文献中心服务规程

文献中心服务规程文献中心服务规程公司管理制度文献中心服务规程QMC7.5.1-2000编制：审批：**省科技情报研究所2003年6月**省科技情报研究所文件编号WX/C-12-2000印刷型文献资料采购和编目规程修改码A/O共5 页第1 页1. 目的使我所印刷型文献资料采编工作有统一的规范，操作有章可循。

2．适用范围科技文献收藏服务中心印刷型文献资料采编工作3．职责由中心主任和采编工作人员负责4．采编工作流程如下5．工作规范5.1 工作内容5.1.1 根据本所的任务、性质和服务对象，有计划、有重点、有目的、系统地补充馆藏、建立科学、合理、有特色的文献资料收藏体系。

5.1.2 承担我中心的中外文图书资料、会议录、期刊等各种印刷型文献的采购、验收、分类、编目、制卡、加工等工作。

5.1.3 建立较完整的目录体系，负责组织公务目录及编制书本式馆藏目录。

5.1.4 负责新书通报的编制工作。

5.1.5 参加华东地区外国和港台科技期刊预订联合目录的有关编制工作。

**省科技情报研究所文件编号WX/C-12-2000印刷型文献资料采购和编目规程修改码A/O共5 页第2 页5.2 岗位职责5.2.1 采购、验收工作各种图书资料采购应事先填写图书资料采购计划表，经所领导批准后进行。

5.2.1.1 图书资料、会议录：a) 根据本所文献采购原则，做好中外文图书资料、会议录的选订。

通过图书进出口机构、**书店的统订目录、机关团体出版物目录及交换书目进行预选，要求审阅每期征订目录，做到每期选购无遗漏。

预选后的目录使用计算机进行选购查重、预订输入，填（打）图书资料预订单，所订图书资料的重复率一般不超过1%，除非有特殊需要。

发现或需要重复订购的文献资料应填写文献资料订购复本监测表。

所有订单需报馆领导审核后，及时发出。

同时做好图书资料、报刊的交换、预订的信函联系、外出采访选购工作等。

b) 订购的图书资料、会议录到货后，要核对随书清单，书款与发票应准确无误，并在二周内完成个别登记，经中心主任审核后报销。

c) 图书资料、会议录应一书一号，每册加盖馆藏章。

d) 做好每年到馆图书资料、会议录的统计工作，要求数字准确、无遗漏。

5.2.1.2 期刊：a) 根据采购原则，做好每年期刊的续订、停订、新订、催期补缺工作。

新选刊需报中心领导批准，订单发出前，要求仔细核对，保证经费计算基本无差错。

b) 中文期刊订购重复率低于1%。

严格杜绝外文期刊重复订购，要求重复率低于0.1%。

c) 期刊到所及时搬包，拆包后逐期逐册在期刊验收卡上登记，每册加盖馆藏章于封面或目次页。

d) 要求严格按验收规定完成全部工序，遇有刊名变更应立即通知编目人员重新编目，定期向采购人员提供缺刊催缴或补订通知单。

验收错误率不能超过1%，验收时间一般不超过一周，特殊情况适当**。

**省科技情报研究所文件编号WX/C-12-2000印刷型文献资料采购和编目规程修改码A/O共5 页第3页e) 期刊补缺一般为每半年进行一次。

f) 做好期刊到馆统计，要求数字准确、无遗漏或重复。

5.2.2 图书资料、会议录分编工作a) 图书资料必须使用《中国图书资料分类法》进行分类。

分类时，结合本所特点，认真确定类目。

b) 确保分类质量，减少同书异类现象，发现差错，立即纠正。

c) 认真做好分类查重工作，多卷书及丛书整套编目时，分类必须做到前后一致。

d) 编目要求遵守有关国家标准或国际标准（外文图书），不得任意改动，确保编目的统一。

e) 编目要求准确无误，发现差错立即纠正，每种图书资料、会议录编制三套卡片。

