会议管理工作标准

1.0、总则与目的

为加强公司会议纪律,减少和缩短会议时间,提高会议质量,特制定本工作标准。

2.0、规范性引用文件

(无)

3.0、术语和定义

会议:是为了解决某个共同问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。

4.0、应用范围

本工作标准适用于公司所有会议的管理。

5.0、职责与权限

人力资源部:负责制定、修改、完善并监督本工作标准。

6.0、管理内容及要求

6.1、会议原则

6.1.1、价值:开会本身就耗费了时间及金钱,换言之既是成本,需要执行有效的管理,并且必

须获取有价值的回报;

6.1.2、守时:迟到本身是一种过错,我们建议:提前3分钟到达会场;

6.1.3、检讨:“对事不对人”是我们维持检讨精神的保证,我们检讨的是具体事情所代表的

倾向,而非当事人的恩怨;

6.1.4、集中:“滔滔不绝,离题万里”是缺乏自制的失控,我们必需集中精力于议题的讨论

上,并在有限的时间里形成决议;

6.1.5、公开:我们相信,错误只有被越多的人知道,才有可能被防范;问题只有被广泛地展现,

才有可能被解决,坦诚地公开你所感知的错误与问题,并讲出你的解决方案;

6.1.6、决议:久议不决,不如不议,在组织的目标下,多一点承担不是义务,而是职责所在;

6.1.7、行动:决议是开会的产品,行动是产品的运用,不用的产品是滞存品,作为管理团队的

一员,我们不但不制造滞存,而且要消除滞存,从而降低管理的库存。

6.2、会议的类别

6.2.1、公司级会议:由公司总经办或指定职能部门负责人主导召开,旨在解决公司策划、经

营、生产运作中的代表性、广泛性、跨部门较多问题的会议;

6.2.2、部门级会议:由部门最高负责人主导,定期召开且较固定议题,旨在分析解决部门问

题的会议;

6.2.3、班组会议:由班组长主导,定期在班前或班后召开且时间较短,旨在解决班组当班生

产及管理中的问题的会议。

6.3、会议管理

6.3.1、发言者要准备充分,条理清晰,突出重点,议题明确,提纲挈领,各部门参会议题标准

如下(限公司级会议):

6.3.1.1、商务技术部:与商务报价、技术设计相关的协调沟通及异常汇报;

6.3.1.2、品管部:与制程品质控制、客户投诉、售报维修相关的部门协调沟通及异常汇报;

6.3.1.3、成套设备部:与生产计划、物料计划、技术支持、品质保障相关的部门协调沟通

及异常汇报;

6.3.1.4、与物料采购、库存数据、物流支持等相关的部门协调沟通及异常汇报;

6.3.1.5、与财务管理、收款、费用控制等相关的部门协调沟通及异常汇报;

6.3.1.6、与人力资源管理、行政规章制度、后勤服务等相关的部门沟通协调及异常汇报。

6.3.2、参会者也应做好记录,特别是对一些需向下传达的、对今后工作安排的重要的结论、

决定要逐字逐句记清楚,以便准确传达,同时对于一些要求保密的事宜,任何人不准向外泄露;

6.3.3、讨论要围绕中心议题,杜绝闲扯,跑题现象,保持平和气氛,不得人身攻击,恶语相向,

会议须依照附件一《开会原则》的七项要求进行;

6.3.4、班组级会议须依照附件二《班、组早会流程及内容纲要》的十步要求进行;

6.3.5、每次会议前须对上次会议的决议及待定事项做出追溯,直至问题解决;

6.3.6、在本级会议中的议题无法达成决议时须由会议主持人将议题整理完整后提报人力资

源部提请上级会议讨论解决或提请召开专案会议解决。

6.4、会议纪律

6.4.1、参会人员应严格遵守会议开始时间,不可无故缺席、迟到;

6.4.2、如因工作原因无法到场,应由当事人所在部门最高管理者说明事由,经人力资源部

(限公司级会议)确认;

6.4.3、如因个人原因无法到场(请假除外),应由当事人说明事由,经所在部门最高负责人同

意并同时知会人力资部确认(限公司级会议);

6.4.4、人力资源部应在会议开始前10分钟内将请假人员告知会议主持人;

6.4.5、进入会议室前要将手机等调至静音或关闭状态,如有重要电话可出去接听,与会者不

许交头接耳,要注意听讲,如有重要事情需中途离场,须征得主持人同意。

6.5、会议记录

6.5.1、会议结束后,由会议记录人员对会议记录进行整理,根据会议的主导精神和结论,形

成本次《会议记录》,经主持人审批之后,要求每位参会人员签字确认,确认完毕后扫描并发送至各参会人员,以便对会议提出事项的追溯;

6.5.2、会司级会议的《会议记录》由主持人所在部门存档1份,抄送人力资源部1份,部门

级会议及其它会议,当内容简短及不适合做成书面《会议记录》时,须形成《会议录音》由主持人所在部门存档1份,以会议录音要求格式记录并复制给人力资源部1份;

6.5.3、公司全部会议安排明细:见附件三《会议排程表》一份;

6.5.4、属于公司机密管理范围的会议内容所形成的书面《会议记录》或《会议录音》需按

《会司机密管理工作标准》在记录中标明“机密”字样。

6.6、会议总结

6.6.1、每月月初对上月会议内容进行总结汇报,对涉及的议题进行分类,制定会议总结报

告;

6.6.2、对各部门负责人当月的议题提案数进行统计,确定各部门之间的沟通联络频度及有

效性;

6.6.3、对每月会议议题决议执行情况进行统计,确定相关议题的完成情况,为会议的有效性