商务文书写作教程

• 望全体员工引以为戒，自觉遵守公司纪律及公司信息安全 规定，加强职业道德及操守建设。
•
特此通报
•
责任单位：人力资源部 二0一四年五月十九日
通知和通报的区别
1.告知的内容不同
通知：告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项。 通报：告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。
2.目的要求不同
通知：要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，要求遵
1、标题。 请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种
构成。如《××县人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事由和 文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
2、主送机关。 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的直属的上级机关。每件请
示只能写一个主送机关，不能多头请示。
面的情况 • 要点及方案：是上级机关借以向下级机关布置
一定时期的工作交代、政策界限、提供工作办 法的文件 • 设想：是一种初步的、不成熟的、提供参考的 计划。 • 打算：适用时间较短、范围较小、内容较具体 的事件。
（二）计划的结构
• 包括标题、正文、落款三部分 • 标题可采用完整或省略格式 • 正文写作可采用图表式、条文式、表格文字综合式三种
人进行相关信息交流所采用的信件的文书。 • 函的适用范围很广 • （二）结构与写作要求 • 商函的写作最灵活。结构一般包括标题、主送
单位、正文和落款。 • 商函的写作要求主要有：开门见山、直叙其事、
措辞得体、尊重对方。
推销商品函
Xx夫人： 您可见过装进了罐头的新鲜桃子？兹送上我们的一罐
桃子样品，定让您大开眼界。这样的桃子罐头，具有新鲜 桃子那样的松脆、坚实、新鲜和香味。它们生长在龙泉山 的小河谷里，那里有从山上潺潺流下的溪水，灌溉着肥沃 的土壤，我们用手小心地把它们采集下来，洗净并清除掉 上面的绒毛，将它们装在罐头瓶里。这样就可以保持它们 的全部香味。
正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。 批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉。要写明是对 于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和文号可省略。 批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，意思要明确，语 气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都 要写清楚。 批复要求（其实可以单独算做结尾），是从上级机关的角度提出的一些 补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可写要求；不同意，亦 可提供其他解决办法。 (4)落款：写在批复正文右下方, 署成文日期并加盖公章, 成文日期用阿拉 伯数字
（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批 复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各 部门研究执行”等。
4、落款。 一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的名称，这里可 不再署名，但需加盖单位公章。
范文
改错：××分公司关于请求总公司 允许购买运输车辆的报告
号受到上级李某批评，不服与李某争吵的同时并对其 殴打，造成多处轻微挫伤。虽事后其认罪态度良好， 但仍造成恶劣影响。公司决定对其进行严重警告处分 并扣发一年奖金。
望全体员工引以为戒，自觉遵守公司纪律及规定， 加强职业道德及操守建设。
特此通报 责任单位：某公司人事部 二0一四年五月十日
第二节 请示、批复的写作
形式。 • 下面重点介绍条文式计划 • 条纹式计划一般包括三个部分 • 前言：以简明扼要的语言阐明制定计划的背景和基本情
况，以及落实此项计划的重要性 • 主体：包括计划的任务、要求、具体项目、措施、步骤
等 • 结语：总结全文、阐述意义、或表达完成计划的决心，
也可以效益预测或对前景的展望来收尾。
（三）计划的写作需注意的要点
• 专题报告：要一事一报，体现其专一性，切记 在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和 问题。
• 切记将报告提出的建议或意见当作请示，要求 上级指示或批准。
• 范文：年度工作报告范文、情况报告范文、建 议报告范文
二、计划的写作
• （一）不同计划名称的适用范围 • 规划：适用于时间较长，范围较广，内容较全
• 要分清不同计划文种的重点 • 遵循计划写作的五大原则：对上负责的原
则、切实可行的原则、集思广益的原则、 突出重点的原则、防患未然的原则
四、总结的写作
• （一）总结与计划的关系 • （二）总结的结构 • 由标题、正文、落款三部分组成 • 标题有三种写法 • 正文的内容一般由工作回顾、找出经验或
教训、指导未来工作 • 注意工作总结与工作报告的联系与区别 • 范文：工作总结范文
表态词 + 请示事项 +文种，这种较为简明、全面和常用。有的批复只写事 由和文种。 (2)主送机关
