在线客服常见问题指引流程及沟通技巧(2014年6月).

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在线客服常见问题指引流程 及沟通技巧
2014年6月 在线客服培训组
前言
服务
服务
帮助客户解决问题,在处理过程中发现
并不是那么容易,受到方方面面的原因 制约,解决有时候是给客户一个交待, 如网络短期内不是一定能够解决的,但 要让客户知道我们在做什么,目前的现 状。很好的与客户进行沟通,解释原因, 得到客户的理解。
投诉,表示对接待客服人员的表示不满要进行投诉,
记录下客户姓氏、电话及复述投诉内容,交现 场班长核实、电话回访客户处理,避免客户到 (2其它渠道进行升级投诉。 )与客户沟通当时情况后对客户进行后期安抚使用。
首次,感谢您向我们反映这个情况,可能是我们工作人员当时说话的方式方法欠妥,实在 抱歉给您这样的感觉。这也是说明我们服务过程中仍有需要提升的空间,后期我们会进一 步加强规范和管理,感谢您对我们提出的宝贵意见。 要点: 转移客户注意力,帮助客户解决问题。
1.查询个人消费使用情况 ( 2 4 )属于自助渠道无法查询到的项目。对省分提供其它在线服务渠道,优先推 )如果客户表示热线难以拔打,或表示出对线客服无法解决问题存在不 ( 5 )如果客户质疑为什么属于中国联通在线客服,却不能查询到他的信息或 ( 3)客户已经查询过,但存在疑问的情况。 处理指引: 场景: 客户个人话费账单、信用额度、开通的增值业务、 荐到进行查询。省分无其它在线渠道的,推荐到客户拨打当地的 满的情况下,为客户记录相关情况转交省分处理。 10010联系人 资料时,应向客户致歉,并提供其他解决方法 ( 1)属于网厅、手机营业厅能够提供查询的项目。清晰指引客户使用网上营 工客服或到营业厅查询。 参加的优惠活动时间和相关详情等基本业务。 业厅服务查询。 已具备列表: 广东:可以通过BSS、OAM等系统为用户查询相关的业 务资费情况。 话术 05 :您好!由于我暂时无法通过系统查询到您的信息,建议您拨打当地的 话术 09 :很抱歉给您带来不愉快,我也很遗憾无法帮助到您。请您谅解。您 话术 07 :那请您别着急,我会尽力帮您解决好,由于我暂时无法通过系 10010 话术 08 或是亲临当地的营业厅进行查询。由此给您带来的不便深表歉意,请您 :那请您别着急,我会尽力帮您解决好,现在我已经将您的情况记录 看这样好吗?我将您的问题记录下来,让后台安排专人与您联系答复,您要没 外省 :由于目前在线客服还未分省运营,所以暂时只能查 统查询您的信息,现在我已经将您的情况记录下来,让后台安排专人与 话术 04:您好,您所需查询的XX信息,可以通过比较便捷的自助方式进行哦, 谅解,谢谢! 下来,将派专人跟进,并在三天内给您回复,您看这样好吗? /让后台安排专 有意见,我现在马上为您记录?(如客户同意,可以表示感谢)好的,谢谢您 您联系答复,好吗?(如客户同意,可以表示感谢)好的,谢谢您的理 询到广东地区用户的号码情况,所以我们需要婉转的回答 方法如下:通过XXXX进行查询,路径: XXX。如在查询中有任何不确定的 人与您联系答复,好吗?(如客户同意,可以表示感谢)好的,谢谢您的理 的理解和支持。请您详细描述。 解和支持。 用户,先让用户通过一切自助服务渠道查询。 地方,都可以随时连线我们,我们很乐意为您服务。 话术 解和支持。 06:您好,因为您这个是计费问题的,必须用系统详细查询过您号码的详情, (在推自助服务时,说明此方法是比较便捷的,避免让客户产生我们在推诿的 才能够给您准确的回复的,但是在线客服这边目前由于权限问题查询不到您的 处理:耐心引导客户,如客户意见非常大,寻找其它解决 不良感知。) 号码详情,无法给到您准确的回复,为了解决您的问题,建议您拨打 10010或 办法,避免直接说我查不到,我也帮不了你。我们系统没 者到当地营业厅查询详情。给您带来不便,请您多多谅解。 统权限或我只能查到广东的。

