业务外包管理办法

XXXX公司

业务外包管理办法

第一章总则

第一条为使XXX公司（以下简称“公司”）外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间公司资产安全，维护公司利益，实现业务外包的战略目标，提高资源利用率，特制定本制度。

第二条本制度所称业务外包，主要是指公司（以下又称发包方）为实现战略经营目标，利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给公司以外的专业服务机构或其他经济组织（简称：承包方）完成的经营行为。

第三条常见的业务外包包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、物业服务、IT服务等。

第四条本制度适用于本公司及全资、控股子公司所有业务外包活动的管理。

第二章业务外包主要岗位职责

第五条董事会

审议、审批重大或核心业务外包项目计划书；确定外包业务的归口管理部门。

第六条董事长、总经理

审批外包业务流程管理制度；审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书；审定最终的承包方；审议、批准外包合同书；审批外包业务付费款项；审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费。

第七条总会计师或主管财务负责人

审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度；审批盘盈盘亏的资产、存货；审批资产、存货的会计处理结果。

第八条法律顾问

审核外包的法律性协议或合同文件；参与外包业务的谈判；解释协议或合同条款，处理相关法律事务。

第九条归口管理部门

拟定外包业务流程管理制度；跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况；编制外包项目计划书；根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初步遴选；初步接洽，订立外包合同协议；培训涉及业务外包流程

的员工；定期检查和评价外包业务进展情况；提出外包业务的初步检验结果，参与项目的正式验收；确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议；协调处理与承包方之间，以及各承包商之间的争议；申请外包业务正常及额外付费款项。

第十条财务部等职能部门

组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度，并进行审核；审查外包业务承包方对公司固定资产、流动资产、存货的使用情况；定期对承包方库存存货进行检查；组织开展资产、存货的盘点工作；根据成本收益情况，评估业务外包项目计划；进行外包业务相关的会计处理；审核外包业务付费款项；确认业务外包中的退款及折扣金额。

第三章外包业务流程

第十一条制定外包战略

（一）在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。

1、此项业务是否是利用公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。

2、此项业务外包可以降低成本。

3、此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。

（二）准确把握公司核心竞争力与盈利环节，避免将公司核心业务外包。

第十二条编制外包项目计划书

公司在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容：

（一）业务外包的背景，如公司外部环境要求及公司中长期发展战略。

（二）业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。

（三）业务外包的具体实施程序。

（四）业务外包的主要风险和预期收益。

（五）其他相关内容。

第十三条外包项目计划书通过审批后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、法律及财会专业人员等组成。

第十四条业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利实现。

第十五条按照《业务外包承包方管理制度》选择承包方。

第十六条业务归口管理部门组织有关人员和承包方就《外包项目合同》的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署《外包项目合同》。

第十七条业务归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。

第十八条业务归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。

第十九条项目结束或合同到期时，业务归口管理部门负责组织相关人员对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。

第二十条与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，业务归口管理部门对申请书进行审核，审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。

第二十一条对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。

（一）指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。

（二）采用法律手段解决长期未决赔款。

（三）若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总经理以上级别管理层审批后执行并备案。

第四章外包合同管理

第二十二条订立外包合同的原则：应遵循自愿平等、互利有偿和诚实守信的原则，不得有损公司的利益和形象。

第二十三条业务外包合同内容涉及国家安全或重大利益需要保密的，按相关规定办理，并与承包方签订《外包项目保密协议书》。

第二十四条按照《合同管理制度》、《合同管理实施办法》办理审批后签订。

第二十五条合同文本要规范，根据外包业务的性质，按公司的相关规定格式填写，内容要详实，必要时要补充保密协议书附件、技术协议书附件、外包项目咨询合同书附件。

第二十六条公司应当在外包合同中具体约定下列事项。

1、对于涉及公司机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。除合同约定的保密事项外，公司应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。

2、公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况和效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服务流程和方法。