f) 每批图书分编过程要求二周内完成，特殊情况可适当**。

5.2.3 目录组织工作5.2.3.1 图书资料、会议录：a)严格按目录组织规则及时而准确地组织好公务目录，保证目录的系统性和完整性。

做好公务目录的日常保养工作（包括补片、换片、顺片、倒屉），读者目录每年粗整一次，每三年细整一次。

每套目录要求基本上无差错、无缺片，无严重破损。

b)组织目录时，发现问题除自身及时纠正外，还应通知有关人员及时纠正，要避免环节遗漏，防止留有后遗症。

c)每年编辑出版中文科技资料目录一册，要求准确、完整、系统地揭示文献馆藏，5.2.3.2 期刊：a) 建立完善的期刊预订目录、验收记到目录，对改刊名、并刊、停刊、退刊各类刊情变化及时著录。

**省科技情报研究所文件编号WX/C-12-2000印刷型文献资料采购和编目规程修改码A/O共5页第4 页b) 每年期刊征订工作结束后，一月内与负责组织读者目录的有关同志共同对新增、停订、停刊等刊情变化做好目录修改工作，保证读者目录准确反映馆藏。

c) 新增刊必须做到一刊一号，进行分类、配给馆藏号后，及时做出读者目录卡片移交目录厅。

6. 人员要求6.1 采购验收工作选书必须由具有大学毕业以上文化水平，熟悉本门学科知识及其发展趋势的高级馆员及馆员职务的人员担任；在高级馆员直接指导下，具有大学毕业文化水平的助理馆员可参与部分选书、查重等工作。

外文图书的选书人员，除需具备较丰富的学科知识外，还必须具有较熟练地外文阅读水平。

订书工作由馆员、助理馆员担任；其中某些辅助工作，可在馆员的直接领导下由管理员担任。

校对工作必须由馆员担任。

从事外文订书工作的人员，要有一定外**平、至少能读识订单上的外文内容。

验收登记工作由馆员、助理馆员担任。

其中拆包、记到、写文献提送单等辅助工作，可由管理员担任。

从事外文图书验收登记工作的人员应具备一定的外**平，能识读外文书名、著者名、出版社名称。

6.2 分编工作分类工作由高级馆员或馆员担任。

担任外文图书的分类人员，应具备能较顺利地外文阅读水平。

编目工作由馆员或助理馆员担任。

在馆员直接指导下管理员可分担部分编目辅助工作。

从事外文图书编目工作的人员，应具备能阅读外文图书的外**平。

6.3 目录组织工作目录组织工作在助理馆员直接指导下由管理员担任，校对工作由助理馆员担任；目录保养工作在馆员指导下由助理馆员及管理员担任；配片工作由管理员担任。

**省科技情报研究所文件编号WX/C-12-2000印刷型文献资料采购和编目规程修改码A/O共5 页第5 页7. 相关文件7.1 国家标准：文献著录总则GB/T3792.1-19837.2 国家标准：普通图书著录规则GB/T3792.2-19858. 附相关记录8.1 C7.5-1-1 期刊验收卡8.2 C7.5.1-WX12-01-2000 图书资料预订单8.3 C7.5-1-2 图书资料采购计划表8.4 C7.5.1-WX12-02-2000 文献资料订购复本监测表期刊验收卡（样式）NO: C7.5-1-1正面年一月二月三月四月五月六月七月八月九月十月11月12月备注编辑处出版处背面年一月二月三月四月五月六月七月八月九月十月11月12月备注图书资料预订单NO: C7.5.1-WX12-01-2000书名：份数：单价：金额：书名：份数：单价：金额：书名：份数：单价：金额：书名：份数：单价：金额：书名：份数：单价：金额：书名：份数：单价：金额：征订单位开户银行单位地址帐号邮政编码总金额收到发票收到资料批准人经手人年月日备注：实际使用中，本表格式由计算机自动生成。

