2第二章秘书办文的工作.pptx
合集下载
办文工作_秘书基础_
2、文书的种类
通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、基本要求
主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。
4、行文关系
上行文:报告、请示、函。
下行文：命令、决定决议、通知、通报பைடு நூலகம்批复、会议纪要。
平行文：议案、通知、函、会议纪要。
文书是国家机关企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称是传达贯彻党和国家的方针政策发布法规和规章实施行政措施指导商洽工作汇报情况交流经验的重要工具
办文工作
1、文书的概念
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、基本要求
主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。
4、行文关系
上行文:报告、请示、函。
下行文：命令、决定决议、通知、通报பைடு நூலகம்批复、会议纪要。
平行文：议案、通知、函、会议纪要。
文书是国家机关企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称是传达贯彻党和国家的方针政策发布法规和规章实施行政措施指导商洽工作汇报情况交流经验的重要工具
办文工作
1、文书的概念
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
秘书办文工作 PPT课件
通过对归档文件的分类和组 合，将单份文件组合成符合 档案质量要求的 案卷是组卷
（立卷）的实质。
意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、 有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单 位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文 件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。
3．某机关局办公室主任王某，新局长到任后， 每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地 批评了他。
4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文 书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特 别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压 六天。
5．某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上 写道：“请某同志处理。”
有利于排除无用信息的干扰。
归档文件 整理方法
立卷
以“件” 为单位 整理
通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的
主要整理方法。
适应机关办公自动化环境下 文件归档整理工作的需要， 国家档案局推荐采用的新的
整理方法。
文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。
2.文书的种类
+ 通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、 基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼；
体式规范。 4、行文关系 + 上行文: 报告、请示、函。 + 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批
复、会议纪要。
+ 平行文：议案、通知、函、会议纪要。
+ 法定公文的撰拟 + 常用文书的撰拟 + 领导讲话稿的撰拟 + 公关文书的撰拟
+ 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文 程序各环节的操作?
（立卷）的实质。
意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、 有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单 位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文 件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。
3．某机关局办公室主任王某，新局长到任后， 每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地 批评了他。
4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文 书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特 别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压 六天。
5．某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上 写道：“请某同志处理。”
有利于排除无用信息的干扰。
归档文件 整理方法
立卷
以“件” 为单位 整理
通过立卷，形成案卷， 以案卷作为基本保管单 位，是目前归档文件的
主要整理方法。
适应机关办公自动化环境下 文件归档整理工作的需要， 国家档案局推荐采用的新的
整理方法。
文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。
2.文书的种类
+ 通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、 基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼；
体式规范。 4、行文关系 + 上行文: 报告、请示、函。 + 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批
复、会议纪要。
+ 平行文：议案、通知、函、会议纪要。
+ 法定公文的撰拟 + 常用文书的撰拟 + 领导讲话稿的撰拟 + 公关文书的撰拟
+ 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文 程序各环节的操作?