场景:线路繁忙客户排队接入时间过长

处理:(先感谢,再致歉,然后分散用户注意力,引导 用户描述问题、解决。) 话术01:您好,非常感谢您的耐心等候,由于今天在线 咨询的客户比较多,所以回复得不是很及时,还望您能 见谅。请问您是否方便将您的疑问详细描述一下呢?我 们会尽力帮助您的。



话术 : 场景: 服务过程中,客户表示对对接待客服人员的表示
(3)客户没有问题了,只是想投诉该位客服。 对不起,给您添麻烦了,我会将您反映的问题如实上报主管,并尽快核实处理,给您带来的 不便请您原谅!
Fra Baidu bibliotek

话术:对不起,给您添麻烦了,我会将您反映的问题如 实上报主管,并尽快核实处理,给您带来的不便请您原谅! 记录下客户姓氏、电话及复述投诉内容,交现场班长核 实、电话回访客户处理,避免客户到其它渠道进行升级 投诉。注:现场业务主管应马上与客户联系并妥善处理。
(3)文字用语表达:
复问客户同一问题—显得无聊,不够专业;不要带 反问、讥问—会惹麻烦。
多用积极用语,如投诉,换成“请问您反映的情况是……”; 别‘稍等’,要‘马 上办’;感谢客户等候,常用的说法是”很抱歉让您久等”。(这个效果是好象我 们真的做错了,)这“抱歉久等”实际上在潜意识中强化了对方”久等”这个感觉。 比较正面的表达可以是”非常感谢您的耐心等待”。(通过赞扬的方式来表现顾 客真的很善解人意,对方听起来会舒服很多.)
对方看到实质。
话术18:服务质量情况:嗯,我能理解如果遇到这样的情况确实让人恼火,所 以请允许我向您表示歉意,同时也真诚地感谢您指明我们服务中的疏漏,客户 的批评是给我们的鞭策,说明我们服务过程中仍有需要提升的空间,后期我们 会进一步加强规范和管理,感谢您对我们提出的宝贵意见。
处理指引:第一时间报备现场班长,与客户沟通中,主动询问客户问题是否解决,优先解 决客户的业务问题。如果客户投诉态度很激烈,个人感觉无法处理,则知会班长进行转接 场景:客户因咨询业务或投诉问题引发的服务态度 进行升级处理。 话术: 要求处理。 (1)我能理解您的心情,我代表刚才那位工作人员向您表示歉意,请您不要放在心上, 您刚才咨询的问题一定很重要,我一定尽心帮您解决好的,您刚才反映的问题是……是吗? 这样的问题我过去也遇到过,您放心,我今天一定会帮助您解决这个问题的。
计费资费误差等不满,透露会通过其他媒体、微博、 10015或工信部等社会渠道进行投诉升级,有越级投 话术诉倾向。 16:我理解您的心情,您别急,我马上帮您处理,好吗
话术17:计费误差情况:您好!真的很抱歉没能及时解答您在联通产品使用过 程中的疑问。关于您所反映的情况,我们希望可以尽快为您转交工作人员核查 要点:属于我们做不到位的,坦诚道歉做好补救;双 跟进,并由专员与您电话联系回复,请问您现在是否方便与我们确认相关信息 呢?方有责任,解决自身不足请对方配合解决问题;对方 真的抱歉,我真的很理解您的心情,请放心,我们一定为您核查清楚,然后给 理解有误的,力争对对方能够理解的方式指出,帮助 您回复。现在我已经将您的情况记录下来,到时将由专人给您回复。
沟通:
礼貌客气的说,有理让三分、无理要道歉;学会用万能 语表达认同—“是的”“不好意思”“感谢您的建 (1)“说”的技巧: 议”“我能理解”;不用否定性语气—不说“我也没办 法”、多说:“我能为你做什么”;不要用挑逗性的言 语—如“向上投诉也一样”; 重复问题的重点,确保客 户理解。

(2)“问”的技巧: 发问会代表一种情感、态度,关心问增强感情有利 于沟通,得当的问可帮助了解更多的信息,不要重
投诉:

(1) 处理三步骤:
安 抚
引 导 确 认
安抚两阶段:倾听与提问 引导两阶段:建议与提问。围绕对方情绪打转,注定失败, 提问目的在转移战场、取得主动。你道歉,客户加大火力, 完全主导,你提问:能让我把您讲的话总结一下吗?客户 说好,然后开始倾听,主导权进入你手中。 处理问题过程中,自已拿不定主意,可联系上级处理。

