管理沟通4—书面沟通技能共104页文档
合集下载
第六章 书面沟通《管理沟通》PPT课件
备忘录样例（表头）
备忘录
发给：人力资源部 发自：财务部 抄送：总经理办公室 日期：2001年9月18 日 标题：购置新计算机 内容：上周董事会决定------------------------------
（不用结束语）
例 备忘录
致：人力资源部
自：总裁
主题：饮水机
时间：25／5／××
现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝
（1）符合信函的目的和读者的需求。 （2）给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉。 （3）检查信函的完整性。
2.中间段 3.结尾段
二、商务信函的格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、称 谓、正文、署名、日期等5个部分组成。
4、商务信函样例
1、发给： 上海光华保险公司 副总经理 王耀华先生
A4纸
公司标准信笺
第一节 书面沟通概述
一、书面沟通的作用
书面沟通的作用主要体现在：一是沟通信息容易记 录，并能得到永久的保存；二是由于其保存性强，且不易 受“污染”，能保证在信息的扩散过程中，使不在沟通现 场的受众（读者）能够得到真实的信息；三是对读者来说， 笔头沟通的信息传递方式速度快（因为阅读比倾听更 快）——当然对整个沟通系统来说效率不一定高（因为这 还涉及信息发送者的沟通效率问题）；四是笔头沟通可以 特别关注细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节 方面的信息；五是比口头表达采用更为精确的用词。也正 因为笔头沟通有这些优点，它将在以后的沟通中仍处于重 要的地位。
五、商务信函
出色的商务信函应该具备6个基本特点： 1.清晰。读者可以毫不费力地领会撰写者的意图。 2.完整。解答读者所有的问题，提供采取行动所需要的相关信 息。 3. 准确。信息准确无误，标点符号、语言运用、表述风格及语 气
第四章 书面沟通技巧
标准，书面沟通可以划分为不同 类型。 1.按照沟通目的划分，沟通沟通大致分为以下 4类： （1）通知型书面沟通 （2）说服性沟通 （3）指导型沟通 （4）记录型书面沟通
2.按照沟通的通用途划分 根据书面材料的用途，书面沟通可以分为以下 5种类型 （1）通用公文 （2）事务文书 （3）专用文书 （4）生活文书 （5）涉外文书
启示：办公人员在传达文件的时候，一
定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准 的要求，一定要有传达的书面函件，该签字 的要求签字，该署名的要求署名。否则，出 现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后和管理方 式的不足。
实例二 二OO六年三月某日，本公司外派维修的 售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一 个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的 规格型号然后发货，以保证准确性。
3.按照沟通渠道划分 根据渠道的不同，沟通可以分为纸张沟通与电 子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等 一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。 电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟 通。
4.2 书面材料的写作过程
4.2.1 写作的过程 书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。 一般来讲，顺利完成写作大致包括三个步骤： 1.写作准备 （1）确定写作目标 （2）分析读者，认真分析读者，才能使你提 供材料符合他们的需要。 （3）收集信息。 （4）列出大纲
总经理把曹小姐和技术部都召集到总经 办会议室，问这个事情。技术部负责人回答 说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时 间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了， 为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？ 技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
2.按照沟通的通用途划分 根据书面材料的用途，书面沟通可以分为以下 5种类型 （1）通用公文 （2）事务文书 （3）专用文书 （4）生活文书 （5）涉外文书
启示：办公人员在传达文件的时候，一
定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准 的要求，一定要有传达的书面函件，该签字 的要求签字，该署名的要求署名。否则，出 现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后和管理方 式的不足。