秘书办会的工作 PPT课件
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程31.p 制发会议通知.#
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场ppt#19
制作会议证件 ppt18 会场检查. 问题：
14
安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要
解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。
天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论 从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为 与会董事准备会议所需文件资料。因为有多家国有 国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促 就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入 文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会 议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开 会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因 没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大 摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议 的进度。
55
案例2：“僧”多“庙”少
庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参 加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻 烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下； 有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可 收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位 编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场却有 大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本 坐不下。由于打乱了编制，一个小 组里人员互不熟悉，因此，讨论起 来就显得放不开，气氛不够热 烈，影响了讨论质量。
议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰 写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行 →搜集信 息，进行反馈
47
（二）大中型会议的组织工作
【1】制定会议预案 【2】会议文件准备 【3】会议通知 【4】会前检查 【5】会间调度 【6】会议结束和会后整理
秘书办文的工作基础知识
秘书办文的工作基础知识秘书办文是指秘书在工作中负责起草、编辑和整理各类文件和文件资料的工作。
秘书办文工作的基础知识主要包括文件的分类与归档、文件的起草与编辑、文件的整理与管理等方面。
一、文件的分类与归档文件的分类是指将各类文件按照一定的规则和标准进行分类，以便于管理和查找。
常见的文件分类包括：收文、发文、会议文件、工作汇报、合同协议、保密文件等。
秘书应该根据不同的文件属性和特点，将文件进行合理的分类，并建立相应的归档系统，确保文件的整理和查询能够快速高效。
文件的归档是指将文件按照一定的顺序整理，并进行编目、编码和标注，形成一套完整的档案管理系统。
对于重要的文件，应建立电子档案和纸质档案双重备份，确保文件的安全和防止丢失。
秘书在进行文件归档时，需要注意保密性和隐私性，避免敏感信息的泄露。
二、文件的起草与编辑文件的起草是指秘书根据领导的意图和要求，撰写新的文件或者修改、修改现有文件的过程。
秘书在起草文件时，应注意以下几点：1.明确文件的目的和内容：秘书要确切了解文件的目的和内容，避免模糊或不准确的表达，确保文句通顺、语意明确。
2.准确使用词语和术语：秘书在起草文件时，应尽量使用准确的词语和专业术语，避免误用或重复使用。
同时要注意控制文风和语气，避免过于复杂或难以理解。
3.注意文档格式和布局：秘书在起草文件时，应根据文件的不同性质和要求，制定相应的格式和布局。
一般来说，文件应包括标题、正文、签名、日期等要素，便于阅读和理解。
文件的编辑是指对已经起草的文件进行修改和润色的过程。
秘书在编辑文件时，需要注意以下几点：1.逻辑结构和语法表达：秘书应该确保文件的逻辑结构合理、语法表达准确。
文件内容应按段落分组，每个段落都应有明确的主题和论点。
同时要注意使用正确的时态和语气，避免语法错误和理解困难。
2.排版和格式的规范：秘书应根据公司或组织的规范要求，对文件进行统一的排版和格式设置。
要注意字体、字号、行距、对齐方式等细节，确保文件的整体外观美观、专业。
秘书办文的工作
国务院办公厅 二〇〇二年四月十八日
(引自《中华人民共和国国务院公报》，2002年第16号)
第二节 文书的处理
一、文书处理的含义及原则 二、文书的收发与管理
三、文书处理应注意的事项
一、文书处理的含义及原则
文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着 文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚 持准确、及时、安全、统一的原则。
2.公文规范的基本要求：
（1）《中国共产党机关公文处理条例》（1996.5）
（2）《国家行政机关公文格式》（1999.12）
（3）《国家行政机关公文处理办法》（2000.8）
公文格式排版规定： 1.保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期
限（如机密★5年），3号或4号黑体。
