中小企业行政事务管理制度

行政事务管理制度
中小型企业行政事务管理制度
（一）总则
第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管
理、办公及劳保用品管理等。

（二）档案管理
第三条归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据
齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：
1总经理办公室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档.
2借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：
1任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3•经批准销毁的公司档案。

档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（三）印章管理
第七条公司印章由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人
方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四）公文打印管理
第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

1.总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。

2.打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之经办人校核、签字
3.对外传真、公函秘书须复印存档。

4.文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人
（五）复印
1公司复印作业由行政部秘书统一执行
2.一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书
3.客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印
4.秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

（六）收发文
1文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。

每一位员工都负有文件管理的责任或义务。

2 .本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。

3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。

4•公司的各类文件均属内部机密文件，文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。

属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。

5.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。

凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。