高效会议管理培训课件
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高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
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二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议管理培训会学习体会
高效会议管理培训会学习体会
参与高效会议管理培训会是一次宝贵的学习经历，它让我对如何组织和管理高效会议有了更深入的理解。
在培训中，我学习到了有效会议管理的关键要素和实用技巧，这些都将对我未来的工作产生积极影响。
培训会上，我了解到会议前的准备工作至关重要。
明确会议目标、制定详细的议程、选择合适的参与者以及提前通知与会人员，这些步骤能够确保会议的高效进行。
通过这些准备，与会者可以提前了解会议内容，从而在会议中更加专注和高效。
在会议进行中，我认识到作为会议组织者或主持人，需要具备良好的时间管理和引导讨论的能力。
培训中介绍的时间控制技巧，如设定发言时间限制、避免偏题等，对于保持会议进度和效率非常有帮助。
同时，引导讨论的技巧，如提问、总结、转交发言权等，能够让会议讨论更加有序和有成效。
此外，培训还强调了会议中的沟通和协作。
有效的沟通能够确保信息的准确传递和理解，而良好的协作则能够让团队成员共同推动会议目标的实现。
我学习到了如何在会议中建立开放和包容的沟通环境，以及如何鼓励团队成员积极参与和贡献自己的想法。
会议结束后的跟进工作同样重要。
培训让我意识到，及时总结会议内容、明确责任分配和跟进执行情况对于落实会议决策至关重要。
通过这些后续工作，可以确保会议成果得到有效实施，从而达到会议的预期目标。
通过这次高效会议管理培训会的学习，我更加清晰地认识到了高效会议管理的各个方面。
在未来的工作中，我将积极运用所学的知识和技巧，努力提高会议的效率和效果，为团队和组织的发展做出更大的贡献。
高效会议管理ppt课件
.
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
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10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
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半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
会议管理制度与协调管理能力
会议管理制度与协调管理能力在现代社会中，会议是组织内外沟通、协调和决策的重要方式。
一个有效的会议管理制度和协调管理能力对于保持组织的高效运行至关重要。
本文将探讨会议管理制度和协调管理能力的重要性，以及如何建立和提升这些能力。
一、会议管理制度的重要性1.1 提高组织效率和决策能力会议是组织内部各个部门之间沟通交流的重要场所。
通过有组织、有效的会议管理制度，能够确保会议按时召开、议程明确、参会人员准备充分。
这有助于提高会议的效率和决策的质量，进而促进组织的高效运转。
1.2 促进信息共享和团队合作会议是组织内外信息共享的重要平台。
通过定期召开会议，各个部门能够了解彼此的工作进展、需求和问题，并进行及时的沟通和协调。
同时，会议也为团队成员提供了一个互动交流的机会，促进团队协作和凝聚力的增强。
1.3 提高决策的合法性和透明度会议作为决策层面的重要环节，能够通过讨论和表决的方式，确保决策的合法性和透明度。
一个健全的会议管理制度能够明确决策的程序和要求，确保决策过程的公正和透明，提高决策的质量和可行性。
二、协调管理能力的重要性2.1 沟通与协调能力协调管理能力是指组织和协调不同部门、团队或个人之间关系以实现共同目标的能力。
在会议中，涉及到不同部门或个人的合作和协调，这需要具备良好的沟通和协调能力。
只有通过有效的沟通和协调，才能够使会议达到预期的效果。
2.2 刘岩场地与资源管理能力会议需要场地、设备以及其他资源的支持。
协调管理能力包括合理配置场地和资源，确保会议的顺利举行。
这需要有计划的预定场地、协调人员和设备的调配，并确保资源的充分利用。
2.3 冲突解决能力在会议过程中，由于各种因素的影响，可能会出现冲突和分歧。
一个具备协调管理能力的团队，能够及时解决会议中出现的冲突，协调各方利益，保持会议的秩序和良好的工作氛围。
三、如何建立和提升会议管理制度和协调管理能力3.1 建立完善的会议管理制度组织需要制定明确的会议管理制度，包括会议的召开频率、议程的制定、会议资料的准备和分发等。
如何建设与管理高效团队ppt课件
在组织中只会嘎嘎叫的鸭子，通常都会找一些理由及 藉口来掩饰自己的错误及无能，好一点的鸭子会将问题 反映出来，但是基本上不会提出解决问题的良方。老鹰 可就不同了，老鹰不仅会主动去发掘问题，而且还会主 动去寻求最快且最有效率解决问题的方法，所以对公司 的贡献度也最大。因此对于有效的管理者来说，拥有一 只老鹰远胜过拥有十只甚至以上的鸭子。