实例二 二OO六年三月某日，本公司外派维修的 售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一 个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的 规格型号然后发货，以保证准确性。
3.按照沟通渠道划分 根据渠道的不同，沟通可以分为纸张沟通与电 子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等 一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。 电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟 通。
4.2 书面材料的写作过程
4.2.1 写作的过程 书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。 一般来讲，顺利完成写作大致包括三个步骤： 1.写作准备 （1）确定写作目标 （2）分析读者，认真分析读者，才能使你提 供材料符合他们的需要。 （3）收集信息。 （4）列出大纲
总经理把曹小姐和技术部都召集到总经 办会议室，问这个事情。技术部负责人回答 说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时 间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了， 为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？ 技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
管理沟通实务第四版课件第五章书面沟通
课堂互动
1、请你用表格的方式制订出本学期的学 习计划。计划中要有目标、时间、内容、 要求、措施办法等。
2、你因某种原因不能按时上课（上班）， 请你向老师（上级）写一份请假条。
课堂互动
3、请指出下面会议通知中的错误，并加 以改正。 会议通知
各部门有关领导： 经公司领导研究决定，于2008年10月18
二、书面沟通的缺点 1、耗费时间较长 2、容易产生沟通的障碍 3、信息反馈速度较慢 4、无法运用情景和非语言要素
三、书面沟通的障碍 1、语言方面的障碍 2、知识方面的障碍 3、人为的障碍
课堂互动
书面沟通是一种非常重要的沟通方式， 请大家交流一下，在什么情况下适合书 面沟通，并举出相应的例子。
第二节 写作的基本过程
结尾主要是再次强调求职的愿望
（三）求职信的写作技巧 1、客观地确定求职目标，摆正心态 2、文字通顺，简明扼要、有条理 3、稳重中体现个性 4、要在信中流露出自信 5、学会“适度推销” 6、慎用带“我”的字眼 7、争取面试机会，莫提薪酬问题 8、诚信为本，动之以情
二、个人简历的结构 1、个人自然资料 2、教育背景 3、工作经历和社会阅历 4、求职目标 5、结尾
一、拟订提纲 1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
二、收集资料 （一）确定需要哪些资料 1、明确写作目的 2、了解读者对象 3、确定文书性质 （二）明确资料来源 1、书面媒体 2、非书面媒体 3、现代媒体
（三）资料收集的一般技巧 1、从身边的资料开始收集 2、尽量利用高科技手段 3、平时注重积累 4、保持适度的资料数量
主体包括：主要工作内容和成绩、工 作目标及任务完成情况、经验和体会、 问题或教训等。
3、结尾 结尾：可以指出努力方向、提出改进
书面沟通技能(PPT51张)
尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划 非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持 和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5 月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他 在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成 功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研 讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的 话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年8月7日
卓冠祺管理咨询公司
