻松得多”。
电子化后，查找资料就像在手机上找歌那么方便。
文件及制度、职责
文件及制度、职责目录一、文件管理制度 (2)1. 文件分类与归档 (3)1.1 各类文件概述 (4)1.2 文件归档标准与流程 (5)1.3 文件保存与备份规定 (6)2. 文件发放与回收 (7)2.1 文件发放范围及流程 (8)2.2 文件回收时机与方式 (9)2.3 文件传阅与签收要求 (11)3. 文件使用与保密规定 (12)3.1 文件使用权限划分 (12)3.2 保密文件标识及保护措施 (14)3.3 文件外借与销毁流程 (15)二、制度建设与完善 (16)1. 制度建设总体要求 (17)1.1 遵循法律法规原则 (19)1.2 结合实际情况进行制定 (19)1.3 定期评估与调整制度 (20)2. 制度建设流程与实施细则 (22)2.1 立项申请与审批流程 (23)2.2 制度起草与征求意见环节 (24)2.3 制度审核、批准及公布步骤 (26)三、部门职责划分 (26)1. 行政部门职责 (28)1.1 行政管理职责概述 (29)1.2 人力资源管理工作内容 (30)1.3 财务管理与物资采购任务 (32)2. 技术部门职责 (32)2.1 技术研发与创新工作方向 (33)2.2 技术支持与解决方案提供任务 (35)2.3 技术文档管理与知识产权保护内容 (36)一、文件管理制度为了规范公司文件的管理流程，确保文件的准确性、完整性和保密性，特制定本文件管理制度。
文件起草过程中，应充分征求相关部门意见，确保文件内容的合理性和可行性。
发放文件时，应建立《文件发放登记表》，记录文件名称、份数、领取人等信息。
文件回收时应检查文件完整性，对破损或遗失文件应及时向文件管理部门报告并作相应处理。
归档文件应填写《文件归档清单》，详细记录文件名称、日期、份数等信息。
文件保管期限应根据文件性质和公司规定进行确定，确保文件长期可用。
文件废止时应注明废止原因，并将废止文件妥善销毁，避免泄露公司机密。
各部门应指定专人负责本部门的文件管理工作，确保文件的有效传递和妥善保管。
工程文件资料管理制度
工程文件资料管理制度第一章总则第一条为规范工程文件资料管理，提高工作效率，保障工程质量，制定本制度。
第二条工程文件资料管理制度适用于公司内所有工程项目的文件资料管理工作。
第三条工程文件资料管理应遵循“规范、高效、安全、便捷”的原则。
第四条公司应建立健全工程文件资料管理体系，明确各级管理职责，确保工程文件资料的安全、完整和有效。
第二章文件资料的归档管理第五条工程文件资料应按照规定的文件分类和编号体系进行归档管理。
第六条工程文件资料应按照建设工程的不同阶段和性质进行分门别类，分别存放，并做好索引。
第七条工程文件资料的编号应采用统一的编号规范，确保文件资料能够便捷查阅和追溯。
第八条工程文件资料存档应按照不同保管期限分为永久保存、长期保存和临时保存等不同存档方式。
第九条工程文件资料存档应按照保密级别进行分类管理，并采取相应的措施保障文件资料的安全性。
第十条工程文件资料管理人员应根据文件的保管期限定期核查文件资料的存放情况，并及时清理和整理。
第三章文件资料的查阅和使用第十一条工程文件资料的查阅和使用应遵守公司内部文件管理规定，并经过相应的审批程序。
第十二条工程文件资料的查阅和使用应根据权限进行，未经授权不得擅自查阅或使用。
第十三条工程文件资料的查阅和使用应遵守保密规定，确保文件资料的安全性和机密性。
第十四条工程文件资料的查阅和使用应及时、准确地反映工程项目的实际情况，为工作决策提供有效的依据。
第四章文件资料的整理和更新第十五条工程文件资料的整理和更新应委托专业人员进行，确保文件资料的准确性和完整性。
第十六条工程文件资料的整理和更新应定期进行，确保文件资料的时效性和准确性。
第十七条工程文件资料的整理和更新应遵循统一标准，确保文件资料的一致性和规范性。
第十八条工程文件资料的整理和更新应充分保留原始文件，避免信息遗漏或失真。
第五章文件资料的备份和保护第十九条工程文件资料的备份应定期进行，确保文件资料能够及时恢复和使用。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。
文件资料的管理制度
文件资料的管理制度第一章总则第一条为加强对文件资料的管理，规范文件的产生、流转、利用和保存，提高工作效率、规范工作行为，保护重要文件资料的安全和完整性，特制定文件资料管理制度（以下简称“本制度”）。
第二条本制度适用于本单位所有工作人员在工作中产生的文件、资料的管理及利用。
第三条本制度所称文件资料，是指文字、图表、图片、影印件、磁带、光盘、电子文档等载体上所载记载内容的文件和资料。
第四条文件资料的管理应当遵循“谁产生，谁管理”的原则，实行责任到人。
第五条本制度执行委员会为单位的领导小组，负责监督并落实文件资料的管理及相关政策。
第六条全体员工都应当严格遵守本制度，不得违反本制度规定行事。
第七条对于重要文件资料，必须按照国家有关保密规定及本单位规定加强保密管理。
第八条本制度之规定如有更改，须经本单位领导小组批准后方可施行。
