档案归档编号方法剖析
档案编号规则范文
档案编号规则范文
1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。
这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。
2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。
一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。
3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。
例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，
B001表示人事档案等。
4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。
例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。
5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。
例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。
根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：
1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。
2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。
5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。
需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具
体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。
总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。
档案分类大纲及编号方法说明
档案分类大纲及编号方法说明一、档案分类大纲的制定档案分类大纲是根据档案的属性、内容和用途等特点，将档案分为不同的类别和级别，并按照一定的规则进行编制的文档。
其制定应根据具体的档案管理需求和现实情况，因地制宜地确定相应的分类细则。
一般来说，档案分类大纲应遵循以下原则：1.相关性原则：将具有相同或相近属性、内容和用途的档案归为同一类别或同一级别，以便于检索相关档案。
2.独立性原则：各个类别和级别应独立开来，互不干扰，避免重复或遗漏。
3.可扩展性原则：分类大纲应具备可扩展的特点，能够适应档案的新增和调整。
4.可操作性原则：分类大纲的设计应简单明了，易于理解和操作，方便档案管理员使用。
5.易于检索原则：分类大纲的目录结构和编码方式应能够方便进行检索和查询，提高工作效率。
二、档案分类大纲的内容1.档案级别：按照档案的重要性和保管期限，将档案划分为不同的级别，如机密档案、秘密档案、一般档案等。
2.档案类别：根据档案的属性和内容，将其分为不同的类别，如人事档案、财务档案、行政档案等。
3.档案子类别：在档案类别的基础上，进一步划分为不同的子类别，更加具体明确，如人事档案可划分为员工档案、招聘档案、培训档案等。
4.档案属性：根据档案的特点和用途，进行属性的标注和分类，如电子档案、纸质档案、图像档案等。
5.档案主题：根据档案的内容和主题，进行主题的标注和归类，如会议记录档案、项目执行档案等。
三、档案编号方法的说明档案编号方法是将档案分类大纲的内容和结构以编码的方式表示出来，方便档案的管理和检索。
档案编号方法主要包括以下几个方面：1.编号结构：根据档案分类大纲的内容，制定相应的编号结构。
一般来说，编号结构应包括类别代码、子类别代码、属性代码等。
2.编号规则：根据编号结构，制定相应的编号规则。
编号规则应符合分类大纲的分类逻辑和特点，易于记忆和使用。
3.编号示例：给出一些具体的编号示例，以帮助档案管理员理解和掌握编号方法，提高操作的准确性和规范性。
档案的管理整理方法档案号编制及目录格式
档案的管理整理方法档案号编制及目录格式一、档案的管理方法1.分类管理：将档案根据不同的属性和特点进行分类，可以按照部门、主题、时间等维度来进行分类管理。
这样可以简化档案的管理流程。
2.打卡管理：每次使用档案时，需要记录档案的借阅和归还情况。
这样可以追踪档案的使用情况，及时了解档案的去向和状态。
3.定期整理：定期对档案进行整理，包括检查档案的完整性、修补损坏的文件、更换老旧的文件夹等。
同时，还要及时更新档案目录和索引，以便于查找和检索。
4.档案保管：要保证档案的安全性和可靠性，需要选择适当的档案室来存放档案。
档案室应该具备防火、防潮、防尘、防蛀等条件，并设有专门的保管人员进行档案的保管工作。