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。 2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。 3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。 4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！ 5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。 6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！ 7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！ 8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。 9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。 10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，那是命运。我们要学会在幸运青睐自己的时候学会感恩，在命运磨练自己的时候学会坚韧。这既是对自己的尊重，也是对自己的负责。 11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。 12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。 13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。 14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过......但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。 15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。 16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。 17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。 18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。 19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。 20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其 实都是祝愿。
管理沟通4—书面沟通技能
二、书面沟通的优点和缺点
（一)书面沟通的优点 1、可供阅读，便于长期保存 2、可避免发生正面冲突 3、内容易于复制，有利于大规模传播 4、讲究逻辑性和严密性，说理性更强 5、可以反复推敲、修改 6、充当意见不和、起争端时的证明
（二）书面沟通的缺点 1、耗费时间较长 2、容易产生沟通障碍 3、信息反馈速度较慢 4、无法运用情景和非语言要素
肯定 同意某种请示，提供 一个机会，或者是一 些好消息。
写作方式
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
否定 对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。 开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
第三节 书写技巧
• 有效的写作方法 学习写作的最佳途径之一是仔细想一想 你收到的那些信件、备忘录、传真和电 子邮件。
• 是什么原因让它们发挥了应有的作用？其中哪 些最难理解？哪些让你气 愤？哪些让你士气 不振？你害怕谁的信件和备忘录，为什么？
• 结构和文风
写作结构
• SCRAP： • 事件 (Situation) 复杂性 (Complication) 解决方案 (Resolution) 行动 (Action) 礼貌用语 (Politeness) SCRAP格式能够使你的文字简洁明了，但又不会漏掉 任何基本信息。
管理沟通技能总结知识点
管理沟通技能总结知识点在当今社会，管理者要具备良好的沟通技能是非常重要的。
沟通是管理者和员工之间进行有效交流的关键，它能够帮助管理者更好地了解员工的需求和想法，同时也可以让员工更加清晰地理解管理者的期望和要求。
因此，管理者需要不断地提升自己的沟通技能，以便能够更好地领导团队并实现团队的目标。
本文将结合实际案例，总结并分析管理沟通技能的知识点，帮助管理者更好地理解和应用这些技能。
一、积极倾听积极倾听是管理沟通中非常重要的一环。
管理者需要倾听员工的需求和想法，了解他们遇到的问题和困难，这样才能更好地解决问题并提高员工的工作效率。
1. 发挥“主动”倾听的作用管理者在进行沟通时，不要仅仅是听说话，更应该全神贯注地去倾听他人的说话内容，了解问题的本质，找出解决问题的方法。
在与员工沟通时，要尊重员工的观点，并尽量不打断员工的发言，以便更深入地了解问题的全貌，并给予员工更多的机会表达自己的想法。
2. 利用非语言方式进行倾听管理者在倾听员工的说话时，应该不仅仅关注员工的语言，还应该从员工的神情、表情和姿势等方面获取更多信息，这样才能更好地理解他们在说什么、为什么这么说，以及员工的真实感受。
3. 运用积极的肢体语言面对员工时，管理者应该保持良好的姿态和面部表情，向员工传递一种积极的信号。
这样不仅会让员工感受到管理者的关怀和尊重，同时也会帮助提升双方的沟通效果。
二、有效反馈有效的反馈可以帮助管理者更好地了解员工的表现和需求，并及时地给出指导和建议，以便员工可以更好地完成工作。
