物业公司档案建立与管理方案细则
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。
建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。
2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。
2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。
3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。
3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。
3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。
4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。
物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司是负责管理和维护房地产物业的专业机构，其档案管理制度对于保障公司运作的顺利和高效至关重要。
本文将从准备工作、档案分类、保管措施、备份措施和定期审查五个方面详细介绍物业管理公司档案管理制度。
一、准备工作1.1 制定档案管理制度物业管理公司应当根据自身业务特点和规模制定档案管理制度，明确档案管理的责任部门、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。
1.2 配备专业人员公司应当配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体执行，包括档案的整理、分类、归档和检索等工作。
1.3 建立档案管理系统公司应当建立完善的档案管理系统，包括档案管理软件和硬件设备，确保档案管理工作的高效和便捷。
二、档案分类2.1 根据内容分类公司应当根据档案的内容和用途进行分类，例如按照客户档案、合同档案、财务档案等进行分类管理，方便档案的检索和利用。
2.2 按照时间分类公司应当按照档案的保存期限和重要性进行分类，设立长期保存档案和短期保存档案，确保档案的合理利用和保管。
2.3 建立档案目录公司应当建立档案目录，包括档案的名称、编号、分类、保存期限等信息，方便档案的管理和检索。
三、保管措施3.1 设立档案室公司应当设立专门的档案室，保证档案的安全和完整性，确保档案的保管环境符合相关标准和要求。
3.2 制定保管规定公司应当制定档案的保管规定，包括档案的存放位置、存放方式、防火防水措施等，确保档案的安全和可靠性。
3.3 实施访问控制公司应当对档案室进行访问控制，限制档案的查阅和借阅权限，确保档案的保密性和完整性。
四、备份措施4.1 定期备份档案公司应当定期对档案进行备份，确保档案的安全和可靠性，避免因为数据丢失而造成损失。
4.2 建立备份机制公司应当建立备份档案的机制，包括备份的频率、备份的方式、备份的存储位置等，确保备份的及时性和有效性。
4.3 定期检查备份公司应当定期检查备份档案的完整性和可用性，确保备份的有效性和可靠性，防止因备份数据损坏而造成损失。
物业规章制度档案管理
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
物业服务档案的建立与管理方案
物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。
1、档案资料的归档管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；4）财务资料由财务部门归档办理。
（2）归档要求：1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；4）是传真件的应复印后以复印件归档；5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；6）每类扶植工程竣工必须有兼职档案兼职客服办理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；8）档案题名应确切反应卷内文件内容，并区分保管限期；9）文件材料的归档必须办理移交手续；10）声像档案归档要求如下：①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。
最新物业公司档案管理制度
最新物业公司档案管理制度一、总则为了规范物业公司的档案管理工作，提高档案管理效率和保护档案资料的安全性，特制定本管理制度。
二、档案管理系统物业公司应建立健全档案管理系统，包括电子档案和纸质档案两部分。
档案管理系统应包括档案的分类、编号、归档、借阅、销毁等环节。
三、档案分类和编号物业公司应将档案按照内容和用途进行分类，例如合同档案、人事档案、财务档案等。
每个档案应有唯一编号，并建立档案编号管理制度。
四、档案归档物业公司在收到新的文件或合同后，应及时进行归档。
归档前应对档案进行目录整理和资料整编，并记录归档时间和归档人员。
五、档案借阅员工需要查阅档案时，应向档案管理员提出申请。
申请包括借阅目的、借阅期限等。
档案管理员应根据申请情况进行审批并记录相关信息。
六、档案销毁物业公司应定期对档案进行清理和归档，将已过期或无效的档案进行销毁。
销毁过程应严格按照规定进行，记录销毁时间和销毁人员。
七、档案保管和安全物业公司应专门设立档案室进行档案保管，保证档案资料的安全性。
除授权人员外，禁止未经许可私自拿取档案，禁止私自复印和传阅档案。
八、电子档案管理物业公司应建立电子档案管理系统，确保重要档案能够进行电子存档和备份。
对电子档案进行加密和权限管理，防止非授权人员访问。
九、档案查找与借阅的申请程序1.员工需提出书面档案查找与借阅申请。
2.档案管理员审核申请，核对借阅目的、借阅期限等，以确定是否批准借阅。
3.档案管理员根据开放目录查找档案，如发现档案不在处则告知借阅人。
4.如档案可借阅，则由员工填写借阅登记表，并保证档案的安全和完好。
5.员工在借阅期限内查阅，过期需提前续借或归还档案。
6.查阅完毕后，员工交还档案给档案管理员，并由档案管理员核对、整理档案。
十、档案管理制度的宣贯和培训物业公司应定期组织档案管理制度的宣贯和培训，使员工了解和掌握档案管理的相关规定和要求，提高档案管理的意识和能力。
结论：物业公司的档案管理制度对于保护和管理公司的各项重要文件和资料至关重要。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。
1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。
1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。
二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。
