公司档案文件编码规则精修订
(整理)文件编制格式及编码规则1
A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
修改页版本状态修改章节目录1.目的 (5)2.适用范围 (5)3.参考文件 (5)4.程序管理 (5)5.职责 (5)5.1质量管理部 (5)5.2综合管理部 (6)5.3文件编制部门 (6)6.详细描述 (6)6.1文件的编制格式 (6)6.2文件编码规则 (11)6.3文件内部标识码编码规则 (11)7.附录 (12)1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。
其它文件可参考使用。
3.参考文件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责文件编制格式及编码的统一管理；2）负责文件符合性的审查；3）负责对文件编码进行准确性检查；4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部1）负责文件格式的审查；2）负责文件的印制、装订、存档。
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
文件编码作业指导书
文件编码作业指导书文件编码AQ2D-01-S001版本V02文件层级□一阶□二阶■三阶文件类别■体系文件□技术文件编制部门质量监察部机密等级■内文□秘密□机密□绝密编制人文件类别■通用□项目审核编制日期审批生效日期总页数 3 分发编号01 文件发布盖章文件制/修订记录页码章节制/修订记录版本修订人修订日期备注修订前修订后全部全部首次制定无V01全部全部按新的角色职责定义更新角色V01 V021.目的规范公司文件编码，便于日常工作时质量管理体系文件的查阅、管理，特制订本文件。
2.适用范围公司所有质量管理体系文件均适用。
3.术语和定义无4.职责和权限文控中心：负责对文件进行编码；其他部门：依文控中心的编码使用、查找文件。
5.作业内容5.1文件编码原则如下：5.1.1 体系一阶文件/二阶文件共7码，编码规则如下：□□□□ - □□其中,第一码为预留码,目前北京远特科技有限公司文件统一用A表示；第二码为文件类别码，体系文件为Q，技术文件为T；第三码为文件阶层码，一阶文件为1；二阶文件为2；第四码为文件功能类别码，具体参照【文件功能类别编码对照表】第五码为分隔符，统一为–；第六码、第七码为流水码，从01---99按照先后顺序排列。
文件编码示例，质量工程师所编制的【文件控制程序】的编码为AQ2D-01文件功能类别编码对照表序号功能类别代码序号功能类别代码1 终端产品开发 A 6 人事行政类 F2 制造类 B 7 IT类G3 运营业务 C 8 财务类H4 质量管理 D 9 T产品开发I5 营销服务类 E 10 其他类J5.1.2 体系三阶文件/四阶文件的编码规则5.1.2.1 作业指导书/规范、表单/模板编码规则如下，共12码□□□□ - □□ - □□□□其中,第一码至第七码为对应的二阶文件编码；第八码分隔符，统一为–；第九码为文件阶层码，作业指导书/规范为S，表单/模板为R；第十码、第十一码、第十二码为流水码，从001---999按照先后顺序排列。
人事档案管理的档案编目与编码的技巧与规范
人事档案管理的档案编目与编码的技巧与规范在人事档案管理中，档案编目与编码是非常重要的环节。
通过合理的编目与编码，可以使档案管理工作更加高效、便捷。
本文将介绍人事档案编目与编码的技巧与规范，以帮助读者更好地进行人事档案管理工作。
一、档案编目的技巧与规范1. 了解档案的内容和特点：在进行档案编目之前，我们首先需要对档案的内容和特点进行全面了解。
了解每份档案包含的信息、档案的组成部分以及档案的重要程度，这样才能为档案编目提供有效的参考依据。
2. 制定编目规范和标准：为了使档案编目工作更加规范和统一，我们需要制定相应的编目规范和标准。
包括编目格式、编目项目、编目语言等方面的规定，可以提高档案编目的效率和准确性。
3. 使用清晰简洁的词语：在档案编目中，我们应尽量使用清晰简洁的词语来描述档案内容，避免使用模糊、含糊或歧义的词汇。
这样可以提高档案的可读性和检索效率。
4. 合理安排编目顺序：在进行档案编目时，我们应该根据档案的重要程度、内容特点以及使用频率等因素，合理安排编目的顺序。
常见的编目顺序有按照时间顺序、按照人名顺序等。
5. 确定编目代码：为了便于对档案进行管理和检索，我们可以为每个档案编制独立的编目代码。
编目代码可以采用数字、字母或组合的形式，以便对档案进行分类和排序。
二、档案编码的技巧与规范1. 使用唯一代码：为了保证档案编码的唯一性，我们需要使用唯一的代码来标识每个档案。
避免使用相同或相似的编码，以免造成混淆和错误。
2. 规范编码结构：档案编码应该具有一定的结构和层次，方便对档案进行分类和查询。
可以根据档案的性质、内容和用途等制定相应的编码结构。
