高校办公自动化建设的现状与问题

高校办公自动化建设的现状与问题

随着这几年我省高校的合并和发展，其规模越来越大，部门分工越来越细，部门之间的协作也越来越多。许多高校采用手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率低下，对于统计功能不能实现。而采用工作流软件，用户只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动进行，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、管理、查询、统计、打印等，大大提高了高校的工作效率。

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0 引言

近几年来，随着高校校园网络的快速发展，高校办公自动化建设逐步展开，许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办公自动化系统。高校办公自动化建设如火似荼，但建设的情况究竟如何，有必要进行调查分析。

1 高校办公自动化建设的现状

1.1 高校办公自动化建设的状况。

其中北京大学、清华大学、复旦大学、大连理工大学、西南财经大学等高校基本实现无纸化办公，这表明大部分高校都开展了办公自动化建设，但实现无纸化办公的却不多。

1.2 办公人员的计算机应用水平逐步提高。

随着计算机的广泛使用，人们的应用水平也逐步提高。

从办公人员对计算机使用的时间可看出，计算机已成为高校办公的一种必备工具。

这说明微软Office办公软件在高校中也已得到了普及，也为办公自动化系统的推广奠定了良好的应用基础。

电子邮件已经成为高校办公人员工作交流的一种重要工具，得到了大家的认可和广泛的使用。

1.3 高校校园网基本建成。

高校校园网已经连接到校内主要办公楼、教学楼、实验楼、图书馆，很多高校的教师住宅楼和学生宿舍也已接入了校园网。

1.4 办公自动化系统软件品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。

以Microsoft Office、Microsoft Outlook为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转能够顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，也使电子公文能得到普遍认可。

2 办公自动化建设中存在的问题

办公自动化在高校得到了蓬勃的发展，但各个高校建设的差異较大，遇到的问题也各不相同，目前存在以下问题：

2.1 应用软件问题。

高校的办公系统主要使用的是C/S模式，需要安装客户端，当用户较多时客户端的维护任务较重，另外一些用户希望办公自动化使用方便、操作简单。

2.2 办公人员意识问题。

这个问题是当前办公自动化建设中最为突出的问题。有些办公人员对办公自动化带来的作用理解不够深刻，对使用它的紧迫性和必要性还认识不够，当问及是否有必要使用时，答案都是“必要”；但在涉及到个人使用的时候，有些办公人员的情绪还是有抵触的。传统的手工公文处理方式有一套完善的制度和行之有效的方法，已经运行了几十年，要一下子用计算机来处理工作，确实会有部分办公人员产生疑问和抵触情绪。由于当前的办公方式仍能够维持，一些办公人员对传统的办公方式仍有较强的依赖性，不愿主动去改变。

2.3 无纸化问题。

许多高校一开始实施办公自动化建设，就定下了办公无纸化的目标。但从目前来看，完全实现“无纸化”是不太现实的。无纸化办公是指计算机在信息传递时中不用纸张，但输入数据和指令仍需人操作，打印备份仍需要纸。由于当前办公自动化的安全问题还没有完全得到解决，如数据都存储在计算机上，一旦遭到破坏，损失不堪设想。另外，一些重要的文件仍要通过纸质文件传输，即使在基本实现办公无纸化的高校，“红头文件”仍发放纸质的文件，不通过网络传输。电子文件和纸质文件各有优势，应发挥各自优势，不能一概无纸化。无纸化只是手段，而不是目的，实现办公自动化是为了提高现代化管理水平，而不是单纯的追求“无纸化”的形式。

2.4 异地化办公。

一是移动办公：校领导经常出差，需要随时传回信息、并了解学校情况或对重要文件做出批示，要求随时随地都可以通过拨号方式连接到Internet接入学校的办公系统，实现真正的移动办公；二是远程办公：随着高校管理体制改革和布局结构调整的进行，合并高校一般都有多个校区，地理位置不同，传统的办公方

式较难做到各类信息迅速上传或下达并得到及时处理，这就要求有各校区之间的新型办公方式出现。

3 结束语

办公自动化系统建设是一项长期的工程，不能一蹴而就，与传统的办公方式有着较大的变革，在发展过程中不可避免地会遇到一些阻力和问题，不可能一帆风顺。我们必须要有足够的思想准备，在办公自动化建设中敢于发现问题，正视问题，解决问题，坚持“以需求为导向，以应用促发展”有计划、分步骤地实施，带动学校的信息化工作，提高学校的管理水平。

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