档案立卷整理
档案整理、归档、立卷操作步骤
是来自平时学习积累总结的
有问题的地方肯定有的
还请大家批评指正！
档案整理、归档、立卷操作步骤
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录
应实行统一集中管理
归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档
2、档案来源：
（1）上级来文：（主要是教育局来文）
（2）本级形成的文件、材料
主要有：①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱
就要求以一届学生的文件、材料组成一卷
②问题：一卷可以一个问题或几个问题
文件材料多的就一个或两个问题组成一卷
文件材料少就几个问题组成一卷
但也不能太杂
同一个问题应该在同一卷（如果同一个问题文件材料很多
可以根据实际问题有规律的分成几卷
例如：学校与每个学生签订的协议书
可以一个班的文件材料组成一卷
其中照片档案办公室可以先组卷
组卷方法请看实例
学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
2、毕业班合影；
3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄； 2、利用效果登记薄；
立卷整理归档制度(5篇)
立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。
本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。
二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。
三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。
1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。
7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。
2、文字书写一律从左至右横写。
立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。
该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。
立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。
2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
第三课、档案整理立卷
4、编制案卷封面--封面格式
1、在封面上方四分之二处，居中填写立卷“机关名称”。 2、在机关名称之下，居中填写“组织机构”或“类别名称 ’ 3、在上项之下居中处，填写“案卷标题”。 4、在封面之下四分之一居中处，填写“卷内文件起止日期 ” 5、在上项之下偏左处，填写卷内文件件数和页数。 6、在上项之下偏右处，填写保管期限。 7、在上项之下，填写文书处理号。
立卷注意事项--
传统立卷六大特征
（一）作者特征 （二）内容特征 （三）文种特征 （四）时间特征 （五）地区特征 （六）通讯者特征
3、卷内文件整理—整理方法
1）、按立卷类目整理 立卷类目是整理材料的纲目。搜集到大量文书材料之后，应分 别纳入立卷类目之中去，使之“对号入座” 。 2）、按照文书之间的内在联系整理 按照文件之间的内在联系整理，包括按照事物之间的原因与结 果联系整理，按照原件与正件之间的联系整理。 3）．按照立卷的要求整理 即按照立卷的要求把反映同一个问题的材料放在一起，把反映 同一事件的文书放在一起，把保存价值相同的文件放在一起， 把同一级别的文件放在一起。
档案整理立卷实训--
三、实训用品、耗材
1.若干年度的废弃党务、行政、教学类文件材料或 者复制材料6组，每组20-30份，内容不重复； 2.去钉机6个； 3.浆糊6盒； 4.卷皮12份； 5.装订机一台； 6.棉线、白纸若干。
四、实训步骤
1．根据年度－机构的分类方法对文件进行分类整理； 2．确定文件的保管期限； 3．对档案文件进行整理排序； 4．编写卷内目录； 5．对档案进行装订。
立卷注意事项--
3、卷内文件整理—编制卷内文件目录
卷内文件目录一般包括顺序号、发文号、文件作者、文 件标题或摘由、文件日期、所在页号、备注等栏目。
档案立卷归档制度范本
档案立卷归档制度范本第一章总则第一条为了加强档案立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等有关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于各级机关、企事业单位、社会团体和其他组织。
第三条档案立卷归档工作应当坚持完整性、准确性、及时性和安全性的原则。
第四条档案立卷归档工作由单位档案部门负责组织协调，各部门负责归档文件的收集、整理和立卷工作。
第二章归档范围第五条归档范围包括：（一）反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对单位工作具有查考价值的文件材料。
第六条不属于归档范围的文件材料，不得归档。
第三章归档要求第七条归档文件材料应当具备以下要求：（一）文件材料应当打印或使用钢笔、毛笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔书写；（二）用纸应当规范，纸质良好，符合档案保管要求，归档案文件纸张规格除有特殊要求的以外，均应使用A4纸型；（三）字迹工整，破损的文件材料应当修补、裱糊，不符合要求的档案不予接收；（四）归档文件材料应当收集齐全完整，准确地反映其工作的真实内容和历史过程。
第四章立卷归档程序第八条立卷归档程序分为收集、整理、立卷、审查、归档、登记六个步骤。
第九条收集阶段，各部门应当将形成的文件材料按照归档范围和归档要求收集齐全。
第十条整理阶段，各部门对收集的文件材料进行分类、排序、编号、装订等整理工作。
第十一条立卷阶段，各部门将整理好的文件材料按照一定的顺序和结构组成一卷。