3. 保持编码规范的统一性：在进行档案编码时，应该遵循统一的编码规范，避免个人的随意性和主观性。
可以制定相应的编码手册，对编码规范进行详细说明和解释。
4. 灵活运用编码符号：在档案编码中，可以运用一些特殊的符号来表示档案的属性和特征。
比如使用“+”表示重要档案，使用“-”表示不重要档案等。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
规章制度文件编号
规章制度文件编号【篇一：文件编号管理制度】文件编号管理办法hxsh/ws-zd-001-1503-0.1为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
第一条总则1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2. 由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
第二条适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
第三条相关术语1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。
2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。
3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
第四条职责1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。
2、供销部负责合同文件的归口管理。
3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。
第五条类别及代码1、公司名称公司全称：巴州泓信石油化工有限公司简称：hxsh 2、部门代码企业管理部 qg 生产部 sc 供销部 gx 财务部 cw 3、日期代号统一采用“yyxx”的格式。
例如：“1503”代表该文件是2015年3月制定的。
4、流水号统一采用阿拉伯数字编码。
例如：“001”代表第一份文件。
5、版本号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
客户编码规则
客户编码规则--------------知识就是力量-----精品word文档值得下载------知识改变未来----------------国贸2012【033】号客户、合同、订单、档案编码规则总则确保公司运行企业管理软件ERP、CRM的运行及内部管理水平提升的需要。
针对国内营销中心所有客户、合同、档案实施统一制定编码规则，具体如下: 第一条:客户编号、档案编号、订单编号规则1. 客户、档案编码、订单编号由英文字母和数字10位数组成具体释义:2. ERP系统前两位编码:SO-代表销售订单、SA-代表销货单、IO-代表销售出库单B G – A \ L\ X – 12 09 001 001代表:(订单序列号)代表:序列号(客户编号)代表:月份代表:年份代表:安普讯霸品牌第三个字母代表: 联网通品牌第一个字母代表:AVP品牌第一个字母代表:国内第一个字母代表:部门级别第一个字母(按公司文件级别分公司为A级、部门为B级)3.客户、档案、各书面表格编码规则应保持一致例如:BG-A-1209001;4.订单编号编制注意事项:编制时需加系统软件代码，上述品牌代号、客户代号无需BG-1209001 编入，其他保持一致。
例:SO-第二条:销售合同与产品总经销合同编码规则:1. 产品总经销合同编号、销售合同编号由英文字母和数字12位数组成具体释义:B CDHT A \ L\ X – 12 09 001 001代表:(产品销售合同)序列号代表:(产品总经销合同)序列号代表:月份代表:年份代表:安普讯霸品牌第三个字母代表:联网通品牌第一个字母代表:AVP品牌第一个字母代表:CHT-产品销售合同 ;DHT-产品总经销合同代表:部门级别第一个字母(按公司文件级别分公司为A级、部门为B级)。
产品总经销合同>编号编制时注意事项:编号为前12位数，依客户签订时间为排序。
2.<例:B.DHT-A-12090013.<产品销售合同>编号编制时注意事项: 编号为前12位数，此合同编号需与《产品总经销合同编号分开建档排序》依客户下单顺序签订时间为排序。
公司纸质文件编号管理制度.doc