二、档案的整理方法1.按照时间顺序整理：按照档案的产生时间先后顺序进行整理，相同时间段的档案放在一起。
这样可以方便查找和使用档案。
2.按照主题整理：将档案按照不同的主题进行划分，相同主题的档案放在一起。
这样可以方便查找和研究相关主题的档案。
3.按照部门整理：将档案按照不同的部门进行划分，相同部门的档案放在一起。
这样可以方便查找和了解各个部门的工作情况。
4.按照层次整理：根据档案的重要性和使用频率进行整理，一般可以分为机密、秘密、一般等不同层次。
重要的档案放在易于查找和保护的位置。
三、档案号编制档案号是用来标识档案的重要信息，包括档案所属类别、部门、时间等。
档案号的编制要遵循一定的规则和原则，方便查找和管理。
档案号的编制一般包括以下几个要素：类别代码、机构代码、时间代码、顺序号。
1.类别代码：档案的类别根据具体的需要进行划分，可以是字母、数字或者其他符号的组合。
例如：A表示人事档案，B表示财务档案等。
2.机构代码：编制档案号时加入机构代码，用来标识档案的所属部门或机构。
例如：01表示人事部门，02表示财务部门等。
4.顺序号：档案的顺序号是为了区分同一机构、同一类别、同一时间段内的不同档案的编制顺序。
例如：001、002等。
档案-细说档号
档案-细说档号“档号”在整个档案管理体系中似乎微不足道，其实许多问题还需要细说才能完全明白。
一、档号结构的适用档案行业标准《档号编制规则》（以下简称“规则”）列出了三种档号结构：（1）全宗号———案卷目录号———案卷号———件、页（张）号；（2）全宗号———类别号———案卷号———件、页（张）号；（3）类别号———项目号———案卷号———件、页（张）号。
三种结构如何使用？有同志指出，“规则”没有对三种档号结构的适用问题作出明确规定。
他们认为：档号结构适用，一是指适用于哪一类档案，二是指适用于哪一类档案室。
据此，他们提出，第一种结构主要适用于室藏档案以文书档案为主体的机关档案室；第二种结构主要适用于企事业单位档案室和某些档案门类较多、以业务档案为主体的机关档案室；第三种结构适用于专门档案馆。
笔者认为，档号结构的适用范围只能有一个。
如果同时有两个适用范围，往往无所适从。
当前多数单位的档案已经实现综合管理，不论哪种档案室都可能有文书档案、业务档案、专门档案。
因此，应当确定一种档号结构适用于某一类档案，而不应确定适用于哪一类档案室。
第一种结构主要适用于以立卷方法整理的文书档案的管理；第二种结构主要适用于以立卷方法整理的门类、数量较多，需要分类的文书和业务档案的管理；第三种结构适用于产品、工程、课题、设备等专门档案的管理。
由此我们可以进一步得出结论，一个档案室对不同种类、不同整理方法的档案可以采用不同的档号结构。
或者说，一个档案室可以并用多种档号结构。
因此，建议修改《档号编制规则》，分别适用于不同种类档案的档号结构。
二、档号项目的编制档案整理工作主要由分类、排列和编号、编目细说档号福建省科技档案馆朱文两部分组成。
通过编号、编目以一定的形式固定和反映分类、排列状况。
因此，档号由反映类别和排列顺序的代码组成。
“规则”列出了全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号7个档号项目。
怎样使用档号项目？1.全宗号：国家综合档案馆把全宗作为档案分类管理的第一层次，自然要给每个立档单位档案的档号前加上全宗号。
档案分类大纲及编号方法说明
档案分类大纲及编号方法说明档案分类是一种将档案按照一定的标准和规则进行归类的过程，目的是方便档案的管理和检索。
一个完善的档案分类系统可以提高档案工作的效率和准确性。
本文将介绍档案分类的大纲及编号方法。
一、档案分类大纲的制定1.确定分类层次：档案分类应根据具体情况确定层次，一般分为主类、次类和细分，分类层次应适合具体档案管理的需求。
2.建立主题类别：主题类别是档案分类系统的基础，主要包括组织机构、业务职能、地理位置等主题。
可以参考已有主题分类的经验，也可以根据具体档案管理需求进行调整。
3.确定分类原则：档案分类原则是指根据档案本身的特点和管理需求，制定分类的规则和标准。
常用的分类原则包括业务性质、形成方式、载体类别等。
在确定分类原则时，还应考虑档案的使用需求，确保档案分类体现了信息的连贯性和便于检索。
4.编制大纲表：根据确定的分类层次、主题类别和分类原则，编制档案分类大纲表。
大纲表通常包括分类代码、分类名称、分类描述等项目，以及相应的层次和关系。
二、档案编号方法的选择2.案顺编号法：根据档案的顺序进行编号，即前一件档案的编号加一、这种方法适用于较小规模的档案机构，对于大规模的档案来说，容易出现编号混淆和错误。
3.混合编号法：将自然编号法和案顺编号法相结合，根据档案的形成时间或自然属性编制编号，并且结合案顺编号法进行编号。
这种方法兼顾了档案的时间属性和顺序属性，更适合大规模档案机构。
三、档案分类和编号的实施1.培训工作人员：在实施档案分类和编号之前，应对工作人员进行相应的培训，确保他们理解和掌握分类和编号的原则和方法。