——《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条
我国行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通
知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。 ——《国家行政机关公文处理办法》第九条
法律文书：是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案 件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力 或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意 志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某 一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。 军用文书：通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的 行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动 中形成的具有法定效力和规范体式的书面文 字材料的统称。
辨析：“文书”、“公文”、“文件”
公务文书的特点： 1.公文是由法定的作者制成和发布的； 2.公文具有法定的权威和效力。
(引自《中华人民共和国国务院公报》，2002年第16号)
第二节 文书的处理
一、文书处理的含义及原则 二、文书的收发与管理
三、文书处理应注意的事项
一、文书处理的含义及原则
文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着 文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚 持准确、及时、安全、统一的原则。
2.公文规范的基本要求：
（1）《中国共产党机关公文处理条例》（1996.5）
（2）《国家行政机关公文格式》（1999.12）
（3）《国家行政机关公文处理办法》（2000.8）
公文格式排版规定： 1.保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期
限（如机密★5年），3号或4号黑体。
——《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条
我国行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通
知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。 ——《国家行政机关公文处理办法》第九条
法律文书：是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案 件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力 或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意 志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某 一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。 军用文书：通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的 行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动 中形成的具有法定效力和规范体式的书面文 字材料的统称。
辨析：“文书”、“公文”、“文件”
公务文书的特点： 1.公文是由法定的作者制成和发布的； 2.公文具有法定的权威和效力。
办公文秘秘书的“办事”工作(PPT221页).pptx
（二） 办公室的设备设施管理
随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。
1 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为
宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。
秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。
（四）办公室的制度建设
制度建设是实现办公室管理的重要保障。 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要 求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不 断修改完善，最终形成明确的制度。
第二节 办公室日常事务
本节点睛 一、值班工作 二、电话接待工作 三、来客接待工作 四、信访工作
第八章 秘书的“办事”工作
学习目标 主要内容 思考练习 本章小结
通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以 及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及 会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则 ，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈 的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织 工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立 筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工 作。
（二）打电话时应注意的事项
打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。
替上司打电话给对方上司应在对 方上司接电话前将电话递给上司