小朋友天真的回答：“嗯…我要当飞机的驾驶员！”林克 莱特接着问：“如果有一天，你的飞机飞到太平洋上空所有引 擎都熄火了，你会怎么办？”小朋友想了想“我会先告诉坐在 飞机上的人绑好安全带，然後我挂上我的降落伞跳出去。”当 在现场的观众笑的东倒西歪时，林克莱特继续着注视这孩子， 想看他是不是自作聪明的家伙。没想到，接着孩子的两行热泪 夺眶而出，这才使的林克莱特发觉这孩子的悲悯之情远非笔墨 所能形容。於是林克莱特问他说：“为甚么要这么做？”小孩 的答案透露出一个孩子真挚的想法：“我要去拿燃料，我还要 回来！！我还要回来！”。
11
团队建设管理：识人善用
1、责任意识强
2、知识、技能 3、人际相容性
“天生此才必有用” ——弥驼佛与韦陀的故事
4、情绪稳定性
责任心 可培养吗？
重心前置： 选优秀的人
识别人才应避免： 1、一俊遮百丑 2、识人之道——且慢下手
12
注意识别“老鹰”与“鸭子”：
鸟类——相似——不同 。
老鹰能在高空盘旋注视四面八方，而鸭子除了只会嘎嘎 叫以外，它什么都不会做。这是一个处理事情时很不好 的方法，因为那是光说不练，缺乏执行力，于事无补。
解读:你听到别人说话时......你真的听懂他说的意思吗？你 懂吗？如果不懂，就请听别人说完，这就是“听的艺术”
1. 听话不要听一半。 2. 还有，不要把自己的意思，投射到别人所说的话上头。
小朋友天真的回答：“嗯…我要当飞机的驾驶员！”林克 莱特接着问：“如果有一天，你的飞机飞到太平洋上空所有引 擎都熄火了，你会怎么办？”小朋友想了想“我会先告诉坐在 飞机上的人绑好安全带，然後我挂上我的降落伞跳出去。”当 在现场的观众笑的东倒西歪时，林克莱特继续着注视这孩子， 想看他是不是自作聪明的家伙。没想到，接着孩子的两行热泪 夺眶而出，这才使的林克莱特发觉这孩子的悲悯之情远非笔墨 所能形容。於是林克莱特问他说：“为甚么要这么做？”小孩 的答案透露出一个孩子真挚的想法：“我要去拿燃料，我还要 回来！！我还要回来！”。
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团队建设管理：识人善用
1、责任意识强
2、知识、技能 3、人际相容性
“天生此才必有用” ——弥驼佛与韦陀的故事
4、情绪稳定性
责任心 可培养吗？
重心前置： 选优秀的人
识别人才应避免： 1、一俊遮百丑 2、识人之道——且慢下手
12
注意识别“老鹰”与“鸭子”：
鸟类——相似——不同 。
老鹰能在高空盘旋注视四面八方，而鸭子除了只会嘎嘎 叫以外，它什么都不会做。这是一个处理事情时很不好 的方法，因为那是光说不练，缺乏执行力，于事无补。
解读:你听到别人说话时......你真的听懂他说的意思吗？你 懂吗？如果不懂，就请听别人说完，这就是“听的艺术”
1. 听话不要听一半。 2. 还有，不要把自己的意思，投射到别人所说的话上头。
精彩课件高效的时间管理ppt
•规划下一周的活动;依据不同角 色设立目标;再把目标转化为行动; 列入行事历 一周后;检讨自己是 否成功的把人生目标和价值观融 入日常生活;意志是否坚定
•下定决心;以后每周固定规划行 事历;并选择一定时间来进行
•设计合用的表格
•列举可授权的事项及合适的授权 对象;并付诸行动
现在就做
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要;非 紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 哥德
M1
重要; 紧急
尽量避免 扩大M1
尽量避免 M4事情
M4
非重要; 非紧急
M3
非重要; 紧急
尽量减少 M3事情
紧急
高效能组织
紧急 I
2重025%
要
不紧急 II
6580%
III
不
重
15%
要
做正确的事比正确的做事更重要
习惯的建立
知识 做什么知;识为何做 做什么 为何做
习惯
技能 怎么做
意愿 想要去做
立即行动
•找出一件一直为你所忽略;但是 会对个人回事业产生重大影响的 事;写下来作为近程目标
•根据优先矩阵估计自己化在这四 类事务上的时间;然后连续三天记 录行事历;每十五分钟为一单位; 验证正确与否 你是否满意自己运 用时间的方式 有没有应当改弦易 张之处
病因
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品;将物品放在固定地方 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 收拾办公桌
为什么拖延
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
会议管理知识PPT课件
早会的准备
1
2
3
4
5
资源的 准备
制作一个月 会议行事历
制定奖惩办 法
要与部门成 员充分沟通
利用布告栏 公布
MANAGEMENT
额定张拉控制力以千斤顶油泵读数为准，钢绞线引伸量作为校核，设计引伸量与实际引伸量差值小于6%。 （12）钢筋冷拉时，卷扬机要设置防护挡板，冷拉两端必须装置防护设施，冷拉时严禁在冷拉线两端站人或跨越、触动正在冷拉的钢筋。
会议管理
会议
有效 沟通
提出 问题
脑力 激荡
