体系文控文员岗位说明书
文控文员职责说明书
文控文员职责:
1．负责各类文件的收发、登记、整理、归档、保密工作；（质量手册/程序文件/内部联络/外部联络/会议资料等分类整理）
2. 承担电话总机工作,转接电话要准确、及时、无误，保证来电话者及公司接电者均能满意。
上班时间不得接
听私人电话，不得擅自离开工作岗位。
3. 负责复印机管理，并对复印内容予以审核，要求复印者必须是部门文员或部门主管指派人员。
4. 负责办公室三楼客人的接待、基本咨询和引见工作。
5. 负责会议室的安排和会议通知工作，负责ISO/ICTI会议记录和文字材料的整理。
6. 负责各部门文件材料的领取；
7. 负责传真件的收发工作。
8. 负责协助ISO内审工作.
9．负责文控中心卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净，坚持7S工作原则；
10. 完成主管临时交付的任务.。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指在公司或组织内负责文书处理、文件归档、信息记录、资料整理等工作的员工。
文员岗位是组织内部运转的重要一环，承担着保证信息流畅、文件有序、资料完备的职责。
本文旨在详细描述文员岗位的职责、要求和工作流程，以确保员工对该岗位的工作内容和期望有清晰的了解。
二、岗位职责1. 文书处理：负责收发文件、函件的登记、分发和归档，确保文件的及时传递和保存；协助主管或部门经理起草、整理和编辑各类文书，如会议纪要、报告、备忘录等；2. 信息记录：负责记录、整理和归档各类会议纪要、报告、备忘录等文件，确保信息的准确性和可查阅性；协助主管或部门经理编制各类报表和统计资料；3. 资料整理：负责整理和归档各类资料和档案，确保档案的完整性和有序性；协助主管或部门经理进行档案管理和存档工作；4. 信息协调：负责与各部门之间的信息协调和沟通，确保信息的畅通和及时传递；协助主管或部门经理组织和安排会议、培训等活动；5. 办公支持：负责办公用品的采购和管理，保证办公设备的正常使用和维护；协助处理一些日常行政事务，如接待来访客户、电话接听等。
三、任职要求1. 学历要求：本科及以上学历，文秘、行政管理等相关专业优先考虑；2. 专业知识：熟悉办公软件的使用，如Word、Excel、PowerPoint等；具备良好的文字处理和编辑能力，具备一定的统计分析能力；3. 组织能力：具备较强的组织和协调能力，能够高效地处理多项工作任务；4. 沟通能力：具备良好的口头和书面沟通能力，能够与各部门之间进行有效的信息交流和协调；5. 细心耐心：工作细致认真，具备较强的责任心和耐心，能够处理复杂的文书和资料；6. 团队合作：具备良好的团队合作精神，能够与团队成员和其他部门密切配合，共同完成工作任务。
四、工作流程1. 接收任务：根据主管或部门经理的安排，接收并记录需要处理的任务；2. 任务处理：根据任务的性质和紧急程度，制定合理的工作计划，并按时完成任务；3. 文书处理：根据要求起草、整理和编辑各类文书，确保文书的规范和准确；4. 信息记录：记录、整理和归档各类会议纪要、报告、备忘录等文件，确保信息的完整性和可查阅性；5. 资料整理：按照规定整理和归档各类资料和档案，确保档案的有序性和安全性；6. 信息协调：与各部门之间进行信息协调和沟通，确保信息的流畅和及时传递；7. 办公支持：负责办公用品的采购和管理，保证办公设备的正常使用和维护；8. 工作总结：定期对工作进行总结和反思，提出改进意见和建议，以提高工作效率和质量。
ISO文控文员岗位职责说明书
2、受控资料的整理
2.1文件的受控、及时发放及有效性的管理
65%
2.2文件索引系统的建立（文件受控编号总表、表单记录、外来文件清单等）
2.3物料承认样板的编号管理及受控发放
2.4作废文件的处理，及时记录单面纸张的回收与各部门领用的数据，及月底总结全厂单面纸张的利用率
4、其它
1.工作细心、认真；
日资企业
部门
ISO体系室
课别
岗位名称
文控文员
岗位概要
工作对象
制造技术课、各部门文员
直属上级主管
ISO系长
下级
无
岗位权限
1.受控文件的管控；
2.正本文件的管理；
岗位职责
（按重要性排序）
职责细化
频度（划）
占用
时间
（%）
每日
每周
每月
每季
每半年
每年
1、正本资料的管理理
1.1按要求建立正本文件的索引目录；
25%
3.本部门日常事务
3.1本部门每月文具辅材预算；
5%
3.2本部门所需物品的申领
3、或以上学历
2、工作经验
有同职工作一年以上经验，或在本厂工作两年以上。
3、知识/技能/能力
1.语言表达能力强；
2.沟通能力强,能处理日常事务;
