《Word技巧》PPT课件

• Shift +拖动表线： – 表格左边宽度不动，整体拖动右边各列的宽度
• Ctrl + 拖动表线： – 表格左边宽度不动，等比例调整右边各列宽度
• Alt + 拖动表线： – 精确调整表线位置
• 提示： – Alt 和Ctrl、shift可以联用，达到功能组合效果
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关于换行与换页的小知识
• “硬回车”与“软回车” – 回车键产生的换行，是“硬回车”。是段落的结束，因此下一段会新开始一 个编号。 – shift + enter：软回车。段落不结束，下一行不会会开始编号
认识字体
• 宋体，多用于书籍正文 • 仿宋体，多用于公文正文 • 黑体，多用于标题 • 雅黑，多用于美术设计 • 楷体，多用于引文 • 美黑，多用于美术标题 • 魏碑，特殊需要时使用 • 姚体，有时用于标题 • 隶书，特殊需要时使用
• Times Roman，外文正文
– Times Roman，外文引文
• 脚注 – 在文档中注释的位置上增加小编号 – 在每一页的尾部按序号列出注释内容
文档注释
• 尾注 – 在文档中注释的位置上增加小编号 – 在文档结束位置之后，按序号列出注释内容
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引用与链接
• 引用 – 创建一个文档中其他位置内容的引用。 – 被引用的内容会复制到引用的位置。
• 链接 – 到达另一个建议参考内容的快捷跳转链接点 – 可以到达：其他磁盘文件、网址、本文中的其他章节 – 在链接点处，只有一个自定义的标题。 – 与网页的直接点击跳转不同，office里需要按Ctrl + 单击跳转。
Word技巧
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本课程您将学到什么？
• 这不是一个Word的基础教程。 • 一些常用、方便的使用技巧。 • 高级的“工作效率”功能。 • 常见任务“最佳实现”的示范。 • 您可能不知道，但绝对有用的word功能。 • 可能解答一些困惑您的问题。
Word界面
• 工具栏 – 格式刷 • 格式刷是将选择的内容的格式复制到其他文本的快速工具 • 双击格式刷，可以连续复制格式，ESC中断。 • 选择了段尾符，格式会应用整段的属性，否则只应用文字级的属性。
• JPG • GIF • BMP • WMF
选择最合适的图像格式
格式 色彩数 透明 大小 失真
常用于
JPG
GIF
BMP
WMF
点阵
16M 无 小
压缩＼ 放大失 真
照片
点阵 索引 有一色 小 放大失真
点阵 可变 无 很大 放大失真
矢量 调色板 参数化 很小 无失真
色彩少的卡 对失真要求 简单的 通图片等 高的场合 图形类
– 注意：有时行距似乎不起作用，原因是“如果定义了文档网格，则对齐到网格”被选中了。 • 列表项目: 每段一个列表项目。 • 章节与大纲级别。
列表与编号
• 普通列表与编号 – 临时性的列表。
• 层次编号 – 按缩进层次，进行多级的编号 – 如1, 1.1, 1.2, 1.3, 2, 2.1 ...
• 或使用向导
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表格
• 第一行在每页出现 – 选中第一行，右键，“表格属性” – “行”标签里，勾中“在各页顶端以标题行形式重复出现”
• 表格与文本的转换 • 自动调整列宽
– 按窗口调整 – 按内容调整
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几个表格有关的操作技巧
• Ctrl + Shift + 回车： – 可以在当前行把表格一分为二
• 请记得设置作者名！ – （左上角office按钮选项常规个性化office设置）
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审阅与修订
• Word 2003的自动文档比较 – 另存文件为一个已经存在的文件时，word会提示是否比较合并文档。 – 比较的结果，以修订的方式展现。 – 注意： • 当前文档会被认为是原始内容，而被覆盖的文档被认为是最终文档。 • 如果你得到别的同事给你的文档B, 而您有一个原始版本A，您希望知道B对A有什么新修改，需要如此： – 打开文档A(较旧版本) – 另存为文档B，在合并提示中选择“合并”。 – 得到比较结果视图。
• 排版 – 嵌入：一个对象如同一个字符一般对待。 – 四周、紧密混排：对象挤开正文。 – 衬于文字下方 – 浮于文字上方
• 叠放次序 – 调整上下次序
• 组合 – 把多个对象组合为一个对象，统一调整
图片与剪贴画
• 只有版面失衡时才加入剪贴画 – 主题相关，简约，抽象，风格统一
• 两类剪贴画：图元、位图 – 图元：256级透明，无级缩放，不失真 – 位图：缩放时会锯齿或模糊失真 • JPG：有损压缩，不支持透明 • GIF：无损压缩，支持单一透明，动画 • PNG: 无损压缩，支持多级透明 • BMP: 无压缩，不支持透明
为什么要使用“样式”
