合规管理办法(企业社会责任)
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6. 信息评估 调查报告概述发现的问题和调查员的建议。报告的撰写应当以清晰而有说服 力的方式来支持得到的最终发现。另外，发现的问题不应当以法律结论术语加以
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合规管理办法
记载。应当以具体的不可接受的行为来表述发现的问题。 在定稿之前，合规主管应当审查调查报告的草稿。合规主管能帮助识别法律
问题，以及确定某些事实是否符合法定标准。合规主管亦可以帮助识别哪些形式 的纠正措施从法律上来说是恰当的。
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合规管理办法
13. 在道德和合规性问题上代表公司与监管者和政府官员接洽。 14. 定期向总裁办提交关于道德和合规性方案的评估和报告。
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第三部分 合规管理办公室工作流程
合规管理办法
第一章 调查流程（以骚扰、暴力和歧视类举报为例） 1. 接到骚扰、暴力、歧视类举报后的反应 合规管理办公室需要第一时间对接到的工作场所不当行为举报做出反应，这
第二部分 合规管理办公室职能
合规管理办法
1. 对公司面临的重大道德和合规风险保持独立观察，在风险显现时采取相 应的措施。
2. 评价公司领导格调和道德文化，并确保遵循最高的道德标准。 3. 为公司道德和合规计划要素设定有效期望标准，包括框架、标准、流程、 系统、工具、培训和沟通。 4. 支持公司业务和职能部门实施方案来实现他们的道德和法律义务，并有 效地控制/规避已经识别的道德与合规风险。 5. 停止任何违反公司《行为准则》或适用的法律合规性要求的交易或活动。 6. 提供支持帮助员工和其他人解决道德困境和遵守公司《行为准则》、公司 标准和适用法律。 7. 运作公司举报系统并且确保相关的调查符合公司的标准与流程。 8. 在适当情况下，对道德合规性问题进行独立的调查。 9. 聘请并指示法律顾问进行调查，并对公司道德和合规性方案提供其他支 援。 10. 支持并协助业务和职能领导针对违反公司《行为准则》的行为执行统一 的纪律程序，将道德和合规性纳入到绩效考核和其他人力资源的过程中。 11. 客观地监测和评估公司道德和合规性方案是否充分，从而控制/规避公司 的重大道德与合规性风险，并在适当情况下，提出改善建议。 12. 客观评估公司道德与合规性方案的成效，以满足利益相关者（包括监管 部门）的要求。
HRH
恒瑞行传播集团 运营中心-王叶民
[合规管理办法]
架构、职能与工作流程
目录
合规管理办法
第一部分 合规管理办公室组织架构.............................................................................3 第二部分 合规管理办公室职能 .....................................................................................4 第三部分 合规管理办公室工作流程.............................................................................6
有害物质 废水及固体废弃物
空气排放 产品含量控制
道德
廉洁经营 无不正当收益
信息公开 知识产权 公平交易、广告和竞争 身份保密
隐私 杜绝打击报复
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2. 内部合规审查的目的 识别风险 持续改善 健全管理系统 3. 内部合规审查人员需要具备的技能 掌握管理系统审查的方法 从员工处搜集信息的能力 熟知审查标准和法律要求 4. 内部合规审查的流程
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合规管理办法
位上可能会被视为一种报复行为。 最后，调查员需要与合规主管沟通，以确定是否需要将接受调查的事项纳入
