集团公文管理规定
集团公司公文管理规定
公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。
公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
（二）反映情况要客观，实事求是。
（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
〖JP3〗第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。
总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由总裁办收回归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：（一）以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号；（二）公司党总支发文，用XX党字（XX年）XX号；（三）以工会、共青团、妇联名义发文，用XX政字（XX年）XX号; （四）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号；（五）董事局发文，用XX董字（XX年）XX号；（六）董事局委员会发文，用XX董X字（XX年）XX号；（七）董事局委员会所属机构发文，用XX董XX字（XX年）XX号; （八）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。
xx集团公文管理制度
公文管理制度一、目的为使集团的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理的效率和质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围适用于集团、各区域集团、各公司的重要决定决议、规章制度、通知通报、会议纪要等公文的发布与执行。
三、权限1.集团xxxx部企管中心是集团公文的管理部门，负责集团的公文处理、督办，并指导集团各部门、各业务集团、各公司的公文处理工作。
2.各业务集团公司xxxx部门负责本单位的公文处理及督办。
四、具体规定(一)公文形式1.红头文件：凡是制度性的、指导性、规范性的重要决定决议、规章制度、管理办法、公告通报等文件，均以xxxx部门名义的红文发布。
2.通知通告：凡是对内开展的专项工作、组织工作、相关活动的通知通告，由发起部门拟文，转xxxx部门发布。
3.会议纪要：凡是负责人召开的会议，均由xxxx部门或组织部门形成会议纪要，由xxxx部门以会议纪要发布。
(二)发文审批流程（具体见附件1）集团：部门拟稿 xxxx部门经办会审部门意见拟稿部门修订综管部负责人审核总裁（或授权分管领导）签发业务集团公司（权限范围内）：部门拟稿 xxxx部门经办会审部门意见拟稿部门修订 xxxx部门负责人审核业务集团公司总裁（总经理）签发业务集团公司（权限范围外）：部门拟稿 xxxx部门经办会审部门意见拟稿部门修订xxxx部门负责人审核集团xxxx部门负责人复核业务集团公司总裁（总经理）签发(三)公文具体格式1.红头文件发文格式（具体见附件2）(1)纸张A4。
采用标准页边距，即，上下各留白3.18cm，左右各留白2.54cm。
(2)文件的红头标题字体为“华文中宋”加粗，word文档字符间距的缩放设为75%，呈长方形。
红头标题内容为“公司名称+文件”，字号为55号，字号根据公司全称的字数自行确定并固化。
红头标题必须控制为一行。
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室公文管理工作，提高工作效率和质量，加强信息传递和沟通，特制定本制度。
第二条公司全体员工均遵守本制度，相关部门负责人负责具体实施和监督。
第三条公文包括但不限于公告、通知、文件、函件等。
公司办公室负责编制、收发和归档。
第二章公文的编制第四条公文的编制必须严格按照公司规定的格式和标准进行，要求文字简练、明确，符合规范语言的书写和表达要求。
第五条公文内容必须真实准确，涉及重大事项或需要审核批准的公文应经相关负责人签字确认。
第六条公文的编制应遵循慎重、及时、有效的原则，尽量减少繁文缛节，简化办文程序，提高工作效率。
第三章公文的收发第七条所有公文在编制完成后，由办公室负责人审核，并签发发文号。
第八条公文的收发采用签收的方式，来文必须在签收簿上签字确认，并及时转交给相关责任人。
第九条公文的签收和转交必须在规定时间内完成，不得拖延。
第四章公文的归档第十条公文签收后，办公室负责人根据分类设置的文件夹进行归档。
第十一条公文归档时，应按照时间顺序进行，确保公文的完整性和便于查阅。
第十二条公文归档后，办公室负责人应及时备份到电子档案系统中，保证数据的安全性和可靠性。
第五章公文的使用范围和查阅第十三条公文仅供公司内部使用，不得外泄或向外部机构提供。
第十四条公文的查阅应遵守员工资料保密原则，不得擅自查阅与本岗位无关的公文。
第六章公文的保密第十五条对涉及公司商业机密和员工个人隐私的公文，必须严格保密，未经相关负责人批准，不得擅自外传。
第十六条公文密级的确认必须在编制公文时进行，根据涉密程度进行标注，并由相关负责人确认。
第十七条公文的保密措施包括但不限于密码保护、限制查阅人员范围、控制打印和复印等。
第七章公文的销毁第十八条公文归档满三年后，可以按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须做好备份并妥善保存。
第十九条公文销毁必须严格按照公司规定的程序进行，确保不会造成信息泄露和丢失。
集团公文管理规范
5.2.2建议
5.2.2.1填写呈批阅表中的文件名、发文单位和收文日期。
5.2.2.2与公文复印件一同送部门负责人，由其在建议栏填写合理的处置建议。
关系到集团/子公司全局的，应建议集团总裁/子公司总经理签批。
仅关系到某职能部门的，应建议职能部门主管领导或负责人签批。
一、目的
规范集团的公文格式，促进公文接收、制定、发放、落实及存档工作的规范化。
二、适用范围
1.0适用于集团总部及子公司的公文编制和管理。
2.0集团总部及子公司应根据本规范制定本单位的公文管理细则。
三、工作规范
1.0管理职能
1.1集团行政管理中心办公室为集团公文的归口管理部门，负责接收和处理集团总部外来文件及下属公司的请示、报告，处理以集团名义上报、下发的公文。
