单位大事记、组织沿革、全宗介绍编写及全宗卷整理

大事记大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。

机关大事记，记载了一个机关在一定时期内的重要活动，如同一个机关的履历表，简洁地勾勒出了一个机关在这范围发展的历史轨迹，它对于实际工作和历史研究都具有重要的参考价值。

可以帮助各机关领导人和业务人员回顾以往工作，总结经验教训，查核事实经过；也可以为历史研究人员和史志编修人员提供系统的参考素材。

一、大事记的编写要求（一）观点正确，用材真实。

大事记中遣词之褒贬，用句之正反必然表现出编写者对历史事实的不同认识、不同立场或不同倾向，必须仔细推敲。

用材要真实可靠，有根有据。

内容不实，根据不详者一般不予采用。

（二）大事突出，要事不漏，小事不要。

所谓大事，即事件涉及的范围极广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较久、较深的事情或事件。

所谓要事，即在一定的范围，一定的时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义。

同时，大事、要事是受一定时间和空间制约相对而言的概念。

一个机关，每年有成百甚至更多的事件发生，大事是少数，多数是要事和小事。

编写大事记时，应坚持小事不要，如不区分大事和小事，凡事都记，材料罗列，大事记就成了明细账，就没有什么参考价值了。

只记大事，不记要事，就会使大事记内容孤单。

记载要事，是对大事的补充、衬托，使其内容丰富充实。

（三）系统条理，简明扼要。

大事记按时间顺序记述，一事一条，不要数事一条，但事与事之间前后照应，首尾关联，脉络清楚，给人以条理清晰之感。

记述大事提纲挈领，文字简明，切忌冗长，但必须把大事的始末因果交待清楚。

二、大事记的内容大事记的内容，主要由大事记述和大事时间两部分组成。

还可以根据大事记的编写目的、对象、篇幅大小、年限长短等因素，设置前言、目录、注释、附录等。

大事记述是对史实的记述，是大事记中最重要的部分。

大事记述一般包括史实内容和概括评述。

在具体选择和确定大事与要事时，要从实际出发，并考虑以下几方面因素：（一）要立足于本机关，突出本身活动。

属于全国、全省的大事，只在与本机关密切相关的大事才记，否则，不予记述。

记述的目的在于说明大事的背景和由来。

（二）要根据本机关的性质任务和主要职能活动选择大事和要事，一般情况下，反映机关主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。

（三）要突出本机关的特点，记载反映一定时期的中心工作与重大事件的大事和要事。

三、大事记的时间大事记的时间，也是大事记的主要组成部分。

大事时间应力求记载准确的时期，即写明某年、某月、某日，有些特殊事件还应写明确切的时、分、秒。

尽量不用或少用“最近、近日、月初、月底、上旬、中旬、下旬”等不确切的日期表述。

正式文件应选用落款日期；会议选用召开会议的日期，会议天数写明起迄日期。

对原材料来源中没有注明时间或者时间不准确的事件，应尽力进行考证。

大事记的条目，严格按照大事发生的时间先后顺序（年、月、日）排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事。

