电子文件与电子档案管理讲解
档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
人事档案电子文件归档和电子档案管理
人事档案电子文件归档和电子档案管理摘要：人事档案管理是人才信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据。
只有通过信息数字化的管理模式和技术手段，才能提升人事档案管理的信息化水平，逐步实现人事档案管理的规范化和标准化。
基于此，文章主要分析了人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施。
关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理1电子档案的特点与传统的纸质档案有所不同，电子档案有着能够被快速收集、整理以及利用的特点。
电子档案主要的依托载体是计算机硬盘，借助云端数据库、移动硬盘等形式，通过音频、视频和图片等多种形式展开记载。
相较于传统的纸质档案，电子档案有着更为丰富的表现形式，能借助网络化管理和网络化传输有效节省档案管理时间，大幅提升工作效率。
同时，电子档案的应用模式意味着其内容能够实时传送给多个移动终端，快速信息传播，并存放于多种不同设备上。
值得注意的是，基于这一特点，在对电子档案复制、传输或删除等操作时，也更容易被他人无痕篡改。
2人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施2.1文件命名规范为每个文件起一个有意义的名称是非常重要的，可以包括以下信息：（1）员工姓名。
可以在文件名中包含员工的姓名或工号，以便快速识别文件是由谁创建或负责的。
（2）文件类型。
在文件名中标明文件的类型，如报告、合同、会议记录等，以便快速了解文件的内容和用途。
（3）日期。
在文件名中包含日期信息，可以是创建日期、最后修改日期或者文件相关事件的日期，以便在需要时按时间顺序查找文件。
（4）其他关键信息。
根据具体需要，可以在文件名中包含其他关键信息，如项目名称、部门名称等，以便更加准确地识别和分类文件。
2.2文件备份定期进行电子文件的备份是确保文件安全性和可靠性的重要措施。
以下是一些备份的建议和注意事项：（1）备份频率。
根据文件的重要性和变动频率，确定备份的频率。
对于经常变动的文件，建议进行更频繁的备份，而对于较稳定的文件，可以选择较少的备份频率。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。
本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。
2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。
2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。
3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。
2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。
3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。
4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。
5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。
3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。
2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。
3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。
4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。
4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。
2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。
3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。
4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。
档案管理电子文件归档与管理
档案管理电子文件归档与管理引言在数字化时代，档案管理的方式也随之发生了变化。
电子文件的产生和增长使得传统的纸质档案管理无法满足需求，电子文件归档与管理成为组织管理中的重要一环。
本文将深入探讨电子文件归档与管理的概念、原则、方法和最佳实践。
电子文件归档的概念电子文件归档是将电子文件按照一定规则保存并加以管理的过程。
与传统档案管理相比，电子文件归档更具有灵活性、高效性和便捷性。
电子文件归档的概念包括但不限于以下几个方面：1.电子文件的定义：电子文件是以电子形式存储在计算机或其他数字设备中的信息载体，可以包括文档、表格、图片、音频等多种形式。
2.档案管理的必要性：电子文件归档是为了保证文件的完整性、可访问性、安全性和合规性而进行的管理活动。
3.电子文件归档的目的：通过合理的电子文件归档管理，实现对电子文件的检索、备份、共享和保护，提高工作效率和信息管理水平。
电子文件归档的原则电子文件归档的原则是指在实施电子文件归档管理过程中应遵循的准则和规范。
遵循正确的原则可以确保电子文件管理的顺利进行，并最大程度地发挥其效益。
电子文件归档的原则主要包括以下几个方面：1.法律合规原则：电子文件归档需符合相关法律法规的规定，保证档案管理活动合法合规。
2.完整性原则：电子文件归档需保证文件完整性，防止文件被篡改或丢失。
3.可追溯性原则：电子文件应具有清晰的追溯路径，能够追踪文件的来源、变更记录和使用情况。
4.数据安全原则：电子文件归档应加强数据安全保护，防止文件泄露和损坏。
5.永久保存原则：长期保存有价值的电子文件，确保信息的连续性和历史可追溯性。
电子文件归档的方法电子文件归档的方法是指实现电子文件归档管理的具体操作步骤和技术手段。
选择合适的电子文件归档方法可以提高管理效率，提升信息管理水平。
电子文件归档的方法主要包括以下几个方面：1.文件分类整理：对电子文件进行分类整理，建立合理的文件目录结构和命名规则。
2.文件格式规范：选择适合的文件格式保存电子文件，避免文件格式不兼容导致文件损坏或无法打开。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理指南企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。
本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。
它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。
企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则1、把握数字时代的特点电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施1、建立企业电子文件归档系统要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件的快速增长和电子档案管理的复杂性使得一个健全的电子文件归档和档案管理制度成为一个组织中不可或缺的一部分。