风险管理系统。这一决定需要进行书面记载，包括纳入或未纳入风险管理系统的 原因。
如果触犯者是公司的供应商，该事件应当第一时间通知合规管理办公室，以 进行必要的风险管理。
4. 调查规划 一旦决定开展正式的工作场所调查，合规管理办公室需要就如何开展调查制 定一份计划。计划应确定： 谁来进行调查？ 需要查阅哪些文件（如人事档案）？ 需要跟哪些人面谈？ 跟这些人面谈的次序？ 作为面谈过程的一部分，需要告诉每一个人的标准的信息是什么？ 人事经理或指定的其他人会负责大部分调查工作。为了保证调查员的中立性、 客观性和不受任何感觉到的偏见的影响，每一项调查都需要逐个评估，确定调查 员。 合规管理办公室在任何时候都可能选择外部人员开展调查工作，以避免质疑 调查员在调查中心存偏见或受到限制。 5. 调查 在展开面谈前，需要准备一份标准问题的清单，包括每次面谈时标准的开场 白和结束语。
在面谈的过程中，调查员应当从比较宽泛的标准问题开始，然后根据接受面 谈的员工的反应跟进询问更具体的问题。应当要求接受面谈人员按照时间顺序讲 述，或者说明时间期间。应当询问提供相关信息的人员有没有任何其他人在场， 或通过其他途径证实这些信息。
在面谈的结尾，应当询问员工有没有其他的有关工作场所不当行为的信息。 告诉接受面谈的员工，如果他们回忆起其他有关的任何信息，他们应当联系调查 员。
些不当行为包括但不限于骚扰、暴力或暴力威胁、歧视。而且，合规管理办公室 通过非常正式的流程来处理类似举报。直接主管不应试图单独解决此类举报问题， 而应当通知人力资源部和合规管理办公室采取必要措施。
2. 举报 一旦接到举报，合规管理办公室的第一要务是了解确认有关本指控的尽可能 多的信息。接到或处理举报的人员应到询问举报员工以下问题： 发生了什么？ 什么时候发生的？ 以前有没有发生过？ 有没有发生在其他人身上？ 发生的时候谁在场（证人）？ 就这一事件，你有没有跟其他任何人谈过？ 这一行为受欢迎或不受欢迎的程度如何？ 有没有向被指控的骚扰者表示这一行为是不受欢迎的？ 你有没有其他的可以对指控加以证实的信息？ 另外，让举报员工以书面的形式详细描述指控。但是，合规管理办公室不应 仅仅因员工拒绝以书面形式举报或匿名举报而忽略了合规管理办公室对举报进
诺或保证保密性。 询问举报员工的看法，应当采取什么措施补救这一问题。应当告诉员工，
尽管公司会考虑他的建议，但公司有义务针对应采取的纠正措施做出独立的决定。 3. 对举报的评估 接到举报后，合规管理办公室需要对获取的信息加以评估，确定是不是需要
进行正式的工作场所调查。如果发现的问题能够很快纠正，无需正式的调查，适 当的质问就足以了。
请接受面谈的每位人员对他们知晓的导致本次调查的事件进行总结，签署总 结文件并提交调查员。另外，调查员需要对每位员工的面谈和员工的反应进行总 结。一旦面谈总结完成，要求接受面谈的员工签署面谈声明书。
在调查的整个过程中，合规管理办公室需要尽力在终止触犯行为与保护举报 人和被举报人权利和名誉之间做好平衡。应当避免过多地披露调查中涉及的指控 和信息。调查员和其他员工应当避免在调查范围之外谈论这些指控及相关信息。 调查中获取的指控和信息应当尽量保密。
7. 采取纠正措施 最终版的调查报告将提交总裁办。总裁办将确定是否需要或采取什么样的纠 正措施。 纠正措施包括以下形式：以简短的备忘录的形式提醒所有员工某些行为和讨 论在工作场所是不合适的也是不被容忍的，直至解除与某位或某些员工的劳动关 系。什么程度的反应是恰当而必要的取决于涉及的是什么样的行为，谁牵涉其中， 以及以前是否发生过类似行为。 调查员会记录总裁办的决定；尤其是采取的纠正措施或没有必要采取纠正措 施。 如果工作场所不正当行为得以证实，公司在决定采取何种纠正措施时需要考 虑以下问题： 这一事件是孤立的事件，还是它反映了一种不正当行为的模式？ 这一事件有没有严重到从客观上营造了一种敌对的工作环境？ 有工作场合不正当行为的人员是否为管理人员？ 有没有任何管理人员未能报告知晓的或可疑的骚扰行为？ 牵涉其中的员工先前彼此之间的关系是什么？ 这一事件是否存在不正当的身体接触？语言侮辱或仅仅是不恰当的讨
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合规管理办法
