秘书基础第九章答案
《秘书公关与礼仪》思考题及案例分析参考答案(第九章)(编辑定稿)
1.拜访和接待应当遵循哪些礼仪规范?答:(1)拜访应当遵循的礼仪规范分为拜访前准备和拜访过程两部分。
拜访前的准备包括:应明确拜访目的;事先和与被访者取得联系预约;事先了解对方的基本情况;修饰自己的容貌服饰,准备好需用的文件资料、名片、礼品等物品。
拜访过程礼仪包括:按照事先约定的时间准时赴约;进门后,主动与拜访对象握手问好,并向访问对象介绍己方的领导人,双方互行见面礼节。
就座时,应在主人招呼坐下后再入座,不应自行就座。
如果拜访时主人有其他客人在座,应当主动与其他人打招呼后再坐下。
与主人交谈时,要慎择话题,举止得体,未经主人的允许,不可以在其办公室或住处四处随意走动或擅自随意翻动室内的物品。
严格遵守约定,不可单方面随意延长拜访时间。
拜访期间,如果遇到主人有其他重要客人到访,应马上告退。
(2)接待礼仪包括日常接待礼仪和外来宾客接待礼仪几类。
日常接待是秘书的一项常规性的工作,迎客时,接待人员要仪表端庄,举止大方,口齿清楚,服饰要整洁、得体、高雅;女性应淡雅化妆,不可佩戴过于夸张的饰物。
客人到达时,秘书及相关人员应立即放下工作,起身热情与来客打招呼。
秘书陪同领导或独自到车站、机场等场所迎接来访的客人时,应准备写有醒目文字的接站牌,提前到达迎接。
来宾到达后,应主动迎上前去做自我介绍,热情与客人打招呼、问候,表达欢迎之意。
待客时,对于首次来访的客人,秘书应主动向对方做自我介绍表明身份,然后再询问了解对方的姓名、来意等。
如果来访者是预约的客人,则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。
如果来客要见的领导人外出不在单位,要明确告知对方领导何时能回本单位,请客人留下电话等联络方式,约定下一次双方见面的时间和地点。
客人到来时,由于种种原因不能马上见到想要见到的领导者,要向客人说明理由和需要等待的时间。
如果客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志等。
客人进入接待室后,接待人员应以手示意请客人就坐,使用一次性杯具为客人准备饮用水。
秘书基础知识测试题与答案
秘书基础知识测试题与答案秘书基础知识测试题与答案秘书基础知识——秘书基础篇第一章文书基础一、文书的含义与分类1、含有重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件是(C )A、绝密文件B、秘密文件C、机密文件D、内部文件2、公文是按照统一体式,经过一定( B)程序制发的信息载体。
A、管理B、处理C、发文D、收文3、公文是国家依法进行(A )和进行公务活动的重要工具。
A、管理B、监督C、监管D、治理4、公文的办理期限分类中通常不包括( C)A、特急B、急件C、普急件5、公文的最紧急程度为(A )。
A、特急B、加急C、急件D、限时送达6、下列文种属于平行文的是(C )A、批复B、报告C、函D、会议纪要7、把公文分为上行文、下行文和平行文是按( B)。
A、使用领域划分B、发文方向划分C、涉密程度划分D、办理时限划分8、( C)是文书体系中最为重要的组成部分A、专用文书B、通用文书C、公务文书D、私人文书9、机密文书是涉及社会组织最核心秘密的文书,一旦泄漏会给社会组织的安全和利益造成特别严重的损害。
F 绝密文件10、急件是指事项特别紧急,必须在最短时间内以最快速度传递与处理的文书。
F 特急件11、公文是文书体系中最为重要的组成部分。
T二、现行公文的种类与用途1、向国内外宣布重要事项或法定事项用(A )A、公告B、通告C、通报D、报告2、“报告”不适用于(D )A、向上级汇报工作B、向上级反映情况C、答复上级询问D、请上级批准请求3、用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的文种是( A)A、通告B、公告C、通报D、公报4、公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和(A文书。
A、规范体式B、制发程序C、印装规格D、指导作用5、公文是行政机关依法行政和进行(D )活动的重要工具。
A、事务B、社团C、社交D、公务6、宣布施行重大强制性行政措施用(B )A、决定B、命令C、通报D、通知7、公告适用于向国内外宣布重要事项或者(D )事项。
秘书学习题与参考答案
《秘书学》课程平时作业题与参考答案平时作业一论述题(第一章到第三章)1. 秘书的涵义是什么?秘书的类别和层次是什么?答:秘书:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
(参考《现代汉语词典》) 类别: 1)机关秘书 2) 企业秘书 3)私人秘书 4) 商业秘书 5)涉外秘书层次: 1)高级秘书 2) 中级秘书 3)初级秘书2. 秘书工作的主要内容是什么?其主要特点是社么?答:主要内容: 1) 文书撰写 2)文书制作 3)文书处理 4)档案管理 5)会议组织 6)调查研究 7)信息资料工作 8) 信仿工作9) 接待工作 10) 协调工作 11) 督查工作 12) 日程安排13)日常事务 14) 办公室管理 15)其他临时交办事项特点: 1) 辅助性 2) 综合性 3) 机密性 4)服务性3.什么是秘书学?秘书学主要研究哪些内容?答:秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科,是一门综合性,应用性的科学。
秘书学研究内容: (1)研究我国秘书工作的现状,了解内容、性质与作用,掌握其规律、程序与方法; (2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求; (3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验,批判地继承古代秘书工作遣产,借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。
(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德,了解秘书的任职资格与要求; (5)研究秘书学与相关学科的关系,以促使秘书学的丰富与发展。
4.秘书工作机构设置原则是什么?秘书工作机构的性质是什么?答:设置原则:一是精简原则;二是纵向层次量少;三是横向幅度可适当加大。