有效 跟踪
总结 提高
设计 方案
会议
7.13.2 埋设于混凝土内的铸铁排烟管，宜采用法兰连接。 4)、实行质量一票否决制：当质量与进度等发生矛盾时，必须先质量后进度。
1
计划职责 实施方案细节 表彰、激励的项目和人员 待议事项的解决 活动安排的实施
悬挂图表
2
计划 实施方案 表彰、激励 待议事项 活动安排
想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责人应对每日
早会内容进行重点点评。 定期检查早会内容，进行反馈，写总结。
1.3 吊运或水平运输过程中对幕墙材料应轻起轻落，避免碰撞和与硬物摩擦；吊运前应细致检查包装的牢固性； 门式起重机运行轨道的终点，必须设置四套坚固的终点档架。
03
APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT. YOU CAN ALSO FORMAT THE APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT.
2.3施工前应对施工现场、机具设备及安全防护措施等进行全面检查，确认符合安全要求后方可施工。 水土保持监测专业性较强，按照有关建设xxxx水土保持法规及技术规范，工程水土保持监测工作应由业主委托有水土保持监测资质的单位承担。
高效会议管理培训会学习体会
高效会议管理培训会学习体会会议管理是现代企业管理中非常重要的一项工作。
高效的会议管理能够提高会议的效率和质量，节约时间和资源，并促进团队协作和决策的质量。
参加了一场关于高效会议管理的培训会后，我深感受益匪浅，特在此总结学习体会。
一、会议前的准备工作是关键会议前的准备工作非常重要，它可以帮助我们更好地掌控会议的方向和内容，提高会议的效率和质量。
在会议前，我们需要明确会议的目的和议程，并将其提前告知与会人员，以便大家提前准备和调整时间安排。
此外，还应当准备好所需的资料和设备，并确保会议室的环境和硬件设施能够满足会议需要。
二、合理控制会议的时间和规模会议的时间和规模是影响会议效果的关键因素。
过长的会议时间会使人疲劳且无法集中注意力，而过大的会议规模则会导致人数众多，意见纷杂，很难取得实质性的进展。
因此，在会议中要合理控制会议的时间和规模。
可以通过设定会议计划和明确议程，合理控制每个议题的时间，确保会议的进程紧凑和高效；同时，可以考虑将大型会议分为小范围的小组会议，以减少与会人数，提高团队协作和决策的效果。
三、注意会议的组织和管理会议的组织和管理是高效会议的关键环节。
在会议开始前，需要做好会议材料的分发和展示，确保与会人员能够充分了解会议的内容和议题。
同时，还需要确保会议的主题明确，避免会议过程中的无关讨论和浪费时间。
在会议进行中，应当积极引导与会人员的发言和讨论，确保每个人都能够充分表达自己的意见和观点，同时，也要把握好讨论的节奏，避免过度长时间花费在某一个议题上。
四、重视会议的总结和行动计划会议的总结是会议管理中必不可少的一步。
在会议结束后，应当及时对会议的内容和议题进行总结，确保每个参与者都能够对会议的结果和决策有清晰的了解。
同时，还需要制定相应的行动计划，并将其分配给相关的人员，确保会议的决策能够得到有效地落实。
五、建立会议管理的流程和制度高效的会议管理需要建立相应的流程和制度，以确保会议的质量和效率。
有效会议管理
精选课件
30
三、5W 1H
why:会议的目的 what:讨论的话题 who：参加的人员（提前确认是否出席） when：开始时间及结束时间 where：会议地点 how：会议规则，规章制度
精选课件
31
四、准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图
l电话会议
政策的会议
l视频会议 l 当众表扬或批评别人
的会议
l 临时处理突发事件的
会议
l 固定的团队会议
l 集思广益的会议
精选课件
12
四、会议的频率
1.固定的部门会议
精选课件
13
2.全体会议
精选课件
14
3.处理突发事件的会议
精选课件
15
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
4.一对一会议
精选课件
16
五、会议成本的计算
1、会议的时间成本
10
二、会议的目的
1、开展有效的沟通； 2、咨询传达； 3、监督员工的工作进展情况； 4、达成协议，解决问题； 5、决策和资源共享； 6、开发创意； 7、激励员工的士气。
精选课件
11
三、会议种类
按人数分类 按开会方式 分类
按开会目的分类
l团体会议 l一对一会 议
l面对面会议 l 宣布人事安排、讲解
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种 群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来 越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式 进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何 其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最 直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