本文将介绍一个电子文件归档与电子档案管理制度的制定和实施。
2. 目标电子文件归档与电子档案管理制度的目标是确保组织能够高效地管理其电子文件和档案，保证文件的可访问性、完整性和安全性，并满足合规要求。
3. 制度内容3.1 电子文件归档原则标准化命名规范：制定明确的文件命名规则，包括文件名格式、日期格式、部门代码等，以确保文件能够被轻松地识别和分类。
文件分类与归档规则：确定不同类型文件的分类方法，建立文件目录结构和归档规则，以便于文件的查找和管理。
文档版本控制：确保文档的版本唯一性和可追溯性，为文档修改和更新提供准确的历史记录。
3.2 电子档案管理流程文件收集与整理：明确文件的来源和格式要求，并建立文档接收流程，确保文件能够及时收集，并根据相关规定进行整理。
文件存储与备份：确定合适的电子存储介质和存储设备，定期进行备份，以防止文件的丢失和损坏。
权限管理与审计：建立权限管理机制，以确保只有授权人员能够访问和修改文件，同时开展定期的安全审计，发现并纠正潜在的安全风险。
3.3 电子档案保护与合规性数据安全措施：确保文件的机密性和完整性，采取数据加密、网络安全等措施，防止非授权人员访问和篡改文件。
合规性要求：遵守相关法律法规和标准，如隐私保护法、电子数据保存法等，确保电子文件的合规性和法律效力。
灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，针对可能发生的系统故障、网络中断等情况，制定恰当的应急措施，尽快恢复档案系统的正常运作。
4. 制度实施4.1 培训和宣传制定电子文件归档与电子档案管理制度后，组织应组织相关培训和宣传活动，确保所有人员了解并遵守制度要求。
4.2 系统建设与运营为了支持电子文件归档与电子档案管理制度的实施，组织应购置合适的电子档案管理系统，并定期维护和更新系统，确保其正常运行。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理电子文件的归档和档案管理工作，确保电子文件的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。
本制度适用于本单位所有电子文件的归档和档案管理工作。
第二章定义和术语解释1.电子文件：指以数字形式存储在电子介质上，并可以通过计算机系统或其他电子设备进行查看、编辑、传输和存储的文件。
2.归档：指将电子文件按照一定的规则和流程进行组织、分类、整理和存储，以便于后续的检索和利用。
3.档案：指已经归档并留存下来的电子文件，作为证据或信息的依据，并具有法律效力。
4.档案管理：指对电子档案进行存储、检索、保管、销毁等一系列管理活动。
5.元数据：指描述电子文件属性和信息的一组数据，如文件名称、作者、创建时间等。
第三章电子文件归档管理流程1.创建电子文件将新建的电子文件按照相关规定命名、排序，并添加必要的元数据。
2.文件归档申请提交电子文件归档申请表，包括文件基本信息、归档目的、归档分类等，并附上相关文件。
3.文件归档审批归档管理员根据申请表和相关文件进行审核，并决定是否归档。
4.文件归档通过电子档案管理系统将归档文件按照归档分类进行归档存储，并记录归档信息和存储位置。
5.文件归档通知向申请者发送文件已归档的通知，告知归档编号和存储位置。
第四章电子档案管理1.档案检索根据需要检索档案，通过档案管理系统进行关键词检索、分类检索等方式找到所需档案。
2.档案利用对于需要使用的档案，使用人员可以通过电子档案管理系统进行查阅、复制、打印等操作，但需遵守相关规定。
3.档案保护确保档案的完整性和安全性，采取数据备份、权限管理、防措施等措施，防止档案损坏、丢失或被非法访问。
4.档案销毁对于无需保留的档案，按照规定的销毁期限和流程进行销毁，并记录销毁信息。
第五章附件本文档涉及的附件包括：1.电子文件归档申请表3.归档文件归档规范4.档案查询申请表第六章法律名词及注释1.电子交易法：《中华人民共和国电子交易法》。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息化的发展，电子文件归档对于企业和机构的信息管理变得越来越重要。
电子档案管理规范是电子文件归档的重要组成部分，对于保障企业信息的完整性、真实性和安全性具有非常重要的意义。
本文将结合实际情况，介绍电子档案管理规范的重要性和相关的注意事项。
一、电子档案管理规范的重要性1.保障电子文件的安全性随着企业信息化水平的不断提高，电子文件的数量也在不断增加。
如果没有良好的电子档案管理规范，电子文件将面临诸如病毒攻击、干扰、损毁等安全问题。
针对这些安全隐患，电子档案管理规范应该包括防病毒、安全备份、权限控制、安全传输等方面的规定。
2.提高信息的准确性和一致性电子文件管理的一个重要问题是如何确保信息的准确性和一致性。
例如，同一份文档在不同时间点，可能会出现不同的版本，如果没有良好的电子档案管理规范，这些版本很容易混淆，并且难以进行追溯。
为了保障信息的准确性和一致性，电子档案管理规范应该涉及文档版本控制、文档流程管理、审批流程设计等方面的问题。
3.提高信息的可读性和可用性电子文件中存储的信息，包括文字、图像、音频等多种形式。
不同的信息形式，需要不同的工具才能进行读取和使用。
良好的电子档案管理规范，可以确保文件的可读性和可用性。
例如，对于电子文档而言，应该建立标准化的文档格式，使得文档在任何终端上都可以正常打开和阅读。
4.实现便捷的查询和检索对于大型机构和企业而言，电子文件的数量非常庞大。
为了方便管理和查询，电子档案管理规范应该涉及文档索引设计、关键字标签、全文检索等方面的问题，使得查询和检索变得更加便捷和高效。
二、电子档案管理规范的注意事项1.建立良好的电子档案管理制度企业应该建立健全的电子档案管理制度，规范电子文件的创作、管理、存储和维护流程。
制度应涵盖电子文件的分类、归档、备份、迁移、销毁等方面。
2.制定文档格式标准企业应该制定统一的文档格式标准，使得不同类型的文件可以通过相同的标准进行生成和处理。
电子文件归档与电子档案管理
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。
为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。
二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。
2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。
3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。
4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。
三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。
2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。
3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。
4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。
5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。
四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。
2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。