性质: 1) 机密性 2) 辅助性 3) 综合性 4)服务性5.秘书工作机构是的职能是什么?秘书工作机构的原则是什么?答:职能: 1)助手职能 2)参谋职能 3)枢纽职能 4)协调职能 5)保密职能 6)公关职能工作原则: 1)明确职责、权限、目标、任 2)制定秘书工作的各项制度和标准 3) 分清主次,有条不紊务4)科学地安排工作程序 5)准确细致,切实无误 6)迅速果断,讲求时效 7) 忠到职守,安于职分 8)加强教育、管理,不断提高素质、能力6.秘书班子怎样才能做到群体优化?答:秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则,即由不同的专长,学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第九章)(编辑定稿)
第九章谈判事务思考题及参考答案1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”?答:在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。
在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。
谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。
作为领导的参谋和助手,秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务,经常直接参加领导的谈判活动。
有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。
谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。
因此秘书有必要掌握谈判的基本知识,熟悉谈判的一般程序,以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。
2.谈判应该坚持哪些原则?说说这些原则的具体含义。
答:(1)客观性原则,即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。
谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。
(2)求同存异原则,即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。
如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。
(3)公平竞争原则,即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。
(4)互利原则,即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。
3.一次正规商务谈判的大致程序如何?各阶段有哪些秘书工作?答:第一阶段:谈判前的准备阶段。
主要工作有:收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。
第二阶段:谈判进行阶段。
主要工作有:开局、摸底、磋商(主要活动有报价、讨价还价和议价)以及让步。
秘书基础与实务9
有约接待
无约接待
会议接待 视察与检 察接待 参观接待 技术考察 接待 内部接待
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有Байду номын сангаас接待
事先与企业有约定的接 待工作,可称为有约接待 。根据来客的身份和重要 程度,分为:
高规格接待 日常的一般性接待
秘书基础与实务
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高规格接待的主要程序
了解规格,拟定方案 做好接待准备工作
秘书基础与实务
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了解规格,拟定方案
秘书基础与实务
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安排接、住、食
秘书人员要准确掌握来访客商乘坐的飞机 班次(火车、轮船等)抵达的具体时间没做 好迎接工作。根据客商要求及人员构成情况 安排食宿(包括房间安排及布置、伙食标准 、进餐方式、时间、地点),必要时,印制 住房平面图,届时递送来访成员。
秘书基础与实务
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接待的作用和意义
接待工作,(以企业为例 )是企业经营管理活动的重 要组成部分,是企业沟通上 下的“渠道”,联络四方的 “桥梁”,是企业向外展示 自我形象的“窗口”和“门 面”。
沟通上下的“渠道 ” 联络四方的“桥梁 ” 展示企业形象的“窗 口”和“门面”
捕捉信息的途径
秘书基础与实务
秘书基础与实务
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接待概述
为什么接待工作必须由秘书部门来承担呢? 这是因为接待工作根本是领导活动的一部分 ,而且是使务性很强的一部分工作,作为领导 的助手的秘书,通过自己的真诚、热情的服务 ,为领导的接待做好准备或代为处理,以减轻 领导的琐碎事务负担,节省领导的时间,这是 对领导的效率性扶助; 再者,秘书部门出于枢纽地位,掌握各方面 的情况,同时,秘书部门沟通上下、协调内外 、联系左右,接触面广,交往量大,能更快更 准确地捕捉信息,便于做好接待工作。
自考“秘书工作”复习要点(第九章)
自考“秘书工作”复习要点(第九章)
1、理解秘书部门的协调职能
答:秘书部门的协调职能是由其自身的工作性质和职能位置决定的,大致概括为:在其办文、办会、办事等业务活动中有效地维护机关组织整体的协
调运转;秘书部门联系上下左右,沟通四面八方,便于发现组织机构内运转中,以及组织机构的外联中随时可能出现的矛盾和问题,便于及时进行信息反馈,并协助领导进行协调;秘书部门作为领导的参谋和助手,经常为领导者发现、控制和处理失调问题出谋划策,并在自身的职责范围内,或经领导授权后,
代领导和领导机关处理矛盾纠纷,进行组织协调。
2、秘书部门协调的内容和任务是什幺?
