关于北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法——京劳服社发〔2004〕7号

关于北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法京劳服社发〔2004〕7 号第一章总则第一条为做好企业退休人员社会化管理服务工作，规范街道（乡镇）社会保障事务所（以下简称社保所）接收、转移、管理退休人员人事档案，有效地保护和利用档案，维护档案的安全，确保档案的完整性、准确性和真实性，根据原劳动部、国家档案局《关于颁发＜企业职工档案管理工作规定＞的通知》（劳力字〔1992〕33 号）的规定，制定本试行办法。

第二条企业退休人员的人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察退休人员的依据，是国家档案的组成部分。

第三条实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理工作，在国家档案行政管理部门宏观管理和组织协调下，由市、区（县）两级劳动服务管理部门（社会化管理服务机构）领导与指导，实行分类管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第四条企业退休人员人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法律、法规和制度。

第二章档案管理机构和职责第五条街道（乡镇）社保所是负责对实行社会化管理服务的企业退休人员人事档案管理的具体业务部门，应指定专人管理企业退休人员的人事档案第六条已实行社会化管理的企业退休人员因死亡或依法宣告失踪或出国不归者，在社会保险关系自然终止后，其档案材料继续由社保所存放于专柜集中保管，不得销毁或转移它处。

第七条社保所档案管理职责：（一）妥善保管退休人员的人事档案，做好退休人员档案的安全、保密、保护工作；（二）收集、整理退休人员档案材料；（三）办理退休人员人事档案的查阅、借阅和转递手续；（四）登记退休人员材料变动情况；（五）负责办理档案的接收、转移工作；（六）出具与档案材料有关的证明材料；（七）办理其它有关事项。

第三章档案的内容第八条企业退休人员人事档案的内容和分类：（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；（五）政审材料；（六）加入中国共产党、共青团及民主党派的材料；（七）奖励与评选先进、劳模材料，处分、劳教与刑罚材料；（八）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休审批、退职审批等材料；（九）提供组织参考的材料。

第四章档案的保管条件第九条为确保退休人员人事档案的绝对安全，各街道（乡镇）社保所必须选择或建立防火、防潮的专门档案库（室），配置档案柜或密集架，档案库面积每千卷不少于20—50 平方米，并应设置空调、去湿、灭火等设施。

第十条档案库（室）的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库（室）的清洁和库（室）内适宜的温度、湿度（要求：温度14℃ —24℃，相对湿度45—65%，库内不准存放无关物品）。

第十一条无关人员不得进入档案库，档案库内严禁吸烟，不得明火进入库房。

第十二条各街道（乡镇）社保所应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。

档案库（室）、阅档室和档案管理人员办公室，三室分开。

不得在库房内阅档或办公。

第五章档案接收、管理、保管第十三条街道（乡镇）社保所接收档案时，以《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》（附件1）和企业移交的档案材料分类目录清单为依据，对接收的档案材料进行现场核对，清点无误后由接收人签字。

企业退休人员人事档案材料不全的，特别是影响退休人员养老金待遇的有关审批表，要求企业补齐；对因各种原因不能补办的有关审批表，要在办理移交手续时，由企业专门写明缺少材料的原因和具体审批表名称，由企业经办人签字并加盖公章，并由街道（乡镇）社保所将企业出具的补充材料放入本人档案。

第十四条街道（乡镇）社保所对退休人员进入社会化管理后所形成的或接收的档案材料要及时收集、整理立卷，保持档案的完整；档案室的档案要分门别类，科学系统地排列，摆放整齐。

档案编号统一采用市技术监督局编发的街道（镇）编码加序号，档案盒侧面的位置号应采用不干胶粘贴，以便档案流动时变更存放位置。

第十五条退休人员的人事档案材料统一使用A4 办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

第十六条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。

第十七条严禁任何人私自保存本人或他人档案，或利用档案材料营私舞弊。

对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。

对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第十八条退休人员人事档案的管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

第六章档案借阅第十九条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）因工作需要查阅档案材料，需持盖有党政机关、人民团体、企事业单位组织、人事部门公章和查阅人姓名、身份的介绍信，方可办理查阅登记手续。

查阅档案的，不得将档案材料带出查阅室。

（二）借阅使用退休人员档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅。

档案除特殊情况外不得借出查阅。

如必须借出查阅时，应在介绍信中说明理由，经街道（乡镇）社保所领导批准后履行借用登记手续，并在五个工作日内归还。

（三）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

对违反者，应视情节轻重依法追究其法律责任。

（四）因工作需要从档案中取证的，须请示街道（乡镇）社保所领导，经批准后才能复制办理并加盖公章。

第七章档案的转递第二十条退休人员实行社会化管理服务的企业（含职介或人才中心），应按照有关规定，对移交的退休人员人事档案与相关材料进行整理，列出清单并装订成册；持《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在办理转移社会保险关系手续时，将其档案转移至退休人员户口所在地区县社会化管理服务机构。

