撰写文字材料的方法和技巧

撰写文字材料的方法和技巧

——关于撰写材料的五个问题

张丽花

（琼台师范高等专科学校中文系海口 571100）

摘要：本文主要以如何撰写文字材料为中心，着重讲述了关于撰写材料的五个问题，分别是：一、撰写材料有哪些基本步骤；二、怎样提高材料写作水平三、撰写材料通常要注意哪些问题；四、材料的结构怎样构建；五、怎样掌握提升材料质量的小窍门。

关键词：材料基本步骤

工作中我们有时要撰写一些文字材料，材料是一个通俗的泛称，通常指在办公或生活中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称，为了方便，下面叙述中把文字材料统一简称为材料。每种材料有各自的具体要求，但一般来说有以下几项基本要求：一要意图清楚，即说什么，明确提出问题;二要结构合理，即怎么说，围绕问题怎么展开，提出解决问题的方案，有头有尾，有理有据，主次分明;三要语言流畅，即说得好，在前面的基础上，要把材料写得有声有色，回味无穷，切忌把材料弄得干巴巴的，倒人味口。材料的质量高低有时会左右工作落实，提高办公效率，甚至改变别人对你的印象。材料的好坏可以有高下之分：最基本的就是讲清楚，让人明白你在讲什么；再好点的就是讲到位，让人明白你讲的主题是什么，干净简练，该说的说，不该说的不说，不脱泥带水；最好的材料讲得美，不但让人明白你讲什么，而且引人入胜，如沐春风，别人爱看爱听，通过这篇材料学到了东西，得到启发。

第一个问题：撰写材料有哪些基本步骤

按照撰写材料的顺序，一般可以分为七个主要步骤，即：把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同建房屋一样，把握方向相当于建房选址，领会意图如同确定房屋用途，理清思路相当于完成施工图纸，搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构，充实内容如同彻好每个房间，修饰语言如同室内装修，反复校对就是在装修过程中不断修改。

一、把握方向。方向比速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和行文规范，特别是涉及到政治性问题尤其如此。撰写材料前一定要懂得国家法律和相关行业的规章制度，不能出现与文件和上级精神不符合的文字和语言。一般来说来，在把握方向上要做到合法、合理、合情。

二、领会意图。撰写材料都是为了说明问题，这就涉及到领导和上级的作者简介：张丽花（1981—），女，汉族，山东省东阿县。琼台师范高等

- 1 -

工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题，这样相对来说容易把握。有些领导没有明确说明，或者由于时间关系没有完整的思路，这就需要撰写人自己揣摩领导意图，一般来说要根据领导的办事风格来揣摩，要符合该领导一贯的行文述事风格。由于大多数领导事务都比较繁忙，往往交代一件事情后有时会遗忘，这就需要主动向领导汇报，征询意见，防止在材料出现较大的偏差。

三、理清思路。这是整个撰写材料的重心，需要占有整个撰写材料至少50％以上的时间，由于每份材料的要求不一样，思路到底怎样展开需要具体而论，但有几点需要把握，一是要结构清楚。如材料分为几个问题，第一问题讲什么，第二个问题讲什么，清清楚楚，明明白白。二是要比例合适。什么是重点，什么是次重点，什么是修饰，重点部分应该浓墨重彩，着重阐述，次要部分一笔带过。如果人的身材比例不协调，头重脚轻，哪怕五官再端正，也会变成怪物。三是逻辑顺序正确。先讲什么，后讲什么，要有一定顺序。

四、搭好框架。根据前面的思路，搭构好整个材料的框架，就和建房子是一样的，把每栋房屋比喻成材料的大点，一、二、三、四……，把房屋的每一层比喻成材料的次点，（一）、（二）、（三）、（四）……，把每个房间比喻成小点，1、2、3、4……，依次类推，每栋房屋是什么用途，每层房屋是什么用途，每个房间是什么用途，这时要基本确定下来。需要说明的是，整个要点的语言结构力求相同，这样显得结构紧凑，思维缜密。

五、充实内容。对每个要点充实适当的内容，所有的内容必须能够受要点的约束和领导，不能混淆，切忌出现以下几种情况：不能统领：要点不能完全概括所属内容；要点冲突：要点所表达的内涵与所属内容相互冲突；内容交叉：各要点内容互相交叉。要防上出现以上问题，主要还是要理清思路上做文章。