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点
做最终决定 败得失进行总结
不能解散已完成 任务的临时委员 会或工作小组
与会者对会议感 到不满
没有跟踪落实会 议决定
21
记录所有决 定和负责人 及完成时间
只在必要时 才开会
事先已经筹 划好
作出了评论 和总结
高效会 议的八
大特征
拟定和分发 了议程表
请了最有经 验才能和必
要的人
一切按部就 班
遵守时间
22
版本： 1.0
职业化团队建设教材（一）
讲师：张宝
1
学习公约
请关闭手机或调为震动 请把心带来 请充分讨论和学习 请带空杯来,装点水回去
一、为什么要对会议进行管理 二、会议的目的和种类 三、会议的三个阶段/七个步骤 四、会议失败的原因 五、如何开成功的会议 六、成功会议的角色扮演 七、会议控制与冲突处理 八、会议记录与会后跟进
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.1 1.182 0.11.1 817:5 617:5 6:141 7:56:1 4Nov- 20
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。 2020年 11月1 8日星 期三5 时56分1 4秒Wednesd ay, November 18, 2020
3
4
据统计，在英国每天大约有400万小时被用于召开 团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会 议
《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用 于正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议大约1 小时
希望开启各项管理会议例会机制的同时能有效组织 会议
5
PDCA精神是发现、改善各种管理困难。循环 理论存在于所有领域，大至企业策略管理、环 保污染管理，小到部门的项目管理、教育培训、 自我管理等。它被人们持续地、正式或非正式 地、有意识无意识地使用于自己所做的每件事 和每个活动
绪方面的对立 利用会议中间的休息来调整一下气氛 可以参考第三方意见 可以把焦点问题写在黑板上 ，客观比较一下 多提供一些相关有说服力的数据
43
听完陈述后就没有词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄 指出双方都有错 建议举行其他主持人会议
44
会议共识
四种群体决策
权威决策 共识决策 少数服从多数 无异议决策
重申现在的程序，如不奏效， 则马上按照他的方法实施
41
螃蟹的症状：
开会还在做别的工作或事情 私自进入小团体讨论 时常接电话、打瞌睡 其他，笔敲桌子、背对发言人
主持人对策：
对开小会的情况，示 意发言人暂停，让会 议突然停下来，让大 家警觉 打瞌睡，就休息5分 钟并加快会议进程 保持短暂沉默
42
不要回避对立，意见分歧是正常现象 不要因为工作上的分歧而演化成人际关系或情
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20 .11.18 2020 年11月 18日星 期三5 时56分 14秒2 0.11.1 8
谢谢大家！
天生我材必有用，千金散尽还复来。 17:56: 1417: 56:14 17:561 1/18/ 2020 5:56:14 PM
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20 .11.18 17:56 :1417 :56No v-201 8-Nov -20
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。17:5 6:141 7:56:1 417:5 6Wedn esday, November 18, 2020
会议管理自然也运用着PDCA的思想，并且会 议也是其他管理事件PDCA循环中的一个环节 部分。运用PDCA的思想规范每个管理动作
6
会议策划 会议日程 确定会议时间地点 会议邀请
会议纪要 问题解决跟进 工作汇报
会前场地和设备布置和确认 参会 问题讨论 会议决策、方案制定 工作安排 方案执行 工作标准化
安全在于心细，事故出在麻痹。20.1 1.182 0.11.1 817:5 6:141 7:56:1 4November 18, 2020
加强自身建设，增强个人的休养。20 20年1 1月18 日下午 5时56 分20.1 1.182 0.11.1 8
扩展市场，开发未来，实现现在。20 20年1 1月18 日星期 三下午 5时56 分14秒 17:56: 1420. 11.18
51
写下想改变的习惯 写下你的目标 列出习惯带来的问题 列出习惯带来的好处 奖励自己 坚持21天 回顾新的习惯行为
52
53
提问&讨论?