4.2.4批准：公文必须由集团总裁或子公司负责人（或授权代表）批准；其中，会议纪要由会议主持人批准签发。文件一经批准即生效，已批准的文稿，未经批准人同意，不得修订。
4.2.5发文
公文用纸一般采用标准A4型，左侧装订。
集团总部与子公司的公文应由其行政部门按年度统一顺序编号。
发文部门在发文时，应抄送关联部门，以便协办或查考。
3.7公文标题：应准确简要地概括公文主要内容，标明公文种类。
3.8行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。
3.8.1正文：公文内容应与国家法律法规及集团制度一致，文字精练，文笔流畅，逻辑合理，要求和措施明确，切实可行。
3.8.2附件：在正文之后，成文时间之前；多个附件应注明附件序号，序号对齐。
3.8.3成文时间：以签发或盖章日期为准，年份应标全称，月、日不编虚位。
集团公文管理制度
集团公文管理制度一、总则为规范集团内公文的起草、审批、传阅、归档等管理工作，加强信息的管理和保密，提高工作效率和服务质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于集团总部及下属各单位的公文管理工作。
三、公文的定义1.公文是指集团内各级部门和单位用以传达、约束、证明和记录有关工作事项的正式文件，包括文件、公报、通知、函件、电文等形式。
2.公文还包括文字、图片、图表等信息的表达方式。
四、公文的起草1.公文的起草应当注重准确、简明、规范和通顺。
2.公文的起草必须符合国家法律法规和有关规范的规定。
3.公文涉及的重大事项的起草，必须报集团领导审批。
五、公文的审批1.公文的审批程序应当明确，按照规定的程序和权限进行审批。
2.公文的审批人应当对公文内容进行严格审查，确保公文内容准确、明确。
六、公文的传阅1.公文的传阅应当根据内容和需要逐级传阅，并及时办理下步工作。
2.对于涉及重要事项的公文，传阅人员必须履行保密义务，并按规定办理。
七、公文的登记1.所有发文、收文、传阅等公文工作，必须建立健全的登记制度，并按规定进行登记。
2.对于重要公文，必须做到件件有号、号号可查。
八、公文的归档1.所有公文必须按照规定的文件管理制度，进行分类归档，并做好永久保存。
2.对于保密文件、重要文件，必须建立保密归档制度，并加强安全管理。
九、公文的传真和电子邮件1.公文的传真和电子邮件传输必须符合国家法律法规的规定，并做好备份和安全管理。
2.对于重要公文的传真和电子邮件传输，必须加密和确认阅读。
十、公文的保密1.所有公文的保密工作必须严格按照国家保密法规进行管理，并建立保密管理制度。
2.对于涉及国家机密、商业机密等重要信息的公文，必须加强保密管理，并定期进行保密审查。
十一、公文的办理1.对于收到的公文，必须按照规定的程序和时限办理，并做好记录和反馈工作。
2.对于需要协调和确认的公文，必须及时处理和回复，并做好相关记录。
十二、公文的监督1.各部门应当加强对公文管理工作的监督，确保公文的规范、及时和准确。
集团公文行文管理制度
集团公文行文管理制度第一章总则第一条为规范和严肃集团行文工作，提高公文质量，保证公文安全及时传递，特制定本制度。
第二条集团所有公文的呈批和收发由综合管理部统一管理。
其他部门或个人不得以公司名义行文。
第二章细则第三条为确保公文规范，集团行文由综合管理部统一审核和打印。
第四条为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。
第五条公文种类主要有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共11种。
第六条公文格式公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。
1.公文标题。
公文标题简明扼要的概括公文内容和公文种类。
词义完整，排列对称，间距恰当。
公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.主送机关。
指公文的主要受理单位。
3.公文正文。
行文内容完整、有序、条理清楚。
4.成文日期及印章。
公文必须注明成文日期，以表明从何时开始下文。
成文日期在公文正文下面向右错开，要写全年月日。
成文日期一般以领导签发日期为准。
单一部门制发的公文落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。
加盖印章应端正、居中下压成文日期。
5.抄送。
需要收文的关联或间接单位、个人列入抄送。
6.发文部门标识。
由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成。
集团发文标识定为：“湖南共创集团公司文件”。
7.发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
8.秘密等级。
公文应当根据秘密程度划分等级。
一般分为：内部文件、秘密、机密、绝密。
9.附件。
公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称和件数。
第七条行文规则1.行文要严格按照相应格式书写和排版。
2.应按照隶属关系行文，不得越级行文。
3.平行或无隶属关系的，应使用平行文，如函、《工作通知书》。
《工作通知书》是集团内部，即部门相互沟通协调的函，用于日常办公和业务处理，方便快捷。
公文管理规定
山东爱书人集团公文发放管理暂行规定第一章总则第一条为加强集团文件管理，充分发挥文件在工作中的指导作用，不断提高工作效率，根据有关文书管理规范结合集团的实际情况，特制定本规定。
第二章文件类型第二条公文：是为贯彻落实集团重大决策、决议、规定、规章、办法、制度等而下发的通知及命令性文件。
第三条公函：指集团、公司、子公司、中心（部室）的通报、奖惩、请示、回复和一般性通知。
第四条任命、调令。
第三章有关名词解释第五条决策、决议：指针对涉及集团的某些全局性重大问题、重大事项而做出决策或安排，具有鲜明权威特征的公文文体；决策、决议的形成必须经过会议讨论通过。
第六条命令：指上级给下级的指示。
本集团特指董事长令。
第七条规定：指对集团某一部门或某一事物而做出的关于方式、方法和数量、质量的决定。
第八条规章：指对本集团的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及其工作规则等做出的规定，一般具有纲领性、稳定性和效力性。
第九条办法：指对某项工作或某一方面的活动做出具体安排或提出具体措施的公文。
