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论秘书工作与人际关系2同名21224

论秘书工作与人际关系

秘书对上要处理好与领导的关系，对下要处理好与下级的关系，对内要处理好与同事的关系，对外要与各种机构、各类人员等打交道。从秘书的职能来看，无论是办文、办会、办事还是辅助决策、协调关系，都对秘书人际关系的处理能力提出了要求。美国着名的成功学大师，戴尔·卡耐基曾经说过这样的话：“一个人事业上的成功，只有15%是依赖于他的专业知识和技能，而85%则是依靠他的人际关系和处世能力”1；台湾的石咏琦在《谈天才秘书》一书中认为，对秘书来说“个性重于技能，经验重于学历”，她说：“秘书的成败往往不是效率第一，而是人缘第一。”从一定意义上讲，秘书人员的人际关系直接影响着办公室工作的氛围与工作效果。正确认识和理解秘书人际关系的特点,掌握处理人际关系的原则和技巧，对于在相对复杂的社会以及办公室这个较为特殊的环境里工作的秘书来说是一个急需解答的大的课题，本文主要从此角度, 探讨秘书工作者应怎样把握在人际关系交往方面的基本原则与技巧,切实提高自己处理人际关系的能力。

一、秘书工作中人际关系的特点及其重要性

人际关系是属于社会心理学的一个范畴, 主要指个人在社会实践中形成的人与人之间的相互作用和相互影响。其涵盖面包括个人在生活、生产及其他在社会活动中形成的一切人与人之间的关系2。作为秘书，要在工作当中协调好人际关系，首先要做到的是正确地认识人际关系的特点。

(一）秘书人际关系的特点

秘书工作的内容决定了秘书人员几乎每天都要与不同层次的各类人员打交道，秘书的工作中人际交往是必不可少的重要环节，在一个组织或团体中，秘书部门既是信息中心，又是接待中心。秘书人员既是信息的收集、产生、发送者，又是单位的迎来、送往、联络者，秘书部门和秘书人员的交际范围最广，人际交往频率最高。秘书工作的特殊性也决定了其人际交往的一些特点。

1、人际关系的广泛性

文秘人员的人际交往是开放性、多层次、同时也是全方位的。为了更好的履行自己的职责,。这既包括与领导的交往与联系, 又包括与同事的交往与联系还包括与其他单位、顾客或者是来访者之间的交往与联系。

1岳贤伦.活用人际关系巧办事[M]. 北京科学技术出版社, 2006.

2王文才.浅析秘书人际关系交往的特点及基本原则[N].怀化学院学报，2007，(4)

的客观需要，也是自身心理健康的需要。秘书要协调好人际关系，不仅仅只是单纯出自自己工作的需要，同时也由于职业的心理因素，在这种交往之中协调好人际关系，也能够使从事秘书工作的人，保持一种健康的心理状态。从事秘书工作的人会有这样的体会，在工作中保持人与人之间的充分的思想情感的交流和沟通，保持实现人际交往行为所需要的条件、原则等，也是保证个人心理健康成长所必需的。一旦在工作中，人际关系和谐，人际交往顺利，秘书能够保持积极、开朗的态度，各个方面的工作展开也就能得心应手，左右逢缘，工作的局面也就能够得以迅速地打开，工作的成就也显而易见。反之，不仅会影向到秘书身心的健康，也会使整个工作处于被动的状态之中。

2、有助于增强机构内部的凝聚力

秘书在处理各种行政事务性关系当中，为促使和达成集体与集体、集体与个人，以及集体内部各个个体之间工作上、行动上的协调和默契，以及行动步伐和节奏上的统一，保持集体活动与外界环境之间的和谐，取得工作、活动等方面效益的共同目标，往往都需要通过人际交往的协作调节来不断地互通有无，彼此之间做到互相通报、互相交流、共同协作。因此，秘书在人际关系的协调中，实现充分的信息交流、情感沟通，就能够使团体关系中的上下、左右、前后之间的方方面面的关系、利益、原则等紧密地结合起来，做到把各方面的力量聚集在一起，形成一股强大而统一的力量，把各项工作做得好上加好。如果不是这样，团体与团体，团体内部之间的人际交往不充分，在人与人之间就会产生误会、隔阂、矛盾和纠纷，造成目标不统一、行动不协调，以致于团体涣散，工作无法展开。

