第六章 档案与档案..
档案管理教案 第六章 档案登记和统计
第六章档案登记和统计案例：××服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。
由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题：一、档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。
一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。
总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常管理和监督。
二、档案借阅、利用等情况不明。
一次，公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录上查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。
后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的××设计师借阅。
三、档案管理业务状况无从查考。
例如：档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，这些活动档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无法查考核实工作质量及追究责任。
总经理对档案室的这种情况提出了批评，并指示他们完善各个环节的登记制度，印制登记表格等文件，加强过程的监控。
简析：档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验；另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录与反馈。
这个案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接准确地反映问题、责任人员等各方面情况。
做好它，可以对管理质量进行全程监控。
第一节档案登记和统计概述一、档案登记和统计的一般概念:（一）档案登记：档案登记，是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。
登记有两种类型：一种是带有司法行为性质的认证性登记，如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记，如会客登记、出入库登记等。
本章所讲的档案登记是属于第二种类型的工作记录性登记，这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的进程与状态。
档案管理制度范本
档案管理制度范本档案管理制度第一章总则为规范档案管理工作，提高档案管理水平，保证机构的历史记录和资料安全可靠、便于查找和利用，维护机构的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理规定》及相关法律法规，制定本制度。
第二章基本任务1.负责机构档案的收集、整理、分类、保存、利用和鉴定工作。
2.制定并安排实施机构档案管理的长、中、短期计划。
3.负责文书档案的流转和交换工作。
4.为机构的各项工作提供档案资料保障。
5.规范档案管理工作流程，建立档案管理报告制度。
第三章档案的分类和编目1.档案的分类采用全宗制，根据全宗号、年度、序号等建立编目目录；2.根据机构工作特点，将档案分为机要、日常、活动、专题、权利等类型，并制定相应的编目目录；3.每份档案都应按照建档时间、分类编号、档案标题等进行编目，必须清晰、准确、完整。
第四章档案的收集和保存1.档案的收集及时、全面。
机构内部的所有文件、资料、公文、信息等都视为档案材料。
必须统一管理，进行全面收集和整理。
2.档案的保存采用密封、标记、分类、归一、保险箱等方式，控制档案的存放、借阅和利用。
3.档案必须存放在洁净、安全、干燥、通风、自然光线充足的地方，保持恒温恒湿，并定期清理。
第五章档案的利用1.档案的利用必须遵守机构的规定，并按照相应的权限进行查询、阅览、复制、研究等操作。
2.档案的利用应在档案管理人员的指导下进行，保证档案的安全。
3.档案的利用应参照相关批复、公告、备忘录等文件，严格按照程序进行。
第六章档案的销毁1.档案的销毁必须经过机关领导同意，严格按照销毁程序进行。
2.档案的销毁采用粉碎机或其他专业销毁机械进行，保证档案的彻底毁灭。
3.档案销毁后必须建立销毁记录，包括销毁的档案名称、数量、类型、销毁人员及时间等详细信息。
第七章故障和事故的处置1.发生档案丢失、损毁、泄密等情况，应立即报告机关领导和档案管理人员，并认真做好事故报告和处置工作。
2.档案管理人员应积极协助有关部门，及时处理突发情况，保护机构的合法权益。
档案登记和统计概述
遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化统计分类标准化统计调查工作科学化统计基础工作规范化统计计算和数据传输技术现代化统计服务优质化
从统计的对象来看，分为两方面：Ａ、对档案实体及其管理状况的统计；Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
登记对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的过程和状态。统计较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策行为基础性信息支持。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
登记和统计工作的关系登记工作是统计工作的基础。登记工作是统计工作的一部分。档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事实与数据。
登记本，放置在库房入口处每次进出均应登记登记项目：日期、进出库人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。
6.2.2.3. 档案出入库登记
登记本，放置在库房入口处或库房中固定位置登记项目：出库的日期及时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途）、归入日期及时间（时刻）、经手人，等。