第十二条审查阶段，单位档案部门对各部门提交的立卷材料进行审查，确保归档文件材料的完整、准确、合规。
第十三条归档阶段，单位档案部门对审查合格的立卷材料进行归档，并按照档案编号顺序进行排列。
第十四条登记阶段，单位档案部门对归档的档案进行登记，建立档案索引，便于查询和管理。
文书档案立卷归档制度(5篇)
文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。
]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
档案整理立卷说明
档案整理立卷说明
一、立卷归档情况：
1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。
现存有短期*卷。
2、照片档案*张。
6、电子档案*盘。
二、立卷整理情况的主要内容：
1、立卷整理的组织形式及分工：
文书档案由办公室工作人员负责收集资料、归档立卷；然后交给综合档案室统一编号、上架。
照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。
2、案卷排列与编号
为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。
建立了所有门类和载体档案资料的案卷级或文件级数据库，实现了所有档案资料微机检索查询。
文书档案定类目代号为WS，，以卷为单位整理，永久、长期目录号为：Y，按“年度—机构（问题）—保管期限”分类方法进行归档，以“件”为单位整理，件号在分类方案的最低一级类目下编号。
簿分类号以KJz代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；财务报告（报表）的分类号以KJb代表，每个类目下，从“1”
照片档案，按照片形成时间归档，以组为单位整理入照片档案册，每册中从“1”开始编号，建一本目录，分类与目录号定为“Szy1”。
2015年月日。
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范一、卷内文件排列（一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；（二）卷内文件按其形成时间顺序排列。
首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列；（三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。
二、卷内文件编号（一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；（二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。
三、卷内文件目录的编制（一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号；（二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全；（三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称；（四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。
例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写；（六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。
四、卷内备考表的编制（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；（二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名；（三）检查人：由案卷质量审核者签名；（四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名；（五）备考表附于卷尾。
五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。
标题简练，概括准确六、案卷的装订：用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。
年度档案立卷整理
年度档案立卷整理一、预立卷（平时归卷）1、学校各院、系、所、中心、部、处、工会、团委和直（附）属部门等实体单位，均为立卷部门。
2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度做好文件材料的收集工作，将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目随时分类存放。
二、整理立卷（组卷）1、立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、文件按年度或问题进行立卷分类①分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
②分问题：将文件按其内容所反应的问题、事件分开。
3、以问题为主进行立卷组合①学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
②工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
③会议文件，按会议的届次组合。
④统计、报表、名册等，按照名称组合。
⑤简报按名称或期号组合。
4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列①批复在前，请示、报告在后。
②结论性材料在前，依据性材料在后。
③其他文件材料按时间顺序排列。
5、组卷的页数要求（档案盒分为1公分和2公分两种）①对组成的案卷中文件页数要求是，一般不超过200页。
②对同一问题文件数量较多的可酌情适当分卷。
③对问题单一文件页数少的可将几个相近问题组成一个综合卷。
6、拆除卷内文件中的金属物，在装订线以外有字迹的文件或尺寸不一的以及破损文件材料要进行加边或修补。