答:秘书部门协调的内容有:目标、计划协调,事务协调,财务协调,政策协调,战略协调;协调的任务有:协助领导者进行政策协调;协助领导者协调子系统的工作计划,根据领导意图,综合地、统筹兼顾地起划系统管理计划;注意子系统的生产和业务工作进展情况,向领导者报告不协调的行动内容和
原因,提出协调意见;受领导之托,邀请有关部门、单位,共同完成涉及多单位、多部门的任务,并协调工作节奏,客观地协调处理各部门、各单位工作
中的不平衡问题;代表领导者处理本系统与它系统之间的关系;协助领导者对有。
《秘书基础》(第九章)
《秘书基础》(第九章)《秘书基础》专项练习——填空题(第九章)姓名:1、会议为议事而开,要讨论的核心问题即为。
2、会议前要确定明确的、科学合理的、有针对性的,才能达到开会的目的。
3、确定与会者的关键不在于谁有资格参加,而在于弄清谁。
4、人数越多,与会者的参与意识就越,会议的效果就越,甚至还有。
5、与会人数多于,就应该设法分组讨论或设。
6、人们能集中精力的时间是很短的,会议超过一定限度其效果就会。
7、有些很强的会议,要尽早安排;有些需要深思熟虑的会议可以召开。
8、会场空间,彼此难以亲近,会议气氛会受影响,平均每个与会者拥有平方米为宜。
9、是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。
10、代表会议的议程还要经代表大会的或主席团会议通过之后才能。
11、会议议程的目的在于提醒与会者注意,并为开好会议所以议程应提前天交与会者。
12、会议持续以上者,应考虑在议程中安排时间。
13、如果应该被通知的人没有接到通知,他可以提出这次会议没有按照办理,而否认会议的。
14、我国习惯客人坐在主人的,译员、记录员分别坐在主宾的。
15、排列主席台座次,一般职务最高的居中,然后,按职务向顺序排开。
16、开放式会议是一种不设中心人,没有议事日程、没有任何的会议形式。
17、准备会议用品关键是要做好。
18、会议议程表、日程表属于会议的文件,会议通知、会议须知、作息表则属于会议的文件。
19、会议议程是对已确定的列出发言或讨论的先后顺序。
会议日程则是结合对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。
20、排列主席台座次时,一般职务最高的是,然后先后,按向两边顺序排开,主持人也应该按排列。
21、会议简报是会议的和文件。
22、会议记录的要求是、、、。
会议记录的方法有祥记、略记、、。
23、编写会议简报的基本要求可以用、、、四个字来概括。
24、会议规模万人以上的称为会议,几人至几十人被称为会议。
25、是会议的交流性和指导性文件,要全面反映会议的情况,要求简明、及时、准确。
文秘基础选择题
第一章秘书工作及其发展趋势一、单项选择1.我国办公手段现代化的发展已达到()。
A.起始阶段B.发展阶段C.完善阶段D.成熟阶段2.不属于秘书工作基本属性的一项是()。
A.辅助性B.事务性C.政治性D.服务性二、多选题1.秘书工作的基本属性有()。
A.中介性B.辅助性C.政治性D.服务性2.三服务的宗旨即()。
A.为领导机关服务B.为各部门服务C.为人民服务D.为阶级服务3.根据秘书工作各项具体任务的性质,可分为()两类主要任务。
A.会务B.政务C.杂务D.事务简答:1.秘书工作的基本属性。
2.秘书工作政治性的主要体现。
第二章秘书工作的基本原则、特点和作用一、单选题1.最能反映秘书工作本质特点的是()。
A.政策性B.依附性C.综合性D.机密性2.政务类、事务类任务是属于秘书工作()的特点。
A.机密性B.政策性C.服务性D.综合性3.秘书与领导是上下级关系,不能平起平坐,这指的是()的关系。
A.感情上B.组织上C.工作上D.职能上4.秘书工作的核心是()。
A.领导作风B.领导艺术C.领导活动D.领导意图5.领导活动的主体和核心是()。
A.领导者B.被领导者C.作用客体D.自然物6.主动配合领导处理好日常事务,是秘书工作的()。
A.枢纽使用B.助手作用C.参谋作用D.辅助协调作用7.凡是其他职能部门不管的事,领导都可以安排给秘书部门去做,因此人们也称秘书部门是()。
A.二首长、二领导B.参谋部、智囊团C.跑腿的、打杂的D.“不管部”六、简答题1.秘书工作在领导活动中的作用。
2.秘书工作助手作用的具体内容。
3.秘书工作“智囊”作用的三个主要表现。
4.秘书工作在领导活动中的特点。
5.秘书人员与具体领导人相处的原则。
6.秘书与领导班子相处的主要原则。