错打电话，错播号码都要说 对不起
2第二章秘书办文的工作
书
报和积累资料的重要工具。
公关文书：凡是用于沟通、增进、改善本企业与公众关系的文 字材料。
商业文书：商业应用写作所反映的内容，是由商业的实际工作所决定的，无 论是布告、通知、请示、报告，还是简报、消息、总结、通讯、商业经济论 文都要与商业工作有关，体现出“商”字来。
经济类公文的种类
（1）经济合同
（2）报告、信息
单击此处添加标题
单击此处添加标题
1．根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为 ( ) 练习
A.法定正式公文 B.通用公文 C.非法定正式公文 D.专用公文
2.通告的正文部分由哪几部分构成? ( )
A.发布通告的依据、目的 B.通告事项 C.结语 D.执行的具体要求 3．北京市政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于 ( )
四、公文的基本格式与写作要求
1.公文格式构成
公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标 题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件
日期、附注、成文日期单、主击题词此、处抄送添机关加、标印发题机
关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国
家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分 为：眉首、主体、版记三部分。
单4. 击按阅此知处范添围 加标题
3. 按公文处理时间划分
平件 急件 特急件
对外公开 限国内公开 内部使用 秘密 机密 绝密
序号
二. 1 秘 书2 工3 作4 中 的 常5 见 文 种6
7
分类
具体种类
领导指导类 命令
文书 决定
决议
报请类文书 报告
请示
细目 颁布性、事项性命令 任免令 奖惩令 知照性、指挥性决定 事项性、纪要性决议 上复性、知照性报告、简报 申述性、安排性请示
秘书“办文”的工作
02 秘书“办文”的核心技能
文档管理
01
02
03
文档分类与归档
按照一定的规则对文档进 行分类，并妥善保管，以 便随时查阅。
文档备份与安全
定期对重要文档进行备份， 并采取必要的安全措施， 防止文档丢失或被非法访 问。
文档更新与维护
及时更新文档，保持其准 确性和时效性，并对文档 进行定期维护。
文字处理
职责
秘书“办文”的职责是确保文件 处理的高效、准确和及时，以满 足组织内部和外部的信息交流需 求。Fra bibliotek书“办文”的重要性
信息传递
秘书“办文”是组织信息传递的 重要环节，通过文件和文书传递 组织内部的决策、通知和信息，
保障组织的正常运转。
决策支持
秘书“办文”处理文件的过程也是 为领导提供决策支持的过程，准确 、及时地提供信息有助于领导做出 科学、合理的决策。
形象塑造
秘书“办文”的质量直接关系到组 织的形象和声誉，高质量的文件处 理能够提升组织的形象和公信力。
秘书“办文”的历史与发展
历史
秘书“办文”的历史可以追溯到古代的官府文书工作，随着社会的发展和技术 的进步，秘书“办文”的职责和要求也不断变化。
发展
现代秘书“办文”更加注重信息化、规范化和专业化，随着办公自动化软件和 信息管理系统的普及，秘书“办文”的效率和准确性得到了极大提高。
案例三：紧急文件的处理与传递
与相关部门保持紧密沟通，确保文件 内容准确无误。
案例分析：该案例强调了秘书在紧急 情况下的应变能力和高效的文件处理 能力。
跟踪文件的传递情况，确保及时送达。
案例四：多部门协同的文件管理
• 背景与目标：多个部门共同参与一个项目，需要协同管理相关文件。
模块4秘书的“办文”工作
上一页 下一页 返回
第1单元
公文的撰拟
句话。不管通知的有效程度、权威程度如何，通通要求“遵 照执行”。对“执行”前的状语应根据不同情况选用不同的 词语，如“照此”“认真”“研究”“切实”“酌情”“参 照”等。 7.通报 通报适用于表彰先进，表达立场、主张，结合事例提出要 求或作出规定。以好人好事为主要内容的通报，要指出应学 习什么好的地方，起引导的作用;以坏人坏事为主要内容的通 报，要指出应当吸取哪些教训，或提出一些约束性的规定;以 传达重要情况为主要内容的通报，应指出在工作中出现新的 问题、新的情况，传达领导机关某个方面的意图，提醒大家 注意把握工作的方向。
上一页 下一页 返回
第1单元
公文的撰拟
(一)行文关系 行文关系是指文件往来所构成的关系，即发文机关与收文 机关之间的组织关系。我国的机关单位都处于一定的组织系 统中，如行政组织系统、党组织系统、企业组织系统、群众 组织系统等。各系统内的关系形成了纵横交错的网络，体现 着不同层次的职权范围。在这种网络中每个系统都与其他系 统有着特定的关系。这种关系反映在行文上，即为行文关系。 要确定好行文关系，先要明确各级各类组织之间的关系。
上一页 下一页 返回
第1单元
公文的撰拟
3.决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。“决定”是一 种指令性、规定性文种。这个文种使用广泛，各级党政机关、 人民团体、企事业单位都可采用，或对某一个重大问题或事 项作出决定，或对某一方面或某一类问题作出决定。由决定 的缘由和决定的事项两部分组成。决定事项单一的多用条款 式，每一条款集中阐述一个内容;内容比较繁杂的多用分类式， 把决定的内容按其性质分为若干类，在每一类中分为若干具 体项目。“决定”具有较强的行政约束力，要求表达详细、 具体、准确，以便受文机关有所遵循。
第二章秘书职能范畴之办文办会办事PPT课件
第二章 秘书职能范畴 之办文、办会、办事
1
第一部分 公文写作与处理
2
一、公文释义
公务文书，又叫公务文件，简称公文，是传达和贯彻党和国 家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施， 指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的 重要工具。
公文的基本特点就是规范、严谨。公文质量直接反映学院和 各处室系部的形象、效能。
签发人：郑 重
重庆商务职业学院 关于入驻大学城办学的请示
重庆市人民政府： ×××××××××××