2.编制分类和编号手册：根据档案分类大纲表，编制分类和编号手册，详细说明每个分类的定义和编制方法，以及编号的规则和操作流程。
3.实施分类和编号工作：按照分类和编号手册的要求，对已有档案进行分类和编号，同时对新增的档案进行及时的分类和编号。
4.建立相关档案数据库：为了方便管理和检索，可以建立相关的档案数据库，将档案的分类和编号与档案的内容信息进行关联，提高档案的使用效率。
档案实体分类编号办法
档案实体分类编号办法1. 引言档案是组织中重要的信息资源，对于管理档案，分类编号是其中一项重要的工作。
本文将介绍档案实体分类编号的相关办法。
2. 定义档案实体是指具有固定格式和构成，以及独特性的档案载体。
分类编号是为了使档案实体能够有序、清晰地组织和管理而进行的标识和编码工作。
3. 档案实体分类编号原则•唯一性原则：每个档案实体都应该有一个唯一的分类编号，以便于查找和识别。
•层次性原则：分类编号应该按照一定的层次结构进行，便于组织和管理。
•信息丰富性原则：分类编号应当反映档案实体的基本信息，便于了解档案内容。
•一致性原则：分类编号的编写应当符合统一的规范和标准，以确保档案管理的一致性。
4. 档案实体分类编号的组成要素•机构代码：标识档案所属的机构或部门。
•类别代码：标识档案所属的类别或类型。
•年度代码：标识档案产生或归档的年度。
•顺序号：标识同一类档案实体中的顺序位置。
5. 档案实体分类编号的编写规范•机构代码：采用规定的代码或缩写，标识具体的机构或部门。
•类别代码：根据档案内容和属性进行分类，编写相应的类别代码。
•年度代码：采用统一的年度表示格式，如“YYYY”。
•顺序号：按照档案实体的顺序进行编号，保证顺序唯一。
6. 档案实体分类编号的应用档案实体分类编号主要用于档案的整理、检索和归档工作。
通过分类编号，可以方便地查找和识别档案实体，提高档案管理效率。
7. 档案实体分类编号的管理分类编号的管理包括编写、审核、变更和维护等环节。
需要建立健全的档案管理制度，规范分类编号的管理流程和责任分工。
8. 结语档案实体分类编号办法是档案管理工作中重要的规范和标准之一，对于提高档案管理效率和质量具有重要意义。
希望本文介绍的档案实体分类编号办法能够对档案管理工作有所帮助。
以上是关于档案实体分类编号办法的介绍，希望对您有所帮助。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案的编码的方法
档案的编码的方法
档案编码是一种将文件归类和管理的方法，以便于存储、检索和跟踪档案。
下面介绍一些常见的档案编码方法：
1. 数字编码法：这种最简单的方法是为每个档案分配一个唯一的数字编码。
这可以是顺序的数字，也可以是基于特定规则的数字编码。
例如，可以按照档案的创建时间顺序进行编码。
数字编码法适用于档案数量较少且不太频繁使用的情况。
2. 字母编码法：字母编码法使用字母组合作为编码，可以根据档案的主题、名称或关键词来构建编码。
这种方法通常用于组织较少的档案，例如个人或小型公司的档案。
3. 混合编码法：混合编码法结合了数字和字母编码的特点，可以更加灵活地组织档案。
一种常见的混合编码方法是将数字编码用于主要分类，然后使用字母或其他符号进行子分类。
例如，将档案按照年份进行数字编码，然后使用字母编码来表示档案的具体类别。
4. 主题编码法：主题编码法根据档案的主题或内容进行编码。
这种方法通常用于大型机构或政府组织，可以根据具体需求设计不同的编码系统。
主题编码法可以根据档案的内容进行分类，便于快速准确地检索档案。
5. 条形码和二维码：条形码和二维码是一种自动化管理档案的编码方法。
通过将档案的信息编码到条形码或二维码中，可以使用扫描设备快速识别和检索档案。
这种方法适用于大型机构或档案馆，能够高效处理大量档案。
选择合适的档案编码方法取决于档案的规模、数量和频繁程度，以及组织的具体需求。
无论使用哪种编码方法，重要的是保持一致性和规范性，以确保档案的有效管理和检索。
档案分类、归档整理、编目、排列方案
档案分类、归档整理、编目、排列方案一转眼，我在方案写作这个领域已经耕耘了十年。
这十年里，我见证了许多企业的成长，也积累了丰富的档案分类、归档整理、编目、排列的经验。
下面，我就来和大家分享一下我的心得。
我们来说说档案分类。
档案分类是档案管理的基础，做得好，可以让档案工作事半功倍。
在分类过程中，我们要遵循一个原则：简洁明了。
具体操作如下：1.明确分类标准。
根据档案的性质、用途、形成时间等因素，制定一套切实可行的分类标准。
2.细化分类类别。
将档案分为文书、财务、业务、人事等类别，每个类别再细分出子类别。
3.确保分类一致性。
在分类过程中，要确保同一类别的档案具有相似性，不同类别的档案具有差异性。
1.制定归档计划。
根据档案分类结果，制定详细的归档计划，明确归档范围、归档时间、归档责任人等。
2.归档前预处理。
对归档文件进行清洁、消毒、去虫等预处理，确保档案的保存质量。
3.归档操作。
按照归档计划，将档案放入指定的档案柜（架），并做好标识。
4.归档后检查。
归档完成后，对档案柜（架）进行检查，确保档案无遗漏、无损坏。