第三章信息与秘书工作1.外部信息,内部信息是按()来划分的。
A.信息源的性质B.信息的表现形式C.信息来源的方向D.信息的稳定作用2.信息具有使用价值是秘书信息工作的()的特点。
《秘书基础》1-5章试卷
2015~2016学年第一学期期末测试卷秘书基础试卷班级: ____________ 姓名: _____________ 成绩:___________一、选择题(每空2分,共26分)1、指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。
2、我国秘书工作的三大发展趋势,其在工作领域上是趋势。
3、 ____________是指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。
4、领导意图是与本组织的具体情况相结合的产物。
5、是秘书工作的本质特征,在秘书活动中表现为辅助性。
6、在党政机关中,从组织上看,领导和秘书的关系是。
7、按信息源的性质,信息可以分为自然信息和。
8、秘书信息工作的原则主要有追踪原则、超前原则和。
9、________ 是撰写市场预测报告时常用收集信息的方法或渠道。
10、信息的处理包括、信息的储存和信息的传递三部分。
11、简单的说,就是作出正确决定。
12、秘书在决策过程中,只能处于地位,为决策者服务。
13、工作就是通过监督、催促、检查来克服决策实施过程中的偏差因素。
二、单项选择题(每题2分,共20分)1、下面不属于秘书工作的基本属性的选项是()。
A.辅助性 B.超前性 C.政治性 D.服务性2、对秘书工作在领导活动中的作用表述错误的是()。
A.枢纽作用 B.助手作用C.监督作用 D.窗口作用3、领导活动的核心是()。
A.领导者B.被领导者 C.作用客体D.人民群众4、()往往用于为深入研究某一问题而有目的地收集专题信息。
A.信息网络渠道B.科研渠道 C.媒体渠道D.调查渠道5、下面不是信息校核常用方法的是()。
A.分析法 B.转换法 C.核对法 D.调查法6、秘书人员辅佐决策在决策实施中主要职能工作是()。
A.服务式辅佐工作 B.协调式辅佐工作C.协助式辅佐工作 D.总结式辅佐工作7、收集简单的、时间性强的信息,更适于采用()。
A.观察法 B.问卷法 C.购买法 D.电话询访法8、秘书与领导是上下级关系,不能平起平坐,这指的是()的关系。
秘书基础配套练习(含答案) 第九章 会议工作
8.参加会议签到方法主要有( ABCDE )。
A.秘书人员代签 B.证卡签到
C.簿式签到
D.座次表签到 E.计算机签到
9.会后的检查催办要有科学的方法和制度,包括( ABC )。
A.加强催办人员的责任
B.健全登记制度,建立催办登记簿
C.建立反映汇报制度
D.完成期限
10.会议文书工作的特点有( ACD )。
C.百字以下
D.千字以上
15.制定会议方案的核心是( A )。
A.会议议题 B.会议规模 C.会期
D.会议议程
16.会议会场的具体确定主要依据( C )而定。
A.经费预算
B.设备的现代化程度
C.会议的性质和规模
D.领导的要求
17.一般的会议只发一次正式通知,有些会议需要发( A )通知。
A.预备性
B.临时性
C.书面性 D.地区性
18.单位内部所发的书面通知要求被通知人( C )。
A.知道
B.阅看
C.签名
D.转告
19.会议用品包括会议的特殊用品和( C )。
A.一般用品
B.生活用品 C.必备用品 D.文具用品
20.会场的大小要根据会议的( C )而定。
A.性质
B.时期
C.规模
C.长方形
D.马蹄形
17.大型会议或重要会议需要提前拟写会议( AB )。
A.日程
B.议程
C.简报
D.纪要
18.接待参观、考察等较大规模来访时,秘书部门的工作任务是( ABC )。
A.安排好来宾的有关工作事宜
B.安排好生活接待工作
C.安排好业余活动
D.安排好值班工作
《秘书基础》1-8章复习题09
七、案例分析题:1、某公司王秘书从媒体上获知我国数处发生森林大火的信息,预测我国木材、纸张将大幅涨价,便建议公司大批购进纸张库存起来,不久公司赢利10 万元。
其后,他了解到在一次全国订货会上,传出机电产品从过去供不应求转到了供过于求的市场信息,于是建议公司加速销售库存机电产品,并对该类商品实行限购方针。
此举使公司加速了资金周转,提高了经济效益。
王秘书也被员工们称为"神算子"。
请结合秘书的信息工作对以上案例作出分析。