• 传统思路：直接对内容本身设定“格式”。 – 问题：修改整个文档的格式会很痛苦。
• 样式思路： – A:先指定内容“是什么东西”，而不是直接指定它“什么样子”。 – B:再指定“什么东西该是什么样子”。 – 要更新格式时，只需要更新B的定义就行了。 – Word里有“样式集”，可以通过切换样式集来立即改变整个文档的风格。您也可以自定义样式集。
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关于“图元剪贴画”
• 图元画是一种矢量图形。 – 多个单个的形状（元素）按一定顺序叠加、组合。 – 每个元素也有边线、填充、透明等属性。
• 图元画可以通office软件里直接从网上查找得到。（插入联机图片） • 图元画可以被打散为形状组合，进行编辑以符合自己的需要。（右键取消组合） • 可以通过“重新组合”来把编辑过的形状群落合并到一起。
• 强制分页符 – Ctrl+回车，强制在该位置分页——再也不用用连续的回车来分页了。
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高级查找与替换
• 概述 – Word不仅可以查找和替换文本，还可以查找一些非文本的内容，或是通过通配符查找。 – 通过高级查找与替换，常常可以瞬间完成本来需要大量手工作业的工作。
• 查找选项 – ^p表示硬回车，而 ^l表示软回车， ^#表示一个数字， ^$表示英文字母 – 在选择通配符的情况下，可以用*表示0或多个任意字符，？表示一个字符，^&表示被查找到的内容。 – 格式替换功能可以方便地重整整个文档的格式。
• 另外：样式大纲可帮您更好的组织文档结构。样式Βιβλιοθήκη 定• 字体统一 • 样式设定
– 样式是指文档中某一种类的内容，所应该使用的统一格式。如代码引用，引文，标题，二级标题，要点，强调内容等 • 快速选择匹配样式 • 使用样式集完整替换设计效果
– 样式集是一整套的风格设定，对于上述的各种不同种类的内容，整套地设定对应的风格。 • 建立自己的样式集
位图效果处理
• 插入的位图类图片也可以设置一些效果 – 特效、透明色、阴影、调整亮度与对比度…… – 压缩图片以减小文件大小 • 打印质量已经很好了
• 演示 – 选择图片，出现“格式”选项卡 • 2007：左侧调整栏重新着色、阴影、亮度等 • 2010：更直观的效果 – 透明处理： • 重新着色设置透明色，在图上点击想变透明的颜色。
样式操作示例
• 设计各级标题、各内容的格式，并把格式“更新样式以匹配所选内容”（开始样式栏右键点对应样式 更新以匹配）
• 保存为一份“样式集”。 – (2010:设计样式集栏下拉另存为样式集) – (2007:开始样式样式集下拉另存为样式集）
• 在不同的样式集中切换，体验一下快速更新格式。 – (2010:设计样式集栏选择） – (2007:开始样式样式集下拉选择）
工作
管理
利润
方便 效率 成本 管理
第一阶 段
第二阶 段
第三阶 段
管理
经营
市场
职业
职业
客户
流程
文化
成就
质量
实用 外观
成本
生产 设计
审阅与修订
• 当需要协作文档时，请使用“修订审阅”功能。 – 可以从菜单或是状态栏中打开“修订”
• 审阅修订的功能原理: – 审阅者对文档的修改，不会立即生效，而是通过修订批注的方式展现。 – 删除与新增的内容，以不同的格式显示，与手工在纸面上的修改风格类似。 – 文档作者可以对修订内容决定是否接受。 – 可以直接“全部接受”或是全部拒绝。
• Arial，外文标题 • Wingdings，嵌入符号
– 1245p✓
• Webdings，更多嵌入符号
– qwertyu
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段落格式
• 段落格式作于整个段落。 • 水平对齐方式：左对齐、左对齐、居中、两端对齐、分散对齐。
– 提示：不要用空格来实现上述的效果。 • 段落边框与底纹 • 缩进、边距、行距、段前行距、段后行距
• 为文档生成目录。(引用目录)
基于大纲的内容调整
• 设置了多级标题，就设定了大纲。 • 可以按大纲来整体移动内容。 • 演示
– 打开“文档结构图” – 在结构图里，可直接拖动章节。 – 注意，编号自动按新的顺序更新了。
文档注释
• 批注 – 加在文档之内的注释 – 不影响文档内容和版式
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文档注释
使用样式
• 样式里的大纲级别 • 段落定义里的大纲级别 • 从大纲生成目录 • 技巧：
– alt + shift + 左方向键：选中的正文段落 提升为标题。
– alt + shift + 左方向键：选中的正文段落 降级为标题。
– 提示：alt + shift + 上下方向键呢？请自 己试一下！
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从哪里得到合适的图形？
• 插入剪贴面功能可以让你从Office网站里查找符合关键字的图形。 • 用各种搜索引擎的图片搜索功能，能轻松得到需要的主题图片。
提示：Google的关键字匹配 明显比好得多。SmartAct对象