2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。
2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。
三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。
3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。
3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。
四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。
4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。
4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。
5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。
5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。
结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。
只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
物业公司档案建立与管理方案细则
物业公司档案建立与管理方案细则物业公司档案建立与管理方案细则第一节项目管理档案的建立一、建立项目管理档案的要求1、由档案室负责立卷，归档制度规定，物业服务中心形成的各类资料文书应于次年第一季度内归档于档案室。
立卷归档工作需接受指导、协调和监督。
2、由各责任部门负责立卷，归档制度规定，在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案应于次月月初归档于物业服务中心档案室。
专业性较强或需要保密的档案可以延长移交期限。
3、由责任部门负责立卷，归档制度规定，各质量记录应按月归档于物业服务中心档案室。
4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。
5、档案室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。
6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。
7、任何人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批准后方可调阅。
所有档案为核心机密。
8、档案一律不准带出档案室，复印、借用需经同意并办理完登记手续后方可带出档案室。
所有档案由档案室管理人员负责调取、归还，并做好记录。
9、档案管理人员每月对借用记录进行盘查和跟踪确认，以保证档案资料的可追溯性。
10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。
11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。
12、档案分长期、短期档案；销毁档案时，应由行政人事部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和泄密。
二、档案资料的内容1、工程档案：包括竣工验收资料、小区竣工资料、接管验收资料及相关图纸，要求长期保存。
2、业主档案：从交楼开始的全部所需资料，包括交楼资料、变更材料、过户资料等，需长期保存。
物业公司档案管理规定
公司档案管理规定为加强公司的档案管理, 保证档案收集、整理、存放、保护和运用各环节规范、有序, 根据国家档案管理相关规定, 结合公司实际情况, 特制订本规定。
一. 档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。
公司行政人事部作为档案工作主管部门, 统一领导各部门档案工作, 制订档案管理规章制度和工作标准, 并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设立专（兼）职档案管理人员, 负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门: 行政人事部公司档案监管人员: 行政主任/总经办秘书公司档案管理人员: 行政人事部行政助理各部门档案管理人员: 各部门文员、行政人事助理、结算员二. 档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作, 各部门要高度重视, 保证档案工作所必需的条件, 全体员工都有维护档案完整和安全的义务。
（一）公司档案监管人员职责1. 贯彻执行国家物业管理相关的档案法规, 制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。
2. 负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查, 一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接受各部门上交的电子档案及目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。
5. 执行保密制度, 保证档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责:1.严格执行档案管理有关规定, . 定期接受各部门上交的档案、目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
2.做好各类档案的接受、整理、建帐、建卡、保管、记录等工作。
检查、3.验收归档文献材料是否完整、准确、系统, 是否符合相关档案工作规范。
4.编制各类档案的检索工具和参考资料, 积极开展征询服务和提供运用工作, 做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.做好档案库房的管理6.严格执行保密制度, 对密级档案内容不传密、不泄密、不失密, 保证档案的安全。
7.有权督促有关部门和人员按归档规定及时移交文献材料；有权拒绝接受不符合规定的文献材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。
物业档案管理制度(15篇)
物业档案管理制度(15篇)物业档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
物业档案管理制度21目的为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的.资料整理交档案管理员。
4档案存放位置4.1电脑保存一份电子文档。
4.2__四楼资料室。
