电子文件与电子档案管理讲解

（11）EDI（电子数据交换）；
（12）EC（电子商务系统）；
（13）EG（电子政务系统）；
（14）数码照相与摄像及多媒体系统；
（15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据， 影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。
（2）ERP（企业资源计划系统）；
（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；
（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；
（7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）；
（9）GIS（地理信息系统）；
（10）E-MAIL（电子邮件系统）；
（3）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化 部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的 真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术 的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。 （4）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、 鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证 管理工作的连续性。
子档案的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在 本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件， 完成电子文件的归档工作。
Page 22
二、电子文件管理的通用要点
3.电子文件管理部门的职责
电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部 门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。
拍摄图像可以RAW格式归档。
Page 14
一、电子文件概述（简）
5.影像文件 用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的
多维动画等动态影像记录（画面）。 常见的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、
RMVB、FLV、MKV等。 适宜归档的影像文件格式有：MPEG、AVI。
Page 15
Page 7
一、电子文件概述（简）
（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结
构信息统称为元数据。 1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）
的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。
内容是电子文件的主体部分。
Page 8
一、电子文件概述（简）
2.背景
Page 11
一、电子文件概述（简）
2.数据文件 以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。 常见的产生数据文件的系统有：ACESS，FOXPRO、SQL
SERVER、ORCLE、DB2等。 数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维持
数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读 取的数据表文件归档。
－－－《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。
档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
源自文库Page 4
（一）电子文件和电子档案的定义
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。
一、电子文件概述（简）
（二）电子文件的产生系统
（1）OA（办公自动化系统）；
北京市档案局信息化处 田雷 2014年3月24日
Page 2
Page 3
一、电子文件概述（简）
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程
中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、 图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
完整，是唯一原件
这两 类数 据不 是电 子文 件！
Page 5
传统载体文件的数字化副本不 是电子文件；
用于纸质文件起草工作的电子 版不是电子文件。
一、电子文件概述（简）
2.电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 ----《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）
真实
完整 可用 安全
2.电子文件的安全管理措施 电子文件的安全管理包含三个层面的含义：
一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相 关信息的留存和安全保密等作出明确规定；
二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改、损坏和灭失； 三是应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存 的载体上。
Page 25
二、电子文件管理的通用要点
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》 （京档发〔2014〕3号）
Page 19
二、电子文件管理的通用要点
（一）电子文件管理原则
电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律， 坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等五项基本 原则。
----《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景 信息。
Page 9
一、电子文件概述（简）
3.结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的
段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载 体、附件等方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程 中始终可以被理解和被利用的重要内容。
影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式应 当符合国家有关保密法律法规的规定。
这里存在以下几个问题需要重点注意：
Page 24
二、电子文件管理的通用要点
1.电子文件形成部门的收集范围
反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用 价值的电子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。 同时，应保留文件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件 应保留其历次修改稿。
一、电子文件概述（简）
6.音频文件 用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声
音记录。 常见的音频文件有：MIDI 、MP3 、WAV 、WMA 、
RA 、RAM 、AIFF 等。 适宜归档的音频文件格式有：WAV、MP3。
Page 16
一、电子文件概述（简）
（五）电子文件的归档方式
2种方式：在线归档和离线归档。 ----《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
这里存在几个要点需要注意：
Page 21
二、电子文件管理的通用要点
1.制度的建立 电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系，
明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子 文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的 归档范围和保管期限。
2.电子文件产生部门的职责 电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电
统一管理 全程管理
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保 存价值的电子文件实行集中管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过 程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
规范标准
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
便于利用 安全保密
Page 20
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分 层次、分类别共享应用。
在线归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
离线归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。
Page 17
Page 18
二、电子文件管理的通用要点
《电子文件管理暂行办法》 （厅字〔2009〕39号）
《北京市电子文件管理暂行办法》 （京办字〔2013〕2号）
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
Page 10
一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段 和管理措施，确保电子文件信息安全。
二、电子文件管理的通用要点
（二）电子文件的管理职责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行
统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程， 落实保障措施。
各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门 负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提 供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。
脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft Office、 WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件 所生成的表格文件格式归档。
Page 12
一、电子文件概述（简）
3.图形文件 根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
DWG、EPS等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFF、PNG、GIF格
式归档；矢量图以原始生成格式归档。
Page 13
一、电子文件概述（简）
4.图像文件 使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作
的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、
TIFF 、RAW等。 适宜归档的图像文件格式有：JPEG、TIFF。较为重要的
Page 23
二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法
律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （1）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （2）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、
来源可靠，未被非法更改； （3）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不
Page 6
电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。
包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文 信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下 内容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
（1）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工 作的电子文件和电子档案管理的功能需求（《电子文件管理暂行办法》明确规定：电 子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保 密等部门提出电子文件管理的功能需求）。
（2）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文 件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。