酒店档案管理的规定

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酒店文件及档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。

第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施文件及档案管理工作。

第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；2. 指导各部门文件及档案管理工作；3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。

第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。

第三章文件及档案的收集与整理第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。

1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。

第四章文件及档案的归档与保管第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。

第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。

酒店日常档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。

第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。

第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。

第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。

第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。

第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。

第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。

第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。

酒店档案管理规定

酒店档案管理规定1. 引言为了保障酒店的档案信息完整、准确、安全，并提高档案管理的效率，制定本酒店档案管理规定。

2. 适用范围本规定适用于酒店所有相关部门及员工，包括但不限于前台、客房部、人事部等。

3. 档案的定义档案是指酒店工作过程中产生的各类纸质或电子记录，包括合同、报表、人事档案等。

4. 档案管理的目标•维护酒店的资料完整性和准确性；•提高档案管理的效率；•保护档案的安全性和机密性；5. 档案管理的原则5.1. 完整性原则所有酒店档案应按照完整原件和副本的要求进行保存，并按照一定的分类和存储规则进行管理。

5.2. 准确性原则酒店档案管理人员应确保档案信息的真实、准确、完整。

5.3. 安全性原则酒店档案应妥善保管，防止遗失、损毁或非法获取。

5.4. 机密性原则酒店档案中的敏感信息应严格保密，仅限授权人员访问和使用。

6. 档案管理的流程6.1. 档案的收集酒店各部门应及时、准确地收集工作中所产生的相关档案，并交由专门的档案管理员进行管理。

6.2. 档案的分类和整理酒店档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的查询和利用。

6.3. 档案的存储和保管酒店档案应按照一定的存储规则进行保管，包括使用防护手段、防火防潮等。

6.4. 档案的利用和查询酒店员工在进行档案查询和利用时，应按照相关规定提出申请，并经过审批后方可进行操作。

6.5. 档案的销毁酒店档案的销毁应按照一定的规定进行，在销毁前需进行相关审核，并做好销毁记录。

7. 档案管理的责任7.1. 酒店所有部门负责人对本部门档案的管理负有直接责任。

7.2. 档案管理员负责对酒店档案进行管理、整理、存储、查询等工作，并保障档案的安全性。

7.3. 酒店员工应按照相关规定正确使用和保管档案，并及时将工作中产生的档案移交给档案管理员。

8. 档案管理的监督和评估8.1. 酒店应定期对档案管理进行监督和检查，发现问题及时纠正。

8.2. 酒店应对档案管理工作进行定期评估，确定改进措施并加以落实。

酒店全生产档案管理制度

第一章总则第一条为了加强酒店安全生产档案管理，确保安全生产档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在安全生产管理中的作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于本酒店所有安全生产档案的管理工作。

第三条酒店安全生产档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法依规：严格按照国家有关安全生产法律法规和标准，建立健全安全生产档案管理制度。

（二）统一管理：实行集中管理、分级负责、专人负责，确保档案安全、完整、准确。

（三）规范操作：严格按照档案管理流程和操作规程，确保档案管理的科学性、规范性和高效性。

第二章组织与管理第四条酒店设立安全生产档案管理领导小组，负责安全生产档案的全面管理工作。

第五条酒店安全生产档案管理领导小组职责：（一）制定安全生产档案管理制度，并组织实施。

（二）组织安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（三）监督、检查安全生产档案管理工作，确保档案安全、完整、准确。

（四）组织安全生产档案的鉴定、销毁工作。

第六条酒店设立安全生产档案管理员，负责具体实施安全生产档案管理工作。

第七条安全生产档案管理员职责：（一）负责安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（二）对安全生产档案进行分类、编号、编目，建立目录索引。

（三）定期对安全生产档案进行清理、鉴定、销毁。

（四）对安全生产档案的利用情况进行登记、统计、分析。

第三章内容与要求第八条酒店安全生产档案主要包括以下内容：（一）安全生产管理文件：包括安全生产责任制、安全生产规章制度、安全生产操作规程等。

（二）安全生产教育培训记录：包括安全生产教育培训计划、培训内容、培训效果评估等。

（三）安全生产检查记录：包括安全生产检查计划、检查内容、检查结果、整改措施等。

（四）安全生产事故记录：包括事故发生时间、地点、原因、处理措施、责任追究等。

（五）安全生产应急救援记录：包括应急预案、演练记录、救援过程等。

（六）安全生产投入记录：包括安全生产费用预算、使用情况、效益评估等。

酒店档案室规章制度

酒店档案室规章制度一、总则为规范酒店档案室管理，提高档案工作效率和安全性，特制定本规章制度。

二、档案室管理职责1. 档案室管理人员要保证档案室内档案的完整性和安全性，保障档案的保密性和准确性；2. 档案室管理人员要负责对档案室内档案的管理、整理、借阅和归档工作；3. 档案室管理人员要负责对档案室内设备的维护和安全管理。