六、修饰语言。唐代诗人贾岛为“僧推月下门”和“僧敲月下门”反复斟酌；也有“只为一个字，折断数径须”的典故；还有文章“三分靠写，七分靠改”之说。房子建好了需要装修，材料写好了也得修饰。一看语言表达到不到位，二看语言通不通顺，三看语言精不精练，四看语言出不出彩。这里有个取巧的办法，就是把材料尽可能多给别人修改，“三人行必有我师”，换个人换条思路，材料经过多人修改后语言上一般比自己闭门造车要漏洞要少些。

七、反复校对。这是文章最后一道工序，主要是防止出现错字、漏字，犯一些低级错误。试想，如果一份好材料质量再高，但出现几个错别字，就像吃一顿海鲜大餐快完才发现盘子里有个死苍蝇，那可是大倒味口，整份材料的档次也会大大降低。

第二个问题：怎样提高材料写作水平

这其实是一个非常复杂的问题，但同时也是一个简单的问题，说穿了就一个字——“勤”，只有勤奋才是提高材料写作水平的唯一途径，具体来说

作者简介：张丽花（1981—），女，汉族，山东省东阿县。琼台师范高等

- 2 -

就是要做到“四多”。

一、多看。熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。多看书，多看别人写的比较成功的材料是一个提高材料写作水平的好方法，通过适当的模仿和借鉴，可以在短期内较快提高写作水平。“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”在一定程度上也道出了其中的奥妙。全盘照搬就是抄袭，适当引申叫借鉴。

二、多记。好记性不如烂笔头，必要的积累和整理对写作是很有帮助的，人从少年后感性记忆的能力就不断下降，这就需要通过书面积累来保持对某些知识的记忆。建立分门别类的摘抄本按照自己喜欢和容易记忆的方式积累，特别是对一些名言警句、诗赋歌辞等要顺手记下来，说不定有些场合或者材料就会引用，有时会产生意想不到的效果。

三、多想。古人云：学而不思则罔。要用自己的语言表达你所学的内容，通过思考，把别人的知识变成自己的知识，最后内化成自己的思想，不能人云亦云。思考时可以有这样几种方式：反向思维，对文章提出批判性意见，反其道而行之，说不定有新的观点产生。发散思维，由一而二，由此及彼，触类旁通，不断深入，得出相关的或者相类似的观点，填补空白。归纳思维，在别人观点的基础上，总结归纳，进一步提炼观点。

四、多写。在陆地上永远学不会游泳，同理，如果不亲自动手写，永远提高不了自己的写作水平，多看、多记、多想都是为多写铺垫的，刚开始写肯定会遇到许多困难，但一定要坚持下来，可以先从简单的开始，由简就繁，一步一步提高，这个过程可能有点长，但深入其中后，你就会发现，原来写材料虽然很枯燥，但其中也有乐趣，成功地完成了一个材料后，那种喜悦的心情是完成其他工作所不能代替的。

正如国学大师王国维治学三境界之说：昨夜西风凋碧树，独上高楼，望尽天涯路（晏殊词）；衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴（柳永词）；众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处（辛弃疾词）。提高材料写作水平也必须经历过这样三个境界，初时困惑迷惘，不知如何下手；再者艰辛痛苦，四处探索；最后修成正果后感到满心的释怀和愉悦。

第三个问题：撰写材料通常要注意哪些问题

一、忌逻辑混乱。正常人的思维都是有一定的逻辑性，也就是有一定的规律，如同办事一样，有急事和缓事，重事和轻事，大事和小事，一般来说先办急事、重事、大事，后办缓事、轻事和小事。写文章就要搞清楚先写什么后写什么，不能乱了次序，这反映了一个人的思路清不清楚，具体在第四问题中详细阐述。

二、忌主次不分。一份材料的重点是主要的，其他都是为了说明这点而服务的，如果重点没有讲清，其他部分写得再好，也是喧宾夺主，主次颠倒，让人一头雾水，摸不清南北。正确的做法是主要部分要泼墨如水，毫不吝啬，洋洋洒洒千万言，次要的部分要惜墨如金，蜻蜓点水，绝不多说一句话。这样才能做到主次分明，结构合理，相得益彰。

作者简介：张丽花（1981—），女，汉族，山东省东阿县。琼台师范高等

- 3 -