第二章 内部合规审查流程 1. 内部合规审查的内容及标准 合规管理办公室定期（至少每年一次）开展内部合规审查，确保遵守法律法
规、《行为准则》以及客户合同中与劳动用工、道德、Biblioteka Baidu境、健康与安全责任相 关的要求。
劳动用工
自由选择就业 禁止使用童工 工作时间 工资与福利 人道待遇 不歧视 自由结社
第一章 调查流程 ..........................................................................................................6 第二章 内部合规审查流程 ...................................................................................... 12 附录 .................................................................................................................................. 16
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合规管理办法
行调查的责任。 与举报人最初接触的一般话术应当让员工确信合规管理办公室会严肃对待
举报事项，也应当赞扬员工能挺身而出。 在与举报员工的初步会谈中，应当就以下问题进行讨论： 公司政策禁止报复，以及如果遭到报复应该如何举报。 应当指导员工不要与其他员工讨论调查事宜，直到调查完成。 让员工确信，合规管理办公室会尽量以保密的方式开展调查，但不能承
论？
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合规管理办法
举报员工有没有以任何方式表示这一行为是受欢迎的？ 口头的评论是贬损性的或敌对性的，还是仅仅是无意当中的冒犯性评
论？ 有没有证据表明，特定受保护群体的某位或若干位成员单独受到了不同
的对待？ 8. 纠正措施的监控 人力资源部负责监控纠正措施的实施。最终的调查档案中的备忘录将记载纠 正措施已经完成。 9. 最终调查档案 最终版的调查报告、调查过程中产生的所有支持性的记录和备忘录，以及与 纠正措施相关的文件，都应当归集到最终的工作场所调查档案中。这些档案应独 立存放，不应与人力资源部员工的人事档案存于一处。
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合规管理办法
合规管理办公室需要跟所有识别出的对该事件可能掌握一定信息的人员面 谈。在初次谈话的开始，调查员应当解释调查的目的以及对员工的期望。应当告 诉接受面谈的每一个人，尽管合规管理办公室严肃对待该指控，但尚未做出结论。
应当跟每一位员工说明，不要跟其他员工讨论该调查。最后，需要向员工解 释，公司政策禁止报复，以及有报复行为的员工要面临的后果。
如果指控在性质上很严重，发现的问题很复杂，若干员工涉嫌其中，或者相 关事实可能处于争论之中，合规管理办公室就需要开展正式的调查。如果问题以 非正式的方式很快得到了解决，该事件应当书面归档，举报员工认可问题已经得 到了纠正。
另外，合规管理办公室需要评估举报事项，确定是否有必要采取任何临时措 施。临时措施可能包括暂时重新分派工作，允许举报员工休假，调查接近完成时 对遭指控的触犯者采取休假处理。合规管理办公室也需要对临时措施进行审查， 以确保没有给举报员工带来负面影响。例如，把举报员工重新分派到不理想的岗
健康与安全
职业安全 应急响应 职业伤害与疾病 工业卫生 体力要求高的工作 机器防护 公共卫生、食物和宿舍
管理系统
公司承诺 管理责任与职责 法律与客户要求 风险评估与风险管理 绩效目标及实施计划与措施 培训 沟通 员工反馈与参与 审计与评估 纠正措施步骤 文档与记录
环境
环境许可和报告 预防污染和节约资源
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第一部分 合规管理办公室组织架构
合规管理办法
公司设立跨部门的合规管理办公室来管理和监督其道德和合规计划，并由合 规主管来领导。