1. 及时反馈在员工完成一项工作或提出一个想法时，管理者要及时地给出反馈。
这样不仅可以及时指出员工的不足之处，还可以及时表扬员工的优点，从而激励员工更好地工作。
2. 公正公平在给出反馈时，管理者要公正公平地对待每一个员工，不偏袒任何一方。
如果员工的表现不尽如人意，管理者可以给予适当的批评，但是也要给予合理的理由和解释，让员工知道问题所在，如何改进。
管理沟通培训PPT
的语言。
表达时需要注意语气、语调和用 词，以避免产生歧义或引起误解。
表达时需要关注对方的反应，根 据对方的反馈进行调整，以确保
对方能够理解自己的观点。
提问技巧
提问时需要明确、具 体地提出问题，避免 模糊或含糊的问题。
提问时需要注意对方 的情感和反应，避免 敏感或尴尬的问题。
提问时需要给予对方 足够的思考时间，以 获得更准确的答案。
反馈技巧
反馈时需要具体、明确地指出对方的 优点和不足，避免模糊或含糊的评价。
反馈时需要给出具体的建议和意见， 以帮助对方改进和提高。
反馈时需要注意对方的情感和反应， 以避免伤害对方的自尊心。
03 沟通障碍与解决策略
常见沟通障碍
语言障碍
由于语言差异或使用不 当的术语，导致信息传
递受阻。
文化差异
不同文化背景下的沟通 习惯和价值观差异，可
管理沟通培训
contents
目录
• 管理沟通基础 • 管理沟通技巧 • 沟通障碍与解决策略 • 跨文化沟通 • 非语言沟通 • 冲突管理与解决
01 管理沟通基础
沟通的定义与重要性
沟通的定义
沟通是信息、思想、情感在个人 或群体之间的传递和交流过程， 旨在建立共识、促进关系和解决 问题。
沟通的重要性
良好的沟通对于Biblioteka 织的成功至关 重要，它有助于提高团队协作、 决策效率和问题解决能力。
沟通模型与过程
沟通模型
包括发送者、信息、接收者和反馈等 要素，描述了信息如何在发送者和接 收者之间传递。
沟通过程
包括编码、传递、解码和理解等步骤 ，强调了信息传递的完整性和准确性 。
有效沟通的原则
01
02
03
表达时需要注意语气、语调和用 词，以避免产生歧义或引起误解。
表达时需要关注对方的反应，根 据对方的反馈进行调整，以确保
对方能够理解自己的观点。
提问技巧
提问时需要明确、具 体地提出问题，避免 模糊或含糊的问题。
提问时需要注意对方 的情感和反应，避免 敏感或尴尬的问题。
提问时需要给予对方 足够的思考时间，以 获得更准确的答案。
反馈技巧
反馈时需要具体、明确地指出对方的 优点和不足，避免模糊或含糊的评价。
反馈时需要给出具体的建议和意见， 以帮助对方改进和提高。
反馈时需要注意对方的情感和反应， 以避免伤害对方的自尊心。
03 沟通障碍与解决策略
常见沟通障碍
语言障碍
由于语言差异或使用不 当的术语，导致信息传
递受阻。
文化差异
不同文化背景下的沟通 习惯和价值观差异，可
管理沟通培训
contents
目录
• 管理沟通基础 • 管理沟通技巧 • 沟通障碍与解决策略 • 跨文化沟通 • 非语言沟通 • 冲突管理与解决
01 管理沟通基础
沟通的定义与重要性
沟通的定义
沟通是信息、思想、情感在个人 或群体之间的传递和交流过程， 旨在建立共识、促进关系和解决 问题。
沟通的重要性
良好的沟通对于Biblioteka 织的成功至关 重要，它有助于提高团队协作、 决策效率和问题解决能力。
沟通模型与过程
沟通模型
包括发送者、信息、接收者和反馈等 要素，描述了信息如何在发送者和接 收者之间传递。
沟通过程
包括编码、传递、解码和理解等步骤 ，强调了信息传递的完整性和准确性 。
有效沟通的原则
01
02
03
管理沟通技能(第五版)模块5书面沟通技能
19
（3）述职报告 ■ 标题：述职报告的标题一般有4种写法： 一是“述职报告”四个字 二是用“××年任××职务期间的工作汇报” 三是用“×××（姓名）×××（职务）在 ××会议上的汇报（或报告）” 四是新闻标题式的写法
20
（3）述职报告 ■ 述职报告的正文
◆ 任职概况和评估。包括确定述职范围、任职时 间、工作变动情况、岗位职责、目标及个人工作 的自我评估。 ◆ 尽职情况。这是述职报告的主体，只要写工作 实绩、经验和问题。 ◆ 今后的设想和信心 ■ 署名和日期可以写在标题下，也可以写在正文后。
23
（1）协议书 ■ 正文：一般用条款分条列项写出双方协商确定 的具体内容。 ■ 生效标识：协议书正文结束后，署上立约各方 当事人的单位名称或个人姓名。如果是单位，应 同时署上代表人的姓名，然后署上协议书的签订 日期，并加盖单位印章或个人印章。
24
综合实训 设计并写出自己的求职信并附上个人履历表
4. 企业报告的写作
（1）调查报告
■ 调查报告的标题一般有两种写法：一种是一般 文章标题式写法，如：《×××公司腾飞之路》； 另一种是公文标题式写法，如《×××产品市场 状况调查分析》。 ■ 调查报告的正文一般包括：前言、事实、分析、 意见（对策或建议）。
18
（2）工作报告 工作报告，就是将最近发生、发展与变动的各种 工作情况写出来反映给有关部门和上级领导的一 种文体。属于组织内部反映情况的一种公文。
10
（3）工作安排 ■ 安排的标题可以是“三要素”写法（主体 名称+内容+”安排”），如：《×××出版 社关于出版经济管理系列丛书的工作安排》。 也可以是“两要素”写法，如：《关于出版 经济管理系列丛书的工作安排》。
11