3.掌握ISO9000/ISO14001/IATF16949管理体系的有关知识；了解ISO体系文件结构；
文控文员职务说明书怎么写
文控文员职务说明书怎么写文控文员职务说明书职位名称：文控文员一、职位概述文控文员是负责企业内部文件资料的管理和控制的专职人员。
主要职责包括文件的登记、分发、归档、整理和总结，以及协助领导完成相关事务。
二、职责描述1. 文件管理：负责文件的收集、整理和归档工作，制定文件编号和档案分类，确保文件资料的完整性和可查性。
2. 文件登记：负责对所收到的文件进行登记和分发，确保文件能够按时送达指定人员，并及时反馈相关情况。
3. 文件分发：根据指定的流程和程序，将文件发送给相关人员，确保文件在组织内部的及时流转。
4. 文件归档：负责制定并执行文件的归档计划，根据文件的保管期限和重要性对文件进行归档和分类存档，确保文件的安全性和完整性。
5. 文件整理和总结：定期对文件资料进行整理和归纳，制作文件目录和索引，提高文件的检索效率和管理水平。
6. 协助领导：协助领导完成文件相关的事务，如撰写会议纪要、汇报材料等。
三、任职要求1. 学历要求：大专及以上学历，管理学、档案管理等相关专业优先考虑。
2. 工作经验：有相关文件管理或文职工作经验者优先考虑。
3. 专业知识：熟悉文件管理的基本理论、方法和流程，了解相关法律法规和政策。
4. 业务能力：具备良好的写作和组织能力，能够独立完成文件的登记、分发和归档工作。
5. 沟通能力：具备较强的沟通能力和协调能力，能够与各部门和岗位的人员进行有效的协作。
6. 责任心：工作细致认真，能够按时完成任务，保证文件的准确性和及时性。
四、工作环境文控文员一般在公司的文件管理中心或办公室内工作，工作环境较为舒适，主要以室内工作为主。
工作时间一般为标准工作时间，偶尔需要加班完成工作任务。
五、发展前景通过在文控岗位上的工作经验积累，文控文员可逐步晋升为文控主管或相关部门的管理岗位，也可转岗至文件管理、档案管理等相关职位。
六、总结作为企业内部文控工作的重要一环，文控文员的工作对于保障企业文件管理的规范和高效具有重要作用。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指负责办公室日常事务处理和文件管理的员工。
他们承担着记录、整理、归档和传递信息的重要职责，为公司的正常运营提供了必要的支持。
本岗位说明书旨在详细描述文员岗位的职责、要求和工作流程，以便招聘和培训新员工。
二、岗位职责1. 文件管理：负责收集、整理、归档和保管各类文件和资料，确保文件的安全和完整性。
2. 信息录入：根据要求将各类信息准确地录入电子系统，并及时更新和维护相关数据库。
3. 会议支持：协助安排会议，包括预定会议室、发送会议通知、准备会议材料等。
4. 邮件处理：负责处理公司内外的邮件，包括分发、归档、回复和跟进。
5. 行政支持：协助处理各类行政事务，如办公用品采购、文件复印、快递收发等。
6. 数据分析：根据需要进行数据整理和分析，提供相关报表和统计数据。
7. 其他工作：根据上级安排完成其他与文员工作相关的任务。
三、岗位要求1. 学历要求：大专及以上学历，文秘、行政管理等相关专业优先考虑。
2. 工作经验：具备1年以上文员或行政助理相关工作经验者优先考虑。
3. 语言能力：具备良好的中文书写和口语表达能力，能够流利地使用办公软件。
4. 组织能力：具备良好的时间管理和文件整理能力，能够高效地处理多项任务。
5. 细致认真：工作细致认真，注重细节，对数据的准确性和文件的规范性有高度的敏感性。
6. 团队合作：具备良好的团队合作精神，能够与同事和上级有效沟通和协作。
7. 抗压能力：能够承受工作压力，具备良好的应变能力和解决问题的能力。
四、工作流程1. 上班签到：按时到岗，签到并准备好工作所需的工具和材料。
2. 文件管理：收集、整理和归档各类文件和资料，确保文件的安全和完整性。
3. 信息录入：根据要求将各类信息准确地录入电子系统，并及时更新和维护相关数据库。
4. 会议支持：协助安排会议，包括预定会议室、发送会议通知、准备会议材料等。
5. 邮件处理：及时处理公司内外的邮件，包括分发、归档、回复和跟进。
文控员岗位说明书
9.负责品质部仪器管理台账记录。
10.负责新近人员的资料存入电子档。
11.过期作废文件的回收、作废、销毁及保留文件的管理。
12.公司相关文件的打印机复印工作。
13.部门复印纸张、办公用品、消耗品的控制。
序号
工作要素描述
工作输出
频次
输出到达
输出形式
1.负责统计品质日报、周报、月报。
2.整理及提交客户所制定的报表（金板报表、维修报表等）
3.每日考勤统计、人员异动提报。
4.负责品质部所有资料的管理：分类、归档、借阅等。
5.外来文件如BOM的接受、整理、登记、发放及回收工作。
