办公室5S管理执行标准
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四.5S具体操作细节
(一)整理
整理的含义: 把所有的物品分为2类: 要与不要的, 把不要的物品 变卖、拆掉、 丢弃、清除。
整理
内容及要求: 1、每半年对文件(包括电子文档)作盘点,把文 件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要 的全部销毁。根据公司要求,必要文件上交法务部 送档案室归档。 2、每半年对表单记录(包括电子文档)作盘点, 根据公司要求,盘点后的有效表单记录上交法务部 送档案室归档。 3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点, 并区分其“要”和“不要”,分类如下:
(1)桌面除公司购置的文件架--盘(外侧)、电话机(内侧)、 键盘(中)、 显示器(正前方)、 水杯(靠内侧)、 台历、绿色盆栽 除外无其他物品; (2)人离开半 小时以上应将桌 面收拾成规定 状态。
(2)抽屉:
办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时 帖、便条纸、橡皮、计算器,集中放置右侧第一抽屉内;书 本类可以放置右侧第二抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、 空白稿纸、各种表格及个人物品等,可放置第三抽屉;左侧 有序的放置文件资料。第四层可放些其它杂物。
(三)清扫
含义:
所有要的物品及场所不间断的进行打扫,维 持上述物品和环境的较好的状态 。 清扫内容及要求: 公司专门的保洁人员,对公共区域(如通道、 楼梯等)负责清扫,个人清扫区域:桌面、桌 下、电脑、传真机、复印机、打印机等等。 清扫基准---对象---清扫标准要求---周期---清扫 时间
1. 个人区域 桌面干净整洁、桌下面无垃圾、无杂 物遗落、及时清理垃圾桶内垃圾,每天5分钟清扫 (每天下班后5分钟)。
(3)电脑主机放置在办 公桌下内侧 ;
(4)垃圾篓:罩塑料袋, 放置在内侧;
2.横式屏风:
(1)内外侧不允许有任何张贴;桌面除笔筒、水杯、 电话机、台历、绿色盆栽(从外至内依次内推)、 键盘(中间)、显示器(内侧角)、鼠标外,无其他物 品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。
(2)抽屉:放置屏风外侧角,办公用品一般的常用 品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、 计算器,集中放置左侧第一抽屉内;书本类可以放 置左侧第二抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、 空白稿纸、不常使用的文具及个人物品等,可放置 第三抽屉内;
Sort(清理) Shine(清洁) Standardize(维持) Sustain(素养) Set In Place(整理)
二、“5S”含义 1、整理:把所有的物品(硬件)分为两大类,要与 不要的,把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。 2、整顿:把要的物品分为几大类,经常使用;不经常 使用的;长时间不使用的;按照 相应的明确规定摆放 好,并加以标示。 3、清扫:所有要的物品及场所不间断的进行打扫,维 持上述物品和环境的较好的状态。 4、清洁:经常性保持上述的行为结果。
(2).巡查时,发现违规现象将落实相关责任人, 并要求限期整改。若未如期进行整改的将给 予记小过处理,并在公司内通报批评。
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(四)清洁(维持) 含义:
经常性保持上述的行为结果。 内容及要求: 1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 2. 清洁的主要内容 (1)有无文件档案管理制度; (2) 有无依照档案制度将文件归档; (3) 本部门重点目标管理有无目视化; (4) 供应开水(水吧)处有无标识清扫责任人; (5) 有无指定书库、书架维护负责人。