第十条制度：指集团要求大家共同遵守的办事规程或行为准则。
第十一条通知：通知的使用范围较广，其基本形式有三种：一种是上级单位对下级部门发出要求办理的函件；二是转发平行或下属单位函件；三是告知互不隶属单位需要了解或办理的事项。
第十二条通报：指是为表彰先进、批评错误或传达重要情况所发的一种文体。
第十三条奖惩：上级单位或本单位对某一员工或部门因工作等原因而做出的奖励或惩罚。
第十四条请示：指下级部门向上级部门请求指示，或请求批准事项的陈述性公函。
第十五条回复：指答复对方来函中有关事项的函。
第十六条拟稿：指起草文件的初稿或草稿，是发文处理的第一道程序。
在拟定文件标题时，应注意标题的“三要素”。
即：发文单位、主题（事由）、文种（公文种类）。
第十七条拟签：指公司级（含）以上文件在会签和征求意见前，由主办单位负责人在所拟文稿发文稿纸上的签字（发文稿纸见附件一）。
集团发文管理制度
集团发文管理制度第一章总则第一条为规范集团内部发文管理工作，提高集团发文的效率和质量，保证集团发展的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团全体员工。
第三条发文是指集团内部各类正式文件、通知、公告等书面文件的起草、审批、颁发和归档等工作。
第四条发文必须遵循法律法规，并在制度规定范围内进行。
第五条发文必须严格按照集团的本制度进行管理。
第六条各部门、各单位必须配合并执行本制度。
第二章发文的类型第七条发文包括公文、通告、会议纪要、报告、指示等类型。
第八条公文是集团内部行政管理单位发布的文件，具有一定的约束力，需要签发人员签署并加盖公章。
第九条通告是集团内部针对全体员工发布的通知，具有一定的宣传与通知作用，需要主管领导签署。
第十条会议纪要是对集团会议内容进行整理、归档的正式文件，需要会议记录人员进行书写并报主管领导审批。
第十一条报告是对某一具体问题或工作进行分析、总结并进行汇报的正式文件，需要报告人员进行起草并报主管领导审批。
第十二条指示是主管领导对某一具体工作进行指导、要求的正式文件，需要主管领导亲自签署。
第三章发文的流程第十三条发文的流程包括起草、审批、颁发、执行和归档等环节。
第十四条发文的起草必须由分管领导或负责人员进行，起草内容必须清晰、准确并符合集团要求。
第十五条发文的审批必须由上级领导进行，审批内容必须符合法规要求和集团规定。
第十六条发文的颁发必须由签发人员进行，颁发内容必须清晰、准确并符合审批文件。
第十七条发文的执行必须由相关部门或单位进行，执行内容必须符合发文规定。
第十八条发文的归档必须由归档人员进行，归档内容必须清晰、准确并符合集团要求。
第四章发文的责任第十九条发文的起草责任由起草人员负责，必须保证起草内容清晰、准确。
第二十条发文的审批责任由审批人员负责，必须保证审批内容符合法规要求和集团规定。
第二十一条发文的颁发责任由签发人员负责，必须保证颁发内容清晰、准确。
第二十二条发文的执行责任由执行人员负责，必须保证执行内容符合发文规定。
集团公司文件管理及发放管理规定
集团收发文管理总则第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。
第二条集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。
第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。
行文要少而精，注重效用。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。
集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第一章公文格式第一条外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。
型(长297毫米，宽210毫米)（一）公司文件用纸统一使用国际标准A4公文用纸；（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。
特殊情况下，可根据需要放大或缩小。
二、页边与图文区（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（二）根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。
可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。
二、装订（一）装订要求：1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3．装订通常都应订两个书钉。
两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。
集团公司公文管理及处理办法
集团公司公文管理及处理办法第一章总则第一条为规范集团公司的公文管理工作，切实提高办文效率，根据《集团公文管理及处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所指的集团公司的公文，是集团公司在管理过程中形成的具有规范体式的公务文书管理，是公司行政管理的重要内容。
第三条公文处理指公文的撰写、收发、核查、送批、传阅、核稿、保管、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条集团公司领导和工作人员在处理公文过程中必须做到及时、准确、安全、保密。
文件处理人要认真做好公文处理工作，自觉遵守本办法。
第五条公文处理必须严格执行国家以及公司的保密制度，确保集团公司的经营信息安全。
第六条本办法适用于集团公司本部（以下简称“本部”）、所属公司（以下简称“所属单位”）。
第二章组织与职责第七条集团公司综合管理部是集团公司公文处理的管理机构，主要职责：（一）负责公司公文管理制度体系的建设与优化；（二）负责相关单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及其它相关事宜；（三）负责对所属单位上报集团公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送工作；（四）负责集团公司对外（内）发文的撰稿、核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作；（五）负责对集团公司本部和所属单位的公文处理工作进行业务指导；（六）负责公文管理工作评价与考核；（七）负责做好其它公文管理相关工作。