6.负责做好品质会议放工作。
1
质量管理体系文件的汇编、汇编、存档、受控、修改、分发、回收、作废管理；
文件清单
日常
各部门
文本
2
外来文件、资料、样品的受控分发管理
外来文件清单
日常
相关部门
3
部门文件资料管理
日常
4
品质报表汇总发布
每日
相关部门
邮件
5
质量目标达成统计汇总
每月
相关部门
邮件/文本
6
部门办公用品申请、领用和消耗控制
每月
人事助理
XXXX有限公司
岗位说明书
岗位名称
文控员
拟 制
编 号
WI-PZ-018
所属部门
品质部
审 核
版 本
A/0
直接上级
品质经理
复 核
实施日期
直接下级
无
批 准
任
职
资
格
学 历
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员岗位是公司内部重要的行政职位之一，主要负责处理日常办公事务、文件资料的整理和归档、会议安排等工作。
文员需要具备良好的沟通能力、组织能力和细致的工作态度，能够高效地处理各类文书工作，确保公司内部的信息流畅和有序。
二、岗位职责1. 负责日常办公事务的处理，包括接待来访客户、接听电话、收发邮件等工作。
2. 负责文件资料的整理和归档，确保文件的安全性和易查性。
3. 协助上级安排会议，包括会议室的预定、会议材料的准备和会议记录的整理。
4. 负责公司内部文件的复印、打印和分发工作，确保文件的及时传递。
5. 协助上级处理日常的行政事务，如办公用品的采购、快递的寄送等。
6. 协助上级完成各类报表的整理和统计工作，确保数据的准确性。
7. 协助上级进行文件的翻译工作，确保跨国交流的顺利进行。
8. 协助上级进行行程安排和差旅预订，确保出差的顺利进行。
9. 配合其他部门的工作需求，完成上级交办的其他临时性工作。
三、任职要求1. 具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够与不同部门的员工进行有效的协调和合作。
2. 具备较强的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作，高效完成任务。
3. 具备较强的责任心和细致的工作态度，能够保证工作的准确性和高效性。
4. 具备较好的计算机操作能力，熟练使用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等。
5. 具备一定的英语读写能力，能够进行基本的文件翻译和交流。
6. 具备相关文员工作经验者优先考虑。
四、薪资待遇根据个人能力和工作经验，公司将提供具有竞争力的薪资待遇，并根据工作表现进行相应的晋升和奖励。
五、发展前景文员岗位是公司内部行政职位的起点，通过不断的学习和工作经验的积累，有机会晋升为行政助理、行政主管等职位，进一步提升自己的职业发展。
六、工作时间和福利待遇1. 工作时间：周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:00-18:00，双休日。
2. 福利待遇：提供五险一金、带薪年假、节日福利、员工培训等福利待遇。
文控文员职位说明书
所有受控文件的保管
常用记录表单的管理
职
责
二
职责表述：会议室/复印机/打印机/办公文具
工作时间百分比：5%
工作
任务
空调遥控器、投影仪遥控器管理及借用记录/各部门使用会议室管控
复印出现异常,电话联络复印机维修厂商/复印机登记管理及各部门复印纸张统计汇总
打印机无墨时,到信息管理部填申请单,以旧换新的方法更换硒鼓
公文具的汇总请购及领用发放。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：文控中心管控的所有受控文件
工作时间百分比：95%
工作
任务
文件与资料的复印、打印工作
一阶(QEM)/二阶(QEP)/三阶(WI/SOP/QCFC/NPI/QSI/CMM等)文件的会签/复印/分发
受控/工程试样的BOM与DWG的复印/盖章/写编号/分发相关部门/旧版回收/登记/销毁实施
教育水平
高中、中专及以上学历
专业
计算机、文秘相关专业知识
培训经历
接受过电脑、文秘相关培训,对ISO 9001、ISO14001、文件管控和"5S"有一定了解
经验
3年以上工作经验
知识
具备基层文职工作相关知识、熟识文件管控的相应知识
技能技巧
掌握WORD、EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识
个人素质
月底汇总所需请购文具及数量表单交于文员处/文具的领用、发放及记录
权力：
1.所有受控文件的发放/回收及保管
2.会议室监控,遥控器/投影仪遥控器借用管理
工作协作关系：