答:信息是企业的命脉之一,这就要求企业秘书必须具有对信息的特殊敏感性,善于通过各种渠道发现有价值的信息,并能敏锐地掂量出它的重要意义,及时捕捉,向领导提供"预测性"信息。
以上案例中的王秘书之所以被员工们称为"神算子",是因为他在实际工作中处处留心有价值的信息,并及时向公司提出建议,从而让信息产生了巨大的经济效益。
王秘书的这种对信息的超前预测,从秘书信息工作的特点来说,具有针对性和时效性;从秘书信息工作的原则来看,他把握了超前原则和选优原则;从秘书信息工作的基本要求来说,符合"准确、及时、适用"的要求。
2、7 月6 日上午9:00,乐乐商场的秘书小唐收到了一份来自西班牙国际商业杂志社寄来的通知,内容是让乐乐商场派人去西班牙领取"国际优质服务和质量奖"。
小唐迅速将此事报告了商场总经理吴名。
吴名遂决定亲自去西班牙领奖,并让小唐负责安排筹措外汇、打点行装的事情。
10:15,小唐又收到某公司送来的新款彩电样品,但该彩电的质量标准和有关技术指数却没有送来。
针对此情况,小唐立即达电话向该公司索要了相关资料。
11:00,一条"美国开发了用基因工程菌处理海上石油污染"的信息被送到了小唐的办公桌上。
小唐觉得该信息对商场没多大意义,便没有保留。
7 月8 日上午,总经理吴名去西班牙领奖的准备工作已基本就绪。
《秘书学概论》思考题答案-第九章
《秘书学概论》第九章思考题参考答案本文为《秘书学概论》(高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材)第九章的思考题参考答案。
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(CQ资料)1.简述美国秘书的种类与职级?种类:美国政府秘书:即在美国联邦、州、市、县政府和驻外使、领馆、军事基地等处工作的秘书。
美国法律秘书:指在美国司法机关、律师事务所、工商企业法务部门,作为法官和律师助手的秘书。
美国公司秘书:指在美国公司中接受并执行董事长指令的秘书,属行政秘书中领导职位的秘书。
美国经理秘书:指美国公司经理的高级秘书。
美国技术秘书:也称工艺秘书,美国政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书。
美国医学秘书:也称医药秘书,指在美国医疗系统中作为医生助手的秘书。
美国教育秘书:指在美国教育系统担任秘书工作,分别为高等院校校长、院长、系主任、教授等服务的秘书,绝大多数为女性,属于教职编制。
美国财经秘书:指协助雇主管理财务的秘书。
美国通信秘书:也称文字处理员,美国公司中专事文字处理的秘书。
美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员两类。
职级:2至15级秘书职责举例如下2级,送信;3级,文件收发、管理,文书兼打字,操作办公设备,电话接线员等;4级,文书兼速记、记录、录音、复制等;5级,来往函件文书处理,印刷文书等;6级,一般文书管理,一般通讯管理,密码编制,译码设备操作;7级,电脑操作,通讯中转设备操作;9级,后勤管理;12级,日程分析、管理分析、通讯管理;15级,日程安排、辅助综合管理。
2.简述日本秘书的种类与职级?种类:根据模式划分“日本型”秘书:指日本国内以传统方式从事工作的秘书。
“欧美型”秘书:指日本国内具备欧美国家秘书一般特征的秘书,以与“日本型”秘书相区别。
根据系统与服务对象划分公务秘书:也称政治秘书,指精通国会或政党、内阁等结构的公务员性质的秘书。
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2.了解会议的作用及加强会议控制的方法。
能力目标:掌握常用的工作方法与要领德育目标:培养事业心和责任感教学重点:会议的要素教学难点:会议的种类教学方法:讲授法课时安排:一课时教学过程:【导入新课】操办会议事务,为领导人安排会见、会谈、是秘书人员的一项重要工作,秘书人员要做好这项工作,应当了解哪些知识,具备什么能力呢?【讲授新课】一、会议概念会,就是聚会,集合,回合;议,就是商讨,议论。
会议,就是把人们组织起来,讨论和研究问题的一种形式,如全体会议、工作会议;会议还是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构和组织,如中国人民政治协商会议,部长会议。
二、会议的要素构成会议的要素有:会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。