1.制定编目规则。
根据档案分类和归档整理的结果，制定一套统一的编目规则。
2.编制档案目录。
按照编目规则，编制档案目录，包括档案名称、档案号、档案类别、形成时间等。
3.归档文件编号。
为每个归档文件分配一个唯一的编号，便于检索。
4.建立索引。
将档案目录、档案编号等信息输入计算机，建立索引数据库。
1.按照档案类别排列。
将同一类别的档案放在一起，便于查找。
2.按照形成时间排列。
将档案按照形成时间的先后顺序排列，便于了解档案的历史沿革。
3.按照重要性排列。
将重要档案放在容易查找的位置，提高查找效率。
4.定期调整排列。
随着档案的增加，定期对档案排列进行调整，保持档案的有序性。
（1）档案收集：收集各部门的档案资料，确保档案的完整性。
（2）档案分类：按照档案性质、用途、形成时间等因素，对档案进行分类。
（3）归档整理：将分类后的档案进行归档，确保档案的保存质量。
档号结构和档案排列编号
档号结构和档案排列编号档号结构和档案排列编号一、文书档案1、排列编号方法：按照同一年度，同一保管期限进行排列编制件号；2、档号：由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成；如：二、业务档案1、排列编号方法：在一级类目下，按照二级类目（项目号），在同一保管期限内进行排列，编制项目号；2、档号：按件整理：全宗号一分类号一二级分类一项目号一件号如：三、城建档案1、排列编号方法：在一级类目下，按工程项目号设置编号；2、档号：全宗号一分类号一工程项目号一案卷号如：四、房产档案1、排列编号方法：在一级类目下，按照二级类目，按工程项目号设置编号；2、档号:全宗号一分类号一二级分类号一工程项目号一案卷号如：五、审计档案1、排列编号方法：在一级类目下，按审计项目设置编号；2、档号：全宗号一分类号一项目号一案卷号一件号如：六、会计档案1、排列编号方法：在一级类目下，按照二级类目编制目录号和案卷号；2、档号：全宗号一目录号（一级类目代字+二级类目代字+年度号）一案卷号；二级类目为：凭证1、账簿2、报表3、其他4。
其中根据公司实际运作情况，可将财务档案按“类别一机构一年度”的分类方法，按不同机构进行立卷归档，分别给予目录号，只有一个机构的，可不做机构号区分。
如SH1.I表示上海公司第一本会计凭证目录号，其中，第一个“1”表示会计凭证，第二个“1”表示年度号。
SH2.1表示上海公司第一本会计账薄目录号，以此类推。
如：七、设备仪器档案1、排列编号方法：在一级类目下，按设备种类或型号设置；2、档号：全宗号一分类号（SB）一设备种类（型号）一案卷号如：八、声像档案1、编号排列方法：按照载体不同设置二级类目；照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列，编制件号，件号在盒内流水，其它载体类档案按照文件类型（01-录音文件、02-录像文件、03数据文件、图片文件、04-其它）再设置二级类目，在盘号内对文件进行编号。
1.I照片档案档号：全宗号一分类号一保管期限一盒号一件号。
档案分类归档整理编目排列方案
档案分类归档整理编目排列方案档案分类归档整理编目排列是为了使得许多数据与文件更加重要及有效地被存储、使用、提取以及管理。
在信息技术日益发展的今天，如何设计出更为高效的档案分类归档整理编目排列方案则成为了一个重要的议题。
下面，我们来介绍如何设计出更为高效的档案分类归档整理编目排列方案：1、明确目的在设计档案分类归档整理编目排列方案之前，我们需要先明确其最终达到的目的是什么。
不同的目的需要有不同的设计方法，因此要在设定规则之前，先设定好目的。
2、确定档案分类档案分类方式可以采用单一法或多种法。
单一法是一种通常采用的分类方式，通过选定某个关键字或特征来进行分类；多种法则是一种比较综合的分类方式，通过多个关键字或特征来进行分类。
3、规定编号格式编号格式是进行档案分类归档整理编目排列的重要内容之一。
一般情况下，档案编号应采用层次结构编号法，按照顺序进行编码。
可以采用数字、字母、符号等方式进行编号，但应尽量保证编号的简洁明了。
4、规定文件目录结构文件目录结构是指符合文件目录结构的文件格式，主要包括文件目录、文件样式、文件属性和所需存储空间。
规定完整体的文件目录结构，可以使得档案文件更加有序。
5、分类排序为了方便档案管理，档案分类排序是档案整理工作中一个重要环节。
一般情况下，档案可以通过初始数据、名称、分类号、创建时间、修改时间等多种因素进行排序；根据需要，可将文件以图片、文本、音频、视频等形式进行排列。
6、数据存储设置数据存储设置应遵循安全、方便、高效的原则。
档案数据应该存储在可靠的环境中，如机房或机器间等专用区域；并对数据进行备份、恢复、监控以及安全防护等措施。
7、定期维护和更新档案系统在运营过程中需要定期维护和更新，以确保其正常运行和数据的完整性。
需要定期检查数据存储设备和系统管理软件，以及清理无用数据、更新操作系统等操作。
最后，档案分类归档整理编目排列方案的设计需要结合目的、实际需求以及用户习惯进行综合考虑。
档案管理分类及编号方案