日期不清者附在月末，称为“是月”或“本月”；月不清者附于年末，称为“是年”或“本年”；年不清者一般不记。

组织沿革组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的参考资料。

机关组织沿革，记载了一个机关及其内部组织机构和人员的演变情况。

一、机关组织沿革的内容：（一）机关的历史概况、行政区划、建制变更情况。

（二）机关的性质、任务、职权范围和隶属关系。

（三）机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况。

（四）机关领导人的任免情况。

（五）机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。

二、机关组织沿革的体例目前较流行的有三种编写方法：（一）编年法（年度—内容）即按年度记述某一机关的组织概况。

采用这种体例编写时，可先将材料按年度分开，在每个年度中分别记述各方面的问题。

优点：每一年度中有关该组织的材料集中，且自成体系，便于按年度查核问题。

缺点：每一方面的问题都分散在各个年度之中，不便于把握某一方面问题的发展脉络，而且有些多年没有变化的情况在历年中反复记述，造成大量重复。

（二）系列法（组织机构或问题—年度）即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。

1、以组织机构为系列者，按机关内部组织机构的实际设置分别记述某方面的发展与变化情况。

2、以问题为系列者，可分为机关体制、职能与任务、隶属关系、机构与人员编制、干部任免、印信等若干方面分述其发展变化情况。

在系列之下通常再按年度顺序加以记述。

优点：能比较系统地提示各组织机构或各个方面问题的发展脉络，便于读者了解一个机构或一个问题的历史与变化。

缺点：由于这种体例将机关全貌按系列分割开来记述，不便于读者了解每一段时间内整个机关的组织概况，而且内部机构设置比较复杂或变化比较频繁的机关不宜于按机构来设置系列。

（三）阶段法即根据机关发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段中再分别记述各方面的情况。

这种方法在一定程度上吸收了前两种体例的优点，兼顾了时间和系列纵横两个方面的适当结合。

以上三种体例各有特点，各机关在编写组织沿革时可根据自身情况加以选择，历史较短，规模较小，组织机构不大稳定的机关可考虑采用编年法；组织机构比较稳定，且各自独立性较强的机关可考虑系列法；已具有一定发展历史的机关可考虑采用阶段法。

根据本机关的实际情况，在编写过程中还可以对这几种体例作适当结合或变通运用。

三、机关组织沿革的形式编写组织沿革，可采用文字叙述和图表两种形式，也可以图文并茂。

通常对历史沿革、主要职能、性质、任务等用文字叙述容易交待清楚；对机构、人员变化等用图表示意条理清楚，便于查阅。

所以，在编写中，往往将文字叙述与表格形式两者有机结合起来，宜用文字叙述的用文字，宜用表格形式的用表格。

全宗介绍全宗指南（全宗介绍）的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

一、全宗指南名称全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、全宗指南、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。

例：B050 金华市金东区源东乡人民政府全宗指南 2001～2013年二、全宗来源简况列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。

其顺序为：a）本单位形成和职能；b）本单位所有曾用名称；c）本单位档案室档案数量；d）档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

三、档案内容与成份介绍1、档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。

介绍内容包括：a．反映本单位基本职能和主要活动方面的档案。

b．反映本单位每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。

c．具有重要历史价值和地方特色的档案。

d. 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。

e．特殊载体的档案。

2、需要专门说明的档案按下列方法介绍：a．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。

b．列出该档案文件的检索要素。

c．对其档案文件内容单独介绍。

2、涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。

3、非纸质档案应简介其种类、特色和数量。

四、检索查阅注意事项1、检索注意事项包括以下内容：a）可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；b）机读目录、手工检索工具条目的数量；c）纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；d）纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；e）非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。

2、查阅注意事项包括以下内容：a）档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；b）档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。

c）档案的利用价值以及鉴定的情况；d）划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；e）档案内容向社会开放的情况；f）本全宗指南完成时间和编制者的情况；g）其它有关问题的说明。

《全宗卷规范》一、全宗卷内容：1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。

4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。

6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。

7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。

8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

二、全宗卷的整理1、文件材料装订。

文件材料以件为单位进行装订2、文件材料分类。

八大类。

3、文件材料排序。

文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。

新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。

4、文件材料编号。

在文件材料首页上方的空白处进行编号。

编号：“全宗号—类号—件号”。

全宗号填写文件材料所属全宗的编号。

如B050类号填写1，2，3， (8)件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号如：B050-3-85、编制文件材料目录全宗卷文件目录6、文件材料装盒。

全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。

文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。

装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。

卷盒式样见图A.1（a）。

7、编制全宗卷盒号。

按卷盒排列顺序编制流水号。

三、全宗卷管理1、保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。

也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。

2、档案室建立全宗卷，宜采用双套制。

档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。