第八条所属单位的综合管理部是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第九条所属单位应根据实际工作需要设立文秘岗位或配备专职人员负责公文处理工作，逐步建立健全本单位公文处理制度。
文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行神华销售集团以及集团公司的相关保密制度。
第三章公文种类第十条集团公司的行文的种类主要有：（一）决定、决议适用于集团公司对各部门、所属单位做出重要决策或对重要工作、人事变动作出安排。
（二）通知适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，要求下级单位办理事项，布置工作和需要有关单位周知或者执行的事项，任免、聘用干部等。
集团化公司行政管理公文管理规定
集团化公司行政管理公文管理规定一、公文定义：指与政府各职能部门、相关单位间互传的文件，以及公司内部各单位互传的各类文件，包括会议纪要，制度规范等二、公文种类1、命令：包含政府部门文件，公司内部对重要事项的强制性行政措施，有关岗位调岗的文件，有关部门或者人员奖励与惩罚的文件。
2、决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排，变更或者撤销下级单位不适当命令或者人事任免的文件。
3、公告：公司对内对外重大事项的宣布或者决定。
4、通告：公布各方面应当遵守和周知的事项。
5、通知：批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。
6、通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或者反映重要情况。
7、报告：向上级单位汇报工作、反映情况或者答复上级单位的询问。
8、请示：向上级单位请求指示。
9、批复：答复下级单位的请示事项。
10、会议纪要：记载、传达会议情况或者议定事项，会议纪要要在规定时间内整理完毕并分发至相关领导和部门。
三、公文处理原则：快速、准确、安全、保密。
四、公文处理的相关工作：发文、收文、传达、批示、承办、跟踪和归档等。
五、公文协调部门或者人员：各级行政部、各部门内勤岗和秘书处。
六、各级单位除了行政部不得对外正式行文。
七、发文1、拟稿：根据专业化原则，两人以上共同拟稿，修订。
涉及两个部门或两个以上部门共同拟稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签。
2、代码：公文类型和代码要统一规定。
3、格式：公司出台统一文件格式。
4、会签：会签顺序由发文单位负责人拟定，不同单位联合发文的要由各负责人联合拟定会签顺序。
制度应由制度制定部门和涉及部门负责人共同决定会签顺序。
会签文件各负责人或负责单位会签结束后由行政部统一做最后会签，行政部不得提前会签。
5、签发权限：各单位对内签发文件，需单位负责人或者授权人员签发；联合发文的，应由共同单位负责人或者授权人员签发；人事任免的，按照人事管理权限签发；对外文件，应由总经理、行政部经理或者其他授权人员按发文级别签发；项目筹备小组发文的，需由筹备小组的负责人或其授权人员签发。
公文管理规定
公文管理制度第一章总则第一条目的：公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
为了使集团公文行文规范化、制度化、科学化，在结合国家公文格式和集团实际情况下，本着既符合公文格式的要求又节约纸张的原则，特制定本制度。
第二条适用范围：青岛品品好粮油集团所有公文。
第三条权责部门：集团行政部负责本制度的制定和修改，并监督执行。
并统一管理所有公文类资料。
第四条此制度文件包括：文件管理，公文行文格式，行文程序，各种文件基本模板。
第二章文件管理第五条集团所有红头文件的打印、编号、存档、发文、销毁统一由集团行政部管理。
各子公司保留复印件。
非红头文件原件由各子公司存档，根据实际情况集团行政部可存档复印件或电子文档。
第六条集团所有文件均属机密文件，未经董事长许可，任何部门和个人不得私自外传。
第三章行文格式第一节红头文件基本行文格式第七条公文用纸一律使用国际标准A4型（210mm×297mm）公文纸。
第八条公文页边距设置：上下设置为：2.5cm // 左右设置为：2.5cm非红头文件：上下设置为：2cm//左右设置为2cm第九条公文必备项目有：1、发文部门。
由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成，字体为华文中宋初号字，除书名号外不能有标点符号；2、发文字号。
字体为宋体12号字，它由发文部门的代字、发文年份和发文序号组成。
例如：“青品粮通[2010]08号”即代表品品好粮油通知类2010年第8号文件。
文号中的年份用全称，用“[ ]”括起。
位置标在文件版头发文的下面，居中排列。
3、公文标题：2号加粗黑体字，文字居中。
“发文部门”与“发文字号”的行距为1.5倍。
4、正文：3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号黑体字加以醒目，行距为单倍或1.25倍为宜。
公文正文一律从左至右横写、横排；装订应左侧装订。
层次的标识法为：第一层用一、二、三、四……；第二层用（一）、（二）、（三）、四）……；第三层用１.、２.、３.、４.、……；第四层用（１）、（２）、（３）、（４）……。
集团公司公文管理制度
集团公司公文管理制度第一章总则为规范公司公文管理工作，提高工作效率，推动公司运营发展，特制定本制度。
第二章公文的种类（一）公司公文分为内部公文和外部公文两大类。
1. 内部公文：指公司内部流转、传达的文件，包括会议纪要、通知、工作计划等。
2. 外部公文：指公司与外部单位或个人之间传递的文件，包括合同、协议、函电等。
（二）公司公文按照处理程序的不同，分为机密文件、重要文件、一般文件等。
1. 机密文件：指对公司业务有重要影响，泄露可能造成较大损失的文件，需采取保密措施。
2. 重要文件：指对公司经营活动有重要意义，需高度重视的文件。
3. 一般文件：指日常工作中流转、传达的文件。
第三章公文管理的原则和要求（一）公司公文管理应坚持以下原则：1. 规范性原则：公文应统一格式，严格按照规定程序处理。
2. 保密性原则：对涉及公司商业机密的文件应加以保密处理。
3. 及时性原则：公文应及时传达，避免耽误工作进度。