档案管理分类及编号方案档案管理是文件资源管理，包括信息获取、控制、保管、使用和销毁，在信息时代，档案管理是一种非常重要的管理工作。
档案的管理分类，决定了档案的编号方式，是档案管理的根本，也是档案管理的重要基础，分类编号在档案管理中具有重要作用。
一、档案管理分类档案分类是按照一定的规则将档案分门别类，以便于管理、检索和使用。
分类方法有许多种，根据每种方法的不同，分类的结果也有所不同。
1、按权力分类根据制定、使用和控制记录的上级机构权力不同，将档案分别归类为中央民政档案、省部委档案、厅局级档案和县级档案。
2、按记录种类分类根据记录的种类和存储内容不同，将档案分为行政档案、司法档案、经济档案和文化档案。
3、按形成时间分类根据档案形成时间的不同，将档案分为新件、古文档、集体档案和私人档案。
4、按来源分类根据记录产生者的不同，将档案分为个人档案、公司档案、团体档案和其他档案。
二、档案编号方式若要有效地管理档案，必须用适当的编号方式严格控制，确保档案的有序存放、索引和使用。
1、按单位编号按照上级文件的规定，每个档案在某单位内都有一个唯一的编号，确保其存放、索引和使用的有序性，并提高存放效率。
2、按文件编号文件的编号具有一定的规律性，根据文件的类别及编号顺序，在每一份文件后面，设立其唯一的编号，将文件存放、索引和使用科学有序。
3、按优先顺序编号档案的存放、索引和使用，有时需要按照特定优先顺序进行编号。
根据不同档案的优先顺序，给档案分配特定编号，以保证相关档案的优先使用。
三、总结档案管理分类及编号方案是档案管理中最基本也是最重要的一部分，一个完善的档案管理分类和编号方案，可以使档案的存储、索引和使用科学有序。
同时，档案管理分类及编号方案也可以提高档案管理的效率，节省管理成本。
某局档案排列编号方法和档号目录号结构
&&市××局档案分类体系表02行政管理01党群工作 09实物档案 … ××××附件2：深圳××局档案排列编号方法和档号、目录号结构说明一、党群工作、行政管理和业务管理档案1、排列编号方法：三类档案合并整理，分年度、按保管期限（永久、30年、10年）分别排列编件号，不编目录号。
2、档号由全宗号、年度、保管期限件号组成，用“-”连接。
其中，保管期限为永久、30年、10年。
例如：件号（第18件）保管期限（30年）年度（1999）全宗号（市政府办公厅）二、基本建设和设备仪器档案1、排列编号方法：按基建项目或设备种类（型号）分别排列编案卷号，不编目录号。
2、档号由全宗号、类别号、案卷号组成，用“-”连接。
其中，类别号由一级类目号和二级类目号（基建项目代号或设备代号）组成，中间用“〃”隔开。
例如：案卷号（第1卷）类别号（基建档案类第1个工程项目）全宗号（市政府办公厅）三、会计档案1、排列编号方法：按二级类目分年度排列编案卷号和目录号。
2、档号由全宗号、目录号、案卷号组成，用“-”连接。
目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成。
其中目录代码为D，类别代号分别为：会计凭证为1、会计账簿为2、财务报告为3、其他为4。
例如：档号：案卷号(第1卷)目录号(会计凭证类第1本目录)全宗号（市政府办公厅）目录号：目录顺序号（第1本目录）类别代号（会计凭证类）目录代码（会计档案类）四、人事档案本单位人事档案由人事档案室统一管理，其编号方法按照人事档案管理有关规定执行。
五、声像档案（一）照片1、排列编号方法：按照三级类目结合形成时间分别排列装册，分册编照片号。
2、档号由全宗号、目录号、册号、照片号组成，用“-”连接。
目录号由目录代码、二级类目代号、三级类目代号、目录顺序号组成，其中目录代码为F，二级类目代号为1（照片），三级类目代号为：领导类为1、荣誉类为2、业务活动类为3、文体活动类为4。
档案分类和编号方法【档案分类编号标准】
档案分类和编号方法【档案分类编号标准】
档案分类和编号方法是用于对档案进行组织和管理的标准化方法。
以下是一种常用的档案分类编号标准，可以根据具体情况进行调整和适应：
1. 档案分类方法：
- 按照部门或单位划分分类，例如人事档案、财务档案、行政档案等。
- 按照功能或内容进行分类，例如合同档案、报告档案、会议记录档案等。
- 按照时间或年度进行分类，例如2019年档案、2020年档案等。
- 按照项目或任务进行分类，例如项目A档案、任务B档案等。
2. 档案编号方法：
- 给每个档案设立一个唯一的编号，可以采用数字、字母或组合进行表示。
- 编号可以按照分类方法进行编制，例如按照部门或功能设置前缀编号。
- 编号可以按照时间顺序进行编制，例如按照年度或月份进行编号。
- 编号可以按照档案的重要性或紧急程度进行编制，例如按照优先级分别设置编号。
3. 档案组织方法：
- 将同类档案进行整理和归档，便于查找和管理。
- 可以根据档案编号进行存放，编号相近的档案可以放在相邻位置。
- 可以使用档案盒或归档袋等工具进行组织和保护。
以上是一种常用的档案分类和编号方法，可以根据具体需求进行灵活调整。
对于档案的管理，还需要制定相应的操作规范和流程，确保档案的安全和有效管理。