5档案管理员5.1行政人事部6档案编号规则(见附件1)7部门档案内容7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
物业公司业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理公司业主档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有业主档案的管理工作。
第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 规范化：档案管理应按照国家档案管理的有关规定，建立健全档案管理制度，确保档案的规范化管理。
2. 完整性：确保业主档案的完整，不得随意增减、篡改档案内容。
3. 安全性：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁和泄密。
4. 有效性：提高档案的利用率，为物业管理公司、业主及相关部门提供便捷、高效的服务。
第二章业主档案的收集与整理第四条业主档案的收集范围：1. 业主的基本信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。
2. 业主的房产信息，包括房产证号、建筑面积、户型、购房时间等。
3. 业主的缴费信息，包括物业费、水电费、停车费等缴费记录。
4. 业主的投诉、建议及处理情况。
5. 业主的合同、协议等法律文件。
第五条业主档案的整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的业主档案进行分类整理。
2. 对整理好的档案进行编号、装订，确保档案的整齐有序。
3. 档案整理过程中，应确保档案内容的准确性和完整性。
第三章业主档案的保管与利用第六条业主档案的保管：1. 业主档案应由专人负责保管，确保档案的安全。
2. 业主档案应存放于通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的专用档案柜中。
3. 保管人员应定期检查档案，发现异常情况及时处理。
第七条业主档案的利用：1. 业主档案的利用应遵循“谁审批、谁负责”的原则。
2. 业主档案的借阅需办理借阅手续，并注明借阅目的、时间及归还期限。
3. 未经批准，不得擅自复制、翻印、外传业主档案。
第四章业主档案的销毁第八条业主档案的销毁应严格按照国家档案管理的有关规定执行。
第九条业主档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。
第十条业主档案销毁过程中，应采取有效措施，确保档案的完全销毁。
物业档案资料管理
物业档案资料管理
标题：物业档案资料管理
引言概述：
物业档案资料管理是物业管理工作中至关重要的一环，它涉及到物业管理的各个方面，包括建筑物管理、人员管理、财务管理等。
合理、规范的物业档案资料管理可以提高物业管理效率，保障物业管理工作的顺利进行。
一、建立完善的档案管理制度
1.1 制定档案管理规定和流程
1.2 确定档案管理责任人
1.3 建立档案管理档案分类体系
二、规范档案资料的收集和整理
2.1 确保档案资料的完整性和准确性
2.2 统一规范档案资料的命名和存储格式
2.3 定期对档案资料进行清理和整理
三、保障档案资料的安全性和保密性
3.1 设立档案管理权限和访问控制
3.2 建立档案资料备份和灾难恢复机制
3.3 加强档案资料的保密意识和培训
四、利用信息化技术提升档案管理效率
4.1 建立物业档案管理系统
4.2 实现档案资料的电子化管理
4.3 利用大数据技术分析档案资料，优化物业管理决策
五、加强档案管理的监督和评估
5.1 定期进行档案管理工作评估和检查
5.2 推行档案管理的内部审计和外部审查
5.3 不断完善档案管理制度，提高管理水平和效率
结语：
物业档案资料管理是物业管理工作中不可或缺的一部分，只有建立完善的档案管理制度，规范档案资料的收集和整理，保障档案资料的安全性和保密性，利用信息化技术提升管理效率，加强监督和评估，才能有效提高物业管理工作的质量和效率，为业主提供更优质的服务。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度1为了规范公司档案管理工作，保证档案的完好性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度1、凡是反映公司战略进展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保存的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、全部科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保存一份原件，交由综合管理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。
部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、档案保管制度1、公司综合办公室设存放档案的特地档案柜，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档名目。
3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类名目；依据需要编制专题名目，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟识所管理的档案资料，了解利用者的需求，把握利用规律。
物业档案的建立与管理
物业档案的建立与管理一、物业档案的建立物业档案的建立是物业管理的重要环节，它不仅涉及到物业管理的日常运作，也关系到业主的切身利益。
一般来说，物业档案的建立包括以下步骤：1、收集资料：收集与物业管理相关的所有资料，包括建筑规划、施工图纸、竣工资料、设备设施技术资料、业主档案等。
2、分类整理：根据物业管理的需要，对收集的资料进行分类整理，如分为工程类、财务类、管理类、业主类等。
3、建立索引：为方便查询和检索，应建立索引系统，如电子档案管理系统或纸质档案的目录等。
4、归档保存：将整理好的资料按照规定的格式和程序进行归档保存，确保档案的安全性和完整性。
二、物业档案的管理物业档案的管理是物业管理的重要环节，它直接关系到物业管理的质量和效率。
以下是物业档案管理的一些关键点：1、制定档案管理规定：制定明确的档案管理规定，包括档案的分类、归档范围、保管期限、查阅权限等，以确保档案管理的规范化和标准化。
2、定期检查和更新：定期对档案进行检查和更新，确保档案的准确性和时效性。
对于过时的档案，应按照规定进行销毁或转移。
3、建立档案借阅制度：建立档案借阅制度，明确借阅程序和审批权限，防止档案的丢失和损坏。
同时，应定期对借阅记录进行清查和核对。
4、加强电子档案管理：电子档案具有易存储、易检索、易传输等优点，应加强电子档案管理，确保电子档案的安全性和可靠性。
同时，应注意防范电子档案的泄露和损坏。