合规管理办公室向公司总裁办汇报工作。
合规管理办公室 （合规主管）
总裁办代表 （总裁助理）
法务代表 （法务经理）
人力资源代表 （人事经理）
财务代表 （财务经理）
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合规管理办法
记载。应当以具体的不可接受的行为来表述发现的问题。 在定稿之前，合规主管应当审查调查报告的草稿。合规主管能帮助识别法律
问题，以及确定某些事实是否符合法定标准。合规主管亦可以帮助识别哪些形式 的纠正措施从法律上来说是恰当的。
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合规管理办法
13. 在道德和合规性问题上代表公司与监管者和政府官员接洽。 14. 定期向总裁办提交关于道德和合规性方案的评估和报告。
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第三部分 合规管理办公室工作流程
合规管理办法
第一章 调查流程（以骚扰、暴力和歧视类举报为例） 1. 接到骚扰、暴力、歧视类举报后的反应 合规管理办公室需要第一时间对接到的工作场所不当行为举报做出反应，这
第二部分 合规管理办公室职能
合规管理办法
1. 对公司面临的重大道德和合规风险保持独立观察，在风险显现时采取相 应的措施。
2. 评价公司领导格调和道德文化，并确保遵循最高的道德标准。 3. 为公司道德和合规计划要素设定有效期望标准，包括框架、标准、流程、 系统、工具、培训和沟通。 4. 支持公司业务和职能部门实施方案来实现他们的道德和法律义务，并有 效地控制/规避已经识别的道德与合规风险。 5. 停止任何违反公司《行为准则》或适用的法律合规性要求的交易或活动。 6. 提供支持帮助员工和其他人解决道德困境和遵守公司《行为准则》、公司 标准和适用法律。 7. 运作公司举报系统并且确保相关的调查符合公司的标准与流程。 8. 在适当情况下，对道德合规性问题进行独立的调查。 9. 聘请并指示法律顾问进行调查，并对公司道德和合规性方案提供其他支 援。 10. 支持并协助业务和职能领导针对违反公司《行为准则》的行为执行统一 的纪律程序，将道德和合规性纳入到绩效考核和其他人力资源的过程中。 11. 客观地监测和评估公司道德和合规性方案是否充分，从而控制/规避公司 的重大道德与合规性风险，并在适当情况下，提出改善建议。 12. 客观评估公司道德与合规性方案的成效，以满足利益相关者（包括监管 部门）的要求。
HRH
恒瑞行传播集团 运营中心-王叶民
[合规管理办法]
架构、职能与工作流程
目录
合规管理办法
第一部分 合规管理办公室组织架构.............................................................................3 第二部分 合规管理办公室职能 .....................................................................................4 第三部分 合规管理办公室工作流程.............................................................................6
有害物质 废水及固体废弃物
空气排放 产品含量控制
道德
廉洁经营 无不正当收益
信息公开 知识产权 公平交易、广告和竞争 身份保密
隐私 杜绝打击报复
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2. 内部合规审查的目的 识别风险 持续改善 健全管理系统 3. 内部合规审查人员需要具备的技能 掌握管理系统审查的方法 从员工处搜集信息的能力 熟知审查标准和法律要求 4. 内部合规审查的流程
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合规管理办法
位上可能会被视为一种报复行为。 最后，调查员需要与合规主管沟通，以确定是否需要将接受调查的事项纳入
风险管理系统。这一决定需要进行书面记载，包括纳入或未纳入风险管理系统的 原因。