7、编页号①卷内目录、备考表均不编页号。
②卷内文件单面或双面只要有书写文字，均应编写页号。
③页号位置标在每页材料非装订线一侧的下角。
8、卷内目录①卷内目录位于卷内文件之前,目录需录入南大之星档案管理系统后再打印。
②一级目录：档案所属年度；全宗号：“2”；实体分类号：a.党政管理类档案（本部门的管理性文件材料；针对南开大学的上级来文）填“DZ-所属年份”，如：DZ-2009；b.资料类档案（普发性的上级来文）填“ZL-所属年份”，如ZL-2009；c. 外事类档案填“WS-所属年份”，如WS-2009；d.实物类档案（签字簿、纪念章、书画、奖励证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗）填“SW-所属年份”，如SW－2009；e.光盘类档案填“GP-所属年份”，如GP-2009；其他类档案依此类推。
学校档案立卷归档制度
学校档案立卷归档制度是学校管理中的重要一环，对于学校的运行和管理起着至关重要的作用。
档案的立卷归档制度旨在确保学校档案的有序管理和便于查询，以维护学校的正常运行和发展。
下面，将从档案立卷和归档两个方面对学校档案立卷归档制度进行详细阐述。
首先，档案的立卷是指按照一定的规定和标准，将与学校运行和管理有关的各类文件资料进行整理、整合和编制档案册，以便于查阅和使用。
在档案的立卷过程中，需要注意以下几点。
其一，确定文件分类。
根据学校管理工作的不同层级和部门，将相关文件资料进行分类，以便于后续的归档和检索。
例如，可以将其分为教务档案、行政档案、学生档案等不同类别。
其二，制定文件整理标准。
在整理文件时，需要根据档案的特点和文件的内容制定一些规范和标准，以确保档案的整理质量和一致性。
例如，制定文件编号、文件标题、文件日期等规约，统一整理文件。
其三，建立档案流程。
建立完善的档案立卷流程，确保每个文件都能按照规定的程序和步骤进行整理和归档。
流程包括文件送审、文件审核、文件封装等环节，以确保文件的完整性和准确性。
其四，完善档案记录。
在立卷过程中，要对每个文件进行详细的记录和注明，包括文件名称、文件编号、文件日期、文件责任人等信息，以便于后续的查询和使用。
其五，定期进行档案审查。
为了确保档案的长期保存和使用效果，需要定期对档案进行审查和整理。
及时发现问题并进行修订，以确保档案的完整性和准确性。
其次，档案的归档是指按照一定的规定和标准，将已立卷的档案分类存放，并标注清晰的位置和归档时间，以方便日后的查阅和使用。
在档案的归档过程中，需要注意以下几个方面。
其一，确定归档位置。
根据档案的分类和重要性，确定合适的存放位置，以便于日后的查阅和检索。
例如，可以按照部门或者一定的时间段进行划分，将档案存放在相应的位置。
其二，标注归档时间。
对于每个归档的档案，都要标注清晰的归档时间，以便于查阅时能够迅速找到所需的文件。
时间可以按年、月、日的顺序进行标注。
业务档案立卷方法及卷内文件整理
业务档案立卷方法及卷内文件整理一、立卷方法业务档案立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，适当考虑和区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用。
不同专业种类的文件有不同的组卷方法。
公司在工作中所形成的文件、材料，一般每份文件（材料）都有一定的责任者、文种名称、日期、地区、收发文机关及内容主题等，在立卷过程中可采用以下两种方法：1按项目名称立卷。
“项目名称”就是把项目号相同的文件组合在一起，同时注意文件内容相关,保持其间的联系性。
2、按地区立卷。
“地区”是指按照文件的地区特征，把来自同一地区或内容针对和涉及同一地区的文件组合成案卷的方法。
二、卷内文件整理卷内文件的系统排列，可以保证卷内文件有条不紊，便于查找利用。
1、卷内文件的排列在一个案卷中，问文与复文、请示与批复、批转件与被批转件、转发件与被转发件、印本与定稿、正件与附件等，必须保持其间的联系，不能任意肢解，它们的先后次序也要统一。
即：正本在前，底稿在后；复文在前，问文在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；批转件在前，被批转件在后；印本在前，定稿在后（一般指重要文件的定稿。
此定稿指最后一次定稿，但前几次的底稿也应按顺序附在后面）。
2、编制卷内文件件、页号卷内文件要统一编上件号或页号。
（1）不装订的案卷，则应逐件编号，每份文件应在第一页右侧按V型排列粘贴文件编号。
文件编号为两位数，01、02、03…自下而上、顺序排列。
粘贴标签时应避开重要文字。
（2）左侧装订的案卷，每页材料正面编在右上角，背面编在左上角。
（3）图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号，除空白页外，无论是简子页、摺叠页、大小页、一纸上贴数张小页等，都应逐页编号，信封等也不例外。
3、编制卷内目录和备考表卷内文件目录要放在卷内文件之首。
卷内文件编件或编页后，按照排就的顺序，对每份文件逐项著录，将其打印在规定格式的表格上。
学校档案立卷归档制度范文（二篇）
学校档案立卷归档制度范文一、背景介绍随着社会的不断发展和学校规模的不断扩大，学校的档案管理工作变得越来越重要。
为了更好地保护和管理学校档案，提高档案工作的效率和质量，我校决定制定并实施学校档案立卷归档制度。
本制度的实施旨在规范学校的档案管理流程，确保档案的安全和完整性。
二、管理范围本制度适用于我校所有部门和单位的档案管理工作。
所有与学校工作相关的档案都应按照本制度的要求进行立卷归档。
三、档案立卷归档流程1. 档案归档人员收集档案材料，并按照文件的内容和性质进行分类归档。
2. 归档人员按照档案目录的要求，为每个档案制作档案目录，并将档案材料按照目录的顺序进行整理。
3. 归档人员将整理好的档案材料按照相应的编号进行标识，并确定档案的存放位置。
4. 归档人员将档案目录和档案材料一并装订成册，并在封面上注明档案编号和标题。
5. 归档人员将已经立卷归档的档案送交档案室进行备案，并在档案目录上进行登记。
6. 档案室负责对收到的档案进行审核，并按照备案流程进行盖章和归档。