6.2.2.4. 档案清点、检查登记
时间序列
其内容包括：收集与整理某种社会现象的历史资料；对这些资料进行检查鉴别，排成数列；分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而变化的规律，得出一定的模式；以此模式去预测该社会现象将来的情况。
6.1.6. 案卷数量和状况检查
目的：查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符，发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新装订、消毒和复印的文件。检查工作要严格以全宗为单位进行检查周期要根据全宗的重要程度来确定。5年，10年，15年
档案学概论第六章
第六章档案工作的特点、规律与发展一、档案工作的特点（五大特点）档案工作的特点是指档案工作区别于其它事物的内在规定性。
它主要包括以下五个方面:◎1、服务性(1)原因：档案工作一不直接生产物质财富,二不直接从事国家管理、科技研究等活动,而是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。
档案工作实现自身价值的这种特殊途径,决定了它是一项服务性工作。
(2)表现：服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素。
☞机关档案工作要为提高机关行政效率服务,☞企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务,☞国家档案工作则应为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础型服务的同时,为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务。
◎2、文化性档案工作,特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。
(1)原因：档案馆是科学文化事业的组成部分(2)表现：☞档案是社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用。
档案信息资源是重要的生产要素、无形资产和社会财富，档案馆作为社会文化的聚集地，汇集了具有重要文化内容的档案，从一定意义上看，档案馆具有文化传承的作用。
档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。
档案馆在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。
☞档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用。
档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务。
档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要的标志。
☞档案馆具有传播社会文化教育的作用。
档案馆所保存的档案室社会文化历程的结晶，是一种凝固的历史，它既是反映和维护民族真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。
☞档案馆具有发展科学文化的作用。
档案馆作为科学文化事业的重要组成部分和档案工作的主体，理应为推动社会文化的进步做出贡献。
系统档案管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有系统档案，包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 安全保密原则；3. 完整准确原则；4. 效率优先原则。
第二章档案分类与归档第四条档案分类应按照档案的性质、来源、内容、形式等进行划分，确保档案的有序管理。
第五条档案归档应按照档案的保管期限、密级等进行分类，实行分室、分柜、分架存放。
第六条档案归档前，应进行以下工作：1. 对档案进行整理、鉴定、清点；2. 对档案进行编号、编目；3. 对档案进行装订、封装。
第七条档案归档后，应填写档案归档登记表，并及时报送档案管理部门。
第三章档案保管与维护第八条档案保管应遵循以下要求：1. 严格执行档案保管制度，确保档案安全；2. 档案库房应保持通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防火、防盗；3. 档案管理人员应定期检查档案，发现异常情况及时报告。
第九条档案维护应包括以下内容：1. 定期对档案进行整理、清洁、消毒；2. 对损坏、丢失的档案进行修复、复制；3. 对电子档案进行备份，确保数据安全。
第四章档案利用与查询第十条档案利用应遵循以下原则：1. 公开、公正、便民；2. 依法、依规、依程序；3. 保密、安全、准确。
第十一条档案查询应按照以下程序进行：1. 查询人填写档案查询申请表；2. 档案管理人员核实查询人身份；3. 档案管理人员提供档案查询服务。
第五章档案销毁与注销第十二条档案销毁应遵循以下原则：1. 依法、依规、依程序；2. 公开、公正、便民；3. 安全、环保。
第十三条档案销毁前，应进行以下工作：1. 对档案进行鉴定，确认销毁范围；2. 对销毁档案进行登记、造册；3. 对销毁档案进行公示。
第十四条档案销毁后，应填写档案销毁登记表，并及时报送档案管理部门。
第六章 档案工作的特点、规律与发展
（三）强化管理
1、信息化咨询监理机制的建立 2、项目管理 3、规划制定 4、外包管理
（四）风险控制
档案信息化建设是一个涉及多因素的 系统工程，其投入也较大。这就意味着在 这一过程中也存在着一系列的风险。
【复习思考题】
1、对档案工作的管理性你有何认识？有人将档案工作 的管理对象界定为档案，你同意这种观点吗？ 2、档案工作的服务性是档案工作的本质属性吗？在现 代如何提升档案工作的服务品质？ 3、如何提高档案工作的社会地位？造成社会上一些单 位或负责人不重视档案工作的深层次原因有哪些？
9、档案信息化建设需要注意哪些方面的问题？ 10、档案信息化与档案数字化的关系是什么？ 11、我国档案网站建设中还存在哪些亟待解决的实 际问题？ 12、数字档案馆建设与数字图书馆建设有什么关系？ 有人认为“搞了数字图书馆之后，就没有必要再 建设数字档案馆了”，你对此有什么看法？
档案信息化建设是以档案网络建设为 基础，以档案信息资源建设为核心，以档 案信息资源社会共享为目标的动态发展过 程。在具体组织实施档案信息化建设的过 程中，需要注意加强对若干策略的设计与 研究。