4. 审查原则：对涉及公司利益的文件应加以审查，确保准确无误。
5. 归档原则：对已办公文应及时归档，方便查阅和复查。
（二）公司公文管理应符合以下要求：1. 内部公文传真：内部公文传真需加盖公司公章，明确发文单位和接收单位。
2. 外部公文传真：外部公文传真需加盖公司公章和法定代表人签名，确保合法有效。
3. 公文签发：公司公文需经相关领导签发方可生效。
4. 公文备份：公文应保留备份，避免丢失或篡改。
5. 公文传递：对涉及多部门合作的公文应及时传达，确保协同工作。
第四章公文的起草和审核（一）公司公文的起草应遵循以下原则：1. 简明扼要：避免内容冗长，重点突出，表述清晰。
2. 准确无误：确保内容准确无误，避免错误和歧义。
3. 合法合规：遵守相关法律法规，不得违反公司规定。
4. 严格保密：对涉密内容应注意保密处理，避免泄密。
（二）公司公文的审核应符合以下程序：1. 发文单位负责人审核：确保公文内容符合公司政策和要求。
2. 行政部门审核：对公文进行排版、格式审核，确保规范性。
公司公文管理规定范文3篇
公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。
下面是公司公文管理细则，欢迎参阅。
公司公文管理规定范文11.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。
3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。
3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。
3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
负责本制度的实施。
3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。
3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
5. 公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。
(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。
XX集团公文管理办法
XX集团公文管理办法一、总则（一）为加强集团各单位公文的规范化、制度化、科学化管理，结合实际形成了《XX集团公文管理办法》，以下简称“本办法”。
（二）XX集团公文是传达集团规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
（三）工作职责1.集团公文管理员（1）集团办公室设置集团公文管理员，负责集团公文的日常处理，包括集团公文、中心公文的复核、发布，区域、子公司公文的指导、培训、考核等。
（2）集团公文管理员统筹全集团公文的管理及协助各单位公文管理体系的搭建，信息管理中心提供技术支撑、系统开发等。
（3）集团公文管理员统一管理各单位公文电子印章，包括电子印章的新增、修改、删除等。
2.各单位公文管理员（1）集团各单位办公室自行设置公文管理员（兼职），负责本单位的公文管理及协助集团公文管理员定期对过期公文进行清理。
（2）各单位公文管理员须认真审核本单位公文的格式及内容，确保格式正确、内容无误后，方可进入下一步审批环节，切实提高公文质量。
3.制度文件管理员人力资源管理中心增设制度文件管理员，负责集团公文中制度文件的复核，确保所有制度文件内容与现行制度相衔接、互不冲突，保障集团制度的有效执行。
二、公文种类XX集团常用公文有：通知、通报、纪要、请示、报告、函等。
（一）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理、周知和执行的事项。
（二）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（三）纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求共同遵守执行。
（四）请示：向上级单位请求指示、批准。
（五）报告：向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，回复上级部门的询问。
请示、报告为两种文种，不可混用。
（六）函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请批准和答复审批事项。
三、公文格式及模板公文写作格式规范及模板详见附件2～3。
四、行文规则发文应讲究实效，注重针对性和可操作性，简明扼要。
XX集团公文管理办法
XX集团有限公司公文管理办法第一条目的为了规范集团公文管理，保障企业公文流传快捷高效，提高办事效率和提升决策执行力，同时便于资源信息共享和文档管理，特制定本办法。
第二条适用范围本规定适用于XX集团有限公司（以下简称集团公司）、产业管理公司以及集团公司各控股分（子）公司、控制单位（指拥有一定股份但实际负责全权经营管理的公司及无股份但全权承包经营管理的公司）。
第三条公文类型与形式1、公文类型与形式行文方向公文类型公文形式流转方式公文级别公文流程在CMP系统启动的位置上请示、报行告、建议文备忘录下级单位向上级单位以公司名义行文，或公司内部各部门向本公司行文；专业系统内下级部门向上级部门行文公司级各单位行政管理部门各部门通知（重红头上级单位向下级单位以公司公司级各级行政管理部门内部行下要事项）、文件行通告、决文定、决议名义行文；各单位以公司名义向本公司各部门行文。
文批示、批备忘录上级单位对下级单位，或公司公司级各级行政管理部门复、对内部部门行文，或专业系统各专业系统通知（一般事项）内上级部门对下级部门的请示或报告在CMP流程中可以系统级直接批复、批示流转。
平工作联系工作联公司内部部门之间行文部门级各相关部门行函（对内）系函文会议纪会议纪要要其会议记录会议记上级单位或部门重要会议纪要向下级单位或部门传递；各公司重要会议向内部部门传递；公司级各级行政管理部门部门级各相关部门系统级他公文录计划总结计划总结下级单位或部门重要会议纪要向上级单位或部门传递；会议纪要不得越级或平行传递；会议记录根据需要发给相关人员。
各公司/部门公司级各级行政管理部门部门级各相关部门外部上行以公司名义向政府红头文件办理工商登记注册的单位向政府机构提交请示或报告公司级公文各单位行政管理部门（未办理工商注行文文部门报告或请示册登记的产业管理公司无权对外发红头文件）与外部合工作联公司的相关部门应工作需要部门级部门平作单位之系函与相关协助或合作单位之间公司级行文间的工作联系函（工作文函）的工作联系。
