公文处理与写作基本知识

公文处理与写作基本知识

一、公文的定义、特点、作用和分类

（一）公文的定义

公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

（二）公文的特点

1、鲜明的政治性。

2、法定的权威性。

3、严密的科学性。

4、体式的规范性。

5、法定的程序性。

（三）公文的作用

1、法规行政约束作用。

2、领导指导作用。

3、联系公务作用。

4、宣传教育作用。

5、沟通信息作用。

6、依据凭证作用。

（四）公文的分类

公文在其长期的发展过程中，适应国家机关各项活动的不同

需要，逐步形成了不同的种类。

1、公文分类的意义

（1）正确区分公文类别，有助于公文撰写的规范化；

（2）正确区分公文类别，有助于公文传输的制度化；

（3）正确区分公文类别，有助于公文立卷归档的科学化；

2、公文分类的标准

（1）按法定文件规定，公文可分为法定党政公文和机关常用事务文书。

国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》中的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

机关事务文书，是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。常用的有：计划、总结、简报、章程、办法、调研报告、讲话稿等。

（2）按公文的行文方向划分，有上行文、下行文和平行文。

上行文，即被领导、指导的下级机关向上级领导、指导机关

报送的公文。如:报告、请示。

下行文，即上级领导、指导机关向下级被领导、指导的机关发送的公文。如：命令、决定、公告、通知、批复。

平行文，即同一组织系统中的同级机关或不相隶属机关之间互相递送的公文。如：函、议案。

（3）按公文办理的紧急程度划分，有特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件）

特急公文：是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和处理的公文。

紧急公文：一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和处理的公文。

常规公文：是指可以按正常速度形成、运转和处理的公文。

（4）按公文的秘密等急划分，有绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）

绝密件：指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

机密件：指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

内部件：指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限

在机关单位或一定范围内部运转的公文。

国内件：指内容不涉及国家秘密，但不宜对国外公开发布的公文。

公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。

（5）按公文的用途划分，有正件、附件、承办件、参阅件正件：是正式文件，其主要部分是行文部分。它是处理公务的具体书面工具。没有正件，便不会有附件。

附件：是附在正件后边，对正件或正件的部分内容加以补充说明的公文或材料。

承办件：是指需要办理、执行的文件。这类文件，一般说来，时间性、政策性、强制性较强。

参阅件：是仅供阅读参考的文件。它没有强制执行作用。

（6）按公文运转的范围划分，有通用公文和专用文书。

（7）按公文的效用程度划分，有草稿、讨论稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本。

3、公文的常规分类（包含事务文书）

（1）报请公文。报请类公文，是下级机关单位向上级领导机关报告工作、反映情况、请求回复的公文。如：报告、请示。

（2）指挥类公文。指挥类公文，是由上级领导机关制发，

用以指导下级机关工作的公文。如：命令（令）、指示、批复、决定。

（3）知照类公文。知照类公文，是各级机关之间或机关内部向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布要求的公文。如：通知、通报、通告、公告、函、会议纪要。

（4）法规类文书。法规类文书，是由机关单位或组织团体制定和发布的，要求有关组织和人员强制性贯彻执行的工作或活动的规范与要求的文书。如：章程、条例、规定、办法、细则。

（5）计划总结类文书。计划文书，是为实现某一工作目标而制定的有关方法、步骤、措施等的策划性文书。其特点是有较强的指挥性、针对性、激励性。如：计划、总结、调研报告、工作研究、简报、会议纪录。

（6）演讲类文书。演讲类文书，是在集会和公众场合发表讲演的文书。

（7）常用经济类文书。本来是属于专用文书。但随着机关工作都以经济为中心，因而其中不少文种已经成为国家机关常用的事务文书。如：经济调研预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、经济合同、产品说明书、经济广告。

二、公文的行文规范

（一）公文的行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。不滥发空文。简化行文手续。

2、尊重组织关系，根据机关间的工作关系准确行文原则。

3、党政分开的原则。行政机关不能向党的组织发指示性文件，不以行政机关名义向党组织请示问题。党组不向下级行政机关和党的组织行文。行政机关在发文时，如涉及党的工作内容，应与同级党委联合行文。

4、精简公文和控制数量原则。不重复行文，不多头行文。

5、一般不越级行文的原则。只有上级机关指定直接越级上报的公文，检举、控告直接上级机关的公文才可以越级行文。

6、应分清主送机关和抄送机关。不多头主送和忽视抄送，尊重机关职权；

7、报刊上发表的文件，视为正式文件。

8、机关内部应规定发文权限，部门内设机构除办公厅（室）不得对外正式行文。

9、上级机关的公文不能随意翻印、转发。

10、行文由办公秘书部门统一处理的原则。

11、公文不直接报领导者个人的原则。

12、请示不抄下级机关的原则。