档案归档编号方法
档案归档编号方法1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
序号档案范围文件编号方式卷宗编号方式1公司对内发文（决定、规章制度及流程等）NAPC-NW -2011-001(公司缩写-内文-年份-序号)NAPC-NW-20112公司对外发文（申请与政府机关批复、报告和说明等）大西洋字[2011]1号(公司缩写-类别-年份-序号)NAPC-WW-20113公司接收的外部文件（行业标准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）NAPC-SW -2011-001(公司缩写-外文-年份-序号)NAPC-SW-20114部门发文（联系函、通知、申请与批复等）NAPC-YYF-001-110101(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)NAPC-YYS-001-110101(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)部门缩写：技术部-JS项目部-XM采购部-CG财务部-CW预算部-YS行政人事部-XR例如：技术部发文NAPC-JSF-001-110101NAPC-YYF-W-2011NAPC-YYS-W-2011签订的合同或协议DXYG2011001DXYC2011001DXYZ2011001(公司缩写、合同类别、年份、序号)G-工程合同，C-采购合同Z-综合合同NAPC-HT-20116会议纪要、记录大西洋纪要[2011]1大西洋纪要[2011]7部门会议纪要大西洋部门纪要[2011]1大西洋部门纪要[2011]8工程技术资料、计划、总结或预决算文件NAPC-GSZL-001-110630(公司缩写、公司资料、序号、年月日) NAPC-YYZLF-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日) NAPC-YYZLS-001-110630(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)NAPC-GSZLNAPC-YYZLFNAPC-YYZLS9图纸接收、发放NAPC-JSST-00001(公司缩写、技术收图、序号)NAPC-JSFT-00001(公司缩写、技术发图、序号)NAPC-JSCT-00001(公司缩写、技术出图、序号)NAPC-JSSTNAPC-JSFTNAPC-JSCT10公司购买的各类软件或电子文件NAPC-YY-R-2011-001(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)NAPC-YY-R-201111重大公司活动或招待活动的文书、音像资料、荣誉奖项和题赠性资料NAPC-YY-Z-2011-001(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)NAPC-YY-Z-201112公司采购的各类资产的使用说明书及维修保养资料NAPC-ZC -2011-001(公司缩写、资产、年份、序号)NAPC-ZC-201113图书资料NAPCTS2011-001(公司缩写、图书缩写、年份、序号)NAPC-TS-201114公司各类证照、资质证书或许可证等自带编号"公司证照"或"项目"15人事档案"姓名"或"工号""在职"和"离职"16财务档案"档案类别""公司"和"年度"1. 技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
档案汇总整编的方法及其分类档号编制及其质量要求
档案汇总整编的方法及其分类档号编制及其质量要求档案汇总整编是指将机关和事业单位的各类档案按一定的规则进行整理、分类、加工，形成系统化、有序化、标准化的电子档案管理体系。
它不仅可以提高档案利用率，减少档案管理工作量，还可以保证档案的完整性、准确性和可靠性。
本文将介绍档案汇总整编的方法及其分类，以及档号编制及其质量要求。
一、档案汇总整编方法及其分类1.档案整理法：档案整理法是指依据档案文书的形成、传递、保存等特点，通过辨析、鉴别、分析、筛选等手段，对档案进行整理、分类。
主要包括收集资料、筛选整理、分类归档等步骤。
2.档案编目法：档案编目法是指对档案文书进行详细的编目描述，便于查询和利用。
主要包括编制档案目录、编制档案题录和编制档案目次等。
3.档案数字化处理法：档案数字化处理法是将纸质档案转化为电子档案，便于存储、检索和利用。
主要包括扫描、图像识别、数据处理和电子存储等步骤。
4.档案装订法：档案装订法是将已整理好的档案文书按照一定的次序装订成册。
主要包括装订格式规范、装订质量要求和装订目录编制等。
5.档案保管法：档案保管法是指依据档案的价值和管理要求，对档案进行保管和防护。
主要包括档案存储环境、档案材料和档案保存期限等。
1.档号编制方法：档号编制是指根据档案特点和管理要求，对档案进行编号。