（一）制度完善
1、档案信息管理制度标准 2、档案信息安全标准 3、档案业务技术标准
（二）资源建设
在档案信息资源建设中，当前应注意的问题是： 1、 确定纳入档案信息化目标的信息类型 2、 档案信息数据库的共建
档案工作的效益就是社会对档案工作 的投入与档案部门对社会档案信息需求的 有效满足程度之间的比较关系。换句话说， 就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间 的关系。
第二节 档案工作的发展规律
档案工作作为一种社会现象，伴随着 历史的延续与发展，其本身也处在动态发 展变化之中。古今中外的档案工作，尽管 在组织制度，原则与方法，档案服务的方 向、对象和范围等方面都存在很多差异， 但是，档案工作在发展过程中也表现出一 系列的共性特征与规律。
档案管理制度暂行办法
第一章总则第一条为加强档案管理，保障档案的完整与安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于本单位及所属各部门、各单位的档案管理工作。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家有关档案管理的法律法规，建立健全档案管理制度。
（二）集中统一：档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全。
（三）分类管理：按照档案的种类、来源、用途等进行分类管理，便于查找和利用。
（四）科学保管：采用科学的方法和技术，延长档案的寿命，确保档案的完整性和可靠性。
第二章档案管理职责第四条单位领导对本单位的档案管理工作负总责，各部门、各单位负责人对本部门的档案管理工作负直接责任。
第五条档案管理部门负责以下工作：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
（二）负责档案的收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作。
（三）负责档案的保管、保护、修复和复制等工作。
（四）负责档案的利用、查询、咨询等工作。
（五）负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
第三章档案管理内容第六条档案管理包括以下内容：（一）文书档案：包括本单位及所属各部门、各单位的文件、函件、报告、会议纪要、请示、批复等。
（二）科技档案：包括本单位及所属各部门、各单位的科技成果、专利、技术标准、技术规范、工程设计等。
（三）人事档案：包括本单位及所属各部门、各单位的职工人事档案、工资档案、奖惩档案等。
（四）财务档案：包括本单位及所属各部门、各单位的财务报表、凭证、账簿等。
（五）声像档案：包括本单位及所属各部门、各单位的照片、录音、录像等。
第四章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：（一）及时性：对形成的档案，应于形成后及时收集。
（二）完整性：收集档案应确保档案的完整性，不得遗漏。
（三）准确性：收集档案应确保档案内容的准确性。
第八条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案的种类、来源、用途等进行分类整理。
档案管理办法
档案管理办法第一章总则第一条为了贯彻执行档案工作的法律、法规，规范单位档案工作秩序，加强档案管理，有效地保护和利用档案为单位经济发展和品牌建设服务，避免因档案管理工作失误给单位带来损失，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，结合单位实际经营情况，特制定本办法。
第二条单位档案指单位在经营活动中形成的对国家、社会、单位等有保存价值的，包括但不限于文字、图表、图片、声像、实物等各种门类和载体的记录。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，由单位各部门收集齐全，整理立卷后，交单位档案室统一管理。
任何部门或个人不得拒绝归档。
第四条单位员工有保护档案安全、完整的义务。
单位各级人员应提高档案管理意识，遵守本办法管理档案，确保档案完整、准确和安全。
第二章各级管理人员档案职责第五条分管档案工作领导的职责分管档案工作领导负责将档案工作纳入单位整体发展计划，统筹规划档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难。
第六条单位档案管理部门负责人的职责单位档案管理部门负责人负责贯彻实施档案工作的法律、法规，建立健全档案管理规章制度，对单位各部门、各子单位档案工作有统一指导、督促的责任；负责改善档案工作条件，使档案工作与单位各项工作协调发展。
第七条单元档案管理员的职责单元档案管理员负责组织协调单元各部门档案材料的立卷、整理组卷、归档验收、供给利用、鉴定与烧毁等与档案有关的事件；负责管理和维护单元级档案，并供给单元级档案查询服务；负责对各子单元档案事情实行业务指导；负责管理档案室库房，保持环境的整洁，温度、湿度按要求调控，并进行防雨、防虫维护，发现意外情况及时汇报、处理。
第八条单元各部门负责人的职责单位各部门负责人对本部门立卷材料的真实性、完整性、准确性负责，并对本部门档案工作负直接领导责任，负责指定具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员并保持相对稳定，负责监督部门分管范围内各类文件材料的形成与积累，检查部门分管范围内归档文件材料收集、整理、立卷、归档等履行情况，负责部门分管范围内档案的鉴定工作。
档案整理的管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的档案整理、保管、鉴定、销毁等各项工作。
第三条档案整理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏。
（三）安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。
（四）有效性原则：提高档案利用效率，确保档案在需要时能够迅速、准确、方便地提供。
第二章档案整理范围第四条档案整理范围包括但不限于以下内容：（一）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿等。