结束 谢谢!
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.1 1.182 0.11.1 8Wed nesday , November 18, 2020
事先必须提前通知出席会议的人，且分 为参加者、旁听者和可选择者
4 主持人的技能
选择具有亲和力、影响力的人担当主持 人
5 与会者的技能
与会者具备倾听能力和头脑风暴等技术
6 会议的准备工作
一定要提前准备
7 开会的原因目的和结果
在开会之前要知会相关人员
25
还有比开会 更好的方法
已经按照惯 例改为餐会
了
如果
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。 2020年 11月 下午5时 56分2 0.11.1 817:5 6November 18, 2020
时间是人类发展的空间。2020年11 月18日 星期三 5时56 分14秒 17:56: 1418 November 2020
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午 5时56 分14秒 下午5 时56分 17:56: 1420. 11.18
议程
• 分享话题 及目标
• 交换信息 • 产生想法/
做决定/确 认行动 • 总结
结束会议
• 总结 • 安排下次
会议
跟踪
• 会议记录 • 跟踪计划
29
30
主持人发言较多的原因
• 对议题较熟 • 地位高，声音大 • 承担较多的行政责任
建议
• 尽量保证每个人的发言机会均等 • 尽量形成一种互动的会议氛围
6 会议的准备工 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓没
作
有成效
7 开会的原因目 会议进行中发行皆不明确，使会议毫无意义、宣告
的和结果
失败
24
项目
原因
具体表现
1 时间
会议一般安排在周二到周四上午或下午2： 30后，避免周一到周五
2 地点
会议室尽量安排在一个封闭会议室内， 且最后围着圆桌进行
3 开会对象选择
主持人对策：
理解对方的想法和情绪
重审会议中什么意见都可以 提，但正面的建议更收欢迎 采用非语言方式打断
39
“驴”的症状：
过于敏感 防卫性很强
不能站在别人的立场看 问题
主持人对策：
突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
40
“兔子”的症状：
质疑正在使用的程序
总是提议不同的程序或 意见
主持人对策：
肯定他的贡献
19
受外界影响
与会者发言离 题
没必要人员留 会场
决策犹豫不决
资料准备不充 分却贸然决策
少数人论断发 言
与会者之间争 论
与会者精力不 集中
视听器材故障
与会者不表明 自己的真实意
见
与会者没有热 情
与会者与主持 人争论
会议超出预订 市时间
主席未能总结 会议成果
20
没有记录会议要 不能对讨论事项 不能对对会议成
7
会议成本=时间成本+间接成本+效率损失成本 时间成本=参会人员单位小时工资*用时*人数*3 直接成本=会议设施租用折旧+差旅费+文件费 效率损失=不能及时接听客户电话+所管理区域
发生突发事件不能及时处理
管理发展规律：由简到繁再到简
8
传递 协 调矛盾
资源 共享
49
序号 内容 1 请大家填写会议评估表 2 针对意见作出改进措施 3 询问和联络缺席的同事 4 制定跟进计划，负责跟进 5 如有需要找高层协助 6 如计划进行顺利，取消下次会议 7 会议之后检讨得失
50
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
内容 在开会中有没人误解我的意思 我有没有在别人谈话时跳到其他话题 有没有在会议前让与会这了解会议内容 面对别人说话是不是很紧张 是否遇到只有主持人说话没有人参与 谈话结束后是否确认别人明白你的意思 在分派工作时大家是否都看着我而不提问 总会把事情的前因后果呈现给别人 是否提前考虑把负责问题用平易近人的方式表达 是否在会议结束时问大家还有什么问题
不守时 不负责 不决策 不投入 不执行
23
项目
原因
具体表现
1 时间
即将午餐的时间，每个人饥肠辘辘无心开会
2 地点
会议设在经理办公室，时常被打断
3 开会对象选择 该来的不来，可不该来的都来了
4 主持人的技能 缺乏影响力，说服力，被与会者牵着鼻子走无法实 现会议意图
5 与会者的技能 发言混乱，既不知如何表意，也不足如何引退
没有特别的 事情讨论
会议成本太 大
你是唯一可 以且知道决
策的人
26
有事需当众 表扬批评
必须把信息 同时传到很
多人
如果
给工作小组 委派任务需
动和说明
要让更多的 人参与决策 以集思广益
听取部门汇 报
27
嘴上说 的80%
你心里 想的
100%
别人听 的60%
别人听懂的40%
28
开始
• 欢迎 • 会议流程 • 议程 • 具体时间 • 规则制度