试论如何做好秘书工作

试论如何做好秘书工作

作者：史元贺

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第1期

文/长治学院史元贺

【摘要】伴随着时代的进步，秘书在管理中所发挥出的作用越来越重要，对于秘书的要求

也更加严格。也正因为如此，秘书人员所面临的压力以及挑战也明显增加。在新形势下，想要

成为一名合格的秘书人员，做好秘书工作，就必须要通过学习不断提升综合素质。为了能够更

好地做好秘书工作，更好地为领导服务，本文围绕如何做好秘书工作提出了几点建议，以期为

秘书工作的有效开展提供借鉴。

【关键词】秘书工作；服务；素质

秘书工作的内容虽然较为琐碎，但是却没有任何一件事是小事。秘书人员开展的工作对领

导的工作效率、单位工作的开展带来直接的影响。因此，如何做好秘书工作是我们必须要经常

思考的问题。从社会主义市场经济体制建立发展到如今，变得越来越完善，政府管理、企业经

营都已经发生了巨大的变化，工作模式和意识形态的变化为秘书工作提出了更高的要求，从过

去的听命办事，到如今的辅助领导发挥参谋、协调作用，主动服务和参与策略谋划已经成为了

秘书工作发展的方向。本文主要就如何做好秘书工作提出几点建议。

一、强化学习，提升综合素质

需要进一步强化对专业知识的学习，不断增强专业服务能力。如今的秘书工作已经不再是

简单的传话员、邮递员，因此必须要根据从严精细管理的要求，积极学习最新的秘书领域的专

业知识，虚心向各级领导专家学习专业知识，即使不能够成为业务上的专家，也必须要做到初

步精通，不断完善专业知识体系，要确保在平时的工程之中不会出现原则上的错误。还需要积

极地通过专业知识为领导排忧解难，发挥出参谋助手的作用，让领导能够从繁忙的工作之中抽

出更多的时间进行谋划。

增加知识学习的宽度，不断增强综合素质。在全球经济复苏、快速发展的今天，国内经济

发展进入了新常态，面对这些情况，秘书必须要积极拓展自身的学习宽度，主动多角度、多层

次学习各种知识，特别是需要注重经济管理、心理学、IT技术等领域的学习，增强自身综合能力，以期在快速发展的信息时代更好地为领导提供服务。

不断提升沟通协调能力。沟通协调能力是秘书的一种重要能力。秘书就是领导和各个部门、基层单位沟通联系的一座桥梁，领导的很多意图都需要通过秘书来进行传达，同样，基层的很

多信息也需要通过秘书来进行反馈。因此，在开展沟通的过程之中需要注意以下几点：沟通中

要不卑不亢，严格根据规矩办事；要冷静谦和，沟通中注重耐心细致；沟通过程之中要注意方法，要有效地发挥出人缘与情感的作用，注意说话的技巧。而要做好沟通协调的工作，在平时

就必须要多和其他部门和单位进行沟通，并且还必须要和领导形成密切的联系。

二、吸收传统文化，促秘书工作和谐化

我国传统文化中重和谐是十分重要的内容之一，主要是指人与人之间的和谐，秘书工作中

则主要是指秘书与领导间关系的和谐。要做好秘书工作，首先秘书应对自己的位置有一个正确

认识，摆正自己的位置。秘书在领导直接授权下行使办公权限，出入核心部门，鉴于这种特殊

的密切关系，使得部分秘书得意忘形，结果引起领导反感。对此，秘书在工作时应尽可能淡化

与领导间的这种亲近关系，踏实谦虚谨慎对待工作，认真努力学习。其次，秘书应与领导保持

一致步调。秘书通过为领导处理日常的繁杂事务，从而让领导有精力、时间去思考重大及长远

问题，而领导丰富的工作经验与人生阅历，对秘书全面看待分析问题有指导作用，引导秘书不

断提升。对此，秘书应多学习领导的长处，不断提升自身的能力水平，充分发挥自身特长，积

极主动为领导分忧解难，超前做好服务。

三、建立管理制度，规范秘书工作

在约束行为、防止偏差等方面制度有长效性、根本性等特性，秘书工作管理制度的建立，

能确保秘书工作进一步规范。首先，禁止任人唯亲，在选拔秘书人员时，应由人事部门把关，

合规合法选拔，避免领导自己挑选秘书或是领导干部说了算的情况。其次，严格限定秘书的权力，严格限定秘书的权力在法律范围内，并制定明确的秘书责任、权力，确保秘书能够依法行政。最后，进一步强化对秘书的监督机制。秘书作为领导工作的辅导人员，是不能行使领导权

力的，但是现实工作中领导会将部分权力授予秘书行使，这种权力转授的确为现实所需，这也

无可厚非，但是不能指望秘书能够自觉合法行使这部分权力，现实生活中也不乏秘书假借领导

权威而产生的秘书腐败事件。对此，应进一步强化监督机制，将上级监督、民主评议等监督行

使纳入到秘书日常工作之中，确保秘书工作权力行使受广大监督，避免发生擅权、滥权等情况。

总的来讲，秘书工作多为一些繁杂、琐碎的事务，秘书工作做到位、做成功或许不能成就

什么大事，但是一旦秘书工作做得不好，则会导致其它工作、其他人的工作受到牵连，甚至会

对重大事件产生决定性影响。对此，秘书人员应化被动为主动开展工作，从按部就班到适当超前，避免各种纰漏，做到零差错，真正将秘书工作做好、做细、做精，并始终保持良好的精神

状态、旺盛的工作热情、奋发昂扬的斗志，确保在平凡的秘书岗位上展现自身的价值。

【参考文献】

[1]宋志凤.论秘书的工作意识[J].办公室业务,2018(06):105.

[2]赵瑞昕.浅析新常态下如何实现秘书的高效职能[J].办公室业务,2018(05):50.

[3]田雨.提升秘书工作水平的思考与建议[J].现代国企研究,2017(10):77.