内部协调关系
各部门
外部协调关系
模具厂等
岗位说明书(文员)
岗位说明书(文员)岗位说明书(文员)1. 岗位名称文员2. 岗位职责1）进行文档管理，包括合同、报告、备忘录、新闻稿等文件的收集、整理、归档、保密和更新。
2）协助部门经理或其他高级职员准备各种文件和表格，并负责审查和校对文档的正确性和完整性。
3）负责事务性工作，例如记录会议记录、安排约会、收发传真和电子邮件。
4）在必要时，安排会议或调度预约，并制定行程安排。
5）处理办公室通讯，处理进出邮件，包裹和其他文档。
6）维护客户数据库，以及对公司架构和文件进行更新。
7）为客户提供服务支持，例如回答客户询问和协助客户处理问题。
8）负责新人培训，使新员工适应各种办公室规则和实践。
9）执行其他职务以协助公司运营和执行任务。
3. 岗位要求1）具备良好的沟通和协作技能，能够与内外部员工和客户交流并维护良好关系。
2）能够操作办公室自动化设备，例如复印机、传真机、扫描仪和打印机等。
3）良好的计算机技能，具备Word、Excel、PowerPoint等办公软件的使用能力。
4）良好的组织能力和时间管理能力，能够在多项任务之间处理优先级和时间表。
5）良好的学习能力和英语能力，能够学习新的工作流程和技能，支持公司的国际化业务。
6）本科或同等学历。
4. 岗位优势1）薪资相对较高，普遍相对其他岗位较为稳定。
2）为员工提供良好的发展机会和职业发展路径，例如成为部门领导或经理。
3）公司提供员工培训和技能升级的机会，使员工获得学习和发展机会。
4）公司提供丰厚的福利，例如健康保险、退休金等。
总之，文员是一个必要的职位，他们在公司中扮演着重要的角色，协助公司管理各种文档、记录、通信和安排，以支持正常的运营和业务需求。
拥有基础技能和相关经验的人可以成功地进入这个岗位。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指负责处理和管理办公室日常事务的人员。
他们主要负责文件的整理、归档、传递和存档，协助上级领导完成各项工作任务，保证办公室的正常运转和工作的高效进行。
二、岗位职责1. 文件管理：负责收发文件、资料的登记、分发和归档工作，保证文件的完整性和准确性。
2. 会议支持：协助组织会议，包括会议室预订、会议材料的准备、会议记录的整理和会议纪要的撰写。
3. 日程安排：协助上级领导进行日程安排，包括会议安排、行程安排和预约事项的处理。
4. 电话接待：接听和转接电话，记录来电信息，并及时传达给相关人员。
5. 办公用品管理：负责办公用品的采购、发放和库存管理，保证办公用品的充足和使用的顺畅。
6. 文件整理：负责对各类文件进行整理、分类和归档，确保文件的有序存放和方便查找。
7. 数据录入：根据要求进行数据录入和整理，保证数据的准确性和完整性。
8. 协助上级领导：根据上级领导的安排，协助完成各项工作任务，包括文件起草、报表整理等。
三、任职要求1. 学历要求：大专及以上学历，文秘、行政管理或相关专业优先考虑。
2. 工作经验：有相关工作经验者优先考虑，熟悉办公室常用软件和办公设备的操作。
3. 语言能力：具备良好的中文书写和口头表达能力，能够熟练使用办公软件进行文档处理。
4. 组织协调能力：具备良好的组织协调能力，能够合理安排工作时间和处理多任务。
5. 高效执行能力：工作态度认真，能够按时完成上级领导交办的各项任务。
6. 保密意识：具备良好的保密意识，能够妥善处理机密文件和信息。
7. 团队合作：具备良好的团队合作精神，能够与团队成员和其他部门积极配合。
四、福利待遇1. 薪资待遇：根据个人能力和经验进行薪资面议，提供具有竞争力的薪酬体系。
2. 社会保险：为员工提供完善的社会保险和住房公积金等福利待遇。
3. 假期制度：根据国家法定假期和公司规定享受带薪年假、病假和其他假期。
4. 培训发展：为员工提供培训和晋升机会，帮助员工不断提升自己的职业能力和发展空间。
文控专员岗位说明书
7.按时制定月工作计划 权重 5 %
岗位所需及计划培训项目:
1.ISO9001/ISO14001内审员培训
2.质量环境管理体系相关知识
3.品质管理(SPC等)相关知识
4.数据统计工具及分析
5.办公室5S管理
6.岗位工作流程
任职资格:
学历要求:经 验:
◆大专或以上◆两年以上文件控制工作经验
专业/技能水平: 性别要求：
◆电脑操作熟练◆女
◆熟悉ISO9000、ISO14000等体系运作要求 年龄要求：
综合能力要求：◆23-30岁
◆善于沟通 其它要求：
◆工作条理性强◆
工作条件:
工作场所:办公室
环境状况:
危 险 性:
薪酬福利待遇:
岗位级别: J
备注:
制定: 审核: 批准:
岗位主要工作内容:
1.监督、检查受控文件的发放、回收及复印、发放、回收受控文件。
2.审核需发放的受控文件编号及提供正确的文件编号方式。
3.监督、检查各部门文件受控工作。
4.监督及执行受控文件资料的保管与维护及更新工作。
5.为全公司提供相关受控文件的查询及成品编号的申请。
6.进行受控文件现场使用有效性的周、月稽核。
年12月23岗位名称文控专员所属部门分厂品质部科室组别系统办直接上级岗位系统办主管直接下属人数岗位职责概要
文控专员岗位说明书
编号： 填写日期:年12月23日
岗位名称
文控专员
所属部门/分厂
品质部
科室/组别
系统办
直接上级岗位
系统办主管
直接下属人数
2人
本岗编制人数
1人
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指在办公室等工作环境中，负责处理文书、文件、资料等事务性工作的职员。
文员是公司运营中不可或缺的一环，承担着重要的行政支持和协助工作，对公司的正常运营起到关键性的作用。
二、岗位职责1. 负责处理公司内外部文件、资料的录入、整理、归档等工作，确保文件的准确性和完整性。
2. 协助上级领导进行日常行政工作，包括会议安排、行程安排、文件起草等。
3. 负责办公室的日常维护工作，包括办公用品的采购、设备的维护等。
4. 协助人力资源部门进行员工档案管理，包括招聘、入职、离职等相关工作。
5. 协助财务部门进行财务报销、发票管理等工作。
6. 协助市场部门进行市场调研、数据收集等工作。
7. 协助销售部门进行销售数据的统计、报表的制作等工作。
8. 协助其他部门进行各类行政事务性工作。
三、任职要求1. 具备良好的文字表达和沟通能力，能够准确理解和传达上级的工作要求。
2. 熟练掌握办公软件，包括Word、Excel、PPT等，能够高效地处理文档和数据。
3. 具备较强的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作时间和优先级。
4. 具备一定的学习能力和快速适应能力，能够迅速掌握新的工作内容和技能。
5. 具备团队合作精神，能够与其他部门进行良好的协作，共同完成工作目标。
6. 具备保密意识，能够妥善处理公司机密文件和资料，确保信息安全。
四、发展空间文员岗位是公司的基础岗位，对于新入职员工来说是一个很好的起点。
通过不断学习和积累工作经验，文员可以逐步晋升为行政助理、行政主管等职位。
同时，文员也可以选择进修相关专业知识，发展成为人力资源、财务、市场等领域的专业人员。
五、工作环境文员通常在办公室等工作环境中工作，需要长时间坐在电脑前进行文书处理和数据录入等工作。
工作时间一般为标准工作时间，偶尔需要加班处理紧急事务。
六、总结文员岗位是公司运营中不可或缺的一环，承担着重要的行政支持和协助工作。
具备良好的文字表达和沟通能力、熟练掌握办公软件、具备组织能力和时间管理能力、具备学习能力和团队合作精神的人员，将能够胜任文员岗位。
文控岗位说明书
岗位名称所属部门版本A0职位类别直接上司页码1/1职位要求汇报对象直接下属工作协同对象对外工作关系作成：审核：标准化审核：批准:工作权限职位关系1、对不合理的表格提出改进的建议；2、对有问题的报告要求相关人员进行修正；体系工程师/各部门长、各部门文员无可升迁职位：助理工程师可轮换职位： 其它部门文员1、高中或中专及以上学历；2、一年以上文控相关工作经验；3、熟练操作OFFICE办公软件，4、熟悉ISO9001、IATF16949、ISO14001、Ohsas18001管理体系基础知识；5、工作认真、仔细，有一定的沟通能力。
主要职责需完成的文书作业岗位组织架构图一、主要工作内容：1、文件受控体系的建立与管理维护；2、受控文件的登记编号、发行、回收及销毁工作；3、项目周例会的记录及会议决议事项的检查及资料收集工作；4、协助ISO14000、IATF16949的体系换版的相关文件的整理;5、协助知识产权体系、两化融合体系的文件整理；6、协助3C认证资料的准备收集工作；7、各相关法律规范更新的收集工作；8、外来文件的管理受控；9、部门有关辅料、办公用品的申请；10、上级交代的其他工作。
二、工作担当：1、对文件受控体系负主要责任；2、对受控文件资料的发行整理负主要责任；3、项目周例会记录及会议决议项的检查及资料收集工作负责；4、对各相关法律更新的资料收集负责；5、对体系工程师负责；6、对部门有关辅料、办公用品的申请主要责任；1、“文件收发记录表”2、“会议记录表”3、“会议培训签到表”4、“受控文件编号登记表”岗位职务说明书编号：MQD-PS-002文控文员总经办文职体系工程师。
文控岗位说明书
