使用Excel制作药品库存报表

项目2 制作药品库存报表在我们的工作、学习中，经常会遇到许多表格，比如：患者各项化验单、账务结算单、医疗设备清单、职工工资表、药品库存统计表等都要用到对数据的计算、排序、汇总等等。

利用Excel2003能方便的制作各种表格，并进行复杂的计算和统计，还能轻松的完成美化表格、自动生成图表。

通过数据分析，还可以整理出我们所需的各种信息和数据，为决策提供依据。

本章就让我们一起来制作药品库存统计表，领略一下Excel的智能与高效。

【学习目标】1)掌握数据输入的基本操作与技巧、单元格的格式化；2)熟练使用公式和函数的计算方法、数据的排序和筛选3)学会使用分类汇总和图表分析数据；4)了解数据透视图和数据透视表。

【技能（知识）点】1)创建和编辑工作簿的基本操作；2)工作表的基本操作与输入技巧；3)使用公式、函数计算、筛选、分类汇总；4)创建图表、格式化工作表及打印。

任务1 药品库存表的建立在进行药品管理时，通常需要四张表格，分别是“初期库存盘点表”、“药品入库表”、“药品出库表”和“药品库存报表”。

【任务实施步骤】步骤1新建并保存工作簿“药品库存统计”.xls1.启动Excel（Excel的启动/退出方法与Word的启动/退出方法相同），自动新建一个空白的Excel文档，默认文件名是book1，扩展名是.xls。

这时,大家看到的是Excel 2003的操作界面，窗口组成如下：在Excel 中，一个文档称为一个工作簿，一个工作簿默认包含三张工作表，每张工作表由多个行和列组成，行、列交叉构成的小方格称为单元格，每一个单元格都有一个唯一的单元格地址相对应。

单元格地址由确定单元格位置的列标和行号组成，如第A 列第5行单元格地址为A5。

矩形单元格区域的地址用“左上角单元格地址：右下角单元格地址”表示，如下图所示的矩形单元格区域的地址可标志为C3:E8。

2.将文件保存为“药品库存统计表”。

数据输入后要及时保存，只有保存后的数据才能被永久性地记录下来，以便今后继续使用。

方法：单击“文件”菜单中的“保存”命令，在弹出的对话框中，选择保存位置，输入文件名，注意保存类型是*.xls ，完成后单击“保存”按钮。

单 元 格 名 称 框 智能填充柄表选择按钮 行号当前活动单元格软件名称 文档名称 菜单栏 常用工具栏编辑栏主窗口控制按钮工作薄窗口控制按钮列号当前工作表名 状态栏 滚动条请记住“保存位置”，以便下次打开时使用。

步骤2 将“Sheet1”改名为“初期库存盘点表”，并输入如下表格中的数据。

工作表改名操作：右击“Sheet1”标签，在弹出的菜单中单击“重命名”，输入“初期库存盘点表”。

也可以双击“Sheet1”标签直接进行改名。

输入“进价”后，按下“A lt+Enter”在“进价”的下面输入“（元）”。

单击A1单元格，输入“药品编号”，按Tab在下一单元格中输入“药品名称”。

依次按Tab输入完第一行后，按回车活动单元格会出现在A2单元格。

如需更改已输入的内容，需双击单元格进入编辑状态进行修改。

对于有序数列的输入，可以使用智能填充功能。

在A2中输入“20030015”后，将指针指向A2右下角的填充柄时，指针形状呈黑色实心十字，按下Ctrl键的同时，向下拖动到A6单元格松开左键，即可完成这一列数据的输入。

不Ctrl键向下拖动时，实现数据的复制。

拖动填充柄，也可以实现等差等比数据序列的填充，如下图：【知识拓展】1. 不相邻的单元格中要输入相同的内容2. 选定单元格方法a) 选择一个单元格：将鼠标指针移到所要选定的单元格上，然后单击鼠标左键。

b) 选择连续单元格区域：用鼠标选定区域左上角单元格，然后按住鼠标左键，拖动鼠标至该区域右下角所在位置，释放鼠标按键。

如果选择的单元格区域较大，可以先单击所选区域左上角的单元格，再按住Shift 键不放，单击右下角单元格。

c) 选择不连续单元格区域：选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl 键不放，选定A1和A2直接拖动，实现相同内容的填充。

按下Ctrl 键的同时拖动，实现数字递增的填充。

①选择要输入相同数据的单元格；②输入数据；③按下Ctrl+Enter 。

拖动填充柄再选定其他的单元格或单元格区域。

d) 选择整行或整列：单击某行的行号，可以选择该行。

单击某列的列标，可以选择该列。

在行号或列标上拖动鼠标，可以选择多个整行或整列。

e) 选定整个工作表中的单元格：单击行号与列标交叉处的灰色按钮，或使用快捷键Ctrl+A 。

3. 修改单元格中数据选中需要修改的单元格后，就可以输入新内容覆盖原有内容；如果只是修改数据中的一部分，如将标题“药品库存表”改为“药品库存登记表”，可以双击要修改的单元格，进入编辑状态，将光标定位到要修改的位置，然后对其中的内容进行修改。

步骤3 在表格中插入标题行和缺少的一列“单位”1. 在表格上方要插入一行写入标题“某诊所部分药品初期库存盘点表”。

具体操作如下图：2.在“规格”的右侧插入一列并输入“单位”，方法如下图：①指向A1单元格右击，在菜单中单击“插入”；②在对话框中单击“整行”，再单击“确定”；③输入如图标题后，选定A1到I1，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”。