三、会议的种类1.按规模分:特大型会议(万人以上)、大型会议(千人以上)、中型会议(几十人至数百人)、小型会议(几人至几十人)。
2.按会期分:定期会议、不定期会议。
3.按级别分:中央级、地方级。
4.按功能分:决策性会议、分工协调会议、动员会、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。
5.按召开方式分:集中会议、分散会议;电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。
6.按涉外与否分:国内会议、国际会议。
7.按秘密等级分:公开会议、内部会议、机密会议。
8.按内容分:综合性会议、专题性会议。
四、会议的作用交流信息,互通情报;发扬民主,集思广益;增进了解,促进团结;科学决策,协调行动。
五、会议的控制会议有很多积极作用,但会议不是实行领导的唯一手段,如果事事都必须开会才能解决,势必形成"会海",造成时间和精力的浪费,经济的浪费,信息的重复和浪费,滋长不正之风。
秘书基础第九章测试题
秘书基础第九章测试题一、填空题(20分)1.会议规则又称会议,是会议组织活动的、行为规范。
2、会议前要有明确的、有针对性的,才能达到开会的目的。
3、拟写会议议程应当。
4、会议纪要有会议纪要和会议纪要两种。
5、会议简报的编写要求是:、、、。
6、确定会议方式要根据和的具体情况。
7、分工协调会是按,电视会议是按分类的。
8、与会人数一般不宜超过人,持续会议时间一般应该在小时以内。
9、会议通知的信封上应当准确标明与会者的详细地址、工作单位、等,在醒目位置标出“”字样。
10、工作报告属于会议文件,技术资料属于文件。
11、会议记录分为记录和记录其要求是:、、、。
二、单项选择题(20分)1.( )是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。
A.会议议题 B.会议议程 C.会议日程 D.会议规则2.排列主席台的座次,一般来说,职务最高的( )A.居左 B.居中 C.居右 D.随意3.中型会议,宜采用( )摆法,容易形成严肃庄重的会议气氛。
A.T字形 B.U字形 C.山字形 D.回字形4.下列不属于会议中心文件的是( )。
A.技术资料 B.开(闭)幕词 C.会议讨论稿 D.工作报告5.( )签到方法,只适合于小型会议签到。
A.电子计算机 B.座次表 C.证卡 D.秘书人员代为签到6.下列不属于安排议题要注意的事项是( )A.先难后易 B.先同后异 C.先急后缓 D.先宽后窄7、下列不属于构成会议要素的是:会议的( )A.名称 B.地点 C.作用 D.结果 E.议题3.电话会议、电视会议、广播会议、网络会议是按( )分的。
A.规模 B.召开方式 C.内容 D.功能 E.级别4.下列不属于按功能划分的是( )。
A.信息交流会议B.分工协调会议C.综合会议 D.动员激励会议5.下列不属于“会海”危害的是( )的浪费A.时间 B.精力 C.经济 D.人才6.下列不属于会议前期准备工作的内容是( )A.确定与会人员 B.制发会议通知 C.检查会场 D.确定会议日程7.会议上要讨论的核心内容是( )。
秘书学第九章
二、接待的类型
内宾和外宾(按接待对象的国别划分) 1、内宾和外宾(按接待对象的国别划分) 上级来访接待、 2、上级来访接待、平级来访接待和下级来访 接待
三、接待的原则
1、热情大方 3、确保安全 5、内外有别 2、细致周到 4备 2、迎宾及安排来宾的生活 3、看望及商定活动日程 4、礼仪性会见与宴请 5、按日程开展活 6、送别 7、小结
思考题: 思考题:
秘书接待工作的作用是什么? 1、秘书接待工作的作用是什么? 接待的原则有哪些? 2、接待的原则有哪些? 秘书接待的程序如何? 3、秘书接待的程序如何?
第三节 印章管理
一、印章的作用
1、权威作用 权威作用 2、代表作用 代表作用 凭信作用 3、凭信作用
二、印章的管理
1、印章的刻制 必须持上级单位有关公文, 必须持上级单位有关公文,按照规定尺寸到指 定的公安机关办理核准手续后到指定部门刻制。 定的公安机关办理核准手续后到指定部门刻制。 2、印章的启用 应由制发或批准刻制单位颁发启用通知, 应由制发或批准刻制单位颁发启用通知,并由 文到后方能正式启用。 文到后方能正式启用。
6、印章的停用 停用作废的印章要及时送交原颁发单位处 不得在原单位留存。 理,不得在原单位留存。
练习题: 练习题:
印章的作用有哪些? 1、印章的作用有哪些? 印章的管理要注意哪些问题? 2、印章的管理要注意哪些问题?
