TS16949文件管理程序文件.doc

文件管理程序

1.目的

对公司与质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门或岗位及时得到使

用有有效版本的文件，防止误用失效或作废文件。

2.围

适用于与质量、环境管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。

3.职责

3.1 总经理负责质量、环境手册的批准、发布。

3.2管理者代表负责文件发放围及程序文件的批准。

3.3文控中心负责文件的归口管理及组织对现有体系文件的定期评审。

3.4 各部门负责相关文件的编制、修改、使用和保管。

4.定义

4.1 受控文件：在质量、环境管理体系运行过程中起沟通意图、统一行动重要作用的信

息及其承载媒体，对其编制、评审、批准、编号、发放、使用、更改、更改状态标

识、回收、作废、处置等应进行控制。

4.2 非受控文件：指只具有参考性功能的，作为资料性质的文件，对其只进行发放登记，

不作更改等其他跟踪控制。

5.工作程序

5.1 文件的分类

5.1.1按文件的性质分类

a)手册（包括形成文件的方针和目标的声明）；

b)ISO/TS16949 技术规与 ISO14001 要求形成文件的程序及公司为了确保其质

量、环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所形成的程序文件（包括质量

计划）；

c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所形成的文件，包括作业指导书、

操作规程、图样、样板、技术文件等 , 亦即公司的三阶文件；

d)实施质量、环境管理体系所形成的文件要求的记录的空白表单；即四阶文件。

e)外来文件（包括法律法规、标准及顾客提供的图样和技术文件、样板等）。

5.1.2按文件载体分类

a)纸性文件；

b)非纸性文件。 5.2 文件的编号 / 记录的空白表单表码

5.2.1 手册和程序文件的编号（环境文件编号时不用部门代码）

XX–XX –XX

流水号

制定部门代码

类别代码

5.2.2三阶文件的编号（环境三阶文件编号时不用部门代码）

XX –XX –XX

流水号

制定部门代码

类别代码

5.2.3文件编号的说明

a)类别代号的意义——质量

手册类别代号为 QM；

——环境手册类别代号为EM；

——质量程序文件类别代号为QP；

——环境程序文件类别代号为EP；

——质量三阶文件类别代号为QI；

——环境三阶文件类别代号为EI ；

——质量记录的空白表单的类别代号为QE.；

——环境记录的空白表单的类别代号为EE。

注：ROHS管理手册是对 ROHS的一个总要求，是环境管理体系的一部分，其编号为EI-

b)流水号的意义—

—质量手册为 01

——环境手册为001

——程序文件的编号按程序文件所描述的要求在ISO/TS16949 技术规、环境管理规中出现的先后顺序流水，为01~99；

c)部门代码

三阶文件按着使用部门及文件类别予以分类

（1）部门代码规定如下：

总经理室—— GM业务部——SD PMC部—— PMC生产部——PD采购部——BD

品管部——QC 工程部——RD 人事行政部——HR

文控中心——DC 项目部——PM 财务部——FD 五金部——WJ

IT 部—— IT

(2)三阶文件编号应按制定部门及其在用文件发布的先后顺序流水编号；

(3)记录的空白表单表码编排形单同三阶文件编号类似。

（d）版本 / 修改次数

(1)文件版本变更依 A0,B0,C0, ， X0,Y0,Z0 执行；但文件只是局部修改时，只对所修

改页改变修改次数，如 :A0 改变为 A1 .A2 ，若对文件进行大规模修改或修订多次则

应换版，如有 A/5 变换 B/0 。

(2)记录的空白表单有变动 , 则由 A 版直接变更为 B版依次类推 C版 .X,Y,Z.

5.2.4相关CAR的编号原则

(1)客户投诉/退货处理CAR编号原则为XXX-XXXX-XX

当月此客户客诉产生的流水号

客诉发生的年份及月份

客户代码

(2)供应商8D报告/纠正预防通知单编号原则XXX-XXXX-XX

当月此供应商产生的投诉流水号

投诉发生的年份及月份

供应商代码

(3)部质量体系纠正预防报告编码原则CAR-XX-XX

审核发生的不符合项流水号

不符合项职责部门代码

(4)工程变更处理单编号原则ECN-XXX-XX

变更日期 +当日变更流水号

客户代码

(5)生产异常处理单 / 材料异常反应处理 / 物料报废单等异常处理

类报告编码原则XX-XXX-XXX

发生异常之流水号

异常发生的年份及月份

发现/ 提出异常部门代码

5.2.5技术文件和图样的编号由顾客要求转化而来的图样及技术文件，编号按三阶文件

编号规定执行。

5.2.6外来文件的编号规定

外来文件若有编号，则采用其原编号，若无编号，则按三阶文件的形式编号，但应

将 QI 改为 QO；

5.3 文件的编写与审批

5.3.1管理手册由文控中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

5.3.2程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准

5.3.3其他文件分别由相关部门编写，部门主管审批，重大项目由主管领导批准。

5.3.4应确保文件的正确、清晰、协调、易于检索和识别。

注：具体的文件格单见三阶文件《文件编写规》

5.4文件的发放与使用

5.4.1文件发放时应办理登记手续，在“文件发放/ 回收记录表”上签字领用，进行管理。

5.4.2公司发放的质量、环境管理体系文件为“受控文件”，在文件的封面或适当的位

置盖“受控文件”印章（技术文件、图纸盖专用受控章，具体见 5.5 章节），注明分发号。

a )向顾客提供的文件为非受控文件，盖“仅供参考”章；