（3）述职报告 ■ 标题：述职报告的标题一般有4种写法： 一是“述职报告”四个字 二是用“××年任××职务期间的工作汇报” 三是用“×××（姓名）×××（职务）在 ××会议上的汇报（或报告）” 四是新闻标题式的写法
20
（3）述职报告 ■ 述职报告的正文
◆ 任职概况和评估。包括确定述职范围、任职时 间、工作变动情况、岗位职责、目标及个人工作 的自我评估。 ◆ 尽职情况。这是述职报告的主体，只要写工作 实绩、经验和问题。 ◆ 今后的设想和信心 ■ 署名和日期可以写在标题下，也可以写在正文后。
23
（1）协议书 ■ 正文：一般用条款分条列项写出双方协商确定 的具体内容。 ■ 生效标识：协议书正文结束后，署上立约各方 当事人的单位名称或个人姓名。如果是单位，应 同时署上代表人的姓名，然后署上协议书的签订 日期，并加盖单位印章或个人印章。
24
综合实训 设计并写出自己的求职信并附上个人履历表
4. 企业报告的写作
（1）调查报告
■ 调查报告的标题一般有两种写法：一种是一般 文章标题式写法，如：《×××公司腾飞之路》； 另一种是公文标题式写法，如《×××产品市场 状况调查分析》。 ■ 调查报告的正文一般包括：前言、事实、分析、 意见（对策或建议）。
18
（2）工作报告 工作报告，就是将最近发生、发展与变动的各种 工作情况写出来反映给有关部门和上级领导的一 种文体。属于组织内部反映情况的一种公文。
10
（3）工作安排 ■ 安排的标题可以是“三要素”写法（主体 名称+内容+”安排”），如：《×××出版 社关于出版经济管理系列丛书的工作安排》。 也可以是“两要素”写法，如：《关于出版 经济管理系列丛书的工作安排》。
11
(激励与沟通)领导交际口才学管理沟通图文并茂
领导交际口才学《管理沟通》图文并茂一学就会MANAGERIAL COMMUNICATION沟通，是现代管理活动和管理行为中最重要的组成部分，在一个有共同目标的群体或组织中，要协调全体成员、为实现目标而努力工作，有效的沟通是必不可少的。
沟通既是一门科学，又是一门艺术。
《管理沟通》是一门结合科学与艺术的课程，既强调理念，更强调技能的训练与提高。
通过学习《管理沟通》，使学生初步了解沟通的基本原理和原则，掌握倾听、演讲、面谈、会议、写作等沟通方式和沟通技巧。
本课程将采用理念论述、案例分析和技能分析及实践练习的教学方法，要求学生通过本课程学习，在认同沟通理念的基础上，积极参与案例分析和技能练习，掌握倾听、演讲、面谈、会议、写作等沟通方式的基本技巧并能在实践中灵活熟练地运用。
通过学习本章，您将了解1．沟通的定义和过程、沟通的内涵、沟通的不同类型及其各自的利弊以及沟通的网络。
2．管理沟通的概念、特点、作用和要素3．管理沟通的框架和基本策略人类是沟通的动物。
沟通渗透到我们所做的一切事情中，它是形成人类关系的材料。
它是流注人类全部历史的水流，不断延伸我们的感觉和我们的信息渠道。
人类已经实现了登上另一个星球的梦想，目前正在寻求和宇宙中的其它生物进行沟通。
沟通是各种各样技能中最富人性的。
为什么要沟通？这个问题乍听起来，好象问别人"为什么要吃饭"或"为什么要睡觉"一样愚蠢。
吃饭是因为我们饥饿，睡觉是因为我们困倦。
同样，对于我们来说，沟通是一种自然而然的、必需的、无所不在的活动。
人们相互沟通是因为需要同周围的社会环境相联系。
社会是由人们互相沟通所维持的关系组成的网。
沟通就象血液流经人的心血管系统一样流过社会系统，为整个有机体服务。
人们已经习惯于生活在沟通的汪洋大海中，以致很难设想，如果没有沟通，我们将怎样生活。
各行各业，无论是会计、社会工作者、工程师，还是医生、护士、教师、推销员、管理者，有效的沟通对于他们都非常重要。
《管理沟通》全套课件完整版(408页)
组织的神经系统
外部环境 组织
工作群体 角色 个体
马斯洛的需求层次理论
自我实现的需求 受尊重的需求 社交的需求 安全的需求 生理上的需求
高层次的 基本的
有利于职业生涯发展
胜任要职的先决条件 提升的可靠保证
通向CEO的8项素质
沟通能力 有抱负 外表特征 高等教育 决策能力 自信 通过他人完成任务 从事艰苦工作的能力
“Communication for Managers” (sixth edition). Sigband & Bell. International Thomson Publishing. 1994
教学手段
讲座 课堂讨论 角色扮演 案例分析
3A课程目标
意识（Awareness） 态度（Attitude） 行动（Action）
官僚制组织的特征
实现劳动分工，明确规定每一个成员的权力和责 任
各种职位按权力等级组织起来，形成一个等级链 由一系列的规章制度来制约组织成员的行为 管理人员领取固定薪水，但没有企业的财产所有
权 根据通过正式考试或者训练和教育而获得的技术
资格来挑选组织成员 所有的管理人员是“专职的”，不能任意地不公
传递和理解信息和知识的过程 了解他人思想、情感、观点及价值观的
途径,双向的 任何系统有效运作的润滑剂
沟通风格
低
参与
内
容
咨询
控
制 程
推销
度
告知
高
低
听众参与的程度 高
何时采用告知/推销风格
你掌握了足够的信息 你不需要他人的意见或建议 你需要或想控制信息内容
何时采用咨询/参与风格
你没有足够的信息 你需要他人的意见或建议 你需要听众提供或完善信息内容
管理沟通书面沟通课件
案例三：项目进度报告的编写
总结词
项目进度报告是项目管理中重要的沟通工具 ，能够让项目团队和相关利益相关者了解项 目进展情况。