（二）科技档案：包括设计图纸、技术文件、实验报告、科研成果等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等。
（四）电子档案：包括电子邮件、电子文件、数据库等。
（五）实物档案：包括实物、模型、标本等。
第三章档案整理程序第五条档案整理程序分为以下几个阶段：（一）收集：按照档案整理范围，收集相关档案材料。
（二）鉴定：对收集到的档案材料进行鉴定，确定其保存价值。
（三）分类：根据档案的性质、内容和用途，对档案进行分类。
（四）编目：对分类后的档案进行编目，建立档案目录。
（五）整理：对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。
（六）归档：将整理好的档案按照规定归档。
第四章档案整理要求第六条档案整理应满足以下要求：（一）档案材料应按照时间顺序排列，保持原貌。
（二）档案材料应按照类别、级别、内容等特征进行分类。
（三）档案目录应详细、准确，包括档案名称、档号、卷号、件号、页数、保管期限等信息。
（四）档案材料应使用规范的书写、绘图工具，确保档案材料的清晰、易读。
（五）档案材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾等自然灾害和人为损坏。
第五章档案保管与利用第七条档案保管应满足以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等设施。
档案管理概论肖秋慧武汉大学出版社2009年8月第一版第六章
4.档案的形式；
5.档案的相对价值；
6.档案的运行情况；
7.档案的利用情况；
一般规律是：在全宗和全宗群内档案保存比较完整的情况下，各种类型档案的价值率基本正常；在全宗和全宗群内档案不完整的情况下，残存档案的价值相对提高，其中有些本不重要的档案的价值层次上升。
第三节
档案保管期限表是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件；
3.馆内鉴定阶段；
鉴定工作包括：定期鉴定、期满鉴定、开发鉴定、销毁鉴定；
档案鉴定工作的意义：
1.档案不断产生，价值各异，应对不同价值的档案区别对待；
2.档案鉴定工作是使馆藏精炼，保证珍贵的、有价值的档案充分发挥作用的有效手段；
第二节
档案鉴定工作的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，鉴别档案的价值；
档案保管期限表的作用：
1.为档案价值的鉴定提供统一的标准；
2.提高工作效率，加快工作速度；
3.立卷人员可根据保管期限表容易地区分档案的不同价值，将具有不同保存价值的文件分别组卷；
档案保管期限表的类型：
1.通用档案保管期限表；
2.专门档案保管期限表；
3.同系统机关档案保管期限表；
4.同类型机关档案保管期限表；
档案鉴定工作制度包括三个方面：
1.档案鉴定标准的制订和执行；
2.档案鉴定工作的组织领导；
3.销毁档案的批准制度和监销制度；
第六章档案的鉴定
第一节
档案鉴定，是指按照一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，决定档案是否保存及其保管期限的一项档案业务工作；
档案管理制度规定新的标准
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于各级机关、企事业单位、社会团体及其他组织的档案管理工作。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保档案管理工作的合法性、合规性。
（二）集中统一：实行档案集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）科学规范：运用现代科技手段，提高档案管理水平，实现档案管理的规范化、标准化。
（四）服务为本：充分发挥档案在服务国家治理、服务经济社会发展、服务人民群众中的作用。
第二章档案管理机构及职责第四条各级档案管理部门负责本单位的档案管理工作，具体职责如下：（一）贯彻执行国家档案法律法规和方针政策，制定本单位档案管理规章制度。
（二）组织、指导、监督、检查本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。
（三）负责档案的鉴定、销毁和数字化工作。
（四）开展档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。
（五）开展档案宣传教育，提高档案工作人员素质。
第三章档案收集与整理第五条档案收集应当遵循以下原则：（一）全面性：收集与本单位业务相关的各类档案，确保档案的完整性。
（二）准确性：收集的档案应当真实、准确、完整。
（三）及时性：及时收集各类档案，确保档案的时效性。
第六条档案整理应当遵循以下原则：（一）分类整理：根据档案的性质、内容、时间、地点等因素，对档案进行科学分类。
（二）系统整理：保持档案的内在联系，确保档案的连续性。
（三）规范整理：按照国家档案标准规范进行整理，确保档案的标准化。
第四章档案保管与利用第七条档案保管应当遵循以下原则：（一）安全保管：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。
（二）科学保管：运用现代科技手段，提高档案保管水平。
（三）合理保管：根据档案的保存价值，合理确定保管期限。
第八条档案利用应当遵循以下原则：（一）合法利用：依法提供档案利用，确保档案的合法使用。
06第六章 档案的保管与库房管理
楼：
层：
房间号：
存 框架（柜） 栏 格 全宗号
放 档 案 案卷目录 案卷目录号 目录中案卷起止号数
全宗名称
档 案 管 理 学 基 础
上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据 档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来 决定。
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
五、档案代理卡 为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制 一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“ 代理卡”。
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
3、维护档案的政治安全，防止泄密。