× × × ×。
二○一○年一月八日
（联系人：××， 联系电话： ××)
主题词：教育 学校 入驻大学城△ 请示
重庆商务职业学院办公室
2010年1月8日
行文部分 （主体）
版记
11
四、公文的用纸和印装要求
（一）公文用纸幅面及版面尺寸 1.幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型。 2.页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为： 37mm±1mm， 公文用纸订口（左白边）为： 28mm±1mm， 版心尺寸为：156mm×225mm。
如：渝商职院发〔2010〕1号 渝商职院文〔2010〕92号。
（五）签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文 字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
15
六、公文主体
（一）公文的标题 公文的标题，应当准确简要地概括公文的主要内容。 发文机关、事由、文种是公文标题的三个基本要素。
（2）语病 重庆商务职业学院关于申请开设电子商务专业的请示 重庆商务职业学院请求增加大学城用地指标的请示
17
（3）标点的错用
1
第一部分 公文写作与处理
2
一、公文释义
公务文书，又叫公务文件，简称公文，是传达和贯彻党和国 家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施， 指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的 重要工具。
公文的基本特点就是规范、严谨。公文质量直接反映学院和 各处室系部的形象、效能。
签发人：郑 重
重庆商务职业学院 关于入驻大学城办学的请示
重庆市人民政府： ×××××××××××
× × × ×。
二○一○年一月八日
（联系人：××， 联系电话： ××)
主题词：教育 学校 入驻大学城△ 请示
重庆商务职业学院办公室
2010年1月8日
行文部分 （主体）
版记
11
四、公文的用纸和印装要求
（一）公文用纸幅面及版面尺寸 1.幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型。 2.页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为： 37mm±1mm， 公文用纸订口（左白边）为： 28mm±1mm， 版心尺寸为：156mm×225mm。
如：渝商职院发〔2010〕1号 渝商职院文〔2010〕92号。
（五）签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文 字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
15
六、公文主体
（一）公文的标题 公文的标题，应当准确简要地概括公文的主要内容。 发文机关、事由、文种是公文标题的三个基本要素。
（2）语病 重庆商务职业学院关于申请开设电子商务专业的请示 重庆商务职业学院请求增加大学城用地指标的请示
17
（3）标点的错用
《秘书办文的工作》课件
采用适当的存储介质和备份方式，确 保文件安全可靠。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
《秘书基础》第二章办公室工作课件
（二）接待服务的原则
01 平等待人 02 热情周到 03 内外有别 04 相互尊重 05 精简务实 06 确保安全 07 合理“挡驾”
— 28 —
一、接待工作概述
04
03
05
02
06
01
07
金企鹅
第二节
接待工作
1 平等待人
来访者虽然职务不同，但人格平等。无论对 上级、下级或是同级的各方来访者，都要一样尊 重。所谓平等待人，就是应做到对来访客人一视 同仁，尽到应有职责。对上不唯唯诺诺，对下不 趾高气扬。公正、客观地对待每一位来客，使他 们感受到应有的尊重和合理的对待。
接待方式 05
来访意图 02
接待任务 04
金企鹅
第二节
接待工作
— 25 —
1 来访者
来访者即接待活动的对象。公务员活动中的来访者总是直接或间接地代表一定 的社会组织，其身份、地位、与本单位的相互关系等对接待活动都有直接的影响。
2 来访意图
来访意图是来访者期望通过来访而达到的目的。不同的来访者有不同的来访意图， 来访意图是制定接待方针、确定接待规格、安排接待活动的重要依据。
对于找领导的电话，秘书要分情况酌情处理，要看打电话的是什么人、什么事，也 要看领导的时间和精力。对于一些事务性电话，秘书应尽力协助领导解决，不要轻易上 交，重要电话可将内容全部或摘要记录在《重要电话处理记录》本上，交领导过目处理。 如果遇到秘书在职权范围内解决不了的问题，或电话执意要找领导的，在问明情况、请 示领导后，再接通电话。
金企鹅
第一节
办公室日常工作
电话作为一种现代化的通信工具，在秘书工作 中是必不可少的联络手段。接打电话看似容易，但 秘书的接打电话是公务活动，因此秘书掌握一些使 用电话的艺术，有助于秘书工作的顺利进行，有助 于在社会上树立秘书及所在单位的良好形象。
秘书〞办文〞的工作
•
审核的重点内容包括以下六种（见图4-6）。
审核的内容
看 有 无 发 文 的 必 要
看用 什么 名义 和格 式行 文， 是否 符合 规范 要求
看提 出的 要求 措施 是否 明确 具体 切实 可行
看涉 及有 关部 门或 单位 的问 题是 否协 商一 致
看文 字是 否通 顺准 确简 明
图4-6 审核的内容
• • • • • • • • •
审核 审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责 拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过 程。一般由秘书部门指定有经验的、思想业务 水平和文字水平都比较高的秘书负责，所以也 叫“把关”或“把口”。核稿的目的是为了保证文 书质量，节省领导或上级的 时间和精力。所以，核稿必 须认真负责、全面细致。 2
• • • • • • • • • • •
