公文写作文种

机关公文写作知识

——公文种类、要素及基本写法

一、几种常用公文文种、非法定性公文的使用及基本写法

（一）通知

通知是用于发布党内法规、任免干部，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项的公文。通知的正文一般由两部分组成：一是发出该通知的原因、根据和目的。二是所通知的事项部分。

1．批示性通知。领导机关在批转下级机关的公文或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时可用这种通知。这类通知要写有对所批转或转发的文件的意见或评价，并分别情况表明批转、转发目的，要求和具体指示性意见。这种批转、转发式通知，一般都写得比较简短，印在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。

2．一般性通知。上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理时用这种通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错等。这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

3．指示性通知。上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，用这种通知。指示性通知的正文一般由两部分构成。开头部分写明发出本通知的意义、依据或当前存在的问题和任务。中间部分写通知的内容，要写明提出处理问题的原则、具体措施、办法。这类通知要求写得符合实际，切实可行，准确精练，

使下级机关一看就知道要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。

4．会议通知。会议通知的内容一般应具备如下要素：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。

（二）请示

请示是向上级机关请求指示和批准使用的公文。

1.请示的基本写法。请示的正文通常由请示缘由、请示事项与要求组成。

请示缘由，围绕“为什么请示”，交代请示的原因、依据和目的以引出请示的内容。这一部分是请示事项的基础，是上级机关批复的依据。因此，必须针对性强，理由充分，语言简明扼要。

请示事项，应重点写明“请示什么”或需要上级答复什么问题。这是请示的核心部分，要写得具体、明确。对请示的问题还要提出本单位倾向性的意见和方案，供上级批复时参考选择。

请示要求，请示的结尾一般都要提出明确的要求，规范用语是“妥否，请批复。”、“当否，请示。”、“现予以呈报，请审批。”

2.请示的写作要求。一是要一文一事。一份请示只能写一件事，不要把性质不同的问题写入同一份请示中。二是不要多头请示。请示的主送机关一般是一个，不要多头请示，以免造成互相推诿。对与请示内容有关的上级机关，可作为抄送机关。三是不要越级行文。下级机关需要请示的事项，应按隶属关系向直接的主管上级请示。若直接主管机关解决不了，再由其逐级向上请示。如因特殊情况而又情况重大、紧急，必须越级行文时，应抄送越过的机关。四是行文要规范。注意区别使用请示、报告、函三个

文种，不要把“的请示”写成“的请示报告”或“报告”。也不要把“函”写成“的请示”。五是用语要谦敬。请示的用语要符合身份，尊重上级，不要使用要挟、命令、催促式的口吻，否则，效果会适得其反。

（三）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问时使用的公文。报告属于上行文，其主要特点是：汇报性和陈述性。根据报告性质和内容，报告分为：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。

1.报告的基本写法。一是工作报告的写法。工作报告正文大致包括引言、主体、结尾三部分。引言一般是概括报告的指导思想、依据、背景和报告目的等，用“现报告如下”来总领全文。主体写报告事项。包括工作的进展情况、主要作法、取得的效果。结尾写工作存在的问题，今后工作的目标、建议措施等。最后用“以上报告如无不妥，请批转执行”，若不需转发可省略结束语，也可用“以上报告若有不当，请指正”等用语结束全文。二是情况报告的写法。情况报告中的情况多指重大情况、特殊情况、新情况。情况报告的写作侧重写清情况，并对有关问题展开分析，寻找事因，寻找对策。此类报告不需增加任何结束语。三是答复报告的开头要写清答复的依据和事项。主体写作与情况报告基本相似，要写清情况，但必须针对上级的查询、催办予以答复。此类报告不用“特此报告”等没有任何意义的文字结尾。四是报送报告主要把报送的文件、物品的名称、件数及有关情况写清楚即可。

2.报告的写作注意事项。一是避免夹带请示事项。报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，不要求批复。因此，在报告中不得夹带请示事项。二是要突出重点，条理清楚。报告是陈

述性公文，需用大量的材料来说明问题，忌讳大发议论。但是材料的丰富并不等于材料的罗列堆砌，而是要经过精心的提炼和选择，围绕中心，突出重点，以最具说复力的最典型的材料来表达自己的观点。切忌材料零乱，使受文者无法掌握要领。三是结束语的使用要注意分寸，要与内容相适应。关于方针、政策的报告，结束语多用“请审查”；关于财经、物质方面的报告，结束语多用“请审核”；情况报告，结束语省略。

（四）批复

批复是“答复下级机关请示事项”时使用的公文。批复的主要特点：一是针对性。批复必须对下级机关的请示事项表明态度，提出意见和办法。二是指导性。批复对下级机关请示事项提出的处理意见和办法，代表了上级机关的指示精神和决策意见，下级机关必须贯彻执行。三是简要性。批复对下级机关请示的问题，只作原则性、结论性的指示和决定，不必作具体分析和深刻阐述，用语精练简洁，行文简明扼要。

批复一般由三部分组成：一是批复根据，主要引述下级来文的日期、编号、标题，也可以简要引用请示事项。二是批复意见，也可称作批复内容，针对请示中提出的问题，逐一做出具体明确的回答。如果同意，就写上肯定性意见；如果不予批准，一定要在否定性意见后面写明理由。三是以“特此批复”或“此复”结束用语作结尾。

（五）意见

意见是对重要问题提出见解和处理办法所使用的公文。对上对下都可用。针对性、建议性、指导性是它的特点。种类分规划性、实施性、具体性意见。

1.意见作为下行文的基本写法和格式。第一部分写行文原由。说明提出意见的原因、理由、根据，用“提出如下意见”引