集团行政中心综合办公室公文管理组织规定
集团行政中心综合办公室公文管理组织规定一、总则为了提高集团行政中心综合办公室公文管理的规范化、科学化水平，确保公文处理工作的准确、及时、安全、有效，根据国家有关法律法规和集团的实际情况，特制定本规定。
二、公文种类（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
三、公文格式（一）公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。
（二）份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
（三）密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（四）紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
集团公司公文管理规定办法
集团公司公文处理办法第一章总则第一条为使集团公文处理工作规范化、制度化，结合集团实际，制定本办法。
第二条集团公文是集团公司及各下属子公司在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政、依法管理和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是,精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家有关保密的法律、法规和其他有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的安全。
第六条各单位的负责人应当重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
每一个企业的管理人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。
第七条集团公司行政人事部是公文处理的管理机构，主管总部并负责指导集团各子公司的公文处理工作。
各子公司行政人事部应有专人负责公文处理工作。
第二章公文种类第八条集团公司的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位（部门）及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。
（二）通告适用于公布集团各单位各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知适用于批转的公文，转发上级单位和与企业工作相关的公文，发布内部规章，传达要求办理和需要周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（六）请示适用于向上级单位或部门请求指示、批准。
（七）批复适用于答复请示事项。
（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十一）其他适用于企业的公文种类。
第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
某集团公文管理规定
鹏达集团公文治理为标准集团用文行为，加强公文治理，保证公文形式的严厉、整洁、统一，提高集团公文治理工作的效率和公文质量，依据国家相关方法及标准，并结合集团实际，制订本制度。
一、公文种类〔一〕文件1、集团发文。
文号：鹏达字[年份]XX号。
2、部室发文。
文号：鹏达〔部门简称〕字[年份]XX号。
3、建设公司发文。
文号：鹏达建字[年份]XX号。
4、房地产公司发文。
文号：鹏达房字[年份]XX号。
5、农业科技公司发文。
文号：鹏达农字[年份]XX号。
如：集团办公室下发2021年4号文件，即文号：鹏达办字[2021]4号。
〔二〕函件。
适用于不相隶属关系单位之间相互商洽、询咨询和答复，请求批准和答复审批事项。
1、集团发函。
文号：鹏达函字[年份]XX号。
2、建设公司发函。
文号：鹏达建函字[年份]XX号。
3、房地产公司发函。
文号：鹏达房函字[年份]XX号。
4、农业科技公司发函。
文号：鹏达农函字[年份]XX号。
如：集团发2021年4号函，即文号：鹏达函字[2021]4号。
〔三〕签报。
适用于公司内部单位或部门向上级领导进行工作请示、报告等。
签报不可越级使用。
1、集团签报。
文号：鹏达签字[年份]XX号。
2、集团部室签报。
文号：鹏达〔部门简称〕签字[年份]XX 号。
3、建设公司签报。
文号：鹏达建签字[年份]XX号。
4、房地产公司签报。
文号：鹏达房签字[年份]XX号。
5、农业科技公司签报。
文号：鹏达农签字[年份]XX号。
〔四〕报告。
适用于向上级单位或集团领导汇报工作、反映情况、提出建议或答复有关询咨询等。
〔五〕会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和决定事项。
不需下发的纪要，不必编写文号，原件留集团办公室存档。
1、集团会议纪要。
文号：鹏达纪要[年份]XX号。
2、建设公司会议纪要。
文号：鹏达建纪要[年份]XX号。
3、房地产公司会议纪要。
文号：鹏达房纪要[年份]XX号。
4、农业科技公司会议纪要。
文号：鹏达农纪要[年份]XX号。
二、发文治理办公室负责公文治理工作，包括公文拟制〔局部〕、会商、核稿、签发、印制、用印、分发、发送与接收、回档等内容。
公文管理规定
公文管理规定1. 总则1.1 为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。
1.2 本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。
2．管理职责2.1 集团公司各类文件由行政部归口管理。
2.2 文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。
2.3 文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。
3．收文的管理3.1 文件的签收3.1.1 凡来公司公启文件（除集团公司领导亲启的外）均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。