三、档案室工作流程1. 档案室的开放时间为每周一至周五，上午9:00至下午5:00；2. 档案室内档案的管理采取电子化管理和实物管理相结合的方式，建立档案管理系统；3. 档案室内的档案应按照日期、部门、内容等分类存放，并建立详细的档案目录；4. 档案室管理人员应及时更新档案目录，保证档案的可查性和追溯性；5. 档案室内的档案借阅要求应填写借阅申请表，经审批后方可借阅档案；6. 档案室内的档案借阅时间不得超过3个工作日，逾期需重新申请借阅；7. 档案室内的档案应定期清理，将无用档案进行销毁或归档处理。

四、档案室安全管理1. 档案室内禁止带入易燃、易爆、腐蚀物品；2. 档案室内禁止吸烟、饮食，保持环境清洁；3. 档案室内应定期进行消防检查，保证消防设备完好；4. 档案室内应安装监控设备，以确保档案室的安全；5. 档案室内的门窗应随时关闭，确保档案室的安全性。

五、档案室信息安全管理1. 档案室内的档案信息仅限工作需要的人员查阅，不得外传；2. 档案室内的电子档案要采取加密措施，防止信息泄露；3. 档案室管理人员要签订保密协议，保护档案信息的安全；4. 档案室内的档案信息如遇丢失或泄露，需立即向上级主管报告并进行处理。

六、档案室管理人员的职责1. 档案室管理人员要遵守本规章制度，严格执行档案室管理规定；2. 档案室管理人员要不定期进行档案管理培训，提高管理水平；3. 档案室管理人员要定期检查档案室内档案的存放情况，保证档案的整齐和可查性；4. 档案室管理人员要及时处理借阅、归还、调取等工作，保障工作效率；5. 档案室管理人员要保证档案室内设备的正常运转和安全使用。

酒店文件及档案管理制度

第一章总则第一条为确保酒店文件及档案的完整、安全、高效管理，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件及档案的管理工作。

第三条文件及档案管理应遵循真实性、完整性、时效性、保密性原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件档案管理办公室，负责文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条文件档案管理办公室设负责人一名，负责文件档案管理工作的全面协调和监督。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件档案的管理工作，负责文件档案的收集、整理、归档等工作。

第三章文件档案的分类与归档第七条文件档案分为以下类别：（一）行政文件：包括公司章程、规章制度、会议纪要、请示报告等。

（二）财务文件：包括财务报表、凭证、审计报告等。

（三）人事文件：包括员工档案、招聘录用、培训、考核、奖惩等文件。

（四）业务文件：包括客房管理、餐饮管理、前厅管理、工程维修、安全管理等文件。

（五）合同文件：包括与酒店业务相关的各类合同。

第八条文件档案归档要求：（一）归档文件应真实、完整，内容清晰，格式规范。

（二）归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查找和利用。

（三）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。

第四章文件档案的保管与利用第九条文件档案的保管：（一）文件档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室。

（二）档案室应配备必要的档案柜、档案架等设施。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第十条文件档案的利用：（一）查阅文件档案应提前预约，经批准后方可查阅。

（二）查阅者应遵守档案保管规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。

（三）查阅档案后，应将档案归还原处，并做好登记。

第五章文件档案的销毁第十一条文件档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和酒店规定执行。

第十二条文件档案销毁前，应经文件档案管理办公室负责人审批。

第十三条文件档案销毁时，应采取安全、环保的方式，确保销毁彻底。

第六章附则第十四条本制度由酒店文件档案管理办公室负责解释。

酒店人事档案管理规定

酒店人事档案管理规定为了更好地管理酒店人力资源，规范酒店人事档案管理工作，完善人事档案建设机制，提高档案信息的利用效率，保证酒店人事档案的合法性、真实性、完整性和保密性，特制定本规定。

一、适用范围本规定适用于全体员工的人事档案管理。

二、人事档案的建立和归档1.建立酒店员工档案的时机酒店员工档案应在其报到前一天审核通过后及时建立，包括个人基本信息、学历证书、职业资格证书、健康证明、身份证明及其他有关材料。