详细描述
项目进度报告通常包括项目概述、进度计划 、实际进度、问题和风险等方面的内容。在 编写项目进度报告时，需要遵循客观、准确 、及时的原则，同时要注意使用图表和图片 等可视化工具来辅助说明，以便更好地呈现 项目进展情况。
讲解了商务信函、电子邮件、报告等 不同类型书面沟通的写作技巧和注意 事项。
书面沟通在管理中的应用
分析了书面沟通在项目管理、团队协 作、决策支持等方面的应用和作用。
案例分析和实践练习
通过实际案例的分析和练习，帮助学 生掌握书面沟通的实际操作技巧。
对未来学习与实践的建议
持续学习与实践
关注沟通目的和受众
鼓励学生在未来的学习和工作中不断实践 和应用书面沟通技巧，提高自己的沟通能 力。
提醒学生在进行书面沟通时，要明确沟通 目的和受众，根据受众特点调整表达方式 和内容。
注重信息组织和逻辑性
不断反思和改进
强调学生在写作时要有清晰的信息组织结 构和逻辑性，使信息更易于理解和接受。
建议学生经常反思自己的书面沟通表现， 发现不足之处并积极改进，提高沟通效果 和效率。
案例四：会议纪要的撰写
要点一
总结词
会议纪要是管理沟通中重要的书面形式，能够记录会议内 容和决策结果。
要点二
详细描述
会议纪要通常包括会议时间、地点、参会人员、议程、发 言记录和结论等方面的内容。在撰写会议纪要时，需要注 意准确记录与会人员的意见和决策结果，同时要遵循简洁 明了的原则，以便让相关人员了解会议内容和后续行动计 划。
详细描述
使用简洁明了的语言，避免使用复杂 的句式和过多的修饰词。同时，要确 保信息条理清晰、逻辑严密，以便受 众快速理解。
《沟通管理与高效沟通技能》.doc
《沟通管理与高效沟通技能》目录1 、沟通基本原则概述2 、有效语言沟通3 、肢体语言沟通4 、书面语言沟通5 、协调方法和技巧6 、组织协调和沟通管理、实质性沟通的内涵和定义沟通沟通是人与人之间通过语言、文本、符号或其他表达形式进行信息传递和交流的过程。
I 、通信基本原理概述、通信的内涵和特征:通信是一个具有反馈功能的程序。
沟通不仅通过语言进行，还通过行动进行。
行为和思想。
观点。
态度和其他各种智慧的目的是增进相互理解，促进群体间的和谐沟通。
对话。
书信。
身体语言沟通的主要内容。
信息。
情感。
思想。
交流的基础这个原则概括了沟通的内涵和本质，沟通在组织中的作用，提高管理效率，了解员工的情况，帮助员工参与管理，以及理解上层管理人员和下层管理人员之间的管理准则。
沟通是解决企业管理中所有矛盾和纠纷的重要途径。
良好的协调和沟通是现代成功企业家的重要标志之一。
I 、基本通信原理概述、通信过程原理模型基本通信模型理解发射机和接收机反馈感知编码传输思想解码I 、通信基本原理概述、各种通信类型和结构()正式和非正式通信()向下通信、向上通信、并行通信()单向通信和二项式通信() 言语和非言语交际有五种结构类型:环形、车轮、链条、全通道型和y型1 、基本交际原则概述、个人和组织之间的交际障碍必须消除的语言障碍:外语、方言(家乡) 组织障碍:上下级关系、有权势的人的心理障碍:个性、情感、其他疾病障碍:时间、环境、利益1 、基本沟通原则概述、个人和组织之间的顺利沟通障碍沟通渠道1 、沟通基本原则概述1 、沟通基本原则概述、沟通四项原则的准确性原则:表达意义的准确性和完整性原则:表达的完整性和及时性原则内容:快速原则、速度、快速策略:注意表达态度、技能和效果 1 、基本沟通原则概述、沟通原则四个原则背后是四个主要问题:A、对吗？B、全部不完整？C、快？D、ok？人际交往中的有效沟通语言中的有效沟通人际交往中的有效沟通语言中的有效沟通人际交往中的有效沟通信息的传递和丢失一个组织的调查机构语言中的有效沟通语言中的有效沟通语言中的有效沟通语言中的基本特征语音是语音的媒介意义和耳朵口语通用的动物王国人类和单词之间的关系很容易被忽视为什么人们在现场很少说话？二、有效语言交流、语言交流的基本特征语言表达会议类型:会议、会议、秘密？？简介:正式、非正式、友好的地址对话:话题、技巧、电话和电视媒体中的礼仪对话:第三方观察2 、有效的语言交流、电话交谈中的语言应用电话交流技巧的十个注意事项电话交流中的十个注意事项A阐明你的想法B养成随时录音的习惯C立即表明你的身份D确定对方是否有时间E表明通话的目的2 、有效的语言交流、电在谈话中，语言应用于电话交流技巧。
管理沟通-4-1
空间利用 自然环境
时间
手势、脸部、表情、眼神、触摸手臂以及 身体其他部位的动作
音质、音量、语速、语调、大笑或打哈欠
人们利用了理解空间的方式，包括坐位的 布置、谈话的高度 大楼及房间的构造、家具和其他摆饰、内 部装潢、整洁度、光线及噪音 迟到或早到、让别人等候、文化差异对时 间的不同理解
专业才能卓越
8
近位私人距离0.6～1m，酒会交际过程中与他人接触时的距 离
远位私人距离1～1.5m，”私有领域“，私人距离的远近状态 可以提供一系列的信息。一位不太亲密的熟人处在这种空 间时，倘若他进一步靠近，那就说明他在献殷勤，或对另 一方特别有好感。
专业才能卓越
14
社交距离：1.5～3.5m之间，用于商业活动和咨询活动
加表达能力的最好方法
专业才能卓越
26
Preparation 准备的失败是失败的准备。
The first step in speech preparation, as in any communication, is to define your goal.