企业不存在的，由退休人员本人持市社保中心社会保险关系转移通知单，到区（县）社保经办机构办理社会保险关系转移手续后到区（县）社会化管理服务机构签订《北京市企业退休人员社会化管理服务交接书》（附件2），办理移交退休人员的人事档案与相关材料的手续。

第二十一条区（县）社会化管理服务机构，对户口在本区（县）的退休人员的人事档案与相关材料，分别转移到其户口所在地街道（乡镇）社保所。

第二十二条已实行社会化管理服务的企业退休人员因户口所在地发生变更，需要办理档案转移手续时，须首先办理社会保险关系转移手续。

第二十三条退休人员持区（县）社保经办机构开具的社会保险转移手续，到区（县）社会化管理服务机构办理档案转移，由转出地的区（县）社会化管理服务机构填写《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在市集中交换时移交转入地区（县）社会化管理服务机构；转入地区（县）社会化服务管理机构接收后，向转入地街道（乡镇）社保所移交。

第二十四条已实行社会化管理服务的企业退休人员其户口在本区内变更的，档案由转出地街道（乡镇）社保所出具同意转移证明，报区（县）社会化管理服务机构，再由区（县）社会化管理服务机构向转入地街道（乡镇）社保所移交。

第二十五条已实行社会化管理服务的企业退休人员户口迁移到外省市的，档案由退休人员迁出地的户口所在地的街道（乡镇）社保所保管。

第二十六条街道（乡镇）社保所管理的失业人员，在办理退休审批手续后，档案由其户口所在地的街道（乡镇）社保所继续管理。

第二十七条企业移交前死亡的退休人员，其档案由企业保管；注销企业退休人员，在移交前死亡的，由其上级主管部门保管。

第二十八条转递档案应遵守下列规定：（一）档案由专人送取，不准邮寄或交本人自带；（二）转出档案，必须按统一规定的《企业退休人员档案转移通知书》（附件3）的项目登记，密封包装后封口盖公章；（三）应转出的材料，不得扣留或分批转出；（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。

逾期一个月，转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

第八章证明出具第二十九条证明出具工作由档案管理人员负责。

档案不在街道（乡镇）社保所的退休人员，不属于街道（乡镇）社保所出具证明的范围。

第三十条有关部门规定必须出具的证明，出具的证明内容要严格依据档案材料和基本信息登记表中的相关记录，而档案材料和基本信息登记表中没有相关记录，应由相关部门出具可资证明。

第三十一条出具证明应真实、准确。

证明内容经街道（乡镇）社保所领导审阅后，加盖公章。

第九章附则第三十二条本试行办法由市劳动服务管理中心负责解释。

第三十三条《关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定》见附件4。

第三十四条本试行办法自下发之日起执行。

各区（县）劳动服务管理中心（社会化管理服务机构）、街镇（乡镇）社保所可结合实际情况制定实施办法或细则。

附件1：北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表（略）附件2：北京市企业退休人员社会化管理服务交接书附件3：企业退休人员档案转移存根附件4：关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规格附件 2：北京市企业退休人员社会化管理服务交接书甲方：（区县社会化管理服务机构名称）乙方：（单位名称）根据市委办公厅、市政府办公厅《关于转发市劳动保障局等部门< 关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见>的通知》的精神，经市劳动和社会保障局批准，准予乙方的退休人员实行社会化管理服务。

为明确双方的权利、责任和义务，做好退休人员社会化管理服务工作，特签订如下交接书。

一、经甲方核准自年月起乙方可为名退休人员（其中退职人员名）办理转移到街道、社区实行社会化管理服务相关手续（名单附后）。

二、经乙方整理清点于年月日向甲方移交退休人员的人事档案份件，各类证明份（其中人事档案转到其他单位证明份，人事档案丢失的出具证明的份，未建人事档案的证明份）。

三、退休人员实行社会化管理服务后，按规定继续享受社会保险基金负担的基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险待遇；甲方负责退休人员社会保险事务性工作和人事档案管理等管理服务工作。

四、退休人员在乙方管理期间享受的企业补充养老保险、补充医疗保险和统筹外负担的相关待遇的 （以下简称 " 统筹项目外待遇 " ）处理 问题，乙方与退休人员签订的协议书中主要承诺了以下内容：（一）退休人员实行社会化管理服务后，按规定继续享受医疗保 险基金负担的基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险待遇。

（二）乙方退休人员统筹项目外待遇的处理方案于 年 月经会 议或与退休人员协商达成一致意见。

（三）乙方已经以 方式，在 年 月 日前解决了退休人员的 统筹项目外待遇问题。

（四）退休人员实行社会化管理后，其不提出任何统筹项目外待 遇的经济要求。