档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案
的自然的、社会的不利因素进行斗争。 维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对
全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护
档案的完整与安全的重要环节与直接手段。 换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作 最基本的、经常的任务。因此，档案保管工作者必须学 习和掌握有关的科学技术知识，具有高度的政治警惕性
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
第六章
档案的保管与库房管理
第一节档案保管工作概述
一、档案保管工作的含义
档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放 和安全防护措施。 档案保管工作的内容，主要包括三个方面： 1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作； 2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般 的安全防护； 3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸 如复制和修补等各种专门的技术处理。 这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关 业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的 保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的 环节。 许多档案馆，设有保管部、处、科等机构专司其职，有些档 案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。
第六章 档案信息资源建设要点
第六章档案信息资源建设第一节电子文件接收电子文件接收是指将具有保存价值的电子文件向档案管理部门迁移的过程。
一、电子文件接收机制数字档案馆从建设开始，就应按照其功能要求来研究确定电子文件的接收范围、入馆标准及技术方法，并根据档案接收范围，建立起科学、通畅的电子文件接受机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。
档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、形成单位、社会大众出发，为形成单位的电子文件确定归属与流向。
电子文件应经过立档单位档案人员整理、鉴定，符合移交规范后方能向数字档案馆移交。
二、电子文件接收范围1、接收的内容。
数字档案馆接收电子文件的范围与纸质文件大体相同，应参照纸质文件归档移交范围的有关规定制订电子文件接收范围，原则上符合档案价值要求的、各种形式、各种类型的电子文件均应依法纳入进馆范围。
电子文件在形式上包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件、网页文件和其他各种类型。
2、接收的对象。
党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，都可列入接收范围。
由于数字档案所占用空间狭小，接收范围可以适当扩大。
各单位形成的反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录，均可列入数字档案馆的接收范围。
3、接收文件的构成。
列入接收范围的电子文件必须同时收存其元数据等，即电子文件必须与其规范、齐全的元数据一并移交，在移交接收制度中，要详细开列移交文件的内容范围及其元数据模型，以便设计、运行系统时遵照执行。
对于非专用格式的电子文件，除接收其主文件外，还需要收存其制作、阅读所需的支持性文件。
三、电子文件接收时序电子文件向档案馆的移交接收可以分两步进行：登记备案和移交进馆。
1、登记备案。
立档单位向档案馆报告其形成的、属于移交范围的电子文件的管理状况，由档案馆进行备案监控，档案馆根据需要对特别重要的电子文件在移交前就进行备份。
档案管理制度八号令
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）规范管理，方便利用；（四）保密安全，防止丢失。
第二章档案收集与整理第四条档案收集应当遵循以下要求：（一）档案收集工作由档案管理部门负责；（二）档案收集应当全面、系统、及时；（三）档案收集应当确保档案的真实性、完整性和准确性；（四）档案收集应当遵守国家有关档案收集的规定。
第五条档案整理应当遵循以下要求：（一）档案整理应当遵循档案分类、编目、编号、装订等规范；（二）档案整理应当确保档案的系统性、条理性和连续性；（三）档案整理应当便于档案的检索、查阅和利用；（四）档案整理应当定期进行，保持档案的整洁和完好。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应当遵循以下要求：（一）档案保管应当确保档案的实体安全，防止档案损坏、丢失和被盗；（二）档案保管应当采取防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施；（三）档案保管应当建立档案保管档案，记录档案的出入库、借阅、销毁等情况；（四）档案保管应当定期对档案进行检查、维护和修复。
第七条档案利用应当遵循以下要求：（一）档案利用应当遵循档案利用规定，确保档案的保密性和安全性；（二）档案利用应当实行实名登记，记录利用者的姓名、单位、用途和档案查阅情况；（三）档案利用应当遵守档案查阅制度，不得擅自复制、借阅、摘抄档案；（四）档案利用应当保护档案的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。
第四章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定应当遵循以下要求：（一）档案鉴定应当由档案管理部门负责；（二）档案鉴定应当依据国家有关档案鉴定标准，对档案的价值、真实性、完整性等进行鉴定；（三）档案鉴定应当定期进行，确保档案的清理和更新；（四）档案鉴定应当将鉴定结果及时报上级主管部门备案。