公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三 部分构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间 通常用介词“关于”、“对”连接，在事由与文种之间用 助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内 容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。 题注的写法是在公文标题之下标注。 受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对 公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关， 即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责 任的机关。标注受文者时，应使用全称、规范的简称 或统称。
• 3
签发
•
签发是文书经有权签发的领导上司核准签
• 字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要
• 环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的
• 领导。签发人对要签发的文书全面负责，所以
• 签发之前必须认真审核。
•
从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿 • 审核什么呢？主要内容有以下三点。 • 对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语 1 • 法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。 • 经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上 • 2明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。 • 对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再 • 3报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就 • 可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一 • 个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的 • 同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。
办文工作_秘书基础
办文工作_秘书基础办文工作1、文书的概念文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
2、文书的种类通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、基本要求主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。
4、行文关系上行文:报告、请示、函。
下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。
平行文：议案、通知、函、会议纪要。
办文工作相关内容:会议服务指南大全一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。
二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的...学校新闻写法一、结合工作撰写新闻稿件的意义首先，我认为结合工作撰写新闻稿件，对于大家提高认识问题、解决问题的能力会有较大帮助。
平常我们经常说，新闻写作是七分看问题三分写稿件。
酒桌主座次的安排一，正式或大型宴会正式或大型宴会一般都排席位，也可只排部分客人席位，其他人员只排桌次或自由入座。
1、宴会席位主要是根据出席人员礼宾次序安排的，同时还要综合考虑政治关系、语言使用、宗教信仰和专业等诸因素。
归档的内容归档，是指文书处理部门或承办部门将归档范围中的公文整理立卷，定期向机关档案室移交的活动。
根据有关规定机关档案室负责集中统一保管本机关的档案材料。
归档作为一项制度，各机关都必须贯彻执行。
履历自传撰写技巧履历表的内容应包含以下项目：a.应征之工作项目(含工作名称及工作内容) b.个人基本资料(性别，出生年月日，电话，通讯处及男性的兵役状况) c.学历(高中以上学校名称、科系与辅系、就读时间、毕肄业等) d.经历(含兼差、打工、社团活动...述职报告写作四要四忌述职报告属事务性公文的范畴，是对干部本职工作完成情况的检验，也是考查干部能否很好地履行职责以及是否称职一种手段。
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1．眉首，包括的项目有：公文名称、发 文字号、份数序号、秘密等级和保密期 限、紧急程度及上行文签发人。
单击此处添加标题
2．主体，包括的内容有：公文标题、主 送机关、正文、无正文说明、附件、签 发机关印章或签署、成文日期。
3．版记，包括的内容有：附注、主题词、 抄送机关、印发机关和日期、印发份数。
单击此处添加标题
公报、报告、请示、批复、条例。规定、函、会议纪要等14种。
单击此处添加标题 ——《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条
我国行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通
知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。 ——《国家行政机关公文处理办法》第九条
Байду номын сангаас
法律文书：是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案
行政秘书学
技能篇
第二章 秘书办文的工作
● 文书的撰拟 ● 文书的处理 ● 技能训练
第一节 文书的撰拟
一、文书的概念与分类
二、秘书工作单中击的此常处见文添种加标题
三、公文的行文关系、方式、规则 四、公文的基本格式与写作要求
