文件管理控制程序课件(PPT 38张)

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文件控制与管理培训课件

文件控制与管理培训课件
目的
文件控制与管理的目的是确保组织内部及外部使用的文件均为有效版本,防止使用失效或作废文件,确保文件的 更改和现行修订状态得到识别,确保在使用处可获得适用文件的有关版本,确保文件保持清晰、易于识别,确保 外来文件得到识别,并控制其分发,防止作废文件的非预期使用。
文件控制与管理的重要性
确保工作效率
文件控制与管理能够帮助员工快速找到所需文件,提高工 作效率。
文件安全保护措施
防病毒保护
安装可靠的反病毒软件,定期进 行全面系统扫描,防止病毒、木 马等恶意代码对文件进行破坏或
窃取。
备份与恢复
定期对重要文件进行备份,确保在 文件丢失或损坏时能及时恢复,保 障业务运行不受影响。
防火墙设置
配置有效的防火墙规则,阻止未经 授权的访问和数据泄露,确保文件 安全。
文件访问权限设置
文件控制与管理的基本原则
规范化管理
版本控制
制定文件管理制度,明确文件的命名规则 、存储方式、审批流程等,确保文件管理 规范化。
对文件进行版本控制,确保各使用部门使 用的是最新、有效的文件版本。
权限管理
备份与恢复
根据员工职责和工作需要,设置不同的文 件访问权限,确保员工只能访问其需要的 文件。
定期对重要文件进行备份,以防止文件丢 失或损坏。同时,建立文件恢复机制,确 保在发生意外情况时能够及时恢复文件。
避免使用特殊字符
文件名中避免使用特殊字 符,防止在传输和存储过 程中出现问题。
简洁明了
文件名应简洁明了,准确 描述文件内容,便于搜索 和识别。
文件存储路径规划
建立合理的文件夹层级结构
设定适当的文件夹层级,使文件存储结构清晰有序。
统一存储路径
确定各类文件的统一存储路径,方便管理和备份。

文件管理控制培训PPT

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分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准;体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准;
DCC
管理类、体系类文到企业办备案;技术类文件到知识产权
/
部备案;受控文件需盖受控印章后下发;
编制部门
文件备案后,编制部门将批准后文件下发到相关联部门; 《文件分发回收记录》 有作废文件的,同时收回作废文件;
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
PPT文档演模板
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码,技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核,体系类文件提交管代审核,
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
PPT文档演模板
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文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
PPT文档演模板
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文件编号原则
第三级文件编码规则(公司级)
NO. 文件类型

文件控制程序课件

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成果展示
通过实施文件控制程序,企业可以实现文件的统一管理, 提高工作效率,降低风险,为企业的可持续发展奠定基础 。
案例二:政府部门文件控制程序的改进与应用
背景介绍
政府部门在日常工作中会产生大量的文件,这些文件不仅数量庞大 ,而且涉及机密信息,因此需要更加严格和细致的文件控制程序。
实施过程
在改进和应用文件控制程序时,政府部门需要考虑文件的保密级别 、使用范围、审批流程等方面,以确保文件的安全性和合法性。
未来趋势
随着技术的不断进步和应用需求的不断变化,文件控制程序将朝着更加高效、安全、智能和易用的方 向发展,同时也会更加注重用户体验和数据安全。
分析当前文件控制程序存在的问题和挑战。
当前问题
当前文件控制程序存在一些问题,如文 件权限管理不严格、文件共享不方便、 文件安全保障不足等,这些问题会影响 用户的工作效率和数据安全。
成果展示
通过改进和应用文件控制程序,政府部门可以更好地保护机密信息, 提高工作效率,为公民提供更安全、可靠的服务。
案例三:科研机构文件控制程序的创新与发展
01
背景介绍
科研机构在进行科研项目时会产生大量的数据和文件,这些文件不仅具
有极高的价值,而且需要进行科学、规范的管理。
02
实施过程
在创新和发展文件控制程序时,科研机构需要考虑数据的真实性、可靠
审核责任
明确各级审核人员的职责 和权限,以及审核过程中 需注意的事项。
批准程序
经审核通过的文件需经过 授权人员的批准才能生效 。
文件的发放与替换
发放范围
明确文件的发放范围,确保文件 传达到相关人员手中。
发放记录
建立文件的发放记录,确保文件发 放的可追溯性。