公司纸质文件编号管理制度1文件名称：纸质文件资料编号管理制度文件编号：JDZDF-LDXMB/WJ－XZ-ZD－0629-001编制部门：办公室编制日期：2018年6月29日分发部门：全体部门——————————————————纸质文件资料管理制度1.目的确保公司重要文件与资料具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的纸质版的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由办公室负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：景德镇市东方建筑工程有限公司简称：JDZDF5.1.2部门代号XZ--综合办公室/行政部XM1--项目一部XM2--项目二部CG--采购部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构JDZDF—LDXMB—XZ—0629—007流水号(000-999)日期代号(年年月月)部门代号子企代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：JDZDF-LDXMB/WJ-XZ-ZD-001格式说明：公司名称-子企名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：JDZDF-LDXMB/WJ-DZ-H-0629-001格式说明：公司名称-子企名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号合同类型：S-项目合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同5.3.3外来文件格式：JDZDF-LDXMB/WJ-绿地景德镇-公共区域图纸-0629-001格式说明：公司名称-子企名称/文件类别-外来公司名称-备注-年月-流水号6.附则1、本管理制度最终解释权归公司总经办。
公司文件管理制度编码
公司文件管理制度编码第一章总则第一条为规范公司文件管理工作，规定本制度。
第二条公司文件管理应遵循便捷、高效、规范的原则。
第三条公司文件管理制度适用于公司内的所有文件管理活动。
第二章文件管理组织机构和职责第四条公司文件管理的组织机构为文件管理部门，负责公司各部门的文件管理工作。
第五条文件管理部门负责制定文件管理相关政策和制度，监督和检查公司各部门的文件管理工作。
第六条公司各部门应配备专门的文件管理员，负责本部门文件的管理和维护工作。
第三章文档的管理要求第七条公司文件应分类管理，包括公文、资料、合同等多个类别。
第八条公司文件应按照一定的规范进行编号和归档，确保文件的准确性和完整性。
第九条公司文件的管理应建立文件档案目录，便于查阅和检索。
第四章文件传递和审批流程第十条公司文件传递和审批应走正式的渠道，确保文件传递的清晰和完整。
第十一条公司文件的审批流程应明确，避免出现流程混乱和延误。
第十二条公司文件的传递和审批应记录在案，便于查阅和追溯。
第五章文件的保密管理第十三条公司文件的保密管理应遵守相关法律法规，加强文件的安全性和保密性。
第十四条公司文件的保密级别应根据文件的重要性和敏感性来确定，确保信息安全。
第十五条公司文件的外传须经过上级主管审批，避免信息泄露和误传。
第六章文件的电子化管理第十六条公司文件的电子化管理应建立完善的电子文件管理系统，确保文件的安全和便捷管理。
第十七条公司文件的电子化管理应定期备份，防止文件丢失和损坏。
第十八条公司文件的电子化管理应加强信息安全保护，防范网络攻击和数据泄露。
第七章文件的销毁管理第十九条公司文件的销毁管理应根据文件的保管期限和保密级别来进行，避免文件的长时间保留和滞销。
第二十条公司文件的销毁管理应按照一定的流程和程序来执行，确保销毁的合法性和安全性。
第二十一条公司文件的销毁记录应详细记录，包括销毁文件的种类、数量和销毁时间等信息。
第八章文件管理的监督和考核第二十二条公司文件管理工作应定期进行检查和评估，发现问题及时整改。
文件分类及编码规则
第1页，共10页依照要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯、范围适用于文件分类与编码管理二、职责1质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规四、术语无五、内容1文件分类1.1 一级文件：阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a ）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b ）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
C ）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d ）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP,描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1系统性：统一分类，统一编码。
按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司 管理文件的分类和编码系统。