通常可以采用年度+档号的方式进行编制。
其中，年度指的是档案文书形成的年份，档号指的是档案文书在其中一年中的序列号。
如2024-001，2024-002等。
2.档号编制质量要求：档号编制质量要求是指档号应该具备的准确、规范、连续和唯一的特性。
准确指的是档号要按照文书的实际情况进行编制，不能出现错号的情况；规范指的是档号要按照一定的规则进行编制，不能出现不规范的情况；连续指的是档号要在同一年度内具备连续的特性，不能有中断的情况；唯一指的是档号在相同的年度中只能出现一次，不能重复使用。
总之，档案汇总整编是一项重要的工作，它不仅关系到档案的管理效率和质量，还关系到机关和事业单位的日常工作和决策。
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档案归档编号方法
1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
1.技术服务合同编号方法：
1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。
1.2二级编码：根据部门名称分类。
根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。
1.3 三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;
1.4编号举例：
如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为：JSFW-JS-001
2.管理类合同编号方法：
2.1一级编码：部门代号。
2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。
2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；
2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；
2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；
2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。
2.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
2.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
2.5编号举例：
人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为：RL-劳动-2004-0008
3.销售租赁类合同编号方法：
3.1一级编码：一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。
3.2二级编码：同技术服务合同编号方法1.1。
3.3三级编码：根据销售产品的品名型号及编号表示。
档案整理、归档、立卷操作步骤
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录，应实行统一集中管理。
归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档。
2、档案来源：
（1）上级来文：（主要是教育局来文）
（2）本级形成的文件、材料，主要有：①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；
⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室。
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱，往往无从下手，以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷，即使有保存价值，其保存价值也不一样（有永久、30年、10年、备用之分），随意的拿些材料来就组成一卷，这样造成案卷庞杂臃肿，玉石不分，既不便于保管，也不便于查找利用。
整理步骤：
1、先用别针把一份一份文件，同一种表格别好，别搞乱了。
同时注意把正文放上，底稿放下。
另外没有标题的材料要做好记号，以免到时不知归到那里。
如果是办公室统一组卷的话，收集时就注意，别把各个处室的文件材料放在一起，以免增加分类难度。
2、分清年度（或学年、届），把各年度或学年的文件材料分清，不要把各个年度文件材料混在一起，同时注意有的文件是有针对年的别看错了，如总结（哪年总结放哪年）、计划（那年计划放那年）、结案中（那年结案放那年）、会议（会议结束年）等。
3、分清级别。
上级来文、本级发文、下级来文，分别分开。
同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来。
5、区分归档与不归档文件。