第四节 编写大事记
一、大事记的概念
大事记是每个机关和单位发生、处理的 大事记是每个机关和单位发生、 是每个机关和单位发生 大事”的逐日记载。 “大事”的逐日记载。
二、 值班工作的任务
1、接纳传递文电 、 3、接待来访人员 、 5、承办临时事项 、 7、编写值班材料 、 2、负责电话应对 、 4、掌握领导人的行踪 、 6、确保机关安全 、
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秘书基础第九章答案篇一:秘书基础第一章复习训练题及答案《秘书基础》复习题第一章秘书工作及其发展趋势一、填空题:1、《汉书刘向传》中记载:成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料,东汉时设“秘书监”,曹操为魏王时,设“秘书令”这里的秘书是指一种官职。
现在的秘书是指一种职称或职务,是一种社会职业,是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
2、秘书工作的基本属性有:辅助性、政治性、服务性。
3、秘书工作的本质就是为领导服务4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面,即:鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。
5、我国党政机关的秘书部门,历来坚持“三服务”的宗旨,即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。
6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。
现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新,将为其工作开辟更为广阔的服务领地。
7、根据秘书工作的各项具体任务的性质,可分为政务和事务两大类主要任务。
8、以“三个代表”为指导,做好办公室工作,必须在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几个方面的问题:(1)在思想认识上,要强化“三种意识”(2)在工作目标上,要做到“三个满意”(3)在工作措施上,要实现“三个转变”(4)在工作安排上,要抓好“三个环节”。
9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是:参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。
10、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段,即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。
我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。
二、单项选择题1、《汉书.刘向传》中记载:成帝“诏向领校中五经秘书”,《说文》“秘书说曰:日月为易”,这里的秘书是指()A、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料B、一种官职C、一种职称或职务D、秘密的书2、秘书工作的本质是()A、为领导服务B、为人民服务C、为各部门服务D、为私人服务3、在办公手段现代化中()是处理信息使办公室设备智能化的主要工具A、信息来源B、计算机C、互联网D、通信技术4、()是在办公手段现代化的环境下办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段A、计算机B、互联网C、激光排版D、现代通信技术5、秘书工作的政治性主要取决于()的政治性A、国家的B、机关的C、领导工作D、秘书个人三、多项选择题1、秘书工作的基本属性有()A、明确的政治性B、辅助性C、服务性D、政治性2、秘书工作的的政治型主要体现在()三个方面A、鲜明的阶级性B、明确的政策性C、服务性D、高度的机要性3、秘书工作具有()等多种服务手段A、政务和事物B、处理整理录入打印C、信息传递D、会务服务事务管理4、我国秘书工作呈现出的三大发展趋势是()A、参谋职能强化趋势B、领导多问趋势C、秘书工作管理科学化趋势D、办公手段现代化趋势5、办公手段现代化追求的目标是()A、尽量减少差错B、提高办公效率和质量C、缩短活动周期D、减少行政开支6、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段即()A、起始阶段B、发展阶段C、完善成熟阶段D、顶峰阶段四、名词解释1、秘书2、秘书工作五、简答1、秘书工作的基本属性是什么?其中的政治性主要体现在哪几个方面?2、新时期秘书工作参谋智能化主要原因有哪些?3、办公手段现代化的含义是什么?4、办公手段现代化追求的目标是什么?5、完善的办公手段现代化系统,一般具有哪些功能?6、秘书工作的繁杂性表现在哪几个方面?六、综合题新领导今天上任,秘书小李心里忐忑不安。
以前在老领导身边鞍前马后地跑,现在新领导会怎样待自己呢?无论怎样,先把精心准备好的新领导施政演讲稿、欢迎会上的讲话稿、单位基本情况汇报材料等都恭恭敬敬地送到新领导的手里。
谁知新领导不领情,反批评小李没做好基层调研的准备。
请你根据所学知识,分析小李挨批评的原因。
职业高中文秘专业秘书基础复习题参考答案第一章秘书工作及其发展趋势参考答案一、填空题1、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的图文资料一种官职,是指对担任某种工作的人的称呼是指一种职称或职务,是一种社会职业,是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
2、辅助性、政治性、服务性3、为领导服务4、鲜明的阶级性、明确的政策性、高度地机要性5、为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务6、录入打印、信息传递7、政务事务8、在思想认识上,要强化“三种意识”;在工作目标上,要做到“三个满意”;在工作措施上,要实现“三个转变”;在工作安排上,要抓好“三个环节”。
9、参谋职能强化趋势秘书工作管理科学化趋势办公手段现代化趋势10、起始阶段发展阶段完善阶段成熟阶段二、名词解释秘书:是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
秘书工作:是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。
三、单选1、A2、A3、B4、D5、C四、多选1、BCD2、ABD3、BCD4、ACD5、ABCD6、ABC五、简答题1、基本属性是:辅助性、政治性、服务性。
政治性主要体现在:鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。