第二章文件资料的分类管理第九条文件资料应当按照不同的性质、用途、来源等因素予以分类，确保其有序管理。
第十条文件资料的分类应当有明确的标识和归档规范，便于管理和检索。
第十一条文件资料应当按照密级和保管期限进行分类管理，密级较高或保管期限长的文件应当进行特殊管理。
第十二条文件资料的分类管理应当定期进行整理和清点，确保档案的完整和准确。
第十三条对于重要文件资料的变更、修订或废止，应当依照程序及时调整并更新档案资料。
第三章文件资料的流转管理第十四条文件资料的流转应当有专门的领取、归还手续，并严格按照规定流转范围和权限。
第十五条文件资料的流转应当有记录，明确流转的时间、地点、人员及目的等信息。
第十六条文件资料在流转过程中应当保证其安全性，不得对文件资料进行私自复制或泄露。
第十七条对于流转后的文件资料，应当及时归还原处，并进行核实确认。
第十八条对流转中有遗失或损坏的文件资料，责任者应当承担相应的责任。
第四章文件资料的利用与传输第十九条文件资料在利用过程中，应当严格遵守相关规定，不得擅自更改、删除或篡改文件内容。
文档资料管理制度及实施措施
2023-11-06
目录
• 引言 • 文档资料管理制度 • 实施措施 • 结论 • 参考文献
01
引言
目的和背景
目的
为了规范公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、准确性和安全性， 提高工作效率和员工满意度。
背景
随着公司业务的快速发展，文档资料数量不断增加，管理难度也逐渐增大， 因此需要建立一套完善的文档资料管理制度及实施措施。
文档资料整理
对收集到的文档资料进行分类整理，使其 有序存放。
文档资料备份
建立备份机制，防止文档资料丢失和意外 损坏。
05
参考文献
参考文献
参考文献类型
包括图书、期刊、报告、会议文献等，根据研 究领域和需求进行选择。
参考文献格式
根据不同文献类型，采用相应的引用格式，如 APA、MLA、Chicago等。
完备的文档资料可以为公司领导提供决策支 持，帮助领导更好地把握公司业务发展方向 。
02
文档资料管理制度
文档资料的分类与归档
按照文档的性质和重要程度进行分类
01
将文档资料分为机密、秘密、内部和公开等不同等级，以便于
管理和使用。
建立文档归档标准
02
根据不同部门和业务需求，制定相应的文档归档标准，确保文
档资料的完整性、准确性和系统性。
定期进行归档审查
03
对已归档的文档资料进行定期审查，确保其真实性和有效性。
文档资料的保管与存储
选择合适的存储介质
根据文档的性质和数量，选择合适的存储介质，如纸质、电子文 档等。
建立存储管理制度
制定文档资料的存储规范和管理制度，包括存储环境、存储方式 、备份策略等，以确保文档资料的安全性和可靠性。
文档资料管理制度及实施措施
9、文档资料管理制度及实施措施（一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。
（二）管理内容及要求1、文件资料的接收、分发1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。
1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。
1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。
2、版本更新2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。
3、图纸资料的补遗和索赔3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。
3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。
4、图纸不符的处理收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。
5、对单位、分部（分项）工程的有关要求5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。
单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。
5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。
编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。
5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。
资料规章管理制度
资料规章管理制度第一章总则第一条为规范和加强资料的管理，保护资料的安全、完整和可靠，提高工作效率，依据国家有关法律法规和政策制定本制度。
第二条本制度所称资料是指机构及工作人员因工作需要而制作、收集、使用的各种信息载体、包括纸质、电子、视听、电子数据等。