如果触犯者是公司的供应商，该事件应当第一时间通知合规管理办公室，以 进行必要的风险管理。
4. 调查规划 一旦决定开展正式的工作场所调查，合规管理办公室需要就如何开展调查制 定一份计划。计划应确定： 谁来进行调查？ 需要查阅哪些文件（如人事档案）？ 需要跟哪些人面谈？ 跟这些人面谈的次序？ 作为面谈过程的一部分，需要告诉每一个人的标准的信息是什么？ 人事经理或指定的其他人会负责大部分调查工作。为了保证调查员的中立性、 客观性和不受任何感觉到的偏见的影响，每一项调查都需要逐个评估，确定调查 员。 合规管理办公室在任何时候都可能选择外部人员开展调查工作，以避免质疑 调查员在调查中心存偏见或受到限制。 5. 调查 在展开面谈前，需要准备一份标准问题的清单，包括每次面谈时标准的开场 白和结束语。
在面谈的过程中，调查员应当从比较宽泛的标准问题开始，然后根据接受面 谈的员工的反应跟进询问更具体的问题。应当要求接受面谈人员按照时间顺序讲 述，或者说明时间期间。应当询问提供相关信息的人员有没有任何其他人在场， 或通过其他途径证实这些信息。
在面谈的结尾，应当询问员工有没有其他的有关工作场所不当行为的信息。 告诉接受面谈的员工，如果他们回忆起其他有关的任何信息，他们应当联系调查 员。
些不当行为包括但不限于骚扰、暴力或暴力威胁、歧视。而且，合规管理办公室 通过非常正式的流程来处理类似举报。直接主管不应试图单独解决此类举报问题， 而应当通知人力资源部和合规管理办公室采取必要措施。
2. 举报 一旦接到举报，合规管理办公室的第一要务是了解确认有关本指控的尽可能 多的信息。接到或处理举报的人员应到询问举报员工以下问题： 发生了什么？ 什么时候发生的？ 以前有没有发生过？ 有没有发生在其他人身上？ 发生的时候谁在场（证人）？ 就这一事件，你有没有跟其他任何人谈过？ 这一行为受欢迎或不受欢迎的程度如何？ 有没有向被指控的骚扰者表示这一行为是不受欢迎的？ 你有没有其他的可以对指控加以证实的信息？ 另外，让举报员工以书面的形式详细描述指控。但是，合规管理办公室不应 仅仅因员工拒绝以书面形式举报或匿名举报而忽略了合规管理办公室对举报进
诺或保证保密性。 询问举报员工的看法，应当采取什么措施补救这一问题。应当告诉员工，
尽管公司会考虑他的建议，但公司有义务针对应采取的纠正措施做出独立的决定。 3. 对举报的评估 接到举报后，合规管理办公室需要对获取的信息加以评估，确定是不是需要
进行正式的工作场所调查。如果发现的问题能够很快纠正，无需正式的调查，适 当的质问就足以了。
请接受面谈的每位人员对他们知晓的导致本次调查的事件进行总结，签署总 结文件并提交调查员。另外，调查员需要对每位员工的面谈和员工的反应进行总 结。一旦面谈总结完成，要求接受面谈的员工签署面谈声明书。
在调查的整个过程中，合规管理办公室需要尽力在终止触犯行为与保护举报 人和被举报人权利和名誉之间做好平衡。应当避免过多地披露调查中涉及的指控 和信息。调查员和其他员工应当避免在调查范围之外谈论这些指控及相关信息。 调查中获取的指控和信息应当尽量保密。
7. 采取纠正措施 最终版的调查报告将提交总裁办。总裁办将确定是否需要或采取什么样的纠 正措施。 纠正措施包括以下形式：以简短的备忘录的形式提醒所有员工某些行为和讨 论在工作场所是不合适的也是不被容忍的，直至解除与某位或某些员工的劳动关 系。什么程度的反应是恰当而必要的取决于涉及的是什么样的行为，谁牵涉其中， 以及以前是否发生过类似行为。 调查员会记录总裁办的决定；尤其是采取的纠正措施或没有必要采取纠正措 施。 如果工作场所不正当行为得以证实，公司在决定采取何种纠正措施时需要考 虑以下问题： 这一事件是孤立的事件，还是它反映了一种不正当行为的模式？ 这一事件有没有严重到从客观上营造了一种敌对的工作环境？ 有工作场合不正当行为的人员是否为管理人员？ 有没有任何管理人员未能报告知晓的或可疑的骚扰行为？ 牵涉其中的员工先前彼此之间的关系是什么？ 这一事件是否存在不正当的身体接触？语言侮辱或仅仅是不恰当的讨
11 / 16
合规管理办法
第二章 内部合规审查流程 1. 内部合规审查的内容及标准 合规管理办公室定期（至少每年一次）开展内部合规审查，确保遵守法律法
规、《行为准则》以及客户合同中与劳动用工、道德、Biblioteka Baidu境、健康与安全责任相 关的要求。