在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。
对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2 文件的编号保管3.2.1 行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上《文件会签单》进行传阅，并分类登记编号、保管。
集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。
3.2.2 集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按3.2.1办法进行处理，不得个人保存。
3.3 文件的阅批与分转3.3.1 凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。
3.3.2 一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。
如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.3.3 为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
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集团公文管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）某集团公司公文管理办法一. 目的为使**集团收发文标准化、系统化、效率化，促使集团对内、对外公文收发业务推行顺畅，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
二. 范围及主责● 红头文件由行政部统一起草、下发，并负责文件内容的执行；● 集团各部门需下发的一般性文件由各部门自行起草，经部门经理审批后下发。
● 本管理办法的制定和实施由行政中心负责和监督，并对此办法作出最终解释和修订，各公司行政部负责各公司的公文管理工作。
● **集团所属各部门及项目公司均适用本办法，参照本办法执行。
三. 公文的分类通知—相关规定、管理办法以及需有关部门共同执行或周（公司/职能部门的决定性通知、相关管理办决议— 经会议讨论通过的重要决策事项（重要组织架构调整、节点调整等） 请示—用于向上级部门请示指示、批准 （对外以公司名义给政府或部门的待审文件）通报—用于表彰、批评错误、交流、传达思想（嘉奖、处分等）规定—用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的（各部门、体系制度汇编或管理办法等）— 用于记载会议主要精神和决定事项（年度、季度大会、重要问题研讨会上有关战略调整、目标调整、架构调整、重大时间节点调整等有结论性摘要）一般性文件——其它应公知或发文的内容四.五. 公文的格式公文由标头、紧急程度、发文字号、主送单位/部门、正文、附件、发文单位署名、印章、印发传达范围、主题词、抄送部门组成。
标头由发文部门全称或规范简称加“文件”组成，用套红大字居中印在公文首页。
紧急程度对公文的送达和办理的时间要求。
紧急文件应当分别标明“紧急”、“加急”发文字号“** [××] ×××号”主送部门主送部门名称应当用全称或统称，位于正文上方，顶格。
正文附件应当置于主件后，与主件装订在一起，并在正文之后注明附件的名称。
成文日期一般署会议通过或领导人签发日期；二00五年。
决议、决定、条例、规定等不需标明主送部门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。
主题词位于抄送部门上方。
各发文需由专人起草、送批、修改、定稿。
发文人由部门经理或上一级主管/公司任命，不得随意更换。
如遇人员变动需通知集团行政中心。
各发文标题均以二号黑体字，正文以四号宋体字书写，同类型/主题发文以（-1，-2）划分，补充文件说明的，应在文件名上标注。
红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件一般用公司信件的固定格式（如通知等）。
非紧急重要文件，不得随意以红头文件发布。
各红头文件格式、行文见附表。
六. 公文的行文规则行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。
可发可不发的公文不发。
向上级部门行文，应当主送一个上级部门；如需其他相关的上级部门阅知，可以抄送。
不得越级向上级部门行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送越过的直接上级部门。
集团各部门在各自职权范围内可以向下级相关单位或部门发与业务相关的公文。
集团部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下属单位行文。
同级单位必要时可以联合行文。
不相隶属单位、部门之间一般用函行文。
向上级单位请示问题，应该一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
对不符合行文规则的上报公文，上级部门可退回下级呈报部门。
七. 公文的校核、签发公文审核的基本任务是保证公文的质量，公文的校核由行政部负责或交由上级部门审核。
公文审核的内容是：报批程序是否符合规定。
是否确需行文。
文稿如需做较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
文稿在通过审批后，应再次对文稿的字句、标点符号、格式等进行校对，确保发文的正式化。
公文须经由主管领导人签字确认，由行政中心统一下发。
文稿的起草、校核、审批、签发一律使用钢笔（蓝黑墨水或碳素墨水），不得使用圆珠笔和红色笔。
八. 权限签批（1）任命a．集团内各部门经理以上人员的任命，须由集团总裁签批；b．二级公司人员的任命由分公司总经理签批，总助以上人员的任命由分公司总经理签批并送集团行政中心，由集团行政中心交相关领导审批后返还二级公司下发。
（2）公告参照任命签批办法（3）会议纪要a．集团组织的会议，由集团行政中心负责记录会议内容并对会议形成的决议、决定等整理成会议纪要，送报部门经理/高级经理审核；b．二级公司协调会、例会会议纪要须于每次会后交行政部门经理/高级经理审核，并每月底整理成月度会议纪要报告上报集团行政中心；（4）一般性通告不做特殊要求，对涉及到两个及以上部门的通知须知会相关衔接部门的部门经理。