第六章 档案的检索
查准率
检索出的有关档案 检索出的全部档案
100%
注意：查全率和查准率之间存在着一种互逆关 系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全 率，那么，查准率就会下降；反之亦然。
（二）档案著录规则
1.著录项目：是指用以揭示档案的内容和形 式特征所需要的记录事项。包括以下项目：
（1）题名与责任说明项，该项包括正副题名、文 件编号、责任者、附件等项目。
（2）稿本与文种项，该项目包括稿本和文种两个 单元。
（3）密级与保管期限项，该项包括密级和保管期 限两个单元。
（4）时间项。
（5）载体类型及形态项，该项包括载体类型、数量 及单位、规格三个单元。
有关档案
检出档案
A
未检出档案
C
检全率 A 100% AC
无关档案
B D
检准率 A 100% A B
例
❖ 在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案， 那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关 文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这 次检索的查全率和查准率。
著录
标引
选择著录项目和信息
形成主题概念
转换为检索语言
记录在载体上
一、档案著录
（一）档案著录的含义和作用 1.定义：档案著录是指在编制档案目录时，对档 案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过 程。 内容特征是指档案的主题，表现为档案的分 类号、主题词、摘要等； 形式特征是指档案的标题、作者、形成时间、 档号、文种、载体等。 2.作用：档案著录时形成档案目录的基础。由著 录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时 查找的信息线索。
档案管理基础(第6章档案的检索)备用
2.标识符号
标识符号是表示不同著录工程和著录含义的标志。
3.著录格式
著录格式是著录工程在条目中的排列顺序及表达方式。
?档案著录规那么?规定，一般使用段落符号式的条目格式， 实际工作需要也可以使用表格式条目格式。
内容：1.立档单位的简 要历史；2.全宗简要情 况；3.全宗内档案内容 和成分的介绍；4.全宗 指南的辅助工具。
有时，有多个责任者，著录列居首位的责任者；立档单 位本身就是责任者的必须著录，其余的视需要著录。
责任者之间以“ ；〞隔开。
机关团体责任者必须著录全称或通用简称；个人 责任者一般只著录姓名，必要时，在姓名后著录职务， 并加“〔〕〞号。
清代以前的个人责任者应冠以朝代名称，用“〔〕 〞括起来。
少数民族个人责任者称为各民族有差异，应按照 少数民族习惯著录。
1.选题；2.选材；3.填制 卡片；4.排列。
分为综合性和专题性两 种。一般以编制专题性 人名索引为主。按照姓 氏笔画、拼音字母或笔 形法排列。 一般著录地名和档号两 项，按照地名首字母顺 序排列。
应按照年度、发文机关 分别编制文号索引。
全宗指 南
专题指 南
又称全总介绍，是以文章叙 述的形式揭示和介绍档案馆 （室）收藏的某一全宗档案 的内容、成分和价值的一种 工具书。
对多主题文件的概念转换，必须先分解为单主 题，再分别赋予其分类号，或再采用主题词分组组 配的标识方法。 〔3〕审校
审校是标引的最后一道程序，时确保标引质量的 重要环节。
审校的内容： a. 档案的主题是否提炼得准确全面；主题概念是 否准确恰当；时候遗漏了隐含的主题；所标主题是 否具有检索意义。 b. 是否存在过度标引或标引缺乏的问题。 c. 分类标引是否符合分类标引规那么；主题标引 是否符合主题标引规那么和组配规那么。 d. 标引的类号、主题词是否充分、完整、准确， 书写是否正确无误。
10 第六章 档案的保管
第六章档案的保管与库房管理第一节档案保管工作概述一、档案保管工作的含义档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。
档案保管工作的内容，主要包括三个方面：1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。
这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。
因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。
许多档案馆，设有保管部、处、科等机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。
二、档案保管工作的任务社会对档案的利用时长期的，要求档案的内容系统化，载体完好，而且有些档案是为国家和人民特定利益而需要妥善保存的。
从档案的实体来说，它是以一定的支撑材料的物质形式存在和运动着的，由于时间的推移和各种因素的影响，如社会（人为）原因和自然原因，档案又处在不断损毁的过程中。
因此，档案保管的工作任务是：了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的措施，最大限度地防止和减少档案的毁损，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。
1、防止档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命；3、维护档案的政治安全，防止泄密。
档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。
维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节与直接手段。
换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。
因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关的科学技术知识，具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。
三、档案保管工作的意义及与其他环节的关系档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。
档案管理制度 国标
档案管理制度国标第一章总则第一条为了规范我国各单位的档案管理工作，保障档案的安全、完整和可利用性，依据国家档案管理法律法规、标准和政策，结合实际，制定本档案管理制度。
