物资采购合同管理办法

物资采购合同管理办法

一、目的：为了加强河南XXXXX实业有限公司（以下简称“公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）管理，规范物资采购经营行为，减少交易风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和《河南XXXXXX 集团物资采购合同管理办法》（河南XXXXXX 〔2011〕1101号），按照XXXX控股要求，结合XXXXX实际，特制订本办法。

二、适用范围：

（一）本办法适用于永银公司合同的订立、履行、变更、纠纷处理和其他合同行为。

（二）所有物资采购业务必须订立合同，并采取书面形式，特殊情况实行报批制。

（三）物资采购合同使用XXXX公司统一的文本格式。

三、职责：

（一）合同的签订：

1. 签约人必须取得合法授权，取得授权的程序和授权使用范围按照公司有关规定办理。

2. 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：供应商是否具有合同签约资格、有无经营权、履约能力及资信情况；对方签约人是否为法定代表人或授权代理人及其授权代理权限等。

3. 合同内容（商务条款及技术附件）应严格按照招投标审批结果签订，对于重大偏离必须按相关程序报批。

4. 合同内容应具备以下条款：供货单位全称（或姓名）、地址、标的物、规格型号、数量、价款、质量技术要求、交货期限、地点和方式、付款方式、违约责任、解决争议的方法及适用法律等，并注明签约日期和地点（原则上为我方所在地）等。

5. 实行合同审批制度，形成XXXXX合同会审会签单（详见附表1），合同按审批授权权限审批后方可签订。

（二）合同的履行

1. 合同依法成立，即具有法律约束力，不得擅自变更、解除或终止。合同各方应本着“重合同，守信誉”的原则，及时、全面地履行合同约定的义务。供销部应明确合同履行的具体责任人，对合同履行的全过程进行跟踪和负责。

2. 对于供销部所采购的物资，由合同管理员完成合同的签订，及时归档管理，并建立合同管理台账，记录合同中关键事项（经营管理部、合同签订日期、物资名称、供应商全称、合同总价、付款方式等）。

3. 供销部及使用单位应对供应商的履约情况和产品的使用情况进行跟踪记录，并对合同履行中的重大事项（如质量、价格、交货期、付款方式等方面的变动）向公司招议标领导小组及时汇报。

（三）合同变更与解除

1. 合同履行遇到困难，供销部应尽一切努力协调有关单位、部门，尽力保障合同履行。实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合理期限内与合同相对人积极沟通、协商。

2. 对方当事人提出变更、解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，做好风险防范控制。

3. 变更、解除合同应采用书面形式（包括合同当事人的信件、函电、电传等），审批权限和程序按原合同执行，但报批前供销部门应书面通报监督部门和相关单位。变更、解除资料与原合同一并归档管理。

（四）合同主体变更

1. 合同主体变动，我方须要求对方提供如下材料：

（1）变更函或更换关系证明；

（2）当地工商行政部门开具的变更证明；

（3）变动前后的资质文件（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、法人证书、资信证明、鉴定证书、产品的必要证件）；

（4）变动前后供应商的全套财务印鉴。

2. 在完成上述工作后，供销部门须对变更情形及各项资质进行初审，并出具《关于×××变更为×××的情况说明和审查意见》（详见附件2），经办人和供销部负责人签字，加盖供销部门印章并附齐资质材料后，进入下一环节。

（五）合同主体变动的审查，由供销部、财务部、经营管理部共同进行。相应审查办法如下：

1. 供应商名称变更但未伴随其他实质性变更的审查。

该情形由供销部门直接办理合同主体变更会签单（详见附件3），由供销部、经营管理部、财务部、法律顾问、使用单位及公司领导会签。

2. 供应商名称变更的同时发生实质性变更的审查。

（1）变更后对我方继续履约有利的，按第一种情形进行处理。

（2）变更后可能使我方继续履约存在风险或其他不确定因素。要判断变动后的供应商是否具备继续履约能力，形成变动评审意见，变动评审意见由评审人员签字确认。如有必要，可由供销部门牵头，组织财务、生产技术、经营管理、监督、使用单位等部门对变动后的供应商进行实地考察，并形成考察报告，由考察人员分别签署意见后作为变动评审意见的附件报公司领导或其授权代表审批后做相应处理。

（3）供应商更换为存在关联关系的另外一家供应商的情形的，按第二种情形中的第二种情况处理。

（4）供应商更换为不存在关联关系的另外一家供应商的情形的。若合同尚未履行，原合同予以终止，可考虑与原第二中标

单位签订合同或重新组织招议标；合同已履行的，建议原供应商继续履行合同，若不具备继续履约条件的，原合同予以终止，并按必要程序完善相关手续，以规避风险。

（六）合同主体变动审查后的业务处理

会签或评审通过后，由供销部门牵头，按以下程序进行相应业务处理：

1. 通知财务部门与变动前供应商核对往来账目并出具书面核对结果。

2. 签订三方合同主体变更协议（详见附件4）

我方与变动前供应商、变动后供应商签订三方合同主体变更协议，以说明三方之间的债权、债务转移情况、新合同主体的账户、联系方式等信息，三方法人代表（或其授权委托人）签字并加盖三方单位公章（或合同专用章）后方可生效。变更协议作为合同附件予以备案。

3. 将合同主体变更协议原件、当地工商部门出具的变更证明或查询单、变动后的供应商财务印鉴原件各一份及时交财务部门做相应账务处理。

4. 将变更全套资料存档，并更新供应商档案。

（七）对方当事人提出解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，从严控制。

（八）合同纠纷处理

1. 合同纠纷处理应坚持合法、合情、合理、有利、有节的原则，以确保矛盾不激化、不扩大为前提。

2. 发生合同纠纷时，供销部门应立即报公司招议标领导小组，在其指导下妥善处理。

（九）合同归档管理

1. 合同均应有唯一编号，不得重复或遗漏，由档案室妥善保管。