文件管理 PPT课件

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12
LOGO 正文 . 第二章


第六节

文 件
控的

废 止

和 销
程毁
文件的废止: 1、文件完全不适用或不符合实际业 务程序时,由该文件主管部门召集相 关人员评议后,由原制订单位依《文 件修改/废止申请单》办理相关作业 ,并经核准后方可废止。 2、体系管理员负责回收废止文件并 加盖蓝色“作废”章后,记录于《文 件发放/回收记录》中。
11
LOGO 正文 . 第二章
第* 页


第五节

文 件
控的

变 更

和 修
程订
体系文件的修订,文件号不必更改,但必须更改修订次数(版本号)。版本号A0代表首版第0次 修改;A1代表首版第一次修改;B0代表第二版第0次修改;B1代表第二版第一次修改。每一版 本修订次数不超过4次,如再修改需变更为下个版号。文件封面注明生效日期。


第七节


非 管



文 件

非管制文件的管理
1、客户或有关部门需要的体系文件 ,由其业务接洽部门负责填写《文 件申领单》,在申领说明栏注明"客 户或部门名称"及注明不作回收管制 ,经管代批准方为有效。 2、体系管理员将此类不需作回收或 版本变更管制的文件,列为非管制 文件,且在文件上盖上“非管制” 章。
第* 页
➢作业指导书、管理制度 ➢编号
➢部门代码
注:外来文件不执行编号规则,仅保持发放和回 收的记录。
6
LOGO
第二章
文件的控制流程
第* 页
7
LOGO 正文 . 第二章

第11章文件管理ppt课件全

第11章文件管理ppt课件全
• 3.FileEdit属性:
• 该属性指定一个与文件列表框组件关联的Edit 组件。当用户在文件列表框组件中选择文件时, 被选择文件的文件名(FileName属性值)将显示 在Edit组件中;如果当前没有文件被选取,则该 Edit组件中将显示当前的Mask属性值(Mask属性 的作用后面将有详细介绍),就像标准的 Windows中的打开和保存对话框中的功能。

• 4.Drive属性:
• 该属性指定目录列表框所显示的目录树结构属 于哪一个驱动器。如果该值发生改变,则目录列 表框将显示指定驱动器的目录树,且自动打开指 定驱动器下的当前目录。
• 5.FileList属性:
• 该属性用来指定一个与目录列表框相关 联的文件列表框组件,以显示目录列表框 中所选当前目录下的文件。
• 用户对Edit组件的Text属性所做的直接修改不 会影响到文件列表框组件,但可以通过调用 ApplyFilePath方法用修改后的Text属性值更新文 件列表框组件的当前设置。

• 4.FileName属性:
• 该属性返回文件列表框中用户选择的文件名, 包含路径信息。
• 可以通过设置该属性把文件列表框初始化为选 中某个特定文件;读取该属性则可以获取用户选 择的文件名。如果文件列表框关联了Edit(即设 置了FileEdit属性),FileName属性值将显示在该 组件中。
• FilterComboBox1.Filter :='All files|*.TXT;*.PAS;*.WB1';
• • 3.Mask属性: • 该属性返回用户当前所选择的过滤条件。如果
关联了文件列表框组件,则文件列表框的Mask属 性值会随该属性值的变化自动变化。
• 例11-1 磁盘文件浏览器

《文件管理》PPT课件_OK

《文件管理》PPT课件_OK
3) 文件系统的接口
为方便用户使用文件系统,文件系统通常向用 户提供两种类型的接口:
(1) 命令接口。 这是指作为用户与文件系统交互 的接口。 用户可通过键盘终端键入命令,取得文件 系统的服务。
(2) 程序接口。这是指作为用户程序与文件系统 的接口。用户程序可通过系统调用来取得文件系统 的服务。
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第六章 文 件 管 理
文件系统的定义: 文件系统是操作系统中以文件方式管理计算机软件
资源的软件和被管理的文件和数据结构(如目录和 索引表等)的集合。从系统角度来看,文件系统是 对文件存储器的存储空间进行组织、分配和回收, 负责文件的存储、检索、共享和保护。从用户角度 来看,文件系统主要是实现“按名取存”,文件系 统的用户只要知道所需文件的文件名,就可存取文 件中的信息,而无需知道这些文件究竟存放在什么 地方。
(1) 系统文件。这是指由系统软件构成的文件。 大多数的系统文件只允许用户调用,但不允许用户 去读,更不允许修改;有的系统文件不直接对用户 开放。
(2) 用户文件。指由用户的源代码、目标文件、 可执行文件或数据等所构成的文件。用户将这些文 件委托给系统保管。
(3) 库文件。这是由标准子例程及常用的例程等 所构成的文件。这类文件允许用户调用,但不允许 修改。
• 掌握文件的逻辑结构,熟悉五种记录文件。 • 掌握文件控制块和多级目录结构,掌握UNIX树型带
勾连的目录结构和可装卸文件系统,了解Windows98 VFAT目录结构。熟悉目录查询技术,掌握内存的目 录管理表,掌握文件操作与目录管理关系。 • 掌握基于索引节点的共享方式和利用符号连接的文 件共享。 • 掌握文件的存取控制,熟悉分级安全管理,了解文 件的转储和恢复,了解WindowsNT安全性。