专业才能卓越
27
“经理开会去了。”李明起身让座：“请坐”。
“这是经理要的材料，公司上半年的销售统计资料全 在这里。”王边说边把手里的材料递给李明。
“谢谢，我正等着这份材料哩。”李明拿到材料后仔 细地翻阅着。
“ 老李，最近忙吗？”王德全点燃一只烟，问道。
“忙，忙的团团转！现在正忙着起草这份报告，今晚 大概又要开夜车了。”李明指着桌上的稿纸回答道。
在实际沟通过程中，非言语沟通与言语沟通密切相关 。当言语信息与非言语信息互相不一致的时候，人们 往往会更加相信非言语信息。言语和非言语信号在以 下几个方面相关联。
时间
手势、脸部、表情、眼神、触摸手臂以及 身体其他部位的动作
音质、音量、语速、语调、大笑或打哈欠
人们利用了理解空间的方式，包括坐位的 布置、谈话的高度 大楼及房间的构造、家具和其他摆饰、内 部装潢、整洁度、光线及噪音 迟到或早到、让别人等候、文化差异对时 间的不同理解
专业才能卓越
8
近位私人距离0.6～1m，酒会交际过程中与他人接触时的距 离
远位私人距离1～1.5m，”私有领域“，私人距离的远近状态 可以提供一系列的信息。一位不太亲密的熟人处在这种空 间时，倘若他进一步靠近，那就说明他在献殷勤，或对另 一方特别有好感。
专业才能卓越
14
社交距离：1.5～3.5m之间，用于商业活动和咨询活动
加表达能力的最好方法
专业才能卓越
26
Preparation 准备的失败是失败的准备。
The first step in speech preparation, as in any communication, is to define your goal.
专业才能卓越
27
“经理开会去了。”李明起身让座：“请坐”。
“这是经理要的材料，公司上半年的销售统计资料全 在这里。”王边说边把手里的材料递给李明。
“谢谢，我正等着这份材料哩。”李明拿到材料后仔 细地翻阅着。
“ 老李，最近忙吗？”王德全点燃一只烟，问道。
“忙，忙的团团转！现在正忙着起草这份报告，今晚 大概又要开夜车了。”李明指着桌上的稿纸回答道。
在实际沟通过程中，非言语沟通与言语沟通密切相关 。当言语信息与非言语信息互相不一致的时候，人们 往往会更加相信非言语信息。言语和非言语信号在以 下几个方面相关联。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1、纸张 2、传真 3、电子邮件（E-mail） 4、电子会议系统（EMS）
四种沟通渠道的比较（P106)
四、书面沟通的障碍
（一）语言方面的障碍 （二）知识方面的障碍 （三）人为的障碍：
发文者的语气、强调重点、表达特色，以 及发文的目的经常被忽略而使理解有误。
信息及含意会随着信息内容所描述的情况， 以及发文和收文时的部门而有所变更。
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们
上周的电话谈话后，我很高兴 再邮给您一本我公司的最新宣 传册。
你曾表示过贵公司对安装新 型计算机软件感兴趣，我相信 我们的服务符合你的要求，会 让您满意的。
期待您的回音，并期望很快 能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
2019年10月1日
知道此信发 给谁 说明写信原因
表明积பைடு நூலகம்的态 度
暗示下一步应 采取的行动
只写了一页
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害。
▪掌握写作过程中每个环节的要点 ▪掌握三种文字类型的特点和写作方式
重温写作过程
整理写作思路，考 虑文书内容
准备 准备再
准备
一口气写完
写作
写完后重读 修改文书，大胆删减 检查细节，确认无误
第二节 书面沟通的写作过程
写作过程
整理写作思路， 考虑文书内容 一口气写完 写完后重读
修改文书，大胆删减
检查细节，确认无误，
要与不要
目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动
随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家
公司为贵公司所有部门安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能 性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处， 这是因为……
主要内容
第一节 书面沟通概述 第二节 书面沟通的写作过程 第三节 书写技巧 第四节 笔头沟通实践
• 书面沟通的概念
• 书第面一沟通节优缺书点面沟通概述
• 书面沟通的种类 • 书面沟通的障碍
一、 书面沟通的概念
书面沟通，就是利用书面文字作为 主要表达方式，在人们之间进行信息传 递与思想交流的沟通形式。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的
电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算 机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很快能和您 会面。
此致 敬礼 比尔盖茨 2019年10月1日
判别两封信的高下，并说明原因
写信者不原 费神查明联 系人
语意含糊
语法错误与 错别字
无关信息
文书过长
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找
一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因 为……
五、特别提醒
1、有效书面沟通的特点是什么？
A、传达必要的，精确的信息。 B、文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。
2、书面沟通的首要重点是什么？
明确目的------我想利用这份文书做什么？
传递信息
下达指示
解释事情
事后补遗
制定语气和修辞策略
课堂互动
书面沟通是一种非常重要的沟通方式， 请大家交流一下，在什么情况下适合书 面沟通，并举出相应的例子。
三、书面沟通的种类
（一）按照书面沟通的主体与客体分类 1、写作 包括文学创作和应用写作。
2、阅读 包括：理解、想象、思维、表达、记忆
和阅读速度六大因素。
（二）按照书面沟通所用的文体分类 1、行政公文 2、计划类文书 3、报告类文书 4、法律类文书 5、新闻性文书 6、日常事务类文书
（三）按照沟通渠道不同分类
二、书面沟通的优点和缺点
（一)书面沟通的优点 1、可供阅读，便于长期保存 2、可避免发生正面冲突 3、内容易于复制，有利于大规模传播 4、讲究逻辑性和严密性，说理性更强 5、可以反复推敲、修改 6、充当意见不和、起争端时的证明