其中身份证复印件、就业登记证、学位证书等不宜存于员工本人手中。

2.人事档案资料的保存期限酒店员工档案要妥善保管，档案资料原则上永久保存，但凡因年限或其他原因需要销毁或转移的，需在规定时间内按规定程序办理。

3.人事档案的分级管理和归档酒店员工档案分为一、二、三级管理，分别对应不同的保密等级和查阅权限。

一级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，对外不予开放，保密性极高。

二级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，需要经过一定程序才能查阅。

三级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，各部门经过授权可以进行查阅。

三、人事档案查询和使用员工本人不随意抽查、阅览、复制、泄露任何与自己无关的文件材料。

员工档案、档案转移、档案复制等必须有书面申请，经审批后方可查阅、使用。

资料中涉及法律、财务、纪检等方面文件材料必须在经过法律顾问、财务经理和纪检部门同意后，才能对外开放。

未经员工所知情书面同意，不得擅自向个人或单位提供个人档案内容。

四、人事档案的保密1.酒店员工档案应加强保密管理，确保档案信息的封存，不得随意泄露。

2.门卫、保洁员等工作人员在安全门岗位离岗前，必须关闭电脑并锁屏，离开岗位时酒店员工档案必须保持最高级别的密级。

如发现档案遗失或泄露，应立即报告人事部，并启动紧急保密预案。

五、违规处理1.如发现泄密或丢失行为，要及时上报有关主管部门，追查原因，做好身份审查，吸取教训，加强保密意识教育。

2.对于恶意泄露、盗用档案等违法行为，将移交公安机关处理。

酒店业务档案管理制度

一、总则为规范酒店业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高酒店管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

二、档案范围1. 酒店与政府、行业组织、合作伙伴、客户等之间的往来文件；2. 酒店经营、管理、服务等方面的规章制度、计划、总结、报告；3. 酒店员工培训、考核、奖惩等人事档案；4. 酒店财务、资产、采购、销售等业务档案；5. 酒店客户投诉、纠纷处理等客户服务档案；6. 酒店设施设备维护、改造、更新等工程档案；7. 酒店举办各类活动、会议的档案资料；8. 酒店其他具有保存价值的资料。

三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责制定、修订和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 酒店各部门负责人对本部门业务档案的管理负总责，确保档案的完整、准确、安全；3. 酒店档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

四、档案管理要求1. 档案收集：各部门应按照档案范围，及时、准确地收集业务档案，并按时间顺序整理成册；2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订，确保档案的整齐、有序；3. 档案归档：档案管理员应在档案整理完成后，及时将档案归档至档案室，并填写档案归档登记表；4. 档案保管：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案的安全、完整；5. 档案利用：档案管理员应根据档案利用需求，提供档案查阅、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员应根据国家有关规定和酒店实际情况，对失去保存价值的档案进行销毁，并办理销毁手续。

五、档案保密1. 酒店业务档案属于内部资料，未经授权，任何人不得查阅、复制、泄露；2. 档案管理员应严格保密，不得将档案信息泄露给无关人员；3. 酒店员工应自觉遵守档案保密规定，不得利用档案信息谋取私利。

六、档案管理考核1. 酒店档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，对档案管理不到位、造成档案损失的部门进行通报批评；2. 酒店档案管理员应定期接受业务培训，提高档案管理水平；3. 酒店将档案管理工作纳入年度考核，对档案管理成绩突出的个人和部门给予表彰和奖励。

酒店档案管理规定（4篇）

酒店档案管理规定一、总则为规范酒店档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和保密性，提高档案利用效率，制定本规定。