秘书人员和领导、同事、下级之间积极地沟通，将有助于增强组织内部的凝聚力和向心力，有助于消除降碍, 促成工作任务的顺利解决。在工作中有时会出现这样的情况，秘书本人难以解决的、认为非常困难的任务，通过领导或同事可能会比较轻易的解决，借别人的力，来处理问题这是秘书处理好人际关系之后轻易可以做到的；秘书人员与各部门工作人员之间的良好关系，能帮助秘书人员协调好各方面的工作，及时有效完成领导指定的各项任务。

3、有利于提高工作效率

秘书在日常工作中，如果单靠发号施令来行使秘书的职贵，无疑会是事倍功半，难以奏效。相反，如果秘书善于处理人际关系，在人们的心目中有粉良好的“印象”，能够得到人们的信任，人与人之间的“感情效应”就会发挥作用，从而较为顺利地开展工作。

秘书通过与他人建立和谐的人际关系，可以大量减少工作中的障碍，在他人的帮助

下顺利解决工作中遇到的困难，从而极大的提高工作效率。广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。人际交往活动同时也是信息转换传播的活动。秘书交往活动越宽，交往频率越高，获得的信息也就越多，对充分发挥秘书的咨询参谋作用也就越有利。

秘书的许多工作, 大多需要透过别人的工作才能进行, 如信息的收集整理, 一定要在各部门及时提供的基础上进行, 否则就是无源之水, 工作难以开展。所以秘书的巧妙之处应当在与各方面的人员协调一致，这将是秘书成功的基础。

4、有助于塑造良好的组织形象

在一个企业里，秘书代表着一个公司的形象，可以说秘书的一举一动都反映着企业的形象，一言一行都是企业文化的折射。秘书良好的形象可以显示企业的实力，在外观上可以给人一种管理科学、制度严格、训练有素的印象。如：秘书跟随领导出去谈判时，穿着大方得体、行为规范、谈吐优雅，拥有良好的气质风度、礼仪素养，则对方通过你良好形象也会觉得你所在企业也是一个管理科学、有实力、值得信赖的企业，从而，在无形中塑造了企业良好的形象。在平时秘书也不可避免地要同公司内外各种人接触，其服饰、打扮、行为举止直接关系到公司的形象，因为每个人看到秘书的形象就会联想到这个公司的形象，为此秘书必须随时随地保持良好的形象。对于一个企业来说，秘书作为企业的一员，不仅代表个人的形象，而且还代表着企业的形象，代表着组织的实力与信誉，反映着企业文化和员工的精神面貌，为此，许多企业要求秘书时时保持良好的个人形象，以便提高企业的形象。

5、有利于优化外部环境

机关要政令畅通，企业要生存发展，必须借助于秘书工作，与人民群众和外界进行广泛的联系和交往，以保持畅通的联系渠道，形成较为广阔的信息源。这样可以听到来自不同方面的呼声、批评和建议;可以了解人民群众的疾苦和实情，也可以获得重要的经济情报和信息，供组织或企业领导决策参考。机关要政令畅通，企业要生存发展，必须借助于秘书工作，与人民群众和外界进行广泛的联系和交往，以保持畅通的联系渠道，形成较为广阔的信息源。这样可以听到来自不同方面的呼声、批评和建议;可以了解人民群众的疾苦和实情，也可以获得重要的经济情报和信息，供组织或企业领导决策参考。

总之，秘书工作有自己的突出特点和应坚持的基本原则。只有认真把握这些特点、坚持应有原则，才能做好秘书工作，使之在社会主义现代化建设大业中、在企事业单位或公司的发展中，发挥应有的重要作用