3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。
利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。
4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。
五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。
试论电子文件与电子档案的管理
管理 科 学
２ 第葫 ｉ 科年 ２ ０ 鑫 乱 １ 嗍 Ｌ 鹅 Ｏ
试论 电子 文件 与 电子档 案 的管 理
黄 庆 容
（ 广东省体育局 ，广东广州 ５ ０ ０ １１ ５）
接 耍 ￣－ ３ 件与 电子档案是档案事业发展的一项重要举措 。电子 文件与 电子档案是指在数字设备及环境 中生成 ，以数 码形式存储 于磁 ； ｃ －
能损伤数据 ，损害作 为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的 真实性 、完整性 ，是归档人员和档案室管理整理电子档案的～项重要内
容。
１ 电子文件 特性 与档案 管理工作 电子文件和纸质文件都是反映历史原貌的原始记录。丽者既有共 性， 也有差异 。电－３ 件的产生 、 Ｔ Ｃ 形成 、 归档及其传送 、 存储 、 管理等 与传统的纸质文件所用的技术、方法有所不同。电子文件是指一种通过
带 、磁盘 、光盘等载体 ，依赖计算 机等数 字设备阅读 、处理 ，并 可在通信 网络上传送 的文件。 与纸舞文件相 比较 ，￣－． 件不再是直观 的 Ｙ３ ｃ 纸质文件 ，它需要借助现代办公设备 才能阅渎利 用 ．
关键 词 电子文ห้องสมุดไป่ตู้ ；档案归档 ；保存 ；利 用管理
中圈 分类号 Ｃ ７ 文 献标识 码 Ａ 文章 编号 １７ —６ １（ １） ２０５— ２ ２ ６３９７一２ ０１ — １２０ ０ ０
随着办公 自动化的 日 渐普及 ， 特别是信息技术的迅猛发展 ，电子文 件已广泛应用于我们的工作之中。档案员对电子文件和电子档案管理是 发展的必然趋势 ， 与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且 难度较大的一项工作 。为 了使电子计算机提高档案管理 工作效率 ，加 快档案事业 的发展 。传统 的办公过程产生 的纸质文件不能被电子文件取 代，要把纸质文件与电子文件 同步进行存档，电子文件如何保管？电子 档案如何管理和利用？已成为档案人员必须探索的问题 ，我单位着重从 以下几个方面解决问题 。
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
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Page绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
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二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法
律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （1）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （2）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、
来源可靠，未被非法更改； （3）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不
（3）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化 部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的 真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术 的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。 （4）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、 鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证 管理工作的连续性。
（11）EDI（电子数据交换）；
（12）EC（电子商务系统）；
（13）EG（电子政务系统）；
（14）数码照相与摄像及多媒体系统；
（15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据， 影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》 （京档发〔2014〕3号）
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二、电子文件管理的通用要点
（一）电子文件管理原则
电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律， 坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等五项基本 原则。
----《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）
－－－《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。
档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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（一）电子文件和电子档案的定义
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
（2）ERP（企业资源计划系统）；
（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；
（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；
（7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）；
（9）GIS（地理信息系统）；
（10）E-MAIL（电子邮件系统）；
这里存在几个要点需要注意：
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二、电子文件管理的通用要点
1.制度的建立 电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系，
明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子 文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的 归档范围和保管期限。
2.电子文件产生部门的职责 电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电
2.电子文件的安全管理措施 电子文件的安全管理包含三个层面的含义：
一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相 关信息的留存和安全保密等作出明确规定；