第三条本制度适用于机构及工作人员在进行工作活动中制作、收集、使用、管理各种信息载体的一切行为。
第四条资料的使用应当遵守法律法规和国家政策，坚持实事求是的原则，提高资料的质量和使用效益。
第五条资料管理工作应当遵循科学、规范的的原则，健全的制度和有效的措施。
第二章资料的分类第六条资料应当按照内容的性质、用途、形式等进行分类。
第七条资料的分类应当坚持分类原则，具体包括以下几个方面：（一）按照内容的性质分类，包括文书、图表、电子数据、音像资料等。
（二）按照用途分类，包括办公资料、档案资料、法律法规文件、研究资料等。
（三）按照形式分类，包括纸质资料、电子资料、视听资料等。
第八条资料的分类应当合理，安全，易于查找，方便使用。
第三章资料的制作第九条资料的制作应当依据工作需要，按照规定程序，采用合适的工具和方法。
第十条资料的制作应当严格按照工作要求和规范操作，保证制作的真实、准确、完整和及时。
第十一条资料的制作应当标明作者、时间、单位等相关信息，制作后归入相应档案中。
第四章资料的收集第十二条资料的收集应当遵循合法、公正、真实、可靠的原则。
第十三条资料的收集应当依据工作需要，按照规定程序，经过审核和审批程序。
第十四条资料的收集应当按照规定程序进行整理、编目，形成相应档案。
第五章资料的使用第十五条资料的使用应当遵循有关规定，保护资料的安全、完整、可靠。
第十六条资料的使用应当按照工作需要，按照规定程序，方便、快捷的获取和使用。
第十七条资料的使用应当遵循实事求是、科学的原则，提高资料的质量和使用效益。
第六章资料的管理第十八条资料的管理应当按照规定程序，建立健全的管理制度和规范，保证资料的安全、完整、可靠。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
技术文档管理制度
目录1．目的2．适用范围3.技术文档定义4.技术文档归档5.技术文档管理人员职责6.技术文档的保管和借阅7.技术文档的发放8.技术文档的更改9.技术文档保密10.相关文件1、目的为建立、健全公司技术文档工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文档，充分发挥技术文档在公司建设和发展中的作用，更好地为公司其他部门服务，特制订本管理制度。
2、适用范围本制度仅适用于公司技术部文档管理，技术文档受控下发到各职能部门后，技术文档管理由各下发职能部门负责。
3、技术文档定义3.1技术部在项目开发过程中从事技术活动所形成的应当归档保存的各种图纸、图表、文字材料、照片等技术资料。
3.2技术部在项目开发过程中接收的客户输入的各种与项目有关的图纸、文件、标准等。
3.3技术部为保护公司知识产权，提高公司在市场竞争力而申请的各种专利以及科研成果所形成的各种技术资料。
3.4技术部根据公司技术开发需要所下载或购买的各种技术标准（包括但不限于国家标准、行业标准、企业标准）、图纸、图书等；4、技术技术文档文档文档管理人员职责管理人员职责管理人员职责：：4.1认真贯彻公司技术文档工作的方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证技术文档工作任务的完成。
4.2科学地管理部门技术文档，承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。
4.3严格执行技术文档的保管、借阅、发放制度，遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。
4.4保持文档室内整洁、卫生，对破损或变质的文档，要及时修补和提出复制。
4.5认真做好技术文档的内容、保管期限的鉴定工作。
因破损或变质的文档，复制后，原文档保管期限为半年。
因修改内容而更换的文档，原文档报废，保管期限为一年。
4.6凡要销毁的技术文档，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。
有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
5、技术文档归档5.1技术部配备部门独立的文档柜，并配备专职人员管理，在技术部长的直接领导下，集中统一管理，建立、健全技术文档工作，达到技术文档的完整、准确、系统和有效利用。
工程文件与资料管理制度
工程文件与资料管理制度一、总则为规范企业工程文件与资料的管理工作，促进工程项目的顺利进行和保证工程质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于企业所有工程项目的文件与资料管理工作。
三、文件及资料管理的基本原则1. 文件及资料应按照项目流程及要求进行分类、整理和归档。
2. 文件及资料的保存应符合法律法规，保证安全可靠。
3. 文件及资料的获取应具备合法、方便、及时和完整性。
4. 文件及资料的修改应符合规定，并保证修改记录真实可靠。
5. 文件及资料的销毁应按照规定程序进行。
四、文件及资料的分类1. 工程项目文件：包括工程方案、设计文件、施工图纸、施工规范等。