二、档案管理机构1. 酒店应设立档案管理机构，负责酒店档案的管理和维护工作。

档案管理机构的组织架构和职责由酒店依据实际情况自行确定，并报酒店管理层备案。

2. 档案管理机构应配备专业的档案管理人员，具备相关的档案管理知识和技能，并定期进行培训。

三、档案的归档与整理1. 酒店的各类档案按照文件形式进行归档，按照文件目录结构进行分类。

归档的标准和方法由档案管理机构制定并实施。

2. 酒店档案应按照归档时间和文件编号等进行整理，保证档案的有序性和可检索性。

3. 档案管理机构应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和准确性。

四、档案的保管与利用1. 酒店档案应设立专门的档案库进行保管，确保档案的安全和完好无损。

2. 档案的利用需经过授权，并严格按照档案管理规定进行操作。

档案管理机构应制定档案利用流程和操作规程，并对档案利用人员进行培训和监督。

3. 档案管理机构应制定档案利用申请和审批制度，并建立利用档案的登记和统计制度。

4. 档案的外借需要经过酒店管理层的审批，并按照规定的借阅期限和借阅范围进行操作。

五、档案的检索与索引1. 酒店档案应进行索引和编目，建立档案检索系统。

检索系统应具备高效、准确和便捷的功能。

2. 档案管理机构应制定档案检索和索引的规则和标准，并对档案管理人员进行培训。

3. 档案检索应坚持“谁档案、谁负责”的原则，确保档案的安全和完整性。

六、档案的保密与销毁1. 酒店档案的保密工作应严格按照相关法律、法规和规定执行。

2. 档案管理机构应制定档案保密制度，并对档案管理人员进行保密教育和培训。

3. 档案管理机构应制定档案销毁的规则和标准，并按照规定的程序和时间进行销毁。

销毁的档案应做好记录和备份工作。

七、档案管理的监督与评估1. 酒店管理层对档案管理工作应加强监督，确保档案管理规定的执行。

酒店档案管理制度

# 酒店档案管理制度## 一、总则为加强酒店档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高酒店管理水平和经济效益，特制定本制度。

## 二、档案管理原则1. 完整性原则：确保档案资料全面、系统地反映酒店的历史、现状和发展趋势。

2. 真实性原则：档案资料应真实、准确地记录酒店各项工作和活动。

3. 可靠性原则：档案资料应具有可查性、可考性和可追溯性。

4. 保密性原则：对涉及酒店商业秘密的档案资料，应严格保密。

5. 合法性原则：档案资料的收集、整理、保管、利用等应符合国家法律法规和行业标准。

## 三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2. 各部门负责人对本部门产生的档案资料负有管理责任，确保档案资料的安全、完整和准确。

3. 酒店员工应积极配合档案管理部门的工作，及时提供档案资料。

## 四、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：酒店各项工作、活动、合同、协议、报表、照片、录音、录像等资料。

（2）收集方式：主动收集、被动收集、网络收集、委托收集等。

2. 档案整理（1）分类：根据档案资料的性质、内容、用途等进行分类。

（2）编目：编制档案目录，包括档案名称、类别、编号、页数、形成时间、存放地点等。

（3）归档：将整理好的档案资料按照编号顺序存放。

## 五、档案保管1. 保管场所：档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防霉、防盗的专用档案室。

2. 保管设施：配备档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等设施。

3. 保管期限：根据档案资料的性质和重要性，确定保管期限。

4. 保密措施：对涉及酒店商业秘密的档案资料，采取加密、隔离、限制查阅等措施。

## 六、档案利用1. 查阅档案（1）查阅范围：酒店内部员工和外部人员（如政府机关、司法机关等）。

（2）查阅程序：填写查阅申请，经档案管理部门审核批准后，方可查阅。

2. 档案复制（1）复制范围：根据查阅者需求，复制档案资料。

酒店前台客人档案管理制度

一、目的为规范酒店前台客人档案的管理，确保客人信息的安全、准确和完整，提高服务质量，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于酒店前台所有客人档案的管理工作。

三、客人档案内容1. 基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、职业、国籍等；2. 预订信息：预订日期、入住日期、离店日期、房型、房价、预付款项等；3. 入住信息：入住时间、入住人数、付款方式、押金金额等；4. 特殊需求：房间内设施需求、餐饮需求、特殊服务需求等；5. 联系人信息：紧急联系人姓名、联系方式、关系等；6. 客人反馈：对酒店服务的评价、投诉、建议等。

四、客人档案管理职责1. 前台接待员：负责客人档案的收集、录入、更新、查询等工作；2. 部门主管：负责监督、指导前台接待员做好客人档案管理工作；3. 信息技术部：负责客人档案系统的维护、更新和升级；4. 人力资源部：负责对前台接待员进行相关培训，提高其业务水平。

五、客人档案管理流程1. 客人预订：客人通过电话、网络或其他方式预订房间，前台接待员收集客人信息，录入系统；2. 客人入住：客人到达酒店后，前台接待员核对客人信息，办理入住手续，更新客人档案；3. 客人离店：客人离店时，前台接待员核实客人付款情况，结清账单，更新客人档案；4. 客人反馈：客人离店后，前台接待员收集客人反馈信息，更新客人档案；5. 档案查询：各部门需查询客人信息时，经部门主管批准后，前台接待员提供查询服务。

六、客人档案保密1. 严格保密客人档案，不得向无关人员泄露；2. 前台接待员对客人档案负有保密责任，不得擅自向他人透露客人信息；3. 部门主管定期检查客人档案保密情况，发现问题及时处理。

七、客人档案存档1. 客人档案应按照规定期限进行存档，确保客人信息的完整性；2. 存档客人档案应分类整理，便于查阅；3. 存档客人档案应妥善保管，防止丢失、损坏。

八、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由酒店前台部负责解释；3. 酒店其他部门应积极配合前台部做好客人档案管理工作。

酒店档案管理制度

酒店档案管理制度第一章总则第一条为加强酒店档案管理，确保档案资料的完整、准确、及时和安全，提高档案利用率，根据国家档案管理法律法规和酒店实际情况，制定本制度。

第二条酒店档案是指酒店在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。

第三条酒店档案管理实行统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。

第四条酒店档案管理部门负责酒店档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条酒店全体员工应严格遵守档案管理制度，维护档案的完整与安全。