文控岗位说明书一、基本信息1. 岗位名称：文控岗位2. 所属部门：（部门名称）3. 岗位职责：1) 负责公司文件、合同、协议等文档的管理和审核工作；2) 协助制定和完善公司相关管理制度和工作流程；3) 对公司内部文件进行分类、整理、归档和保管；4) 负责文件的传递、催办和汇报工作；5) 参与公司内部审计和合规性检查工作；6) 完成领导交办的其他相关工作。
二、任职要求1. 教育背景：（请填写您的教育背景，如：XX大学XX专业本科硕士博士等）2. 工作经验：（请填写您的工作经验，如：从事文控岗位工作X年，具备丰富的文件管理经验。
）3. 专业技能：熟悉办公软件的使用，具备良好的沟通协调能力、团队合作精神和较强的责任心。
4. 其他要求：（请填写其他与您岗位相关的特殊要求，如：持有相关证书、掌握一定的法律知识等）三、工作流程1. 文件接收：接收各部门提交的文件，进行初步审核并登记。
2. 文件分类：根据文件类型、重要性和保密级别进行分类。
3. 文件归档：按照公司规定的归档流程，对文件进行整理、编号和归档。
4. 文件借阅：如有需要，办理文件借阅手续，确保文件的安全性和完整性。
5. 文件销毁：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，确保文件管理的规范性和高效性。
6. 文件审核：对内部文件进行定期或不定期的审核，确保文件的合规性和有效性。
7. 文件传递：负责将重要文件发送给相关人员或部门，并跟进文件的接收和反馈情况。
8. 文件汇报：定期向上级或相关部门汇报文件管理情况，提出改进建议和意见。
四、考核指标1. 文件管理规范性：确保文件管理的准确性和完整性，避免文件丢失、泄露或损坏等风险。
2. 工作效率：在规定时间内完成文件管理工作任务，提高工作效率。
3. 团队协作：与同事保持良好的沟通和协作关系，共同完成文件管理各项工作。
4. 工作质量：保证文件质量符合公司要求，提高工作质量和工作效率。
5. 遵守制度：严格遵守公司各项规章制度和工作流程，确保工作的合规性和规范性。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员是指在企事业单位、政府机关等组织中从事文书处理、档案管理、信息录入、文件传递等工作的人员。
岗位要求熟练掌握办公软件操作，具备良好的文字表达能力和组织协调能力，能够高效地完成各项文书处理工作。
二、岗位职责1. 负责日常文书处理工作，包括收发公文、信件、传真等，保证文件的及时传递和归档。
2. 协助上级领导完成各类文件的起草、整理和编辑工作，确保文件的规范和准确。
3. 负责档案管理工作，包括文件的整理、归档、保管和检索，确保档案的安全和完整。
4. 负责信息录入和数据统计工作，按照要求进行数据的录入和整理，确保数据的准确性。
5. 协助上级领导组织会议和活动，包括会议室的准备、文件的分发、会议记录等工作。
6. 协助上级领导处理来访客户或电话咨询，提供相关信息并进行记录和反馈。
7. 完成上级领导交办的其他临时性工作任务。
三、任职要求1. 具备中专及以上学历，办公自动化等相关专业优先。
2. 熟练掌握办公软件操作，包括Word、Excel、PowerPoint等。
3. 具备良好的文字表达能力和组织协调能力，能够准确、清晰地表达思想和意见。
4. 具备较强的学习能力和沟通能力，能够快速适应工作环境和团队合作。
5. 具备一定的责任心和细致认真的工作态度，能够按时高效地完成工作任务。
6. 具备一定的保密意识和处理机密文件的能力，能够严守岗位纪律和保护信息安全。
四、工作环境文员岗位一般在办公室内工作，工作时间为标准工作时间，偶尔需要加班处理工作任务。
工作环境相对稳定，需要长时间坐在办公桌前进行文书处理和数据录入工作。
五、发展前景作为企事业单位和政府机关中不可或缺的一员，文员岗位在组织中起着重要的作用。
通过不断积累工作经验和提升自身能力，文员可以逐渐晋升为高级文员、主管文员甚至行政助理等职位。
同时，文员也可以选择进修相关专业，通过提升学历和专业技能，向更高级的行政管理岗位发展。
六、总结文员岗位是一个重要且稳定的职业选择，要求熟练掌握办公软件操作，具备良好的文字表达能力和组织协调能力，能够高效地完成各项文书处理工作。
文员岗位说明书
文员岗位说明书一、岗位概述文员岗位是指负责办公室日常文书处理、档案管理、信息整理和协助上级领导完成各项工作的职位。
文员在公司内部扮演着重要的角色，是保证办公室正常运转的关键人员之一。
二、岗位职责1. 负责办公室日常文书处理，包括收发文件、信函、传真等，按要求进行整理、归档和存档。
2. 协助上级领导完成各项工作，包括会议安排、行程安排、文件起草等。
3. 负责办公室的日常接待工作，接待来访人员并提供必要的协助。
4. 协助上级领导进行信息的收集、整理和分发，确保信息的及时传递。