2. 工程项目资料：包括工程测量数据、实施记录、竣工验收资料、质量检测报告等。
3. 合同文件及资料：包括工程合同、合同变更、索赔资料等。
4. 管理文件及资料：包括工程管理制度、行政文件、审批文件等。
5. 其他文件及资料：根据特定项目需要进行分类归档。
五、文件及资料的流转1. 文件及资料的传递应通过书面通知及签字确认，确保信息准确无误。
2. 文件及资料的快递邮寄和传真传递应确保安全可靠，严禁私自处理。
3. 文件及资料的电子传输应通过加密方式进行，防止信息泄露。
六、文件及资料的归档1. 文件及资料应按照规定的分类、编号进行整理，并制定详细的档案目录。
2. 文件及资料应按照文件保管期限进行归档，超过保管期限的文件可进行销毁。
3. 文件及资料的存储应保证安全、防火、防潮、防盗，并定期检查。
4. 文件及资料的调阅应按照规定程序进行，保证信息的安全性和完整性。
七、文件及资料的修改1. 文件及资料的修改需经相关部门审批，并有修改记录及签字确认。
2. 文件及资料修改后需重新归档，并更新档案目录。
八、文件及资料的销毁1. 文件及资料在存储期限届满或不再需要时，需通过正规程序进行销毁。
2. 文件及资料的销毁应经相关部门审批，并有销毁记录。
3. 文件及资料的销毁应保证信息的安全性，防止泄露。
资料保存规章制度模板范文
资料保存规章制度模板范文第一章总则第一条为了保护、管理和利用单位资料，建立科学、规范的资料保存制度，规范工作程序，提高办公效率，保证信息安全，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于单位内各类文件、资料的保存和管理工作。
第三条单位应当建立完善的资料保存制度，明确资料保存的责任主体、要求和标准，规范资料的整理、分类、归档和销毁流程。
第四条为了更好地保护资料安全，单位应当建立相应的信息管理系统，确保信息的保密性和完整性。
第五条单位应当建立定期审查制度，对存档资料进行定期检查和整理，确保资料的及时更新和完整性。
第六条本规章制度由单位负责制定、执行和监督。
第二章资料保存的基本要求第七条单位应当根据实际工作需要，确定资料保存的级别和期限，按照国家规定分类保存。
第八条单位保存资料应当做到真实、完整、准确、及时，不得篡改、伪造或隐瞒资料内容。
第九条单位保存资料应当涵盖单位各项工作的方方面面，包括内部管理、经营活动、人事档案等。
第十条单位保存的资料应当按照相关规定进行归档整理，明确资料的存放位置和索引分类。
第十一条重要和机密资料应当加强保管，定期备份，确保其安全性和完整性。
第十二条单位应当建立资料销毁的程序和要求，对于过期或无用的资料及时进行销毁和清理。
第十三条资料的查阅、借阅和复制须经相关部门审批，不得随意泄露或外传。
第三章资料保存的工作流程第十四条单位应当建立资料保存的工作流程，包括资料的采集、整理、分类、存储和销毁等环节。
第十五条资料的采集应当建立规范的文书档案流转制度，确保所有文书能够及时到达档案室。
第十六条资料的整理应当按照规定的档案分类标准进行，确定资料的保存期限和完整性。
第十七条资料的分类应当根据内容和性质进行明确分类，便于检索和管理。
第十八条资料的存储应当建立完善的档案室设施和管理制度，确保档案安全和整洁。
第十九条资料的销毁应当严格按照规定程序和要求进行，确保安全和合规。
第四章资料保存的监督与管理第二十条单位应当建立资料保存的监督与管理机制，明确责任人和监督程序。
公司资料文件管理制度模版
公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范，以保障文件的安全、完整和可检索性，进而提升工作效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。
三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 每类文件应有统一的编码系统，便于识别和检索。
四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”，仅当必要时才进行编写。
2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。
五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置，电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。
2. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施，限制访问权限。
六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更，应及时更新并记录版本号。
2. 作废的文件应明确标记，并在规定时间内销毁或转移存储。
七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统，确保员工能快速找到所需文件。