劳动用工
自由选择就业 禁止使用童工 工作时间 工资与福利 人道待遇 不歧视 自由结社
第一章 调查流程 ..........................................................................................................6 第二章 内部合规审查流程 ...................................................................................... 12 附录 .................................................................................................................................. 16
6 / 16
合规管理办法
行调查的责任。 与举报人最初接触的一般话术应当让员工确信合规管理办公室会严肃对待
举报事项，也应当赞扬员工能挺身而出。 在与举报员工的初步会谈中，应当就以下问题进行讨论： 公司政策禁止报复，以及如果遭到报复应该如何举报。 应当指导员工不要与其他员工讨论调查事宜，直到调查完成。 让员工确信，合规管理办公室会尽量以保密的方式开展调查，但不能承
论？
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合规管理办法
举报员工有没有以任何方式表示这一行为是受欢迎的？ 口头的评论是贬损性的或敌对性的，还是仅仅是无意当中的冒犯性评
论？ 有没有证据表明，特定受保护群体的某位或若干位成员单独受到了不同
的对待？ 8. 纠正措施的监控 人力资源部负责监控纠正措施的实施。最终的调查档案中的备忘录将记载纠 正措施已经完成。 9. 最终调查档案 最终版的调查报告、调查过程中产生的所有支持性的记录和备忘录，以及与 纠正措施相关的文件，都应当归集到最终的工作场所调查档案中。这些档案应独 立存放，不应与人力资源部员工的人事档案存于一处。
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合规管理办法
合规管理办公室需要跟所有识别出的对该事件可能掌握一定信息的人员面 谈。在初次谈话的开始，调查员应当解释调查的目的以及对员工的期望。应当告 诉接受面谈的每一个人，尽管合规管理办公室严肃对待该指控，但尚未做出结论。
应当跟每一位员工说明，不要跟其他员工讨论该调查。最后，需要向员工解 释，公司政策禁止报复，以及有报复行为的员工要面临的后果。
如果指控在性质上很严重，发现的问题很复杂，若干员工涉嫌其中，或者相 关事实可能处于争论之中，合规管理办公室就需要开展正式的调查。如果问题以 非正式的方式很快得到了解决，该事件应当书面归档，举报员工认可问题已经得 到了纠正。
另外，合规管理办公室需要评估举报事项，确定是否有必要采取任何临时措 施。临时措施可能包括暂时重新分派工作，允许举报员工休假，调查接近完成时 对遭指控的触犯者采取休假处理。合规管理办公室也需要对临时措施进行审查， 以确保没有给举报员工带来负面影响。例如，把举报员工重新分派到不理想的岗
健康与安全
职业安全 应急响应 职业伤害与疾病 工业卫生 体力要求高的工作 机器防护 公共卫生、食物和宿舍
管理系统
公司承诺 管理责任与职责 法律与客户要求 风险评估与风险管理 绩效目标及实施计划与措施 培训 沟通 员工反馈与参与 审计与评估 纠正措施步骤 文档与记录
环境
环境许可和报告 预防污染和节约资源
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第一部分 合规管理办公室组织架构
合规管理办法
公司设立跨部门的合规管理办公室来管理和监督其道德和合规计划，并由合 规主管来领导。
合规管理办公室向公司总裁办汇报工作。
合规管理办公室 （合规主管）
总裁办代表 （总裁助理）
法务代表 （法务经理）
人力资源代表 （人事经理）
财务代表 （财务经理）
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