①指向D1单元格右击，在菜单中单击“插入”；②在对话框中单击“整行”，再单击“确定”；插入行时在上图中第二步选择“整行”即可，如插入单元格按情况选择第二步中的“活动单元格右移”或“活动单元格下移”。

【知识拓展】 1）删除行和列 操作步骤如下。

a) 选定要删除的行或列。

b) 单击“编辑”菜单中的“删除”命令；或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“删除”。

2）删除单元格 操作步骤如下。

a) 选定要删除的单元格。

b) 单击“编辑”菜单中的“删除”命令；或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“删除”。

c) 在打开的“删除”对话框中，根据需要选择相应的选项，然后单击“确定”按钮。

步骤4 调整“单位”一列的宽度上图中“单位”一列的宽度较大，调整行高或列宽时可以使用手动调节，也可以使用菜单自动调整，方法如下：如果要设定准确数据的列宽，可以单击“格式”→“列”→“列宽”，然后在弹出的对话框中输入准确数据。

调整行高的方法类似：可以将指针指向两行号之间的间隔线出现垂直调整指针时上下拖③输入如图一列，可以使用智能填充来完成多个相同内容的输入。

指向列号D 与E 的分隔线，出现水平调整指针后向左拖动，可减小D 列列宽。

选定D 列，单击“格式”→“列”→“最适合的列宽”。

动，也可以使用菜单自动调整为“最适合的行高”，或者单击“格式”→“行”→“行高”，然后在弹出的对话框中输入准确数据。

步骤5在Sheet2、Sheet3工作表中输入“药品入库表”和“药品出库表”。

药品入库表药品出库表1. 单击Sheet2工作表标签，此时标签呈白色，成为当前工作表，改名为“药品入库表”并开始输入数据。

其中，B2到C7的内容与第一张工作表“初期库存盘点表”的前两列数据相同，大家可以进行复制，避免重复的打字输入。

复制数据的具体操作如下：（1）单击工作表“初期库存盘点表”的标签，选定A2：B7，指向这一数据区域右击，在弹出的菜单中单击“复制”命令；（2）单击工作表Sheet2，指向B2右击，在弹出的菜单中单击“粘贴”。

2. 单击Sheet3工作表标签，改名为“药品出库表”并开始输入数据。

“药品出库表”与“药品入库表”的很多数据相同，大家可以将“药品入库表”复制后进行修改来完成。

方法如下：（1） 指向“药品入库表”按下Ctrl 的同时向右拖动，如下左图，松开左键后，如下右图，完成同一工作薄中工作表复制；（2） 双击“药品入库表(2)”，改名为“药品出库表”；对数据进行相应的修改。

【知识拓展】在使用Excel 的过程中，经常要把工作表中的某部分内容从一处移动或复制到另一处，可以利用鼠标拖动或者通过菜单来完成这两种方法来实现单元格的移动与复制。

方法一：使用鼠标完成(1) 选定需要移动或复制的单元格。

(2) 将鼠标指向选定区域的选定框，鼠标指针变为。

(3) 如果要移动选定的单元格，按住鼠标左键将选定区域拖动到目标区域的左上角单元格，然后释放鼠标。

如果要复制选定的单元格，则需要先按住Ctrl 键，再拖动鼠标。

方法二：通过菜单完成（1） 选定需要移动或复制的单元格。

（2） 选择“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令，也可以单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮。

（3） 选定目标区域左上角单元格。

（4） 选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或者单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。

步骤6 插入新工作表，命名为“药品库存报表”，并输入数据。

出修 改 日 期修 改 为 出 库 数 量复 制 售 价 到 此 处出 删 除 此 列图？默认情况下，新建的工作簿中有3张工作表，用户可以根据需要插入新的工作表，但一个工作簿中最多只能有255张工作表。

要插入一张新的工作表，首先选定某一张工作表,如选定“药品出库表”作为插入的位置，然后单击“插入”菜单中的“工作表”命令（如下图），一张新的工作表Sheet1就插入到当前工作表的左边。

图？也可以用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”来完成。

此时，Sheet1出现在“药品出库表”的左边，要移动工作表的位置，可以将指针指向Sheet1的标签，按下左键向右拖动出现如下图如示时松开左键，就可以将Sheet1移到“药品出库表”的右侧。

双击Sheet1标签，改名为“药品库存报表”，将“初期库存盘点表”中的药品编号、药品名称、进价和售价复制到“药品库存报表”中，如上图完成表格的输入。

【知识拓展】1. 删除工作表的方法如下：（1）选择所要删除的工作表。

（2）单击“编辑”菜单中的“删除工作表”命令；或者用鼠标右击选中的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。

（3）在弹出的警告对话框中，单击“确定”按钮。

注意：删除的工作表不能恢复。

2. 复制/移动工作表的方法如下：方法一：使用鼠标完成（1）移动鼠标指针到工作表标签上方。

（2）按住Ctrl键的同时拖动工作表到另一位置。

（3）松开Ctrl键和鼠标左键，这样就完成了同一工作簿整个工作表的移动并复制。

方法二：通过菜单完成（1）在工作表标签上单击右键。

（2）从弹出菜单中选择“移动或复制工作表”。

这时会出现“移动或复制工作表”对话框，我们可以看到，可以将选定的工作表移动到同一工作簿的不同位置，也可以选择移动到其它工作簿的指定位置。

如果选中对话框下方的复选框“建立副本”，就可以实现选定工作表的复制。

步骤7将此工作簿进行保存，并退出Excel。

保存过的文件进行修改后，选择“文件”菜单中的“保存”命令，文件就会按原来的文件名和保存位置保存，不会出现“另存为”对话框；选择“文件”菜单中的“另存为”命令，可以在打开的“另存为”对话框里选择好保存路径和文件名后点击“保存”。