主送机关一般是报送请示的下级机关，写于标题之下,正文之前,左起顶 格. 批复不能越级行请示文, 当所请示的机关不能答复下级机关的问题而需 要向更上一级机关转报“请示” 时, 更上一级机关所作批复的主机关不应 是原请示机关, 而是“转报机关”。 （3）正文
等方式，切实有效的提高了自己专业技能的实际操作水平。
•
虽然通过前段时间的工作，我完成了从一名学生到一名社会人的过渡，
取得了一定进步，但在思想上和工作中仍有许多不足之处，今后我会一如既
往、刻苦学ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ，争取取得更大的进步，为畜牧业发展做出更大贡献。
• 年月日
第四节 商函、会议纪要及议案的写作
• 商函的写作 • （一）概念及适用范围 • 商函是企业与其具有商务往来活动的组织与个
市教委关于XX师范学院修建教学楼的批复
XX师范学院： 你院关于修建教学楼的“请示”收悉，经研究批复如
下： 一、同意教学楼面积为8000平方米。 二、投资400万元，分二次拨款。不足部分请自行解决。 三、建筑材料和施工力量请自行组织。 请抓紧组织，并加强管理，降低成本，提高效率，力
争明年底竣工使用。 特此批复。 XX市教委 XXXX年XX月XX日
• 二、努力提高专业技术理论水平。根据工作中的实际情况做到立足现状，着 眼长远，通过书籍、网络等渠道，认真学习钻研畜禽养殖、疫病防治和兽医 卫生工作业务知识及相关的法律法规，专业技术知识水平不断提高，先后完
成了《鸡传染性法氏囊病的诊治》、《鸡艾美尔球虫病防治》等论文。
• 三、注重理论联系实际，切实提高操作水平。曾多次协助资深兽医师进行牛 剖腹产等大手术，并积极参与畜禽疾病的诊治，通过观察、请教和自己动手
• 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是： 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录， 属于事务文书。会议纪要只记要点，是法定行 政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公 开，无须传达或传阅，要求贯彻执行。
二、报告的写作
（一）类型 包括工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。 （二）结构 包括标题、主送单位、正文、落款四部分。 因报告类型不同，正文的结构和内容有较大差异，具体如下：
工作报告：一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问
题、基本教训、今后意见或措施等。
情况报告：一般包括事情经过、原委、结果、性质等，最后一
请示上级部门或综合部门，以求得协助和 帮助的问题。
（二）请示的特点及结构 • 请求性、求复性、超前性、单一性 • 结构包括：标题、主送单位、征文、落款 • 正文必须写明缘由、请示事项、请示要求 （三）请示写作要求 • 不滥用请示 • 坚持一事一文 • 不要多头请示 • 请示要符合政策规定
请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
• 一、概念 • 请示是下级机关向上级机关请示指示和批
准的公文文种。 • 批复是上级机关答复下级机关请示事项的
答复性公文，具有权威性、针对性和指示 性等特点。 • 请示与批复是相对的。
二、请示的写作
（一）范围 1、对上级有关方针、政策、指示或者法
规不够明确或有不同理解，需要向上级机关 作出明确解释和答复。
关于XX、XX及XXX的开除通报
集团总部、各专业公司：
近期，公司在进行风险排查时，发现集团风控部XX、XX多次 通过私人邮箱外发客户资料，XXX则擅自带走客户信用调查资料， 此3人的行为均造成了公司商业信息的泄露。因此事件性质恶劣， 严重损害了公司的利益，经公司研究决定，给予陶*、郭*及杨* 生开除处分，并保留追究其法律责任的权利。
般要提出处理意见或建议。
答复报告：根据所提出的问题进行答复，不要答非所问。
建议报告：包括情况分析和意见措施
报送报告：用简短的语言将报送物品、材料的名称、数量说明 即可。
（三）报告的写作要求
• 综合报告：应注意抓住重点，突出主要矛盾和 矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点， 分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以 观点统领材料。
2、从本单位实际出发，需要对上级某项 政策、规定做变通，有待上级重新审定明确 作答。
3、在工作中出现新情况，新问题需要而 无章可循；无法可依，需上级机关明确指示。
二、请示的写作
（一）范围 • 4、需要上级机关解决本单位具体困难 • 5、按政策规定，不经请示批复，无权自行
处理的问题。 • 6、工作中出现无法独立解决的问题，必须
第二节 报告、计划、总结的写作
• 报告是向上级反映情况、汇报工作时所写的文书。
• 计划是某些单位、部门或个人、对预计在一定时期 内要做的工作或要完成的相关任务而事先做出筹划 和安排，使之书面化、条理化及具体化的一种事务 性文书，计划也可以使用规划、方案、设想、打算 等名称。
• 总结是回顾和检查一个阶段或某个方面的工作、生 产、学习任务的完成情况，并加以分析研究，找出 经验教训，得出一些规律性的认识，以便指导今后 工作而形成的书面材料，也称小结、回顾、经验、 体会、做法等。
3、正文。 其结构一般由开头、主体和结语三部分组成。
（1）开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也 是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级 机关才好及时决断，予以有针对性的批复。