（二）书面沟通的缺点 1、耗费时间较长 2、容易产生沟通障碍 3、信息反馈速度较慢 4、无法运用情景和非语言要素
否定
对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
指示
指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
1． 写作准备阶段：
思考：写给谁？写什么？为 什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。
3． 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 关的和重复的内容
检查
▪目标:who,what,why ▪提纲：结构、策略 ▪整理：信息、需求
▪肯定、否定、指示
▪删减:无关信息、大幅度 ▪注意错误：语法、拼写、描述 ▪细节：标点、日期、称谓
类型
写作方式
肯定
同意某种请示，提供 一个机会，或者是一 些好消息。
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
四种沟通渠道的比较（P106)
四、书面沟通的障碍
（一）语言方面的障碍 （二）知识方面的障碍 （三）人为的障碍：
发文者的语气、强调重点、表达特色，以 及发文的目的经常被忽略而使理解有误。
信息及含意会随着信息内容所描述的情况， 以及发文和收文时的部门而有所变更。
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们
上周的电话谈话后，我很高兴 再邮给您一本我公司的最新宣 传册。
你曾表示过贵公司对安装新 型计算机软件感兴趣，我相信 我们的服务符合你的要求，会 让您满意的。
期待您的回音，并期望很快 能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
2019年10月1日
知道此信发 给谁 说明写信原因
表明积பைடு நூலகம்的态 度
暗示下一步应 采取的行动
只写了一页
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害。
▪掌握写作过程中每个环节的要点 ▪掌握三种文字类型的特点和写作方式
重温写作过程
整理写作思路，考 虑文书内容
准备 准备再
准备
一口气写完
写作
写完后重读 修改文书，大胆删减 检查细节，确认无误
第二节 书面沟通的写作过程
写作过程
整理写作思路， 考虑文书内容 一口气写完 写完后重读
修改文书，大胆删减
检查细节，确认无误，
要与不要
目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动
随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家
公司为贵公司所有部门安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能 性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处， 这是因为……
主要内容
第一节 书面沟通概述 第二节 书面沟通的写作过程 第三节 书写技巧 第四节 笔头沟通实践
• 书面沟通的概念
• 书第面一沟通节优缺书点面沟通概述
• 书面沟通的种类 • 书面沟通的障碍
一、 书面沟通的概念
书面沟通，就是利用书面文字作为 主要表达方式，在人们之间进行信息传 递与思想交流的沟通形式。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的
电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算 机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很快能和您 会面。
此致 敬礼 比尔盖茨 2019年10月1日
判别两封信的高下，并说明原因
写信者不原 费神查明联 系人
语意含糊
语法错误与 错别字
无关信息
文书过长
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找
一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因 为……
五、特别提醒
1、有效书面沟通的特点是什么？
A、传达必要的，精确的信息。 B、文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。
2、书面沟通的首要重点是什么？
明确目的------我想利用这份文书做什么？
传递信息
下达指示
解释事情
事后补遗
制定语气和修辞策略
课堂互动
书面沟通是一种非常重要的沟通方式， 请大家交流一下，在什么情况下适合书 面沟通，并举出相应的例子。
三、书面沟通的种类
（一）按照书面沟通的主体与客体分类 1、写作 包括文学创作和应用写作。
2、阅读 包括：理解、想象、思维、表达、记忆
和阅读速度六大因素。
（二）按照书面沟通所用的文体分类 1、行政公文 2、计划类文书 3、报告类文书 4、法律类文书 5、新闻性文书 6、日常事务类文书
（三）按照沟通渠道不同分类
二、书面沟通的优点和缺点
（一)书面沟通的优点 1、可供阅读，便于长期保存 2、可避免发生正面冲突 3、内容易于复制，有利于大规模传播 4、讲究逻辑性和严密性，说理性更强 5、可以反复推敲、修改 6、充当意见不和、起争端时的证明
（二）书面沟通的缺点 1、耗费时间较长 2、容易产生沟通障碍 3、信息反馈速度较慢 4、无法运用情景和非语言要素
否定
对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
指示
指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
1． 写作准备阶段：
思考：写给谁？写什么？为 什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。
3． 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 关的和重复的内容
检查
▪目标:who,what,why ▪提纲：结构、策略 ▪整理：信息、需求
▪肯定、否定、指示
▪删减:无关信息、大幅度 ▪注意错误：语法、拼写、描述 ▪细节：标点、日期、称谓
类型
写作方式
肯定
同意某种请示，提供 一个机会，或者是一 些好消息。
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。