文件控制培训PPT

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4) 记录表格(record) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录:
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录,可分为下列两种类型: 1)与质量体系运行有关的记录,包括: “质量体系审核报告;质量成本报告; 设计评 审报告; 设计验证记录; 设计更改记录;工艺更改记录;合同评审记录;质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录,包括: 产品鉴定报告; 产品审核报告: 产品验证报告; 质量检验记录; 产品试验记录; 不合格品处置报告; 产品让步记录,等等。
文件编号原则
文件分类号

区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求(包含TS16949中§4要求等)
0
2 管理职责总体要求(包含TS16949中§5要求等)
1
3 资源管理总体要求(包含TS16949中§6要求等)
2
4 设计相关要求(包含TS16949中§7.1;7.2;7.3要求等)
3
5 采购及供应商管理要求(包含TS16949中§7.4要求等)
记录整理、保存、检索:
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存,按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类: 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表(公司编号表)

文件管理控制程序

文件管理控制程序

文件管理控制程序 Document number:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
1.目的:
为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用,特制定本程序。

2.范围:
本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。

3.职责:
3.1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布,管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布,各职能
部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。

3.2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。

3.3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。

4.程序内容
5、相关文件:
《质量手册》
《记录控制程序》 SHY(Q+E)2-05
6、引用表格
《文件发放范围一览表》 SHY(Q+E)4-09-01 《文件发放登记表》 SHY(Q+E)4-09-02
《文件更改审批单》 SHY(Q+E)4-09-03
《体系文件更改状况清单》 SHY(Q+E)4-09-04 《外部标准目录》 SHY(Q+E)4-09-00 《文件评审记录表》 SHY(Q+E)4-09-16。

文件控制程序课件

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烟台工厂 代表该过程要求程序序号 代表某过程对应标准要求条款号 代表程序文件,是Document Procedure的缩写
如DP-0401/YT,表示标准4要求中引出或涉及的第1个程序。
作业指导书:
WI-☆☆ ◎◎ ○○/YT
代表该程序下的文件顺序号 代表该过程要求程序序号 代表某过程对应标准要求条款号 代表作业文件,是work instructor的缩写,对应于DP
凡与体系运行紧密相关的文件均应受控。必须在文 件封面(产品图样及工艺文件每页)加盖受控章。
受控文件不得自行影印,如有需要,应申请发放。
文件信息传达
文件责任起草 (修订)部门(人员),负责将文件 内容及相关表单发放(修订)情况通报文件发行 部门(人员)和相关使用部门。
文件使用部门根据需要到文件发行部门(人员) 申请,并将文件细节传达到本部门所有相关人员。
文件发行部门(人员)接到文件发放(变更)信 息后,根据使用部门的申请,受控发放文件。
一级文件申请由最高管理者审批,二级文件申请 由管理者代表审批,三级文件申请由过程负责部 门领导审批。
品质记录文件的控制执行《记录控制程序》DP0401/YT。
申请部门
文件名称 申请原因:
文件申请单
申请人员 文件编号
申请新文件 申请更新文件
申请时间
体系工程师意见:
评审意见:
注:在需要选择的项目上划“√”。 F-040102 Rev.00
如WI-040102/YT,表示DP-0401/YT程序的第2个作业文件。
※ 特记:当作业文件有分文件时,一般有WI☆☆◎◎○○-□□。□□代表 分文件序号
记录表:
F-☆☆ ◎◎ ○○
代表该程序下的文件顺序号 代表该过程要求程序序号 代表某过程对应标准要求条款号 记录代号,代表记录,是Form的缩写,对应于DP