呈报所有红头文件均须呈报集团总裁、副总及项目公司总经理，经审批通过方能行文下发。
抄送对象1.任命a. 集团抄报：**控股有限公司总裁、总裁助理抄送：华北集团、华东集团、北京集团主送：集团职能部门及各公司b. 二级公司抄报：**集团总裁及副总裁抄送：**集团职能部门及各分公司主送：各分公司对接主管部门2.公告类、会议纪要的抄送对象及界定参照以下规定：抄报：指需要了解发文事项的上级部门。
抄送：与发文事件有一定关联，需要知会的平级部门。
主送：与发文事件密切相关，需共同协作完成该事项的部门。
3.一般类通告性文件抄报、抄送、主送对象依据实际业务涉及的相关部门及通知事项而定，抄送对象不做具体要求。
九. 公文的办理和传递（1）签收各部门/二级公司收到有关公文，以签字或盖章的方式给发文方以凭据。
各部门或下属单位在收到公文后应认真阅读，如发现问题，应及时向发文部门询问。
（2）登记公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。
（3）拟办对上级部门下发的公文，需办理的公文应提供必要的背景材料，送主管领导批示。
（4）分发相关文件根据规定和领导批示将公文分发到有关部门，行政文件统一由行政部门对外发布。
（5）传阅相关文件由行政交由各部门传阅，行政部随时掌握公文的去向，避免漏传、误传、延传。
十. 公文的立卷和归档公文应按永久、长期、短期三种立卷存档。
永久性封存公文应定期组织清查，长久未用公文应组织集中销毁。
销毁公文应报上一级主管部门，在对所需销毁公文的内容、所存年限作出说明，经上一级主管部门批准后方可销毁。
公文销毁须两人同时在场，个人不得损坏、销毁公文。
公文应依发文内容、涉及部门等相关信息分别归类，并设专柜、标签统一标注。
做到一目了然，方便查阅。
公文不得损坏、撕毁、漏页，如发现以上情况应立即报告相关部门并及时追究责任。
公文按收、发文件类型分别归档，注明收文单位及签收人；定期对现存公文进行整理，并分类登记。
十一. 公文的收发管理对内、对外发文由集团/二级公司行政中心统一负责。
审批流程见（附表一），审批表参见（附表）。
集团（公司）行政部设置专职公文收发员，统筹并管理本集团（公司）公文的收发业务。
将送件文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
所有发放文件，需有登记、签收手续。
（见附表二）各部门收到相关文件后交由集团/二级公司行政中心统一收集，集团/二级公司行政中心对所收集的文件做归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
待阅示完毕后，依据实际情况对文件内容作出回复及配合，必要时将回复文件存档附后、归类以留后查看。
定期对收、发公文进行整理和清查，并对收、发文件的类型、字号等登记，列出现存公文的明细清单。
（见附表三）图示1. 文件下发流程**·**集团发文稿纸签发：行政部经理审批：标题：主送：抄报：抄送：附件：打印份数和附本分发单位：打字：校对：发文：注解1. 签发——文件的终审签批人（集团/二级公司总裁、总经理）2. 行政部经理审批——各发文均需经由行政部经理签批3. 标题——文件标题4. 主送——与发文事件密切相关，需共同协作完成该事项的部门。
5. 抄报——指需要了解发文事项的上级部门（**·**集团）6. 抄送——与发文事件有一定关联，需要知会的平级部门。
7. 附件—— 需补充、附注的相关事项或条款，需详尽说明的内容 8. 打印份数和附本分发单位—— 文件需要列印的具体份数及发送的单位和部门 9. 打字、校对、发文—— 文件起草、校对、负责发送的责任人 10.发文字号—— 按要求统一编号 11.发文日期—— 发文的准确时间 会议纪要发文流程**·**集团 ①**有限公司武顺 『2009』 任字 001 号②签发人：韩德明③关于对***等同志的任免决定④（正文）⑤按照**有限公司的有关规定，经**集团总裁田爱军同意，**投资控股有限公司总经理韩德明做出以下任免决定。
**投资控股有限公司 二00五年四月二十日⑥主题词：席任免决定抄报：**控股有限公司集团总部、**集团总经理及副总经理主送：**投资控股有限公司各部门抄送：**控股有限公司**集团职能部门及各公司⑦**投资控股有限公司注解起草要求：1. 提写标头2. 主题3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解：①字体：红色小一号黑体、加粗、居中；各分公司、项目公司红头的公司名称，变更成本公司名称，并列在集团名下排，单倍行距；②黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定），[ ]年以当时发文的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号；③签发人/名字字体：宋体，四号字，加粗，置右上角；④宋体，小二号字，加粗居中；⑤正文用宋体四号字，倍行距；⑥右下角为：签发日期，大写；字体为：小四、宋体；⑦页面下端为：主题词、抄报、主送、抄送、印发单位名称；字体为小四号宋体、标题加粗。
注：如二级公司发布红头文件，“抄报”一栏按如下要求填写：抄报对象需同时注明抄报**控股有限公司集团总部、**集团总经理及副总经理。
二级公司需发文件只须抄报**集团，如需向**抄报则由****集团转呈，各二级公司不得越级上报。
附公告类文件格式要求及注解**·**集团①** 『2005』公告 001号②**集团关于×××××××××××××××决定③（200 年月日）④（正文）⑤××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（此件发至×××××）⑥主题词：××××决定抄报：主送：抄送：⑦**·**集团注解起草要求：1. 提写标头2. 主题3. 正文：内容表述准确、字意清楚、用词准确4. 注明主题词、呈报、抄送、主送格式注解：①字体：红色小一号黑体、加粗、居中；各分公司、项目公司红头的公司名称，变更成本公司名称，并列在集团名下排，单倍行距；②黑体，四号字，居中；字号参照（四.公文字号规定），[ ]年以当时发文的年份为准，××号以三位数（001、002）为基数编号；③小二号字，加粗，居中；④宋体，四号字，单倍行距；决议、决定、条例、规定等不需标明主送部门，成文日期加括号标注于标题下方居中的位子。