2.1.2准确性：文件与编码 ----- 对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。
2.1.3 可追踪性：可查询文件的演变历史。
2.1.4 识别性：文件的编码可反映出文件的文本和类别。
2.1.5 稳定性：任何人不得随意变动文件，若需变动，应经批准，并随之变更相关文件的编 码。
2.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给新的修订号，同时对其相关文件中出现的该 文件编码进行修订。
2.1.7发展性：考虑将来的发展及管理手段的改进。
2.2 全部文件均按编码管理，完整的公司文件编码系统格式如下：2.2.1 文件类型号文件类型号 文件系统号文件分系统号+顺序号+版本号文件系统号系统代号由一位英文字母组成，见下表:223 分系统号223.1 分系统号用以识别文件类别或车间，三位数字表示，从001, 002,……到999224 顺序号为每个分系统从001, 002, 003,……开始的流水号。
公司档案文件编码规则
编制审核核准公司档案文件编码规则一、目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
二、适用范围适用于XX公司，各驻外机构可参照执行。
三、权责（一）总经理负责公司各类制度文件的批准。
（二）各部门负责人负责本部门出具的各类制度文件的审核。
（三）人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
（四）各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
四、制度文件分类及编号规则。
（一）版本号和版次号制度文件版本分为版本号和版次号两部分：版本号代表文件的版本，版次号代表该版本修改次数。
版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
（二）密级1、按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件、机密文件和普通文件。
制度文件应标明密级。
2、绝密文件：除公司总经理以外仅涉事及获准人员可以知悉；机密文件：除公司总经理、涉事及获准人员以外，各部门负责人可以知悉；普通文件：公司内部员工均可以知悉。
（三）正文格式正文一般包括：1.文件首页、2.标题、3.目的、4.范围、5.职责、6.内容、7.附则、8.相关文件与记录、9.附件说明、10.文件说明。
1、文件首页一般包括文件名称、文件编号、版本号、发行日期、密级、页数、分发号、修订记录、编制（人）、审核（人）、批准（人）。
2、“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
3、涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4、文件说明一般包括编制（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
文件管理规定
3.使用场所代号延用《程序文件》的规则，在《管理制度汇编》封面加盖数字章进行标识。
六、文件的编制与审批
相关部门
部门主管
公司级领导
管理部
文件编制
文件更改
各类文件、记录的编写必须套用《管理制度汇编》专用的模板。
七、文件的发放
经编审批后的文件交管理部按需发放，收文单位签收。各使用部门不得在文件上进行涂画，以确保文件清晰，易于识别。当使用人员发现文件脏乱模糊或遗失时，填写《文件补发申请表》，经部门领导批准后，交发文部门重新发放新文件，收回旧文件（遗失除外）。收回的旧文件按《程序文件》中PNQS2-01（文件控制）中5.1.7“作废”文件同等处理。
空白记录使用时由相关部门向管理部申请复印或铅印。管理部控制印制数量。
八、文件的宣传与存档
各部门资料员在收到相关的文件后，必须组织本部门员工对文件内容进行学习，学习可以采用文件传阅的方式，传阅要有传阅记录（在《文件阅读记录》表中签名字和日期）。有新员工到岗和员工调入时，也要组织员工对文件进行学习。为了防止文件在传阅过程中丢失，文件阅读时只能在文件存放地点进行，不得带走。
十二、附录
修订号
生效日
修改部分/章节
修订原因
编制
审核
批准
文件传阅记录
签字
日期
签字
日期
签字
日期
签字
日期
签字
日期
传阅完后的文件由资料员按《管理制度汇编》类文件集中存档并负责保存，保存环境应做到防水、防潮、防虫、防鼠等。
九、文件的借阅
公司员工借阅只能在文件存放地点进行查阅，不得带走。上级部门、顾客或第三方机构向我公司借阅此文件，必须经副总经理级以上领导批准后方可提供，借阅时只能查阅不得复印。借阅应及时归还。
公司文件编码规则 格式 清单
修订版次 版本号 文件流水号 部门编码 程序中文首字母 G - XX - XX - XX (XX)
备注 部门编码见注释5.2
修订版次
M3
管理规定/制度/
版本号
文件流水号