二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改、损坏和灭失； 三是应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存 的载体上。
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二、电子文件管理的通用要点
完整，是唯一原件
这两 类数 据不 是电 子文 件！
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传统载体文件的数字化副本不 是电子文件；
用于纸质文件起草工作的电子 版不是电子文件。
一、电子文件概述（简）
2.电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 ----《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）
真实
完整 可用 安全
子档案的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在 本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件， 完成电子文件的归档工作。
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二、电子文件管理的通用要点
3.电子文件管理部门的职责
电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部 门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。
拍摄图像可以RAW格式归档。
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一、电子文件概述（简）
5.影像文件 用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的
多维动画等动态影像记录（画面）。 常见的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、
RMVB、FLV、MKV等。 适宜归档的影像文件格式有：MPEG、AVI。
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影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式应 当符合国家有关保密法律法规的规定。
这里存在以下几个问题需要重点注意：
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二、电子文件管理的通用要点
1.电子文件形成部门的收集范围
反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用 价值的电子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。 同时，应保留文件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件 应保留其历次修改稿。
DWG、EPS等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFF、PNG、GIF格
式归档；矢量图以原始生成格式归档。
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一、电子文件概述（简）
4.图像文件 使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作
的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、
TIFF 、RAW等。 适宜归档的图像文件格式有：JPEG、TIFF。较为重要的
在线归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
离线归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。
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二、电子文件管理的通用要点
《电子文件管理暂行办法》 （厅字〔2009〕39号）
《北京市电子文件管理暂行办法》 （京办字〔2013〕2号）
北京市档案局信息化处 田雷 2014年3月24日
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一、电子文件概述（简）
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程
中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、 图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下 内容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
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一、电子文件概述（简）
2.数据文件 以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录集。 常见的产生数据文件的系统有：ACESS，FOXPRO、SQL
SERVER、ORCLE、DB2等。 数据文件应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维持
数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读 取的数据表文件归档。
统一管理 全程管理
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保 存价值的电子文件实行集中管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过 程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
规范标准
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
便于利用 安全保密
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发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分 层次、分类别共享应用。
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一、电子文件概述（简）
（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结
构信息统称为元数据。 1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）
的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。
内容是电子文件的主体部分。
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