第二章档案的收集与整理第六条酒店各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第七条档案收集范围包括：（一）酒店经营活动中形成的合同、协议、报告、总结、计划等文件；（二）酒店内部管理制度、会议纪要、通知等文件；（三）酒店员工档案、培训、考核、奖惩等人事资料；（四）酒店财务报表、审计报告、会计凭证等财务资料；（五）酒店客户资料、投诉处理、售后服务等客户服务资料；（六）酒店工程图纸、设备资料、维修记录等工程资料；（七）酒店营销活动、宣传材料、广告文案等市场营销资料；（八）酒店其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理应遵循以下原则：（一）分类清晰，便于检索；（二）文件齐全，内容完整；（三）顺序合理，便于查阅；（四）格式统一，便于管理。

第三章档案的归档与保管第九条酒店档案管理部门负责档案的归档工作，归档时间一般为每年12月底前。

第十条档案归档应遵循以下程序：（一）部门档案整理完成后，由部门负责人签字确认；（二）将档案移交档案管理部门；（三）档案管理部门对归档档案进行审核，确保档案齐全、完整、规范；（四）档案管理部门对审核通过的档案进行编号、登记，并按照档案分类和保管期限进行归档。

第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）档案保管场所应安全、整洁、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案应按照保管期限分类存放，长期、短期、永久档案分开保管；（三）档案应按照编号顺序排列，便于查找；（四）档案应定期检查、维护，确保档案安全。

酒店的档案管理制度

一、总则为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案法律法规和行业规定，结合酒店实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 酒店内部管理制度、政策文件、规章制度等；2. 酒店经营、管理、服务等各类合同、协议、函件等；3. 酒店财务、人事、设备、工程等各项报表、凭证、资料等；4. 酒店营销、公关、宣传、活动等各类资料；5. 酒店顾客信息、客房预订、入住登记等客史档案；6. 酒店员工培训、考核、奖惩等人事档案；7. 酒店各部门、各岗位的日常工作记录、文件资料等。

三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；2. 各部门、各岗位负责按照档案管理要求，及时、准确地收集、整理、归档本部门、本岗位的档案；3. 档案管理人员负责档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

四、档案管理流程1. 收集：各部门、各岗位按照档案管理要求，及时、准确地收集各类档案；2. 整理：档案管理人员对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序；3. 归档：档案管理人员将整理好的档案按照规定时间、规定程序归档；4. 保管：档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案的安全；5. 鉴定：档案管理人员定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁；6. 利用：档案管理人员根据酒店实际需求，提供档案查阅、复制等服务。

五、档案安全与保密1. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，应严格保密；2. 档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；3. 档案管理人员应定期对档案库房进行检查，发现安全隐患及时报告并采取措施。

六、档案信息化管理1. 酒店应积极推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化、智能化；2. 档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统，确保档案信息的准确、完整和安全；3. 档案管理人员应定期对电子档案进行备份，确保档案数据的长期保存。