四、档案分类为了方便档案的管理和检索，我校将档案分为以下几类：1. 学生档案：包括学生的个人信息、学习成绩、奖惩记录等；2. 教师档案：包括教师的个人信息、职称评定、教学质量评估等；3. 行政档案：包括学校的行政管理文件、决策会议记录等；4. 财务档案：包括学校的财务收支记录、经费使用情况等；5. 招生档案：包括学校的招生计划、招生政策、报名情况等。
五、档案保管1. 档案室应设立专门的存放区域，确保档案的安全和完整性。
档案室要定期进行防火、防潮、防虫等工作，确保档案的质量。
2. 档案室要建立档案借阅制度和档案查阅记录，确保档案的使用和管理规范。
3. 档案室负责对档案进行备份和电子化处理，确保档案的安全和备份。
六、档案保密1. 档案室应制定档案保密制度，规范档案的保密工作。
所有对档案有接触的人员都应遵守档案保密的要求，不得泄露档案的内容。
2. 档案室应对敏感信息和个人隐私进行特殊保护，不得随意调阅和外传。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对于企事业单位的文书档案进行整理、分类、归档的程序和规定。
该制度旨在确保文书档案的安全保存、便捷检索以及信息的及时传递和保存。
具体的文书档案立卷归档制度通常包括以下要素：
1. 立卷原则：依据文件的性质、用途或时间顺序等，将相关的文书文件整理成册、册联或档案袋等形式，并编号和登记。
2. 分类归档：按照文件的内容和性质进行分类，如行政、财务、人事等，以及按照项目、时间等进行细分，确保归档文件的有序性和重要性。
3. 归档流程：包括文件的整理、标识、登记、装订、装箱、封存、入库等程序，确保文件的完整性和安全性。
4. 归档要求：规定归档文件的格式、尺寸、用纸要求、装订方式等，确保文件的易读性和耐久性。
5. 存储管理：包括档案馆的建设和管理，如温湿度控制、防火防水措施、防盗措施以及存储空间的规划等，确保档案的安全保存和长期保存。
6. 检索和利用：规定档案的检索方式、权限和时限，以及档案的复制、借阅和查询的相关规定，方便用户获取所需信息。
通过建立和执行文书档案立卷归档制度，可以规范和管理文书档案的流程和管理，提高工作效率和科学决策的准确性，同时也确保了文书档案的安全和可靠性，保护了组织的合法权益。
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档案立卷归档管理制度
档案立卷归档管理制度第一章总则第一条为加强档案管理工作，规范档案立卷和归档程序，保证档案管理工作的规范性和有效性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作，包括档案的立卷、整理、归档、借阅和销毁等工作。
第三条本制度的宗旨是：遵循档案管理法律法规，严格执行规章制度，确保档案管理工作的合法性、安全性和有效性。
第四条本单位成立档案管理委员会，负责制定档案管理工作规章制度，指导和监督全市档案工作。
第二章档案的立卷管理第五条档案的立卷工作要有明确的规范和流程，包括以下几个步骤：（一）确定档案的种类和范围；（二）编制并印制档案目录；（三）建立档案管理系统；（四）严格执行档案立卷标准。
第六条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的档案立卷标准，并确保其符合档案管理的规定。
第七条档案立卷工作由专门的档案管理人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，确保工作的专业性和规范性。
第八条档案的立卷必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
第九条对于重要的档案要进行备份和加密处理，确保安全性和可靠性。
第十条任何单位或个人不得私自篡改、销毁或转移档案，违者将受到相应的法律责任。
第十一条对于档案损坏或丢失的情况，必须及时报告，由档案管理委员会进行调查处理。
第三章档案的归档管理第十二条档案的归档管理是档案管理工作中的重要环节，必须严格执行规定的程序和标准，确保档案的安全和完整。
第十三条档案的归档工作应按照以下步骤进行：（一）确定档案的归档规范和流程；（二）编制归档目录和归档清单；（三）建立归档管理系统和档案馆；（四）严格执行归档标准和规定。
第十四条归档管理工作要有专门的人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，确保工作的专业性和规范性。
第十五条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的归档标准，并确保其符合档案管理的规定。
第十六条档案的归档必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
档案整理立卷说明
档案整理立卷说明一、立档单位情况：本单位成立于****年*月称*****科，现更名为***局。
原地址*******，于***年**月迁入***办公。
现有局长*名、副局长*名、办公室*名、**科*名。
二、立卷归档情况：1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。
现存有短期*卷。
2、会计档案共*卷，其中帐簿*卷、报表*卷，凭证*卷。
3、业务档案***卷。
4、科技档案*卷，其中基建档案*卷，设备档案*卷。
5、照片档案*张。
6、电子档案*盘。
7、实物档案*件。
三、立卷整理情况的主要内容：1、立卷整理的组织形式及分工：文书档案由***负责收集资料、归档立卷；会计档案由***负责收集、归档立卷；业务档案由***负责收集、归档立卷，然后交给综合档案室统一编号、上架。
照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。
2、文件材料的整理情况我们根据《湖北省机关档案工作业务建设规范》，制定了《***局机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》，并在此基础上，根据国家档案局第8号令和区档案局有关文件精神，重新修定了《***局机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》（三合一制度）。
每年，在区档案局业务同志的具体指导下，对我局形成的各种文件材料进行了科学的分类和整理。