一.文书的概念与分类
（一）文书的概念
▪文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表 达意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流 信息和发布信息的一种工具。
单击此处添加标题 通 （1）规范性文件：条例、规定、办法。
用 （2）领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、决议、 文 意见、通知、通报、批复 书 （3）公布性文件：公告、通告
（4）陈述呈请性文件：报告、请示、议案、调查报告 （5）商洽性文件：函 （6）会议文件：会议纪要
通用文书
党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、
件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力
或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意
志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某
一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。
专
用 文
单击此处添加标题 军用文书：通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的
行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情
规范类文书 章程、规定、条例、办法、细则
单击此处添加标题
单击此处添加标题
单击此处添加标题
单击此处添加标题
单击此处添加标题
单击此处添加标题
练习：
请按照行文关系将下列文种归类：
行文：报告、请示单。 击此处添加标题
行文：命令、决定、指示、决议、通知、通 报、批复。
行文：议案、通知、函、会议纪要。
三、公文的行文规则（p182）
（1）按机关隶属关系和职责范围行文 （2）授权行文
单击此处添加标题 （3）大力精减文件，严格控制发文数量和范围
（4）在一般情况下，党政机关不得越级行文 （5）必须正确确定主送机关和抄送机关，主送机关与公文名称相互呼应 （6）关于联合行文问题 （7）关于“请示”的行文问题 （8）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行 （9）公文由文秘机构统一处理
▪文书包括私人文书和公单务文击书此两处种。添加标题
▪私人文书，是指个人或家庭、家族在自己的活动中或 私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、 自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。
▪公务文书，《国家行政机关公文处理办法》中定义为 传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规 章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和 商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
四、公文的基本格式与写作要求
1.公文格式构成
公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标 题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件
日期、附注、成文日期单、主击题词此、处抄送添机关加、标印发题机
关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国
家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分 为：眉首、主体、版记三部分。
文书是国家机关，企、事业单位在管理 活动中形成的具有法定效力和规范体式 的书面文字材料的统称。
辨析：“文书”、单“击公此文处”添、加“文标件题”
公务文书的特点： 1.公文是由法定的作者制成和发布的； 2.公文具有法定的权威和效力。
（二）文书的种类 1. 通用文书、专用文书、常用事务文书。
党政机关的通用公文文体
专
用 文
（3）广告文书
（4）产单品击说明此书处添加标题
书
（5）招标书
（6）投标书
（7）会计报表
（8）经济诉讼文书
2. 按行文关系划分
行文关系是指文书的发文机关与收文机关之 间的往来关系，是根据每个机关所属组织系
上行文
统的隶属关系及其职权范围来确定的。
下行文 平行文 （p182）
行文关系一般包括两大类： （1）隶属关系 （2）非隶属关系
批转类文书 批复、批转、转发
知照类文书 公告
事项性、祈使性公告
单击此处添加标题 通告
通报
事项性、约制性通告 表彰性、批评性、情况通报
通知
指挥性、事项性、任免、会议通知
记述类文书 计划
规划、方案、预案、工作要点
总结
综合性、专题性总结
会议纪要
会议记录
大事记 联系类文书 函
介绍信
公函、便函 联单式、便函式
单击此处添加标题
单击此处添加标题
2.公文规范的基本要求：
（1）《中国共产党机关公文处理条例》（1996.5）
（2）《国家行政机关单公击文格此式》处（添199加9.1标2）题
（3）《国家行政机关公文处理办法》（2000.8）
书
报和积累资料的重要工具。
公关文书：凡是用于沟通、增进、改善本企业与公众关系的文 字材料。
商业文书：商业应用写作所反映的内容，是由商业的实际工作所决定的，无 论是布告、通知、请示、报告，还是简报、消息、总结、通讯、商业经济论 文都要与商业工作有关，体现出“商”字来。
经济类公文的种类
（1）经济合同
（2）报告、信息
单4. 击按阅此知处范添围 加标题
3. 按公文处理时间划分
平件 急件 特急件
对外公开 限国内公开 内部使用 秘密 机密 绝密
序号
二. 1 秘 书2 工3 作4 中 的 常5 见 文 种6
7
分类
具体种类
领导指导类 命令
文书 决定
决议
报请类文书 报告
请示
细目 颁布性、事项性命令 任免令 奖惩令 知照性、指挥性决定 事项性、纪要性决议 上复性、知照性报告、简报 申述性、安排性请示