酒店档案管理规定模版

酒店档案管理规定模版第一章总则第一条为加强酒店档案管理，规范档案工作，提高信息化水平，保障酒店正常运营，根据国家有关法律法规，制定本规定。

第二条酒店档案管理应遵循依法、合规、科学、规范的原则，确保档案安全、完整、准确、可控。

第三条酒店档案管理的目标是建立高效、便捷的档案管理体系，提升信息化水平，促进酒店发展。

第四条酒店档案管理的范围包括酒店基本情况档案、客户档案、员工档案、运营档案等。

第五条酒店档案管理应建立相应的档案管理制度，明确责任和权限，保证档案的有序管理。

第六条酒店确保档案安全，应加强档案的保管、传输和销毁，防止遗失、泄密、损毁的发生。

第七条酒店档案管理应利用现代信息技术手段，提高档案管理效率，降低管理成本。

第八条酒店档案管理应遵守有关法律法规，不得私自销毁、篡改、丢失档案信息。

第二章档案管理制度第九条酒店应建立档案管理制度，明确档案的收集、整理、传输、保管和利用等具体流程和要求。

第十条酒店应指定专人负责档案管理工作，明确责任和权限，确保档案管理工作顺利进行。

第十一条酒店应制定档案收集计划，明确各类档案的归属和归档要求，保证档案及时收集、整理和交接。

第十二条酒店应建立档案数字化管理系统，实现档案信息的统一管理、快速检索和安全传输。

第十三条酒店应加强档案保管，保证档案的安全和完整。

档案室应设有专门的防火、防潮、防盗设备。

第十四条酒店档案应定期进行备份和存档，确保档案信息的完整和可恢复性。

第十五条酒店应合理利用档案，推动信息共享和利用，提供数据支持和决策参考。

第三章档案管理流程第十六条酒店档案管理流程分为收集、整理、传输、保管、利用和销毁六个环节。

第十七条酒店应及时收集各类档案，并进行分类和目录编制，确保档案的有效整理和管理。

第十八条酒店档案的传输应采用安全可靠的方式，确保档案信息的准确性和完整性。

第十九条酒店档案的保管应符合档案保密的要求，建立档案保管目录，完善档案管理系统。

第二十条酒店档案的利用应遵循依法、合规、科学、规范的原则，明确利用权限和范围。

酒店订房中心档案管理规定

酒店订房中心档案管理规定酒店订房中心是酒店服务的重要组成部分，其档案管理是酒店管理的重要组成部分，对保障酒店服务和管理效率具有重要意义。

为此，酒店订房中心应制定相应的档案管理规定，以规范档案的管理，做到便于查找、更新、保护和归档，以下是酒店订房中心档案管理规定。

一、档案的分类与归档1、酒店订房中心的档案应按照时间、内容分类，并设有防火、防潮、防虫、防盗措施。

2、按照时间分类。

将档案分为当年档案和历史档案。

当年档案每月底归档，历史档案将按5年、10年、15年的时间段分批归档。

3、按照内容分类。

将档案分为客户订房档案和酒店房态档案。

客户订房档案包括客户信息、预订信息、房态信息、入住信息等；酒店房态档案包括房态表、历史入住情况、协议单位及房态等。

二、档案的存放1、档案应在专门的档案室内存放，并应设有防火、防潮、防虫、防盗设施。

2、档案室温度应控制在18℃到22℃之间，相对湿度应在50%到60%之间。

3、档案柜门应加安全锁，档案柜内部设有小金属格为存放贵重物品。

4、档案室应当定期清扫、通风，定期消毒，保证档案空气环境的清洁。

三、档案的更新1、对于新订的房间预订，应当及时记录，做到即时更新，确保记录完整准确。

2、对于更改或取消房间预订的情况，应当及时更新档案，旧档案应当标注更改、撤回或取消等情况。

3、对于客户信息变更、协议单位变更等情况，应及时更新档案，确保档案信息准确完整。

四、档案的借阅和归还1、档案室负责人应建立借阅制度，如有需要借阅档案，须提出借阅申请，并经档案室负责人同意后方可借阅。

2、借阅者应持有借阅申请单和有效证件，并按期归还档案，若因特殊原因未能按时归还，应按规定缴纳费用。

3、借阅期限应根据需要合理设置，并在借阅记录中注明借阅期限，并提前通知借阅者。

4、档案归还应由档案室负责人审核并记录归还记录，确保档案完整归档。

五、档案管理的安全1、档案室门禁应由专人控制，严禁“门禁卡跑腿”。

2、密切关注档案室内是否有人员进出、异常情况等，并及时上报，保障档案安全。

酒店宾客档案管理制度

第一章总则第一条为规范酒店宾客档案管理，提高酒店服务质量，确保宾客信息安全和保密，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门，包括客房部、前厅部、餐饮部、康乐部等。

第三条酒店宾客档案管理应遵循以下原则：1. 客观真实：宾客档案内容应客观真实，准确无误。

2. 安全保密：严格保护宾客隐私，确保宾客档案安全。

3. 规范有序：档案管理流程规范，保持档案有序。

4. 便捷高效：提高档案查询和利用效率。

第二章档案内容第四条宾客档案应包括以下内容：1. 宾客基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、住址等。

2. 宾客入住信息：入住时间、退房时间、房间类型、消费金额等。

3. 宾客消费信息：餐饮消费、娱乐消费、购物消费等。

4. 宾客服务评价：宾客对酒店服务的满意度和意见建议。

5. 宾客投诉及处理情况：宾客投诉内容、处理过程及结果。

第三章档案收集与更新第五条宾客档案收集：1. 宾客入住时，前台接待人员负责收集宾客基本信息和入住信息。

2. 餐饮部、康乐部等消费部门在宾客消费过程中，负责收集宾客消费信息。

3. 部门经理定期汇总各部门收集的宾客档案信息。

第六条宾客档案更新：1. 宾客信息发生变更时，相关部门应及时更新宾客档案。

2. 每年至少进行一次宾客档案的全面核查，确保档案信息的准确性。

第四章档案保管与使用第七条宾客档案保管：1. 宾客档案应存放于安全、干燥、通风的档案柜中。

2. 档案柜应配备防盗、防火设施。

3. 非档案管理人员不得随意翻阅、复制档案。

第八条宾客档案使用：1. 部门管理人员需查阅宾客档案时，应填写《宾客档案查阅申请表》，经部门经理批准后方可查阅。

2. 查阅过程中，不得泄露宾客隐私。

3. 查阅完毕后，应立即将档案归位。

第五章责任与奖惩第九条宾客档案管理人员应严格遵守本制度，对违反规定的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。

第十条对在宾客档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第六章附则第十一条本制度由酒店管理部负责解释。