2. 使用文件时，应遵循“最小必要权限”原则，仅在必要时方可访问相关文件。
八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份，防止数据丢失。
2. 制定灾难恢复计划，确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。
九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。
2. 定期进行内部审计，评估制度的有效性并提出改进建议。
十、违规处理对于违反文件管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
十一、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
文件密级管理制度
⽂件密级管理制度⽂件密级管理规范⼀．⽬的为保护我司各项机密⽂件成果版权所有，规范我司对内外提供资料管理，维护我司知识产权等，根据有关规定特制定本制度。
加强对公司内部各类⽂件资料的管理, 使之利于提⾼效率和质量,⼜利于安全和保密。
本制度包含纸质⽂件、电⼦版⽂件及磁盘u盘等任意载体实⾏的脱机保管保存的任何形式下使⽤。
为保证电⼦⽂件的安全和保密性，防⽌因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电⼦⽂件正式⽂本实⾏双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的⽂本或图像、图形形式的电⼦⽂件，必须制成纸质⽂件，同步归档保存。
归档所属各部门⽂件，如牵涉多个部门，总经办所属。
⼆．范围本制度适⽤于全国范围、各部门和个⼈内部⽂件资料对外传报送、借阅、新闻宣传报道等事项中资料的使⽤、审查、审批和保密管理。
三．原则公司各类⽂件资料的管理及保密⼯作实⾏各部门的⽂件资料管理及保密相关⼯作由各部门负责⼈管理。
“业务谁主管，保密谁负责”和“⾃审与送审相结合”、“先审后⽤，先审后发”为主要原则。
牵涉合同⾦额、公司合作细节、院校返点、绩效、⼯资等关于⾦额价格⽂件务必加密。
⽂件对外公开范围需部门主管⾃定，如不清晰可与总经办联系探讨。
例：财务部所属院校员⼯绩效只⾯向财务部、总经理和副总经理。
其它员⼯若需打开，需要密码。
各部门⾃有不对外公开⽂件需加密（包含部门对内公开其他部门禁⽌；仅限部门主管和⾼层；部门主管和⽂件所属相关⼈员等），⽅式为Office格式⾃动保存时请设置密码。
设密⽅法（以word为例）：word中－⼯具－选项（苹果系统中为保护⽂档）－安全性－打开⽂件／修改⽂件时密码（苹果系统中直接为修订、批注、窗体、只读四个设密选项）密码格式：个⼈名字＋部门编号＋⽂件号。
（如部门多⼈员，以哪位员⼯名字为密码，部门主管⾃定。
）此格式仅供参考，具体实施可按相关⽂件所属⼈员⾃定并互相谨记。
例：财务部绩效⽂件密码－GYHCWB11（其中11为⽂件编号，具体⽂件编号由各部门⾃定。
文件管理制度下载
文件管理制度下载第一章总则第一条为规范和规范化文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保护企业的知识产权，维护企业的数据安全，充分发挥文件在企业管理中的作用，根据国家有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有文件的管理工作，包括电子文件和纸质文件。
第三条公司各部门和全体员工都要遵守本制度，严格执行文件管理规定，确保文件管理工作的规范化、科学化和有效性。
第四条文件管理的目标是合理利用社会资源，高效管理公司的信息和数据，提高工作效率，促进企业的协调发展。
第五条公司要建立健全文件管理制度，加强对文件管理工作的组织与领导，推动文件管理工作朝着规范化和现代化方向发展。
第六条公司要通过加强文件管理工作，增强企业的信息化水平，提高企业综合竞争力，实现经营目标和战略目标。
第七条公司要根据自身的情况，结合发展的需要，不断完善文件管理制度，提高文件管理工作的水平和质量。
第二章文件的分类和管理第八条公司的文件要进行分类管理，按照文件的性质、用途等因素进行划分，建立相应的分类体系，确保文件的有序管理和便于查找。
第九条文件的分类包括按照文件形式进行分类，如电子文件和纸质文件；按照文件的内容进行分类，如经营管理文件、行政文件、人事文件等；按照文件的保密等级进行分类，如机密文件、秘密文件、一般文件等。
第十条公司要建立文件管理的标准和流程，规定文件的创建、使用、传递、存储、销毁等环节的规范操作步骤，确保文件的全程管理和控制。
第十一条公司要建立文件管理责任制，明确文件管理的权责，明确文件管理的责任人员，加强对文件管理工作的监督和检查，保证文件管理的顺利进行。
第十二条公司要建立文件管理的审批程序，对重要文件的创建、修改、调整、废除等工作要进行审批，确保文件管理工作的合法合规。
第十三条公司要建立文件管理的归档制度，规定不同类型的文件的归档要求和归档流程，确保文件的及时归档和便于查找。
第十四条公司要做好文件的保密工作，规定机密文件和秘密文件的管理办法，加强对文件的加密和权限控制，确保文件的安全性和保密性。
文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施（用心整理的精品word文档，可以编辑，欢迎下载）作者：------------------------------------------日期：------------------------------------------9、文档资料管理制度及实施措施（一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。
（二）管理内容及要求1、文件资料的接收、分发1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。
1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。
1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。
2、版本更新2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。
3、图纸资料的补遗和索赔3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。
3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。
4、图纸不符的处理收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。
5、对单位、分部（分项）工程的有关要求5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。
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9、
文档资料管理制度及实施措施
（一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料
管理制度。
（二）管理内容及要求
1、文件资料的接收、分发
1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文
件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。
1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。
1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发
现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程
部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。
2、版本更新
2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否
为有效版本。
2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改
版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一
部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪
几张，哪一部分）作废更换。
3、图纸资料的补遗和索赔
3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。
3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。
4、图纸不符的处理
收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。
5、对单位、分部（分项）工程的有关要求
5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。
单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。
5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。
编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。
5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。
5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。
5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。
6、工程档案的鉴定和销毁。