部门编码 管理中文首字母 Z- XX - XX - XX (XX)
修订版次
M4 操作指南（工具方法类）
文员
行政部
文件资料存档程序 《受控文件清单》
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
得到适当的有效的文件。
2. 适用范围
本程序适用于公司所有的文件控制。
3. 定义 无。
4. 流程
流程步骤
接口
实施原则
负责人 确认人
相关文件
步骤1
提出文件需求
需求部门/人提出文件需求, 如涉及外来文件则转《外来 需求人 文件管理程序》
需求人 N+1
《文件创建/更改申请表》
步骤2 评审文件需求
步骤3
文件归类
版本号
产品图号+工序号 部门编码
作业中文首字母 B - XX - XX - XX (XX)
工序编码见注释5.3
M5
表单
修订版次 版本号 表单流水号 部门编码
M5
表单
部门编码 表单中文首字母
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of
文件编码管理制度
【目的】建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。
【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。
【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。
【内容】一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。
二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。
三、文件编码原则3.1系统性。
文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。
3.2准确性。
文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。
3.3相对稳定性。
文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。
3.4可追踪性。
根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。
3.5相关一致性。
文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。
四、文件编码分类：4.1总概框4.2管理类文件分类4.3技术性文件分类4.5记录类文件分类五、文件编码办法如：□□□—★★—••—••—••部门一类别一小结一编号一版号XY—SMP—ZL—00001 —01或□□□—★★—••—••—••—••部门一类别一小结一小结a—编号一版号SC—S0P—JY—TZ—00001 —015.2文件编码含义：①使用相应字母代表相应的文件类别；②a使用相应字母代表该小结的进一步分类；③使用数字表示文件的流水编号；④使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为该版第二次修订，以下类推。
注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。
5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次如01表示第一版。
六、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。
七、编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。
编号规则
深圳茜雅科技有限公司文件分类编码规则一、适用范围本规则适用于公司所有文件编号的编制、修订。
二、目的为了确保公司文件系统的科学性、规范化、标准化管理，便于保存、查询等。
三、起草部门公司人事行政办公室四、归档文件范围公司行政规章制度、公司各部门规章制度、人事规章制度、财务规章制度、业务管理制度、工程类各专业相关操作规程及规章制度、岗位责任制度、外来文件、公司发文文件、财务账套、工资表、考勤表、花名册、合同及合同台账等所有能反映公司正常运转的各种资料。
五、文件编码规则文件编号共分六部分组成：第一部分：BH，代表大连百恒建筑劳务有限公司，所有档案编号均以BH开始第二部分：资料类别制度类：公司各种行政规章制度，缩写：制字文件类：公司发文文件、接收外来文件，缩写：文字工程类：与施工现场相关的各种操作规程及规章制度，缩写：工字财务类：与财务相关的资料、工资表，缩写：财字人事类：员工花名册、考勤表、员工合同，缩写：人字合同类：与各建筑公司签订的业务合同，缩写：合字第三部分：对六大类资料的进一步细分1、制度类包括：公司行政规章制度(缩写XZ）、各部门规章制度(缩写BM）、人事规章制度(缩写RS）、财务规章制度(缩写CW）、业务规章制度(缩写YW）、岗位职责责任制度(缩写GW）等。