话术13:真抱歉,希望您理解,如果可以,我们肯定为您在线解决让您满意, 但针对特殊的实际情况/个性化的当地政策,为了能够根据您的实际情况为您提 供贴切解答,因此,我们建议您拨打当地的10010或是亲临当地的营业厅进行查 询。由此给您带来的不便深表歉意,请您谅解,谢谢
处理指引:1.代表公司给予诚恳道歉;2.不直接提供客户需要升级投诉途径;3. 尽量安抚客户,完整记录客户投诉情况派发工单,并及时报告班长,由班长通 场景:客户在对话过程中,表示出我司的服务质量、 知省分或地市关注处理。


场景:客户咨询宽带、2G业务。 广东:2G问题在线客服需要全权受理,宽固问题虽非在线客服的服 辅导话术(如果用户表示强烈不满,可以参考使用): 务范围,但是可以转接宽固问题专席。(转线前提醒:您好,很抱歉, 您现在接入的是手机业务咨询专席,为了更好的为您解答疑问,让我 请您别着急,如您同意,我们可将您的相关信息转交 为您转接宽固问题咨询专席,好吗?) 工作人员处理,一般会在24小时内安排专人与您电话 外省:告知客户受理范围,委婉拒绝,如果客户反对意见强烈要求直 联系回复,您是否同意我们为您记录转交呢?(如客 接受理,或表示已经在其它渠道获得非常不良的服务体验,可为客户 户同意,可以表示感谢)好的,谢谢您的理解和支持。 下单处理。 请您详细描述。 要求: 严禁对出现的问题不致歉或语气生硬地说:“我们也没有办法” 或“这是规定”等。 需请求客户谅解时,可用:“非常抱歉,请您谅解。”或:“非常抱 歉,让您失望了。”或“很抱歉给您带来不愉快”。

2.咨询当地政策或优惠活动情况 (2 4)如果无法查询到相关的信息的话,建议客户先跟客户明确表示现在我们无 )如果客户表示热线难以拔打,或表示出对在线客服无法解决问题存在不满 ( 场景:包括短信收到优惠信息、在当地的营业厅看到的信 的情况下,为客户记录客户需要咨询的问题,派工单转交省分处理。由省分人 法查询 员通过短信或电话形式回复客户。 处理指引: 息,例如是存费送费优惠活动,网龄升级计划,存费送流 话术 11 :因为各地联通同期开展的促销活动非常多,您所咨询活动优惠属于省 ( 1 )是否属于网上营业厅上公布的政策,是则根 量等活动详细情况,或是想咨询 2G、固话、宽带等业务。 分当地政策,为了给您提供更准确的答复,我们抱歉地告知您,建议您拨打当地 据网页的资料再向客户介绍 。 :通过用户提供的截图、短信或网址为其查询到相关 的广东 10010 或是亲临当地的营业厅进行查询。由此给您带来的不便深表歉意,请您 话术14:那请您别着急,我会尽力帮您解决好,现在我已经将您的情况记录下 谅解,谢谢 的促销政策业务信息,如果信息内容较简略,在线客服可 来,将派专人跟进,并在三天内给您回复,您看这样好吗? 通过查询新知识库核实后为用户解答。 话术 12:您好,因为各地联通同期开展的促销活动非常多,您所咨询活动优惠 话术10 :您好,感谢您对我们的信任,请问您这项信息是 属于省分当地政策,为了能够根据您的实际情况为您提供贴切解答,因此,我们 外省: 如果可以通过新知识库为用户查询到的促销政策, 建议您拨打当地的 10010或是亲临当地的营业厅进行查询。由此给您带来的不便 从什么渠道了解到的呢?为了更好的为您核实,您可以详细 在线客服应该为用户核实后解答,如果是一些地市的非大 话术 15:请您理解,出现这样的情况我们也非常抱歉,我们也会积极的为您协 深表歉意,请您谅解,谢谢 描述一下活动的内容哦。 调解决,现在我已经将您的情况记录 下来,将派专人跟进给您回复。 范围进行的促销活动,在线客服可通过以下方式确认处理。
话术02:您好!您所描述的情况我们已经详细了解,
确实是给您的使用带来了不便,我们也希望能尽 快为您核实跟进。如您同意,我们可将您的相关 信息转交工作人员处理,一般会在24小时内安排 专人与您电话联系回复,您是否同意我们为您记 录转交呢? (如客户同意,可以表示感谢) 谢谢您的配合。另外,温馨提醒您留意我们工作 人员的来电哦,希望能尽快帮助到您解答疑问, 祝您生活愉快!
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