从2001年开始，根据《归档文件整理规则》要求，进行了立卷改革，按照“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方案，以“件”为单位进行整理。
会计档案由财务部门按会计档案整理要求进行规范整理，移交综合档案室保管；业务档案由业务部门整理成卷，向综合档案室移交。
照片、电子、基建、实物档案都由各有关科室向档案室移交后，由档案室集中整理。
截至目前：我们共整理档案资料共卷（册）件，其中文书档案卷件，会计档案卷，业务案卷卷，科技档案卷，照片档案册张，电子档案盘，实物件，资料册。
3、案卷排列与编号为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。
档案立卷整理
归档，就是各单位在活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存的过程。
各单位档案员（或兼职档案员）首先要明确自己的归档范围。
归档范围的确定归根结底可以用“以我为主”为原则。
所谓以我为主，也就是要抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位的关系。
凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位形成的制定的正式文件、会议文件、内部使用文件，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围，凡是与机关、本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
不属于归档范围的文件包括：•上级机关普发的供参阅、不办的文件；•上级机关发来供工作参考的抄件；•上级机关征求意见未定稿的文件；•无查考价值的事务性、临时性文件；•重份文件；•未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；•从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；•无特殊保存价值的信封，一般性表态,询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；•学校内部互相抄送的文件材料，无须回复的行文、介绍信等；•为参考目的从各方面收集的文件材料；•本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；•非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；•未生效的合同、协议、单据。
不属于归档范围的文件，并非就可以任意销毁，只是他们的价值相对较轻，不足以进入学校档案馆保管，但很多仍然在一段时间内对本单位工作有指导、借鉴意义，因此对不属于归档范围的文件也要区别对待，进行合理合法的处置。
•如有些通过本机关工作人员外地或国外参观、考察搜集而来的，虽不记载和反映本机关的职能活动，但对发展本地区、本系统文化、科学、技术和经济建设有参考价值的文件材料，包括复印件和重份，可作为资料由有关业务部门自行管理；•如有些同级机关和非隶属机关的文件材料或抄送本机关而不需办理的文件材料，若对本机关研究某项工作有一定的借鉴作用者，也可作为参考资料由有关业务部门或综合部门暂存备用；•又如上级和本级制定的一些正在执行或需长期执行的重要法律法规和方针政策性文件，除按规定归档的份数外，其不应归档的重份文件也应视情况由各部门作依据性资料保存一段时间，以便于工作中随时、查考。
档案立卷工作标准(精品)
档案立卷工作标准为规范档案的立卷工作，特明确工作要求和标准如下：一、组卷整理在平时归档文件的基础上，详细检查每个文件，进行适当的调整，最后确定组卷。
需注意如下几点：1、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持卷内文件之间的有机联系，纠正文件归卷不统一、相互混淆、拆散文件等情况，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、检查卷内文件保存价值，各卷中的文件保存价值是否相差悬殊。
一卷之内文件的保存价值应求大体一致，并初步确定保管期限。
3、检查卷内文件数量，即检查文件数量太多的案卷，宜酌情适当分卷。
4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、不同年度文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
二、卷内文件的排列1、卷内文件经系统排列后，用阿拉伯数字编写张号，以固定排列顺序，统计页数，并便于保护文件和方便查找利用。
2、在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分和内容，卷内目录的项目有：顺序号、作者、发文号、文件标题、文件日期、所在张号等。
3、在全卷文件最后（或印卷皮上），用以保护文件，说明卷内文件的状况，对日后卷内文件若有变动，管理员应随时在备考表上注明。
4、卷内文件编号的位置应当统一，左侧装订的案卷可编在右上角。
在每份文件的右上角，标注其独有的档案号；复印件用钢笔标注并盖档号章；原件用铅笔标注，不盖档号章。
大张的文件或图标折叠后，也在相应的位置编一个张号。
三、立卷编号规则1、对所有立卷文件要系统编码，便于系统新管理，并进行明确标识，以便于统一查阅。
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归档，就是各单位在活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存的过程。
各单位档案员（或兼职档案员）首先要明确自己的归档范围。
归档范围的确定归根结底可以用“以我为主”为原则。
所谓以我为主，也就是要抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位的关系。
凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位形成的制定的正式文件、会议文件、内部使用文件，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围，凡是与机关、本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
不属于归档范围的文件包括：•上级机关普发的供参阅、不办的文件；•上级机关发来供工作参考的抄件；•上级机关征求意见未定稿的文件；•无查考价值的事务性、临时性文件；•重份文件；•未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；•从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；•无特殊保存价值的信封，一般性表态,询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；•学校内部互相抄送的文件材料，无须回复的行文、介绍信等；•为参考目的从各方面收集的文件材料；•本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；•非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；•未生效的合同、协议、单据。
不属于归档范围的文件，并非就可以任意销毁，只是他们的价值相对较轻，不足以进入学校档案馆保管，但很多仍然在一段时间内对本单位工作有指导、借鉴意义，因此对不属于归档范围的文件也要区别对待，进行合理合法的处置。
•如有些通过本机关工作人员外地或国外参观、考察搜集而来的，虽不记载和反映本机关的职能活动，但对发展本地区、本系统文化、科学、技术和经济建设有参考价值的文件材料，包括复印件和重份，可作为资料由有关业务部门自行管理；•如有些同级机关和非隶属机关的文件材料或抄送本机关而不需办理的文件材料，若对本机关研究某项工作有一定的借鉴作用者，也可作为参考资料由有关业务部门或综合部门暂存备用；•又如上级和本级制定的一些正在执行或需长期执行的重要法律法规和方针政策性文件，除按规定归档的份数外，其不应归档的重份文件也应视情况由各部门作依据性资料保存一段时间，以便于工作中随时、查考。
就是说，有些不属归档范围而工作中不需要查考的文件材料，应作为资料保存一段时间，以避免因需要参考却已销而不得不重新收集、复印，造成不必要的浪费现象。
因此，对不归档文件应按两种情况，分别处理。
一是留在部门或个人手中作为资料保存，二是销毁。
不论是保存还是销毁，都必须纳入统一的管理制度，由档案部门或档案人员监督实施。
立卷分类有以下三种方法：•（1）分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般将文件归入文件形成年度。
•（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
•（3）分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
•以上三种方法使用的步骤是：•分年度—→分问题—→分保管期限•（1）将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。
•（2）在分年度的基础上，将文件材料按《高等学校档案实体分类法》中确定的十个类别分开。
•（3）将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
•（4）最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
在归档过程中，可能遇到一些跨年度的文件，这些文件应该如何分类呢？一般而言，我们遵循以下的规则：•（1）跨年度的请示与批复，归入批复年度；•（2）跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；•（3）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；•（4）跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；•（5）跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；•（6）法规性文件归入公布或批准年度；•（7）教学类文件按学年归档，财会档案文件按会计年度归档。
同一类的文件重要性有大有小，这就需要兼职档案员们对手中的文件进行价值的判断和划分保管期限的工作。
档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年以下）三个级别•（1）能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；•（2）反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期；•（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期。
分类完毕的文件积累到一定数量就可以组合成案卷了，组卷的时候要遵循以下一些立卷原则：•（1）一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
•（2）同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过100个自然页，即100张A4幅面大小的纸张。
•（3）会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷、一会数卷。
例行系列性会议，如每周一次的例会，可数会一卷。
•（4）非诉讼案件材料，按问题，可以一案一卷或一案数卷。
•（5）重要的人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；文件数量较少时也可按时间进行组合。
•（6）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。
•（7）学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。
•（8）同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。