5. 负责办公室的档案管理工作，包括档案的整理、归档、借阅和销毁等。
6. 协助上级领导组织会议、培训和活动，包括会议室的准备、材料的分发和会议记录的整理等。
7. 负责办公用品的采购和库存管理，确保办公用品的充足供应。
8. 协助上级领导处理日常的行政事务，包括文件复印、传真、快递等。
9. 及时处理来自内外部的各类文书、文件和信息，确保办公室工作的高效运转。
三、任职要求1. 具备良好的沟通能力和团队合作意识，能够与上下级、同事进行良好的协作。
2. 具备较强的文字处理能力和文书撰写能力，能够熟练使用办公软件。
3. 具备较强的组织和协调能力，能够合理安排时间和处理多个任务。
4. 具备较强的学习能力和适应能力，能够快速掌握新知识和新技能。
5. 具备高度的责任心和保密意识，能够妥善处理机密文件和信息。
6. 具备较强的抗压能力和应变能力，能够在工作压力下保持良好的工作状态。
7. 具备良好的服务意识和客户导向，能够主动解决问题和满足客户需求。
四、薪资待遇根据个人能力和经验，公司将提供具有竞争力的薪资待遇，包括基本工资、绩效奖金和福利待遇等。
五、发展前景公司将为优秀的文员提供广阔的发展空间和良好的晋升机会。
在岗位表现出色的文员有机会晋升为行政助理、行政主管等职位，甚至有机会进入管理层。
六、工作时间文员岗位的工作时间为标准工时制，每周工作40小时，具体工作时间根据公司的安排而定。
文控文员岗位职责说明
版本：V1.0
发布时间：2007-11-20
拟制：
批准：
岗位名称：文控文员
工作地点：东莞嘉田文控办公室
职位序列/职务等级：/
部/处：品控部
上级：部门主管
工作资源和必要工具：办公桌一套，电脑一台，配内部邮箱
工作设置描述：
文件资料之有效管控
参与或管理的关键流程：
文件控制流程、记录控制流程
工作职责：
1.主导公司管理体系文件(ISO9001、ISO14001、OHSAS18001)之管控与维护
2.公司所有文件编号﹑发行﹑保管﹑作废﹑回收﹑归档及其他管理工作之执行
3.对外來ห้องสมุดไป่ตู้件进行管制
4.不定期修改《文件总览表》及《记录控制一览表》，保证其处于最新状态
5.上级交办的其它工作事项处理
考核指标及权重：
（%）文件发放准时率99%
岗位要求：
中专文化程度以上，普通话流利、熟练操作office办公软件，中文录入速度50字/分以上，，熟悉ISO9001标准要求，有1年以上文控工作经验
体系文员岗位职责说明书
教育水平
大专以上学历
专业
管理、统计、经济或其他相关专业
经历与经验
一年以上相同或类似岗位工作经验
基本知识
专业知识
文件管理、档案管理、社交礼仪、统计知识等
基本技能
专业技能
具有较强的书写、电脑操作能力。具有良好的文字处理工作经验和能力。具有一定的文件管理能力。能够熟练运用打印机、复印机、传真机等各类办公自动化设备。
工作
任务
职责五
根据领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。
职责六
负责部门办公会议的召集、书面记录和整理工作。
职责七
上级交办的其他工作。
工作权限（只限管理人员填写）：
责任承担（只限管理人员填写）：
对本职工作负责。
工作协作关系：
内部协调关系
部长、副部长、部内各岗位
外部协调关系
集团各部门、各事业部相关人员
岗位说明书
岗位名称
文员
岗位编制
1
直接上级
部长、副部长
工资标准
直接下级
薪酬类型
详细描述职责与工作任务：
职
责
一
协助部领导做好部内日常事务工作和内勤事务管理。
工作Biblioteka 任务职责二
负责部内各类办公、管理文件的录入、排版、打印等工作。
工作
任务
职
责
三
负责各类文件收集、整理、立卷、装订、报送、归档等工作。
职
责
四
负责战略规划部各种往来文件的收发和管理工作。
个人素质
积极乐观，敬业勤快，富有团队协作精神。具有较强的沟通协调能力、学习能力。
其它：
使用工具/设备
熟练使用电脑，能够熟练运用办公软件。
文控岗位说明书
文件编号 FLC-WI-DCC文控中心文控员岗位职务说明书页码 1/31.0目的： 规定文控员的岗位职责要求，确保其能按公司管理体系要求完成工作。
2.0适用范围：适用于文控中心文控员的工作职责范围。
3.0定义：文控员：管理体系文件控制与管理人员4.0基本要求： 4.1任职要求年 龄 18-35岁性 别男女不限 学历/专业 高中或中专以上工作经验 一年以上本职工作 语言能力普通话标准计算机能力 办公软件熟练4.2素质要求一年以上文控相关工作经验，良好的职业道德素养，品行端正，敬业爱岗，团队精神，具有较好的沟通协调能力及一定的语言表达能力，工作认真、仔细，有耐心，条理性强，富有激情和亲和力，保密意识强，计算机操作熟练。