图书资料采购计划表NO: C7.5-1-2文献名称单价数量金额备注专利文献国外专利中国专利外文期刊影印期刊原版期刊中文期刊书本式电子版中文图书标准文献国外标准中文标准数据库文献征订单位单位地址开户银行帐号邮政编码总金额是否收到发票部门负责人所领导批示经手人验收时间订购时间文献资料订购复本监测表NO: C7.5.1-WX12-02-2000文献名称价格订购日期征订单位重复原因部门意见负责人签字：审查日期文献资料订购复本监测表NO: C7.5.1-WX12-02-2000文献名称价格订购日期征订单位重复原因部门意见负责人签字：审查日期**省科技情报研究所文件编号WX/C-13-2000文献资源管理规程修改码A/O 共2页第1 页1. 目的使我所文献资源管理工作有统一的规范2．适用范围科技文献收藏服务中心印刷型文献资源管理3．职责由中心分管主任和文献资源管理人员负责4．文献资源管理流程如下5．文献资源管理工作内容**省科技情报所的文献资源管理工作指对已经采购到所后的文献资源进行管理。

这类资源包括三种，一种是以纸质为载体的文献；二是以光盘或硬盘为载体的全文文献数据库系统；三是缩微胶片、平片为载体的部分专利。

各种文献资源的管理均遵循“谁服务谁管理，谁管理谁负责”的原则。

通过管理与控制，保证印刷型文献资源的完整性，避免文献资源的遗失和残缺，使之能正常流通及运转服务，向用户提供优质服务。

6．上岗要求**省科技情报研究所文件编号WX/C-13-2000文献资源管理规程修改码A/O共2 页第2 页以纸质为载体的期刊类文献资源管理人员，应熟悉资源采用的分类体系，能准确的调出用户所需的资源，并准确归位；能基本判断用户所需的期刊在本所有无馆藏及相应的馆藏位置。

以纸质为载体的图书资料类文献资源管理人员，应熟悉资源采用的分类体系和排架方式，能准确调出用户所需的资料，并准确归位。

文献资源管理人员同时也是面向读者的服务管理员，无论是服务技术水平还是服务态度方面都应能使用户满意。

鼓励管理人员加强岗位技能学习，自我提高服务能力和服务道德。

工作能力强、服务态度好的人优先上岗。

7. 入藏登记文献资源进入流通前，要做好入藏登记、验收工作，填写文献提送单，记录文献资源名称、入藏时间、签收人等内容。

文本文献资源按“印刷型文献资料采购和编目规程”做好分编工作，期刊装订入库应填写装订书刊清单。

电子文献资源按“电子文献信息资源采集和维护管理规程”进行管理，各类文献均有可靠的存放地点，并便于存取。

8. 借阅文本文献借阅按我中心“资料外借及遗失、损坏赔偿规定”执行。

电子文献及缩微文献原则上不外借，通常情况下在文献中心阅览使用，特殊情况外借须经中心主任批准。

9. 安全文献资源收藏地是消防重点，场地内应注意一切电器及电线安全，严禁火种进入。

定期检查电器安全情况，场地内无人时要切断一切电源。

10．附相关记录10．1 C7.5.1-WX13-01-2000 文献提送单10．2 C7.5.1-WX13-02-2000 装订书刊清单文献提送单NO: C7.5.1-WX13-01-2000书刊来源及发票号采购人员及日期本批送书刊种，册，计元验收人员及日期分类人员及日期编目人员及日期登录号接收单位签收及日期书库其中专著种册专刊文献文献文献文献中国本件缩微胶卷卷阅览室中文报纸种**本件缩微平片张外文检索期刊种册美国件录音带盒缩微回忆录套册英国件唱片张其他科室检索汇编册西德件录像带盒声像学位论文册苏联件电影片盒科技报告册世界组织件幻灯片张技术标准册欧洲组织件产品样本套册日本公开件未分编种册国内参考工具册日本特许本件备注国外检索工具种册装订书刊清单NO: C7.5.1-WX13-02-2000馆藏号编号书刊详细名称卷数出版年度期数备注委托单位电话联系人**省科技情报研究所文件编号WX/C-14-2000电子文献信息资源采集和维护管理规程修改码A/O共2 页第1 页1. 目的本文电子文献包括：网络版（含镜像方式）或单机版光盘型全文电子文献和数据库。