•（9）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
•（10）简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
将文件分好卷后，同一卷内的文件排列也要遵循一定的规则：•卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。
图样按目录或图号排列。
•文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。
密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：•批复在前，请示在后；•正件在前，附件在后；•正本在前，定稿在后；•定稿在前，历次重要修改稿在后；•非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；•转发件在前，被转发件在后；•其他文件材料按时间顺序排列。
卷内文件排列好之后，兼职档案员可以开始编制页号。
具体做法是：凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，页号要求用*铅笔*标在页面远离装订线的一侧上角。
编好页号之后，可以通过南大之星档案管理系统软件进行卷内文件目录的录入。
录入信息应包括一级目录、二级目录、实体分类号、案卷/件号、保管期限、密级、正题名、责任者、页数、单位、时间、载体、文本、份数、输入员等信息，有电子文档的应上传电子文件。
卷内文件目录格式：•卷内文件目录由以下几部分组成：•（1）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。
•（2）文号：文件制发机关的发文字号，如中石大京办〔2011〕1号。
•（3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如本科生成绩单档案，责任者为教务处。
•（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录。
没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，并尽可能详细、全面反映文件内容。
•会议记录应概括出主要内容。
声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。
•（5）日期：文件的形成时间。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，如2004.3.30。
没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。
•（6）页数：卷内有文字的页面均应编号，页数为每卷（件）档案所包含的页数。
案卷除了最前面有卷内文件目录以用来指示本卷的内容，在卷末还有一张卷内备考表，用来简要说明案卷处理过程。
卷内备考表内包括以下内容：•（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。
•（2）立卷人：由组成本卷的责任者签名。
•（3）时间。
•（2）检查人：由组成本卷的单位负责人签名。
•（3）时间。
由于我校使用南大之星档案管理系统可以自动生成卷内文件目录，因此兼职档案员可以在文件编号完成以后，根据案卷实体登录南大之星档案管理软件进行案卷和文件信息的著录（有关如何进行著录，另文在“软件使用”栏目下说明），由系统自动制成卷内文件目录。
•进行立卷的全部文件要首先去除金属装订物，然后再统一装订。
•装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。
对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；字迹模糊的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。
案卷整理好后，在案卷封皮上写案卷标题。
•案卷标题应该简明确切、体式一致。
一般以“年度”＋“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。
部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。
一般写在卷面，不超过50字。
•除会议文件外，一般不得使用××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书如“教育部往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。
标题样例：•2002-2003学年校长办公会记录•2001年学校分房问题群众来信材料•研究生院2001级博士生个人培养计划•国家教委、北京市招办1995年关于研究生招生和录取工作的通知•成教学院北京分院2001届会计学本科毕业生学士学位名单、学位申请表•研究生院2003-2004学年第一学期研究生课程开课目录•科研处1996年北京市教育科学规划研究课题申请书最后成型的案卷应该达到以下质量要求：•（1）案卷大小适宜•纸张大小以A4纸幅为标准。
超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。
•（2）案卷厚薄要适宜•卷内文件的数量一般不应超过200个自然页，最多不应超过400页，即400张A4幅面大小的纸张。
对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。
问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。
•（3）卷内文件保管期限要统一•（4）编制页码•装订的案卷各页面只要有字迹的，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
•（5）认真填写卷内文件目录、备考表•卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。