5、定期培训和考核：定期对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和管理能力。
总之，物业档案的建立与管理是物业管理的重要环节，它不仅关系到物业管理的质量和效率，也关系到业主的切身利益。
因此，应加强物业档案的建立与管理，确保档案的安全性、准确性和时效性。
物业管理档案的建立与管理随着城市化进程的不断推进，物业管理成为了城市管理的重要部分。
物业管理档案的建立与管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的基础工作。
本文将从物业管理档案的建立和管理两个方面，探讨如何做好物业管理档案工作。
某物业公司档案管理规定制度
1. 目的为全面加强物业集团系统档案管理工作，确保物业集团各类档案资料(材料)的充分、有效利用，特制定本制度。
2. 范围本规定适用于物业系统所有档案的管理。
3. 职责物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门，所属各单位及各部门是档案管理的执行部门。
4. 工作内容4.1 定义：物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成的具有查阅利用价值的、各种形式(纸质、电子、声像、实物等)的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料(材料)。
4.2 机构设置4.2.1 物业集团本部设立专门的档案室，隶属于行政管理总部。
4.2.2 物业集团所属各物业公司(管理处)经报批可设立自己的档案室，隶属于行政管理部。
4.2.3 物业集团本部各部(室)不设立专门的档案室。
4.3 管理体制4.3.1 物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导；负责指导所属各物业公司(管理处)档案室的工作；负责物业集团本部档案的具体管理工作。
4.3.2 各物业公司(管理处)档案室接受所在单位行政管理部的行政领导和管理，业务上接受档案管理部门监督和指导。
4.3.3 物业集团全质办为档案管理的督察机构。
4.3.4 为保证档案管理的实效性，物业集团根据实际需要，可成立档案鉴定小组。
4.4 人员配备及要求：4.4.1 各级档案管理机构根据档案的数量、工作量，本着精简、高效的原则，配备相应的档案管理人员。
物业集团档案室专职1人，所属物业公司(管理处)档案室为兼职1人。
4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和相应工作经验的大专以上人员担任。
4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。
如因工作变动或离职，必须在相应行政管理部门负责人的监督下做好交接手续的办理工作。
4.5 物业集团档案室的工作职责4.5.1 参照国家有关标准和规定，结合集团公司有关规定，制定物业集团的档案管理办法，制定物业集团本部档案管理的实施细则，并组织实施；4.5.2 收集、整理、保管物业集团本部的档案，并做好档案鉴定、统计和利用工作；4.5.3 监督和指导所属各单位档案室的档案管理工作；4.5.4 根据需要组织开展业务知识培训，开展经验交流；4.5.5 承办有关档案管理工作的其他事宜。
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物业公司档案建立与管理方案细则
第一节项目管理档案的建立
一、建立项目管理档案的要求
1、物业服务中心形成的各类资料文书，由档案室负责立卷，并按归档制度，于次年第一季度内归档于档案室。
立卷归档工作要接受指导、协调和监督。
2、在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案，由各责任部门负责立卷，并按归档制度，于次月月初归档于物业服务中心档案室。
专业性较强的或者需要保密的档案，可以延长移交期限。
3、各质量记录由责任部门负责立卷，按归档制度按月归档于物业服务中心档案室。
4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。
5、档案室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。
6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。
7、物业服务中心所有档案为核心机密，任何人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批准后方可调阅。
8、档案一律不准带出档案室；复印、借用经同意办理完登记手续后方可带出档案室；所有档案由档案室管理人员负责调取、归还，并做好记录。
9、档案管理人员每月对借用记录进行盘查和跟踪确认，以保证档案资料的可追溯性。
10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。
11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。
12、档案分长期、短期档案；销毁档案时，应由行政人事部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和泄密。
二、档案资料的内容
1、工程档案：包括竣工验收资料、小区竣工资料、接管验收资料及相关图纸，要求长期保存。
2、业主档案：从交楼开始的全部所需资料，包括交楼资料、变更材料、过户资料等，需长期保存。
物业服务中心与往来书函记录。
3、会员档案：从入会开始至退会结束的所有资料，包括入会资料、变更材料，退会资料等，需长期保存。
会员档案自会员退会起，保存两年后，必须予以销毁，并做好相关销毁记录。
4、公文档案：公文办理完毕，按照规定将公文的定稿、正本和有关材料（包括音像材料）收集齐全，立卷归档，长期保存。
5、人事档案：员工进入物业服务中心报到后直至离职期间发生的所有有关个人材料。
人事档案在员工离职手续办理完毕，保存两年后销毁。
6、质量记录：根据 ISO 质量体系要求，在物业服务过程中形成的各类记录表式。
第二节档案管理
一、档案建立程序
1、资料的收集
（1）建立档案室，采取先进管理手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理。
（2）资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。
2、资料分类整理
收集后的所有信息，根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
3 、资料归档管理
拟采用原始档案和电脑档案双轨制。
采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图纸等。
档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存。
二、档案资料的分类
下面以表格的形式表述：
1、竣工验收资料
2、管理档案资料。