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新状态清单控制。
a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录,以便查阅,并编制“最新状态清单”
b.每份文件一经旧该,必须在“最新状态清单”中得到反映,不断地更新“最新状态 清
单” c. “最新状态清单”的编制,可视不同的文件而顶,可作单独一个文件编制,也可综 合
汇编,或根据目录的编写。“最新状态清单“和目录放在一起是最简单的方法。能做到一
目序了号然。和(文目或件录章名放节称在)一起编时号可采用的页表次示如下:1版号/修2改次序3
4
5
6
1
2
3
4
2. 文件的归档和保管控制 1. 所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档(经审核、批准以后,均需按规 定的
分工到办公室办理入档手续)。办公室应立即使办理登记,记录在“文件入档登记表 “(
WS/QP4-1-01)。文件和资料的提供部门对其正确性负责。 2. 所有入档的文件和资料均为受控文件,经登记的原版文件和资料存放在档案料 柜中
件和记录(查)阅单“(WS/QP44-1-02)在规定的期限内归还,到期不还的由办公室文 件 管理员收回。
学海无 涯 4-1-5
WS/QP-1
文件控制管理程序
版本:A 第 6 页共
14 页 5. 电子媒体形式的文件,归档和保管方式相同,并视情况必要时。需制作备份, 以免 丢失。 6. 文件按“受控“和”非受控“二大方式控制。除”质量手册“向顾客提供时作 为“ 非受控”文件发放外,其余文件都属“受控”文件。非受控文件发放时也应登记。
7 附件:(需要时)
3. 程序文件的首页格式和续页格式 (1)首页格式
威索公司
(XXXX 程序)
版本:A 第 4 页共
编号 版本
WS/QPX-X
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二、文件管制的目的和定义
• 目的: • 对公司质量管理体系所要求的文件的编 写、评审、批准、发放、使用、更改、再 次批准、标识、回收和作废等过程进行控 制,以确保公司各部门和工作场所使用现 行有效的文件和资料(即适用版本),防 止使用作废的文件,达到保持公司质量管 理体系运行的符合性的目的。
二、文件管制的目的和定义
四、文件管制程序
• 如:
项目部 销售部 计划部 设备部 RD MD PC EC HTA-RD-001 HTA-MD-001 HTA-PC-001 HTA-EC-001
四、文件管制程序
• • 2.3四阶表单编号的规则: HTA-□□□□-□□△ 两位流水号 • 此四个方框代表表单出自的程序文件 的编号如PD01,三阶文件的话就写三阶文件的编 号,如QC001,; • △代表版本号(文件所附表单版本变更时, 只需表单版本变更,文件版本不变更)
• 3参考用文件的发放
• 3.1 当客户、供应商等外部人员需要本公司 的文件时,由需求部门填写“文件申请单”经管 理者代表批准后,由文控中心复印,在副本上加 盖“仅供参考”章后发放。但文件不需受控。
四、文件管制程序
• 4文件更改与作废 • 4.1 文件之更新,可采取换版、换页之方式。第 一版为A版,每小修改一次,变更为B版、C版… …依 此类推顺换。 • 4.2 体系文件的第二页为修订页,要简要说明修 订内容。 文控中心保留旧版原稿,并盖上“保留” 章作为历史档案保存。回收之旧版文件文控中心需 立即加盖“作废”章并销毁,亦可作再生使用,文件 副本如属机密文件,则立即销毁,不能作再生纸使 用。
• • 如:生产部的SOP 品质 部的SIP、工模部的作业指导书
一、文件的几个阶层
• 四阶文件:

就是使用的各种表单 如:培训效果调查表、费用申请单、管理评 审报告ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱXX登记表、设备定期检查保养记录 表、通知单、提案改善统计表等。
一、文件的几个阶层
• 外来文件:

就是供应商或客户提供的各种说明书或 是标准 如: PCH 禁用物质管理标准--中文、 限制物质标准、XX使用说明书。
四、文件管制程序
• 2.4 文件正式发行后,文控员及时将受控文件 的电子档存放在公司的电子平台(版本更新时, 要及时删除旧版电子档,同时上传最新版本), 供大家参阅、学习,但参阅人只有只读权限。 • 2.5 文控中心负责文件的受控发行工作,正常 情况下1个工作日完成相关的受控发行等工作。
四、文件管制程序
一、文件的几个阶层
• 一阶文件是总纲:
• 如
• 环境方针:环境优先、遵守法规、 节能降耗
一、文件的几个阶层
• 二阶文件是程序:
• 工作按流程、公司如何运作也靠程序
• • •
如:产品开发和导入程序 生产计划和 实施程序 记录管制程序
一、文件的几个阶层
• 三阶文件: • 是各部门根据实际制定的相关管理 规定和作业指引
四、文件管制程序


2.1程序文件编号为HTA-PD两位数流水号;
2.2三阶文件的编号原则是HTA-部门编号 (品管部QC,仓储部WH,生产部PR,人资行 政部HR,项目部RD,销售部MD,财务FD, 采购PU,计划PC,设备EC)-三位流水号, (备注:生产部编码由于同一特殊工站不同机 器机台参数不同增加一组流水号。即:HTAPR-XXX-XXX)
文件管理控制程序
2013年12月6日
• 请将手机设 置为振动或 关闭状态!
讲解基本内容
• 一、文件的几个阶层 • 二、文件管制的目的和文件定义 • 三、职责和权限
• 四、文件管制程序 • 五、印章的类型
• 六、 相关记录 • 七、结束语
一、文件的几个阶层
• 一阶文件是总纲:如下
• 质量方针:全员参与管理,持续改善 品质,提升客户满意度
及管理(包括:受控、分发、归档、保 管、回收、作废和记录)以及质量管理 体系运行所需的外部文件的管控。 • 各部门应指定人员负责管理与本部门 相关的带有“受控”标识的文件。 • 未经过以上流程签名确认或未按规定 签名确认的文件无效。
四、文件管制程序
• 1文件的编号
• • • • • • • • 1在文件编写时,由编写部门到文控中心申请文 件编号。 2文件编号原则: 质量手册编号: HTA-QM; 环境手册编号: HTA-EM; GP管理手册编号: HTA-GP; 职业健康安全管理手册编号: HTA-OHM; 社会责任管理手册编号: HTA-SAM; 信息安全管理手册编号: HTA-ISM
• • 定义: 文件:信息及其承载媒体。包括:管理 手册、程序文件、记录、规范、图样、标 准等。 • 工程文件:指导工人操作和用于生产、 工艺管理等的各种技术文件的统称。包括: BOM、工艺卡、流程图、产品图等。 • 机密文件:是指公司所有涉及产品价格 及其它重要信息的文件。
三、职责和权限

文控中心:负责体系文件的标准化
四、文件管制程序
• 5文件补发及借阅 • 5.1 因文件破损、遗失而要补发时,应由申请单 位填写《文件申请单》经部门主管确认,管理者代 表核准后交文控文员依5.2.1作业。 5.2 文件的借阅:有文件需要借阅时,仍需填写 《文件申请单》,经体系工程师或者管代批准后方 可借阅,同时要填写《文件借阅登记表》登记、留 档。借阅者不可将文件私自复印或带出文控中心规 定的范围内。
四、文件管制程序
• 2.2 文控员需将更新后的文件归档、保存,同 时登记在《受控文件清单》中,并及时更新电子平 台文件。
四、文件管制程序
• 2.3 旧版文件及废止文件的原件,文控中心需加 盖“保留”章保存(三阶文件仅保存电子档),回 收的旧版文件文控中心需立即盖“作废”章,以免 与有效文件混淆。
四、文件管制程序
• .3 文件版本控制:
• 第一次编写时为A版,修改一次后变为B版,修改 第二次后为C版,以此类推……
四、文件管制程序
• 2文件发行及旧版的回收 • 2.1 各文件编制部门在编制好文件后,先将 电子档发给文控中心,文控确认合格后,返回原编 写单位签核。文件经签核后,编制部门需填写《文 件发放计划表》,文控中心按发放计划表来确定复 印份数,文控员将签核好之复印件盖上“受控文件” 章, 受控章盖当天的日期。(彩色作业指导书除外: 原件发放至生产线,复印件保留在文控中心,三阶 文件仅保留电子档)。文控员依照《文件发放计划 表》所列发放单位分发,被分发单位接收人要在 《文件发放/回收记录表》中签名。文件版本更新发
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