酒店客史档案管理规定

酒店客史档案管理办法为了吸引更多的回头客,在服务中提供更全面、周到、快捷、细致和个性化的服务,以提高服务的主动性,最大程度地方便客人,满足客人的多方位需求,从而提高饭店服务质量水平,增加饭店效益,特制定此办法;一、客史档案的内容:1、常规档案：包括宾客的姓名、性别、国籍、出生日期及地点、身份证号、护照签发日期和地点、护照签证号、职业、头衔、工作单位、单位地址及电话、家庭地址及电话等内容;2、消费档案：包括宾客的个人信用卡号、VIP卡号、住店房号及房租、住店日期及期限、总的住房次数、消费累计等;3、习俗爱好档案：包括客人的具体生活习惯、爱好;如:喜欢什么颜色或何类、何种食品、何种饮料,喜欢什么时间清理房间、对房间布置有何具体特殊要求等等;4、反馈意见档案：包括宾客在离店期间对本店的表扬以及投诉与处理情况等等;二、建立客史档案卡:客史档案卡由前厅总台处以表格形式输入电脑,内容如下:客史档案卡三、客史档案信息的处理1、常规档案、消费档案内容由前厅总台预订处通过预订以及咨询直接获得;2、宾客习俗、爱好档案的建立按如下程序进行：a、各前台对客部门员工从日常服务中通过留心观察、宾客要求、主动征询意见等途径获取宾客的习惯、爱好等方面的客人特殊要求信息;b、队员工将获取的信息填写在客人特殊要求通知单上,下班后交与部门管理人员;c、部门管理人员收集员工填写的客人特殊要求通知单,经核实签定后及时送给大堂GR0处;d、GR0将宾客特殊要求通知单上的内容进行文字整理、核对、分类,填写宾客历史档案表,一式两份,一份前厅预订处,另一份留大堂作资料储存;e、前厅预订处按GR0整理的客史档案表上内容如实输入并储存在电脑的客史档案卡上;f、客人特殊需求通知单及宾客客史档案表等表格的管理和领取在大堂GR0处;3、反馈意见档案内容由大堂GR0经整理后直接交前厅预订处储存在电脑中的客史档案卡上;四、客史档案的运用前厅预订处每日接收客人的预订信息后,便根据客人概况查询客人有无历史档案;若有的话,调出其档案记录,在各日的晨会上提出;前台相关部门根据客史档案记录,在客人进店或到来之前做出相应准备工作;对于WALK-IN客人由预订员根据现住客人情况查对,开房员将客史档案的信息传递各相关部门及大堂;比如：开房组可以事先为客人填写好房卡上的姓名、登记内容、节省了宾客来店后登记所需的时间;另外,客史档案对于VIP客人的确定,指导VIP客人的接待等方面都很有帮助;五、具体要求：1、全体员工要思想上重视,多留心、多观察,随时发现宾客的一些习惯,这是我们每个人的工作职责,业务范围的内容之一；2、在对客服务中发现宾客的一些特殊要求,应立即向部门汇报；3、部门在接到员工的汇报后,进行整理并通过表格的形式报大堂GR0处；4、大堂在接到各部填写的特殊要求表格后进行整理,并交前厅部客房预订输入电脑；5、前厅客房预订在接到大堂的表格后,一联作为自己输入用,另一联签字后退大堂留存；6、前厅部每日要查询预订客人档案报告,并在晨会上报告,各部门要专门落实,大堂予以检查;六、奖励措施:1、非住店客人的档案除报大堂之外,各部门还应自行建档备查,部门自行奖励；2、对于部门上交的宾客特殊需求,经整理输入电脑的每一条可加2一3分,累计分数由大堂统计,每月汇总,并列入各部门考核;。

酒店档案管理规定范本

酒店档案管理规定范本第一章总则第一条为规范酒店档案管理工作，提高档案利用效率，加强档案保管和使用，制定本规定。

第二条本规定适用于酒店的档案管理工作，包括酒店门店、总部及分支机构的档案管理。

第三条酒店档案管理应遵循依法、规范、科学、高效的原则，确保档案资料的完整性、真实性、及时性和可靠性。

第四条酒店档案管理工作应建立健全相应的内部管理制度，完善保密措施，确保档案资料的安全和防止丢失。

第五条酒店档案管理工作应充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的科技化水平。

第六条酒店档案管理应加强对员工的培训和学习，提高他们的档案管理意识和能力。

第二章档案管理制度第七条酒店应建立档案管理制度，明确档案的组织结构、职责分工和工作流程。

第八条酒店档案管理制度应包括以下内容：（一）档案的归档、整理、检索、借阅和销毁等程序的规定；（二）档案的保管期限和存放场所的规定；（三）档案的电子化管理和信息共享的规定；（四）档案的借阅权限和审批程序的规定；（五）档案的安全保密措施和防火措施的规定；（六）档案管理违规行为的处理办法。

第九条酒店应建立档案管理流程，明确档案工作的每个环节，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁和备份等。