第二条本制度适用于各类单位的档案管理工作，并对档案的管理、利用、保管、调阅、借阅等方面进行规范和约束。
第三条档案管理应当遵循依法、科学、规范、安全的原则，确保档案管理工作的合规性和高效性。
第四条所有涉及档案管理工作的人员，包括档案管理工作人员和其他相关人员，应当根据本制度规定，履行各自的职责，共同维护档案管理工作的正常运行。
第二章档案管理机构设置第五条各单位应当设立相应的档案管理机构，专门负责本单位档案管理工作。
档案管理机构的具体设置和职责由各单位根据实际情况制定并公开。
第六条档案管理机构应当设置有专职档案管理员，其主要职责是负责档案的组织、管理、保管和利用工作，以及指导全员档案管理工作。
第七条档案管理机构应当全面负责本单位所有档案的管理工作，包括电子档案和纸质档案等。
第三章档案管理职责第八条档案管理员应当按照相关规程规定，做好档案的组织、整理、分类、归档等工作，保障档案的存储和检索。
第九条档案管理员应当协助有关部门对档案进行必要的鉴定、评估和鉴定工作，做好档案的审查和整理等工作。
第十条档案管理员应当负责档案的保管工作，确保档案的安全、可靠和完整，做到密封不漏、丢失不泄露。
第十一条档案管理员应当协助有关部门对外提供档案服务，提供必要的档案信息查询和复印服务等。
第四章档案管理流程第十二条档案管理流程应当包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、调阅、借阅等环节，确保档案管理工作的规范和有序进行。
第十三条档案管理流程应当明确各环节的责任人和具体操作规程，确保档案的合规管理和利用。
第十四条档案管理流程应当建立规范的文件管理制度，确保文件的审核、批准、签发等过程合规。
第五章档案管理安全第十五条档案管理安全是档案管理工作的首要任务，档案管理员应当切实加强档案管理安全意识，维护档案的安全性和机密性。
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（二）档案工作者应具备的知识和技能
档案工作者需要具备文件管理、档案管理和保护等方面的 专业知识与技能，具备一定的语言文字、行政管理、历史 学科和档案相关学科的知识，并且随着科学技术的发展不 断掌握新型档案管理和信息科学、电子计算机等新的科学 技术知识。同时，档案工作者还应具有尊重历史、珍视档 案、公正务实、忠于职守、热心服务的职业道德品质。 美国档案工作者协会1980年公布了《档案工作者职业道 德规范》，提出档案工作者的工作规范、业务素质和职业 道德要求。苏联制定了国家档案馆及其组织机构领导人员 和专家职务业务鉴定标准说明书，对每种职务都规定了职 责、必备知识和业务要求。《中华人民共和国档案法》规 定“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知 识”。
（三）根据档案的载体形式 可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档 案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸 质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、 棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁 带档案等。 （四）按照记录信息方式 可分为文字档案、图形档案、声像档 案。声像档案又分为照片、录音、录像、 影片档案。上述类型档案在管理和提供利 用方式上都各有特殊性。
二、档案馆
档案馆是收集、保管档案的机构。负责接 收、征集、管理档案和开展档案利用等。 中国周代的天府，汉代的石渠阁，唐代的 甲库，宋元的架阁库，明清的皇史等， 都是历代保管档案的机构。建国后，从中 央到地方都成立了档案馆。
三、档案室
档案室是指机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机 构，国家档案事业系统的基层组织。 大中型机关一般都设有档案机构，管理本单位形成的档案，但机构的 名称不尽相同。在欧美一些国家称登记室，如德国人J.von 拉明根著 的《登记室及其机构和管理》(1571)、德国的早期档案刊物《档案馆 学和登记室学》(1806)、美国人T.R.谢伦伯格著的《现代档案—原则 与技术》(1956)，都使用了登记室的概念。国际档案理事会组织编纂 的 《档案术语词典》 (1984)收录了“登记室”(registry)词条，定义 为：“机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷、文件和 半现行文件的部门。” 苏联在各部和其他各主管部门 、组织、企业， 在中央和地方苏维埃与工会委员会、合作社联合组织及其他社会组织 中，都建立有档案室，统称机关档案室。在中国，宋代各级国家机关 普遍设立架阁库，金、元、明、清均沿袭宋制，亦设架阁库，具有机 关档案室的性质。中华民国时期开始把管理本机关档案的机构称为档 案室。当代中国在大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案 室。
五、辨别档案种类
看档案来源 看档案载体形式 看档案所有权 看档案形成时间 看档案具体内容
第二节 档案工作
一、档案工作含义 二、档案工作性质 三、档案工作原则 四、档案工作内容及程序
一、档案工作含义
档案工作就是用科学的原则和方法管理档 案，为党和国家各项工作服务的工作。它 的工作内容从广义上说，是指档案事业所 包括的档案馆工作、档案室工作、档案事 业管理工作、档案教育、档案科学研究、 档案的宣传及出版等工作。从狭义上说， 是指档案业务工作所包括的档案的收集、 整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和 提供利用等工作，通常称为八个环节。前 六个环节为基础工作，后两个环节为编研 利用工作。
第六章 档案与档案工作
本章主要内容
第一节 档案概述 第二节 档案工作 第三节 档案机构与档案工作者
第一节 档案概述
一、档案定义、特点 二、档案的形态演变 三、档案作用 四、档案种类划分 五、辨别档案种类
一、档案定义、特点
档案是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术 、医学、文化、宗教等活动中直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像、电子等不同形式的历史纪录。