2、主要原因有两方面:A、飞速发展的经济建设的客观需要B、领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。
3、含义是把计算机技术和现代通信技术,系统科学和行为科学应用于办公室,使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。
4、提高办公室的办公效率质量、尽量减少差错、缩短办公活动周期、减少行政开支。
5、具有文字处理、文件处理、事务管理、图形图像处理、声音处理、提供轻型印刷手段、辅助决策、通信网络技术、警戒和保卫等功能。
6、整理办公室、收集情报、领导的保健、工作程序化等7、(1)在思想认识上,要强化“三种意识”即要强化政治意识、要强化大局意识、要强化责任意识;(2)在工作目标上,要做到“三个满意”即让领导满意、让部门和基层满意、让人们群众满意;(3)在工作措施上,要实现“三个转变”即要转变工作职能、要转变工作方法、要转变工作作风(4)在工作安排上,要抓好“三个环节”一是在领导决策前,深入调研,提供预案二是在领导决策中,积极主动地进行协调三是在领导决策后,要及时督查反馈。
六、综合题答:小李所犯的是工作“唯上”的错误。
他的准备内容体现了“为领导服务”的宗旨,但一切考虑都围绕着领导进行,眼中只有领导,没有群众。
“三服务”中最重要的是为人民服务,新局长走的是“唯实”的路子,而小李违背了这以思想,所以他挨新领导的批评。
篇二:秘书基础第一章复习训练题及答案《秘书基础》复习题第一章秘书工作及其发展趋势一、填空题:1、《汉书刘向传》中记载:成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料,东汉时设“秘书监”,曹操为魏王时,设“秘书令”这里的秘书是指一种官职。
现在的秘书是指一种职称或职务,是一种社会职业,是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
2、秘书工作的基本属性有:辅助性、政治性、服务性。
3、秘书工作的本质就是为领导服务4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面,即:鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。
5、我国党政机关的秘书部门,历来坚持“三服务”的宗旨,即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。
6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。
现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新,将为其工作开辟更为广阔的服务领地。
7、根据秘书工作的各项具体任务的性质,可分为政务和事务两大类主要任务。
8、以“三个代表”为指导,做好办公室工作,必须在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几个方面的问题:(1)在思想认识上,要强化“三种意识”(2)在工作目标上,要做到“三个满意”(3)在工作措施上,要实现“三个转变”(4)在工作安排上,要抓好“三个环节”。
9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是:参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。
10、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段,即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。
我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。
二、单项选择题1、《汉书.刘向传》中记载:成帝“诏向领校中五经秘书”,《说文》“秘书说曰:日月为易”,这里的秘书是指()A、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料B、一种官职C、一种职称或职务D、秘密的书2、秘书工作的本质是()A、为领导服务B、为人民服务C、为各部门服务D、为私人服务3、在办公手段现代化中()是处理信息使办公室设备智能化的主要工具A、信息来源B、计算机C、互联网D、通信技术4、()是在办公手段现代化的环境下办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段A、计算机B、互联网C、激光排版D、现代通信技术5、秘书工作的政治性主要取决于()的政治性A、国家的B、机关的C、领导工作D、秘书个人三、多项选择题1、秘书工作的基本属性有()A、明确的政治性B、辅助性C、服务性D、政治性2、秘书工作的的政治型主要体现在()三个方面A、鲜明的阶级性B、明确的政策性C、服务性D、高度的机要性3、秘书工作具有()等多种服务手段A、政务和事物B、处理整理录入打印C、信息传递D、会务服务事务管理4、我国秘书工作呈现出的三大发展趋势是()A、参谋职能强化趋势B、领导多问趋势C、秘书工作管理科学化趋势D、办公手段现代化趋势5、办公手段现代化追求的目标是()A、尽量减少差错B、提高办公效率和质量C、缩短活动周期D、减少行政开支6、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段即()A、起始阶段B、发展阶段C、完善成熟阶段D、顶峰阶段四、名词解释1、秘书2、秘书工作五、简答1、秘书工作的基本属性是什么?其中的政治性主要体现在哪几个方面?2、新时期秘书工作参谋智能化主要原因有哪些?3、办公手段现代化的含义是什么?4、办公手段现代化追求的目标是什么?5、完善的办公手段现代化系统,一般具有哪些功能?6、秘书工作的繁杂性表现在哪几个方面?六、综合题新领导今天上任,秘书小李心里忐忑不安。
以前在老领导身边鞍前马后地跑,现在新领导会怎样待自己呢?无论怎样,先把精心准备好的新领导施政演讲稿、欢迎会上的讲话稿、单位基本情况汇报材料等都恭恭敬敬地送到新领导的手里。
谁知新领导不领情,反批评小李没做好基层调研的准备。
请你根据所学知识,分析小李挨批评的原因。
职业高中文秘专业秘书基础复习题参考答案第一章秘书工作及其发展趋势参考答案一、填空题1、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的图文资料一种官职,是指对担任某种工作的人的称呼是指一种职称或职务,是一种社会职业,是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
2、辅助性、政治性、服务性3、为领导服务4、鲜明的阶级性、明确的政策性、高度地机要性5、为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务6、录入打印、信息传递7、政务事务8、在思想认识上,要强化“三种意识”;在工作目标上,要做到“三个满意”;在工作措施上,要实现“三个转变”;在工作安排上,要抓好“三个环节”。