会议服务业务知识PPT课件

左站立的服务员以右手作向内引领手势。 2、送香巾 （1）由专人为客人送香巾； （2）香巾按标准折叠整齐摆放在托盘内，托盘底部垫一张白色方巾； （3）服务员左手托盘，五指分开托住盘心，掌心勿与盘底接触，右手用专用香巾夹夹起香巾递与
客人，微笑点头示意：请用毛巾； （4）客人用毕，应及时回收，放置与储藏室指定处待洗。 3、茶水服务 （1）由专人为客人送上茶水； （2）续水时右手握住瓶把，左手持方巾托住瓶底，随时擦拭瓶口流出的水，控制水溢出；左手轻
桌上一般要求有台布， 椅子颜色与台布颜色 接近。
椭圆型
圆型
异型
讨论组通常坐在与会者面前。当人数较多时， 讨论组也可转移到讲台上。（M代表主持人）
M
自助餐型布置
圆型的自助餐型的 桌子布置多用于有 关酒会等与饮食结 合在一起的会议。 在中间的圆桌上可 以放上鲜花或其他 展示物。
自助餐型还有很多 的变化形状，可根 据具体场所和时间 来安排。
会见型布置之一
会见厅的布置可 用沙发或扶手椅， 按马蹄型、凹字 型摆放。通常马 蹄型或凹字型布 置均用沙发，沙 发后摆扶手椅供 记录员和译员就 座。规模较大的 会见，可以布置 成会议型，即用 桌子和扶手椅布 置成丁字形
会见型布置之二
正方形（矩形）布局
一种封闭式的布局形式，可以容纳更多的人 参会，要求发言人和与会者坐在一起。
签字厅的布置，要求厅正面挂有屏风式挂画作 为照相背景，在挂画前面，并摆放两张长条桌， 桌面铺深绿色台呢。在签字台后面，摆设两把 高靠背扶手椅，两椅相距1.5米，在椅子背后 1.2米处，根据人数的多少摆上梯式脚架，脚 架两侧陈设常青树，在两个座位前摆好待签字 文本，右上方摆设文具，中间的前方挂有两面 国旗的旗架，签字厅两侧可布置少量的沙发， 供休息用。
轻揭开杯盖，倒放于桌面； （3）第一道沏茶时，茶水至茶杯1/2处即可，第二次以后应至茶杯2/3处，勿满； （4）完毕，用左手将杯盖轻轻盖上，杯盖上标识朝向客人，微笑点头示意：请用茶； （5）茶水服务完毕，退与会议室指定处站立待命，观察现场动态； （6）每隔10分钟进行一次茶水服务； （7）随时随地注意客人的用茶情况，若发现客人将杯盖倒放于桌面，应立即上前续水服务。 （8）服务应做到“三轻”（走路轻、说话轻、操作轻）；在尽量不打扰客人开会的情况下添加茶
礼堂型布局主要有V型和端正型两种形式。 在布置座椅时，先将过道空间预留出来。座椅之间横距为5cm，椅子前后中心
距离为70cm。若采用扶手椅，其前后距离应适当调大。摆放座椅时，要求前 后左右整齐划一。在摆放整齐后，还应将相邻的座椅固定在一起以保证安全。 出现紧急情况的疏散时，固定的椅子不会被推倒成为障碍物。 在布置椅子时，前后左右的直线排列可用绳子来做直线比量基准，保证线条 整齐划一。依据国际会议惯例，第一排座椅距离讲台或主席台的最小距离为 1.8m以上；纵向过道从会议室的最前排一直贯穿到最后一排，不留任何转折 和中断；在座位中间部分还应留出横向过道。
水，特殊情况时可按客人要求服务；
4、更换烟缸，清理烟灰桶 （1）随时查看会议室内烟灰桶内烟头情况，桶内烟头不得超过3个； （2）每隔10分钟更换一次烟缸，烟缸内烟头不得超过3个，更换时左手
托住托盘，托盘底部垫一张白色方巾，上放干净烟缸； （3）右手将用过的烟缸拿起叠放于干净烟缸下，并取出用过的烟缸放于
T形布局
适合于小组讨论，在具体摆放时，还可以将图 中的两排桌子改为一排，与会者面对面坐在桌 子两边，T字的顶端是发言人的座位，因此不 应向两边伸出太多。
P
P
指导形布局
与T形布局相似，主要区别是指导形布局中， 发言人和与会者围坐在同一张桌子旁。
P
E形布局
E形布局是T形布局的延伸，可以容纳更多的 与会者，它的局限是与会者不方便看到其他同 伴。如果空间允许，可用开放式E形布局或辐 射型布局来代替它。在E型布局中，与会者可 以在桌子的一边或两边。
托盘上； （4）在尽量不打扰客人开会的情况下更换烟缸； （5）注意烟缸每两个座位摆放一个，保持在一条直线上，火柴放在烟缸
右沿上； 5、会议期间的各项卫生保持（包括会场、卫生间、吸烟区、备水区等） 6、送客 （1）会议完毕，侧身站于会议室门口指定处，面带微笑准备送别客人； （2）以15度普通礼鞠躬，以标准手势送别客人，同时对每位客人道别：
一、班前准备
1、领取钥匙 在办公室领取会议室钥匙，并在钥匙管理表上做好记录。 2、检查设施设备 （1）检查会议室灯光控制是否正常； （2）拉开窗帘，检查门、窗、桌椅、板凳等设备有无损坏； （3）检查空调是否正常工作； （4）检查各种电器设备是否正常运行。 3、报修 （1）设施设备如有损坏，立即填报请修单，并报修； （2）报修后15分钟无人到现场维修，立即上报主管。 4、领取物品 （1）检查便笺、信笺、铅笔、杯垫等物品是否储备充足； （2）及时补领不足物品； 5、检查参与服务人员仪容仪表是否符合规范。