(3)主机和UPS电源竖式 置桌面下左侧;
(4)垃圾篓:罩塑料袋, 放置桌下右前角;
3. 坐椅:
靠背坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子 调正,下班或离开半个小时以上,椅子应放回桌 面下。
4.铁皮柜:
靠墙放置,柜面可放置 公司配发绿色花草 ,内放 各部门在过去的 一个月或 一周内使用的资料文件; 必须分类整齐,并加以标 识,明确责任人。
(五)素养
含义:
当上述的四大方面能够实现时,不是依靠 公司的强制性法令或约束性制度,而是要求 员工形成习惯化,员工都把那些方面看成自 然而然的事,不做就会不适应,这便是素养。 素养内容及要求: 1.遵守《员工守册》、《公司日常管理规定》 2.养成良好的行为习惯,提升个人品质。
3. 素养巡查:
(1). 综合办每周将对各办公区域进行检查。
5.电脑线、网线、电话线有序的固定放置,无乱接 线现象。 6.桌下不得堆积杂物。
7.过道:保持畅通,不得占道放置任何物品,地面 保持干净、清爽。
8.墙面:无乱张贴,乱挂现象。 9.门窗:无乱张贴现象,严禁放置任何物品于窗台 上。
10.暂放物品:如样品、材料等,合理定位,有序放置,并 标识责任人及放置时间。 11.个人物品:如外衣手袋等,请置于第三抽屉内或水吧柜 中,严禁随意放在办公桌椅上。 12.报刊:阅读完后必须上报架,或放入办公桌内。 13.会客区:桌椅定位摆放,桌面保持干净整洁。人员离开 后将桌面收拾成规定状态,椅子归位。 14.文件、资料管理整顿。
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偶尔使用 经常使用
(二)整顿
含义:
把要的物品分为几大类,经常使用;不经常使用的; 长时间不使用的;按照相应的明确规定摆放好,并加以 标示。
内容及要求:
普通办公桌 横式屏风 转角屏风 坐椅 报刊 文件 资料 水吧 储藏间 铁皮柜 各种线路 个人物品 中心领导区 过道 墙面 门窗 暂放物品 会 客区
1.普通办公桌
5、“不要”物品经各部门经理判定后,集中报行政 部 报废。
•扔掉你知道可以扔掉的任何东西 •通过询问以下问题,识别出真正需要的物品:
1.它是用来做什么的? •我为什么有这个东西? •我多长时间用一次?
不必要 不能使用 不大可能用到 很少使用
• 抛弃或删除 • 抛弃、删除或捐出来 • 远距离或电子形式存放 • 存放在附近,便于取到 • 存放在手边,随时能拿到
5、素养: 当上述的四大方面能 够实现时,不是依靠 公司的强制性法令或约束性制度,而是 要求员工形成习惯化,员工都把那些方 面看成自然而然的事,不做就会不适应, 这便是素养。
三、实施“5S”的好处:
1. “5S”有助于改变公司的形象。 2. “5S”有助于提高工作效率。 3. “5S”有利于节约有限的空间。 4. 提高工具、机器设备的最大使用寿命。 5. 实施“5S”对工作人员的身心健康有 极 大好处。
办公室5S管理 执行标准
内容: 一、何为“5S” 二、“5S”的含义 三、实施“5S”的好处 四、“5S”具体操作细 节
一、何为“5S”
“5S”起源于日本,实际是五个单词的简称,就是 整理(seiri)、整顿(seiton)、清扫(seiso)、清洁(seiketsu)、 素养(shitsuke),其日文的罗马拼音的第一个字母都是S,故 称之为“5S”。在英语里面,有可以用另外的此来描述它,即:
4、依据《必要品的使用频率和常用程度基准》决定 物品的“要”与“不要”。
常用程度 低 使用频率 过去一年都没有使用过的物品, 而且不能再用 处理方法 丢弃
中 高
在过去的6个月中只使用过一次的 集中存放例如归档或存 物品; 或一个月使用一次的物品 放在库房中
一周使用一次的物品; 或每天/每 小时都使用的物品 保存在办公桌或随身携 带
2. 办公设备主机和重点部位的正面、背面、 送风口无污垢,每周一次 (每周五、六下班 前15分钟)。 3. 文件资料归档 文档桌面、电脑中不能有失效文件,重要 文件必须设置密码,当你离开半小时以上必 须锁定桌面,避免无关人员看到机密文件; 根据公司实际情况,超过保管年限的表单及 时集中销毁,保管年限内的表单装订送法务 部归档。无破旧的卡片、册子、档案、报刊 等,无无用的手稿与工作无关的文件。