二、档案工作性质
档案工作的科学管理性 档案工作的服务性 档案工作的政治性 档案工作的机要性
三、档案工作原则
统一领导，分级管理 维护档案的完整和安全 便于社会各方面的利用
四、档案工作内容及程序
档案收集 档案整理 档案鉴定 档案保管 档案统计 档案检索 档案编研 档案利用
ห้องสมุดไป่ตู้
四、档案种类划分
（一）根据档案形成者 可分为国家机构档案、党派团体档案、 企业单位档案、事业单位档案、名人档案 等。每类社会组织档案中，又分为具体社 会组织档案。每个独立的社会组织档案是 划分全宗的依据，每类社会组织档案是划 分全宗群的依据。
（二）根据档案内容性质 可分为立法档案、行政档案、诉讼档 案、军事档案、外交档案、经济档案、科 学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。 上述每种档案，又可具体细分。由于人们 从事的专业不同,对档案的需求都有专指性, 这种划分对人们从不同角度检索利用档案 有意义。
2.参考依据
档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验 和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及 计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为 工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。 当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化 生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无 论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来 说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活 动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建 设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订 经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产 技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的 参考材料。
第三节 档案机构与档案工作者
一、档案行政管理机构 二、档案馆 三、档案室 四 、档案工作者的职责、素养
一、档案行政管理机构
我国档案管理机构一般分为以下四种类型： （1）单位档案室——各级各类机关、团体、企业、事业 单位和其它组织内设立档案室； （2）文件中心——集中保管并提供利用机关、事业单位 处理完毕的文件的机构。文件由文件中心管理的单位，原 则上不再设立档案室；文件未纳入文件中心管理的单位， 应设置档案室管理档案。 （3）各级各类档案馆——中央和各省、市、县综合档案 馆（公共档案馆），中央和国家各部门档案馆，专门档案 馆，企业档案馆； （4）各级档案局——国家和各省、市、县人民政府的档 案行政管理部门，《档案法》的执法主体。
档案特点
1真实可靠性 2信息性 3文化知识性 4价值性
二、档案的形态演变
1.陶文档案 2.甲骨档案 3.石刻档案 4. 简牍档案 5.简帛档案 6.纸质档案 7.现代载体档案
三、档案作用
1.机关工作的查考凭据 2.生产建设的参考依据 3.政治斗争的必要工具
档案室类型
1 机关档案室 2综合档案室 3档案资料信息中心 4声像档案室 5人事档案室
（一）档案工作者职责 （二）档案工作者素养
四、档案工作者的职责、素养
（一）档案工作者职责 档案工作者的职责在各国基本相同。中国档案工作 者的根本职责是保护档案的完整与安全，科学地管理档案， 提供档案为社会各方面服务。苏联档案工作者的主要职责 是：以高质量的档案补充国家档案全宗，保证其安全,编 好科学参考工具书,广泛开展档案利用工作。美国档案学 家把档案工作者的主要职责归纳为对档案的保存和提供利 用。英国档案学家H.詹金森认为，档案工作者的职责首先 是要尽一切可能保卫档案的安全和档案的真实性，其次才 是尽一切努力为历史学家和其他研究工作者的需要服务。 各国在开放档案的前提下，都规定档案工作者有履行保守 机密的职责。
1.查考凭据
档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行 使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及 管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位 连续工作必须查考的凭据。自古以来，如《周礼》中即不 乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官 府之治”之类的记载。《现代档案――原则与技术》认为 档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我 们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了 有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、 政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提 供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、 进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有 时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被 人遗忘。
（五）根据档案所属时期 一般可分为古代档案、近代档案和现 代档案。古代档案和近代档案常被统称为 历史档案。在中国，通常分为中华人民共 和国时期档案和中华人民共和国建国前档 案两大类。建国前档案又分为历代王朝档 案、中华民国时期档案、新民主主义革命 时期档案。档案是不同时代的产物，这种 划分对认识档案的时代特点有意义。