第十条酒店档案管理工作应实行责任制，明确各级管理人员的责任和权限。

档案管理工作由专人负责，实行定岗定责。

第三章档案管理措施第十一条酒店应建立档案室或档案存放区，保证档案的安全和整洁。

第十二条酒店档案应按照分类、编号、盘点和编研等要求进行整理和管理，确保档案的有序性和可检索性。

第十三条酒店档案管理应实行电子化管理，建立酒店档案数据库，便于信息的检索和共享。

第十四条酒店档案应定期进行备份，确保档案信息的安全和可靠性。

第十五条酒店档案的销毁应按照相关规定进行，严禁私自销毁档案。

第十六条酒店档案应保证档案的保密性，严格控制档案的查阅和复制。

第十七条酒店档案管理工作应定期进行自查和督导，发现问题及时整改。

第四章档案利用与服务第十八条酒店档案管理部门应建立档案利用和服务制度，为相关部门和个人提供档案查询和复制服务。

酒店人员档案管理制度

一、总则为了加强酒店人员管理，提高酒店服务质量，确保酒店各项工作的顺利进行，特制定本制度。

本制度适用于酒店全体员工，包括但不限于前台接待、客房服务、餐饮服务、安保人员等。

二、档案管理原则1. 完整性原则：酒店人员档案应全面、准确地反映员工的个人基本信息、工作经历、培训记录、奖惩情况等。

2. 及时性原则：档案管理人员应及时更新员工档案信息，确保档案的时效性。

3. 安全性原则：加强档案保密工作，确保档案安全，防止信息泄露。

4. 规范性原则：严格按照国家有关法律法规和酒店内部规定，规范档案管理工作。

三、档案管理职责1. 酒店人力资源部负责制定酒店人员档案管理制度，并对档案管理工作进行监督、检查和指导。

2. 各部门负责人负责对本部门员工的档案进行管理，确保档案的完整、准确和及时。

3. 档案管理人员负责具体实施档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、查询、借阅等。

四、档案管理内容1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、学历、婚姻状况、联系方式等。

2. 工作经历档案：包括员工入职时间、离职时间、工作部门、职位、工作表现、绩效考核等。

3. 培训记录档案：包括员工参加的各类培训课程、培训时间、培训内容、培训效果等。

4. 奖惩记录档案：包括员工获得的各类奖励、处罚情况等。

5. 合同档案：包括员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。

6. 其他相关档案：如员工健康证明、社保缴纳证明等。

五、档案管理流程1. 收集档案：各部门负责人负责收集本部门员工的档案材料，并按照规定格式进行整理。

2. 整理档案：档案管理人员对收集到的档案材料进行分类、编号、整理，确保档案的完整性和准确性。

3. 归档：将整理好的档案材料按照档案目录进行归档，并建立档案目录索引。

4. 查询：档案管理人员负责为各部门提供档案查询服务，确保档案的及时性和有效性。

5. 借阅：员工需借阅档案时，需填写借阅申请，经相关部门负责人审批后，方可借阅。

酒店员工档案管理制度

第一章总则第一条为规范酒店员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有员工档案的管理工作。

第三条员工档案是酒店人力资源管理的重要组成部分，是员工个人基本情况、工作经历、培训、考核、奖惩等信息的记录和反映。

第二章管理职责第四条酒店人力资源部为员工档案管理的归口管理部门，负责制定档案管理制度，组织实施档案管理，并对档案管理工作进行监督和检查。

第五条各部门应积极配合人力资源部做好员工档案的管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性。

第三章档案收集与归档第六条员工档案的收集范围包括：（一）员工入职档案：个人简历、应聘登记表、面试评估/录用审批表、录用通知书、员工信息登记表、入职承诺书及员工保密协议、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）、原单位离职证明/解除劳动合同保证书、劳动合同、健康体检证明（有特殊要求的岗位）等。

（二）员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表等。

（三）员工异动档案：试用期员工转正表、内部调动审批流程表、竞聘相关资料等。

（四）员工离职档案：员工离职申请表、员工离职面谈记录表、员工离职调查表、员工离职工作交接表、解除劳动合同协议书、离职保密协议（部分岗位）、离职证明（单位存档）等。

第七条员工档案的归档要求：（一）归档材料应真实、完整、规范，符合国家有关档案管理的法律法规。

（二）归档材料应按照归档范围、时间顺序进行整理，并分类存放。

（三）归档材料应附有目录，便于查阅。

第四章档案保管与利用第八条员工档案的保管：（一）档案应存放在安全、干燥、通风的场所，防止档案材料受潮、霉变、虫蛀等。

（二）档案柜应加锁，并指定专人负责管理。

（三）档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整、安全。

第九条员工档案的利用：（一）员工本人查阅档案，需经本人申请，经人力资源部批准后方可查阅。