对照学校档案归档范围，把需要归档与不归档文件分开，然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管。
6、确定保管期限。
把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限（用铅笔在左上角做记号“永久、30年、10年”，同时注意同一个重大活动形成的材料应保持其文件材料完整性，确定保管期限时注意放在一起，如同一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限）。
7、分出保管期限。
把保管期限相同的档案分别分开来。
8、分类。
把保管期限相同的同一类问题、同一次会议、同一种活动的文件材料分别分开。
9、把上级针对本校的工作的指示、批复、任免、决定等文件分别分开本级相应的问题中去。
10、分别把每个问题排列次序。
通常的规则是：（1）对于密不可分的文件是：正文（转发文）排前原件排后；正（印）稿排前，底稿排后；正件排前附件排后；批复排前请示排后；重要文件的历次稿最后定稿排前，其他历次稿依次排后；重要的文件排前（相对而言，因为是一种保管期）。
三、组卷
组卷前先说明几点规定：
①上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷，留在各处室备用，不交综合档案室；
②学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷，下发到各处室的文件各处室可以装成备用卷。
③各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、教师考核结果形成文件材料一式两份，交一份到校长办公室统一由办公室组卷，各处室留一份备用。
④其他文件、材料由各处室分别组卷。
组卷的一般方法：
年度（学年、一届）+保管期限+问题或年度+保管期限+机构。
①年度（学年、一届）注意不能混。
根据学校特殊情况，可以根据具体问题选择，用年度、学年还是一届来组卷。
例：教学档案有些问题要以学年为组卷时间时，即学年+保管期限+问题，有些问题要以一届学生
成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等，就要求以一届学生的文件、材料组成一卷。
②问题：一卷可以一个问题或几个问题。
文件材料多的就一个或两个问题组成一卷，文件材料少就几个问题组成一卷，但也不能太杂，同一个问题应该在同一卷（如果同一个问题文件材料很多，可以根据实际问题有规律的分成几卷，例如：学校与每个学生签订的协议书，可以一个班的文件材料组成一卷，也可以一个年段的文件材料组成一卷，但无论是一个问题或几个问题组成一卷，都要把同一问题、同一案件、同一会议形成的正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文与原件、来文与复文都应立在同一卷。
如果一个处室形成的材料很少也可以用第二种方法（因一个处室形成的文件材料就是同一类问题），具体哪些内容组成一卷请参阅学校档案分类表。
12、卷内文件排列。
如果一卷有几个问题，一定要一个问题排完了再排另外一个问题。
四、填写卷内目录，打页码（有字的页都要打页码）
顺序号：一件一个顺序号，用流水号1、2、3……表示。
责任者：以公章为准，几个单位联合发写立卷单位。
文件标题、文件题目。
无题目按内容自议标题。
文号：指发文件上的发文号。
日期：发文时间。
页号：文件头所在页号。
五、装订（先去掉卷内金属物）
六、拟写案卷标题。
用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题，然后再写到卷皮上，以免写错。
标题一般要标明卷内文件的作者、问题（主题、内容）、文种三个要素。
作者不能写超过三个，超过三个的其他用“等”。
主要作者写在前，它的字数一般在50个以内为宜，最多不超过80个字。
案卷标题头不需空格。
标题中使用的标点符号是“、”。
例：庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知。
七、填写卷皮其他内容
八、编目：各股室自行用铅笔编一个流水号，以后交综合档案室统一编目。
九、抄写案卷目录
十、科技档案
参照分类方案表分类，装具用盒装（具体看组卷内容说明）
十一、会计档案
十二、照片档案、声像档案，实物档案。
各处室先收集起来交到办公室，建立综合档案室时统一编目、组卷。
其中照片档案办公室可以先组卷，组卷方法请看实例。
学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
2、毕业班合影；
3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片。
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄；
2、利用效果登记薄；
3、调阅档案登记薄；
4、档案统计表；
5、移交清册。
2009、6。