4.0权责：4.1负责管理体系文件之控制和管理，保证受控文件有效使用。
4.2负责列出记录表格清单，表格新增、修订、废止时修正“记录登记表”。
4.3确保有关管理体系的各种信息传输及时、有效。
4.4协助管理者代表完成管理评审，追踪确认管理评审改进事项。
4.5根据管理者代表的审核策划和安排，主导内部审核的实施。
4.6负责绩效会议决议事项的改进措施跟进和效果确认。
4.7协助管理者代表完成目标与指标的制定，并定期追踪确认目标与指标的实现状况。
4.8负责各部门环境因素识别后的收集、汇总、登记及更新，协助管理者代表对环境因素的评价。
4.9负责法律法规的识别、收集、汇总及更新，协助管理者代表对法律法规的守法性进行评价。
4.10协助管理者代表制定“环境监测计划”，并追踪监测实施状况。
5.0内容：5.1文件管理5.1.1文件发行前确认文件格式按文件规定要求，并附“文件新订/变更申请书”。
5.1.2文件原稿与复印件按要求加盖“文件发行章”、“受控文件”、“参考文件”、“外来文件”，分发情况记录在“文件分发/回收登记表”上并要求责任人签收确认。
5.1.3回收旧版与废止文件按“文件分发/回收登记表”份数回收，保存一份旧版或废止文件盖“作废”章，并在“作废文件登记表”上记录。
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考核指标
考核指标名称
计算方法或说明（列举3～5个考核指标即可）
旧版文件回收率
旧版文件回收份数÷旧版文件发放份数*100%
记录存档完善率
内部审核、外部审核记录不符合次数小于2次
临时文件回收率
实际回收份数÷到期应回收份数*100%
文件受控及时率
各部门提交的正常文件应在24小时之内受控,相关部门投诉次数小于2次
可直接晋升职位
体系工程师
职位关系 可相互轮换的职位
其他岗位文员
可晋升至此的职位
体系经理
培训要求 1、接受过ISO9001、文件管理、部门流程运作等体系标准的培训；
工作工具 office办公软件、OA系统、电脑、电话、打印机、扫描仪、网络等
工作环境 工作场所：办公室；工作时间：正常；环境状况：舒适；危险性：基本无,无职业病。
职位名称 职级职等 直属下级 无
文控文员
品质体系部岗位说明书
岗位编号
所属部门
岗位编制
直属上级
品质体系部 部门经理/总监
岗位目的
控制公司文件与记录,管理各部门文件及记录的归类/存档；监督公司受控文件动态，推动公司ISO系统 的不断提升与文件管理创新。确保文件的非预期使用
一、文件受控 1.负责程序文件、部门作业指导书、工艺文件、产品检验作业指导书、工程图纸、过程流程、FMEA、 CP、表单、ECR/ECR、外来文件（客户相关标准、法律法规、客户图纸等）的受控；2.电子档文件与纸 二、环保报告跟进
1、负责相关材料供应商环保资料的收集整理并定期更新；2.每月/次整理清单发送给采购更新。 工作职责
三、部门培训
1、根据公司年度培训计划负责部门培训安排,培训记录收集与整理。
四、文件管理能力提升
1、负责文件管理知识培训；2.定期检讨文件管理问题；3.各部门文件、记录存档检查。
基本条件要求
1、性别（下拉选择） 不限
2、年龄（手工填写） 20~30
3、学历（下拉选择） 本科或以上
4、专业（手工填写） 中文或文秘管理专业
5、工作经验：具有2年以上文件管理工作经验。 任职资格
6、资格证书：具有ISO9001体系证书；
知识技能要求
1、知识要求：熟悉ISO9001管理体系标准知识；
2、技能要求：a、具有1年以上文员经验；b、熟练掌握办公软件。
岗位编制
直属上级
直属下级 无
财务权限
工作关系 相关权限
对文件管理失效有奖惩权。
人事权限
文件受控审核权 文件发放与回收权 过期文件销毁权 文件保管权
品质体系部 部门经理/总监
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品质体系部岗位说明书
职位名称
文控文员
岗位编号
所属部门
品质体系部
职级职等
岗位编制
直属上级
部门经理/总监
直属下级 无
核心素质要求
较强的责任心及团队精神，善于独立思考，具备自我提升及进取精神，有较强的沟通协调能力。
主要工作关系
内部协作关系:接受部门经理的指导和管理,对文件管理进行监督；公司各部门工程师、文员。 外部协作关系:无
工作关系
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品质体系部岗位说明书
职位名称
文控文员
岗位编号所属部门职职等员工签名部门负责人审批
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