说明：行政规章制度文件(法律文件)BH XZ A 发行日期序号┕201104 ┖001 行政规章制度文件(公司文件)BH XZ B 发行日期序号┕201104 ┖0012、文件类包括：公司发文文件、通告、公示（缩写FW、TG、GS)，接收外来文件(缩写WL)等。
3、工程类包括：与施工现场相关的各种操作规程及制度，视各专业分布情况，例如施工现场安全操作规程，缩写为AQ等。
4、财务类包括: 财务凭账（缩写PZ)、财务报表（BB）、工资表（缩写GZ)等。
①D#填写报销单时用，表示档案号的意思。
5、人事类包括：花名册（缩写MC）(分总部A与项目部B)、考勤表(缩写KQ)、员工合同(缩写HT)等。
公司管理制度编码规则
第一章总则第一条为规范公司内部管理，提高工作效率，确保信息传递的准确性和一致性，特制定本编码规则。
第二条本规则适用于公司各部门、各岗位的管理制度编码。
第三条本编码规则由公司行政部负责解释和修订。
第二章编码原则第四条编码应遵循简洁、明了、统一的原则。
第五条编码应具有唯一性，避免重复和混淆。
第六条编码应易于记忆和识别。
第七条编码应便于计算机处理和检索。
第三章编码结构第八条编码结构采用“部门代码+制度类别代码+编号”的格式。
第九条部门代码：由两位字母组成，代表公司内部各职能部门。
第十条制度类别代码：由两位数字组成，代表不同类别的管理制度。
第十一条编号：由四位数字组成，代表同一类别制度下的顺序编号。
第四章编码规则第十二条部门代码：- 行政部门：AD- 人力资源部：HR- 财务部：FI- 技术研发部：RD- 生产部：PR- 市场部：MK- 营销部：MA- 采购部：PU- 仓储部：ST- 客服部：CS第十三条制度类别代码：- 基本管理制度：01- 办公室管理制度：02- 财务管理制度：03- 人力资源管理制度：04- 生产管理制度：05- 质量管理制度：06- 安全管理制度：07- 设备管理制度：08- 采购管理制度：09- 销售管理制度：10- 客户服务管理制度：11- 知识产权管理制度：12- 环境与职业健康安全管理制度：13第十四条编号：按照制度发布的时间顺序进行编号，不足四位的前面补零。
第五章应用与维护第十五条各部门在制定、修订或发布管理制度时，应严格按照本规则进行编码。
第十六条行政部负责对管理制度编码进行审核，确保编码的正确性和规范性。
第十七条各部门应定期对管理制度进行梳理，发现编码错误或重复等问题，及时向行政部报告，并进行修正。
第十八条行政部应建立管理制度编码库，方便各部门查询和使用。
第六章附则第十九条本规则自发布之日起施行。
第二十条本规则如有未尽事宜，由公司行政部负责解释和修订。
第二十一条各部门应严格遵守本规则，确保公司管理制度的有序性和有效性。
文件编码管理办法(修订草案)
规范公司各类文件及记录表单等文件的编码、缩写要求。
确保文件具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效动转。
2.适用范围适用于公司内部ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系的所有文件、TS16949质量管理体系及表单记录的管理。
3.权责3.1综合管理中心负责本办法的编制、修订；3.2、管理者代表负责本办法审核。
3.3、总经理负责本办法的批准。
4.名词释义4.1一阶文件：质量手册。
4.2二阶文件：程序文件。
4.3三阶文件：管理性文件（包括行政经营管理类、技术管理类、质量管理类、设备管理类、检测标准类文件）。
4.4三阶作业指导类文件（检验规程、图纸、指导书、工艺卡、操作规程等工艺操作指导类文件）。
4.5四阶文件：各类表单、记录。
4.6外来文件：（行政管理类、设备管理类、工程技术类、检测管理类、质量管理类）5.内容5.1公司代码：：TY5.2部门代码及工序代码5.2.1、各部门代码（以中心编制）：5.2.2.1、滚塑部各工序代码：磨粉MF----造粒ZL----成型CX----切割QG----装配ZP----包装BZ----清洗QX----返修F X5.2.2.2、模具部各工序代码：小块初加工 01----小块拼焊 02----焊合件----03精加工04----小块加工05----精焊06----模架加工07----打磨08喷丸095.4、文件编码规则：5.4.1、质量手册（一阶文件）：TY-1-A0 “TY”表示安徽省宁国天亿滚塑有限公司，“1”表示第一层文件手册代号，“A0”表示第一版，0次修订。
具体编制格式如下图：5.4.2、程序文件（二阶文件）：TY-2XX-A0:(“TY”表示安徽省宁国天亿滚塑有限公司，“2”表示第二层文件，“XX”表示程序流水编号，“A0”表示第一版，0次修订。
具体编制格式如下图：5.4.3、管理性文件（三阶文件）：TY-GXXX-A0:(“TY”表示安徽省宁国天亿滚塑有限公司，“G”表示管理性文件代码，“XX”表示文件流水编号，“A0”表示第一版，0次修订。