教室型布置之二
教室型布置之三
教室型布置之四
U型
很多小型的会议倾向于面对 面的布置和安排，“U”形 是较常见的，即将与会者的 桌子与主席台桌子垂直相连 在两旁。
如果只有外侧安排座位，桌 子的宽度可以窄些；如果两 旁安排座位就应考虑提供更 大的空间来呈放材料。
回字型
条型
用两张长桌并列成长 方形讨论的形式，一 般有方形，圆形和椭 圆形几种，多用于讨 论会等。
教室型布置之一
这种布置与学校教室一样，在 椅子前面有桌子，方便与会者 作记录。桌与桌之间前后距离 要大些，要给与会者留有座位 空间。这种布置也要求中间留 有走道，每一排的长度取决于 会议室的大小及出席会议的人 数。
一般要求每个座位上放有一个 水杯。
与礼堂一样，教室形布局是常 见的布置方案之一。当与会者 在会议上需要看资料和书写时 比较适用。在这种布局中，发 言人可以看到所有的与会者， 但大多数与会者只能看到别人 的后脑，不利于会间交流。
谢谢！欢迎再次光临。 7、检查会场，做好善后工作 （1）检查有无客人遗留物，并做好记录； （2）各类设施设备有无损坏遗失，若有，应及时报告主管查核、报修；
8、清扫会场 （1）清理各处垃圾，集中于垃圾桶内； （2）擦拭桌椅板凳、镜面各处，使之光洁无迹； （3）洗净地毯各处； （4）撤除用过的台布，及时送洗； （5）对会议室做卫生保洁。 9、杯具类消毒 （1）在茶水间清洗池内用杯具清洁剂清洁所有杯具； （2）清洁后的所有杯具放入消毒柜进行消毒处理； （3）消毒后的杯具放入储藏柜内 10、客户资料整理 （1）根据会议情况，掌握顾客需求； （2）及时补充和完善档案资料； （3）通过档案指导下次接待工作。
会议VIP接待服务
针对对象：会议VIP主要包括出席会议的各位政要、名人、高层官 员、知名企业领导人、著名科学家、重要赞助商代表、演艺明星等。

二、流程及标准
◆抵达前的准备工作
XXX部经理预览将到达的会议贵宾名单并与会务组联络确认贵宾抵 达时间；
随时了解贵宾到店前的任何准备工作状况。注意收集和传达各种接 待信息
会议服务业务知识
会议的八知、三了解
☆知道出席会议的人数 ☆知道会议的类型 ☆知道会议的名称 ☆知道主办单位 ☆知道会议日程安排 ☆知道会议的宾主身份 ☆知道会议的标准 ☆知道会务组织者姓名 ★了解会议特殊要求 ★了解与会者的风俗习惯 ★了解结帐方式
礼堂型布置
所有椅子面向发言人、讲台或主席台。适合于大型会议，可最大限度地利用 有限空间来容纳更多参会者。
会场的主题性布置
（1） 会标的制作 （2） 桌签的制作 （3） 座签的制作 （4） 会徽 （5） 台幕 （6） 主席台的布置 （7） 与会者坐席的摆放
会场的装饰性布置
（1） 会场色彩的处理 （2） 会场的气味效应
视听环境的布置
（1） 会场听觉环境 ①讲话人的音量控制 ②环境音响的控制 ③调节性音响控制 ④会议厅的容量、座次与舞台的安排都与视听设备之间产生直接
的关系。 （2） 视听设备与会议室的容量 估计视听器材所需要的空间，应遵循视听的两项原则： 1米5原则：是从地面到银幕底层的距离为1.5米，一般来说人坐下
的高度为1.4米。 “2：8原则”：最佳的视觉范围是不近于2倍银幕的高度也不远
于8倍银幕的高度。 （3） 座位安排对视听的影响
其他细节的布局
（1） 讲台 （2） 工作台 （3） 烟灰缸和禁烟标志 （4） 吸墨台 （5） 水杯和水 （6） 文具 （7） 名牌 （8） 展示方向标志
会议过程的接待及服务流程
流程执行： ◆会议服务组 工作职责： ◆按程序和标准进行会议接待安排； ◆保证会议厅设施正常运行 工作内容： ◆班前准备 ◆会前准备 ◆按程序和标准完成会议接待 ◆结束工作 ◆客户资料整理工作
笔等； （5）在座位上依次摆放席卡、服务夹（内备铅笔、会议记录纸）、茶杯、杯垫、烟灰缸，
茶杯把柄统一朝向客人右手侧，桌上物品标识符号正对客人朝上； （6）协助会务组工作人员进行会场的特殊布置。
三、会议接待
1、迎宾 （1）提前15分钟站立于会议室门口指定位置，面带微笑； （2）客人抵达时，以15度普通礼鞠躬、问候，语言规范，态度和蔼； （3）以标准手势及行进位置引领客人进入会议室，靠右站立的服务员以左手作向内引领手势，靠
P
P
菱形布局
是V形布局的变形，主持人可坐在菱形的任何 一个角上。
P
六边形布局
是菱形布局的变形者，而 且大多数与会者也可彼此看到。
P
三角形布局
适用于小组讨论，发言人几乎可以坐在任何位 置，但通常还是处于三角形的某个顶点。
P
签字仪式型布置