大型企业管理制度-医药企业应收账款管理制度

医药企业应收帐款管理制度

一、应收账款控制的两个重要指标为：信用额度、信用期。其中信

用额度依据客户综合情况滚动制订（参见信用额度滚动制订实行办法），信用期统一规定：商业最高为三个月，直销医院最高为四个月。应收帐款采用权责发生制核算。

二、分项管理制度：

1、客户开户管理：

1-1、对于新增客户，由销售代表填写“开户、授信申请表”

并附上经过年检的营业执照（医院为医疗机构许可证）、

药品经营许可证、税务登记证，经各级业务经理审核后

交会计部，会计部就所提供的证照予以复审，合格后予

以开户，相关信息录入档案。

1-2、新增客户原则上不授予信用额度，但业务部门认为该客户资信条件良好，可以赊销的，应在申请表上填写信用

额度，经合格的法人或自然人担保，销售经理、销售副

总裁、财务总监核决后方可授予信用额度。

2、客户档案管理：

2-1、所有客户均应提供客户档案，包括：客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、帐

号、法人。

2-2、客户更名时，须提供新旧公司同时盖公章的更名通知、新名称营业执照、药品经营许可证、税务登记证、股东

构成，并出具由新公司承担原公司债务的申明。

2-3、客户更改其它档案时，必须提供书面通知。

2-4、客户的营业执照（或医疗机构许可证）、药品经营许可证、纳税登记证每年更新存档一次，时间要求与客户的年协

议同步。

2-5、有关客户的所有档案信息、客户函证、对帐调节表、其他档案，全部由应收账款会计及时录入微机，档案文本

整理完毕统一装订保管。

3、应收帐款信用额度管理：

3-1、公司信用额度依据客户发货、回款、外欠、地域情况等采用一定的计算公式，按季度滚动核定，年度则对所有

客户予以全面修订。

3-2、对追加信用额度的申请，由销售代表填写“开户、授信申请表”，并经各级经理、销售副总核准后交会计部，

会计部将结合该客户的历史资料和核定额度予以对照，

对超出核定信用额度的客户报财务总监核准。

3-3 临时超信用额度或信用期限的发货，销售代表写签呈，经商业经理提呈，销售副总核准，财务总监签字后方可

发货。

4、销售合同管理：

4-1、销售合同由销售代表整本领用，一次最多2本，交旧领新，领用者对合同的使用负全责，缴销合同必须整本交

回，作废合同需联次齐全，遗失合同需上级商业经理签

字确认。交回的合同必须为原件（红章）。

4-2、所有发货合同必须有供销双方盖章签字，合同内容必须填写齐全、清晰，不得涂改，销售人员不得替代客户签

字、盖章，否则，合同一律退回。

4-3、销售代表发生变动时，其已领用合同要办理移交手续或退回，否则，给公司造成的经济损失由其直接主管经理

负全责，并对责任人予以处罚。

4-5、对发货、开票或有其他特殊要求的，由业务人员在合同空白处醒目加注，否则视同一般原则处理。

4-6、合同存根交至会计部后，与计算机中已发货合同核对，对合同存根件与传真件不符并给公司造成损失的由销

售代表负责。检查后分办事处或分省装订存档备查。5、销售发票管理：

5-1、依据合同开具发票，发货后其发票联、抵扣联直接寄往办事处；有特殊要求寄往其他地址的需销售代表提出书

面申请并保证发票安全。

5-2、销售代表将发票交与客户时要签收。

6、应收帐款帐务管理：

6-1、涉及应收帐款的发票、到款、冲帐费用要求当日入帐。

发货、到款日报表、应收账款帐龄表等统计报表，每月

二十号以前，每三天向相关人员发送一次（每月二十日

后每天发送一次）。

6-2、每月三号之前，会计部将应收帐款帐龄分析表、预警分析表发往办事处、业务经理、省经理、大区经理以供参

考。并要求销售代表每月对自己经管的应收帐款签字确

认，对异常情况和已发现的入帐错误应及时反馈给应收

帐款会计。

6-3、凡帐龄超过半年以上的欠款，由归管销售代表负担其相应利息（按贷款利率）的百分之八十，另外百分之二十

上级经理、销售经理平均负担

7、收货回执管理：

7-1、从异地库发货的合同必须要有调拨单、客户回执。

7-2、从客户处直接调货给其他客户的必须有调入客户的收条。

7-3、从公司直接发货并由公司汽运送货的由储运部门负责收全回执，会计部签收整理保管。

7-4、所有客户回执必须反映品种、数量并加盖对方公章或业务章或仓储章，收货人签字并注明日期。

7-5、其他方式发货给客户的，以运输邮寄部门的运单为回执，由储运部门保管存档。

8、应收帐款函证管理：

8-1、为了明确公司债权，会计部以每年6月末、12月末应收账款余额为基准，分两次向客户函证。函证要求在发

函基准日60天内回函，函证要求客户盖财务专用章，

如往来帐在业务部门核算的可由业务部门盖章，但必须

注明欠款构成。函证在规定时间不能传回会计部或印章

不合格的将停止发货（货款在此期间已结清的除外）。

8-2、医院的应收帐款，一季度发函证一次，予以债权确认，若不能在次季度30日内盖财务专用章或院公章确认的

停止供货。

8-3、会计部在函证截至10日内依据回函情况整理汇总，上报财务总监，并以此确定需对帐的客户。

9、退货管理：

9-1、客户提出退货时，销售代表必须提出书面退货申请，经销售经理批准后方可退货。退货帐务处理流程见附表。

9-2、客户退货一律由仓储总库办理验收入库，并按退货管理流程转移原始凭整。

9-3、公司发至客户，客户未入库便直接退回的产品，应由储运部门接收，联系销售代表后进行相应处理。

9-4、退货入库后，会计部依据退货申请、内部退货转帐凭证等处理帐务，需要换货的由营销综合办负责按规定办理，

业务员在事先未经任何领导书面同意，私自以任何方式

换货，处于额度的罚款，造成损失的全额赔偿。