个人参考文献管理系统的设计与实现

个人参考文献管理系统的设计与实现

孙秋野，张化光，于明芳

东北大学信息科学与工程学院，沈阳(110004)

E-mail：sunqiuye@

摘要：个人参考文献管理系统（单机版），实现了对个人参考文献信息的录入、查询和参考文献的生成。系统能够有效的帮助使用者高效、便捷的管理参考文献并快速生成符合要求的标准参考文献格式。本文重点介绍了参考文献管理系统的各项功能的设计，与网络版RefWorks文献管理系统比较，本文提出的参考文献管理管理系统能够克服其无法离线使用并且非免费的不足。

关键词：参考文献管理，文献录入，文献查询，参考文献生成

1. 引言

在论文写作及科学研究的过程中，参考文献的运用是必不可少的。在网络迅速发展的今天，能够获得的参考文献数量与过去不可同日而语。如此众多的资料为研究工作者提供了巨大的方便，能够保证当前的研究工作站在最前沿的科技基础上，同时避免的大量重复低效能的工作。但是，与此同时，大量参考文献的管理同样给研究者带来了很大的麻烦，建立一个对这些文献进行有效管理的系统无疑是一个有意义的工作。同时，考虑到不同的论文写作对于参考文献的格式要求也不尽相同，这同样给论文作者在论文排版中带来了大量重复性的工作，而这些都是完全可以通过程序自动完成的。遗憾的是，到目前为止，就作者所知仅有RefWorks文献管理系统提供了这样的功能，但是，由于RefWorks文献数目管理系统是网络版且为收费系统，用户无法在非网络环境下使用，而且还需要交纳一定的费用，这就使很大一部分用户使用起来十分的不方便。

基于此，本文建立了一个个人参考文献管理系统，能帮助使用者有效利用信息资源，建立和管理个人的参考文献，从而形成完全个性化的知识环境，创建个人的参考文献数据库，保存有价值的参考文献，并对这些参考文献进行管理、检索、阅读和使用，用户利用个人参考文献管理系统，可以非常方便地查找自己累积的有价值的参考文献书目，还可以在撰写文稿的过程中，自动生成规范的、符合出版要求的文后参考文献。

2. 需求分析与系统介绍

个人参考文献管理系统（单机版）主要实现如下几部分功能：不同类型的参考文献的录入、根据不同要求对于录入的参考文献进行查询、对于录入的参考文献分门别类建立文件夹及对应的备注信息进行管理、不同论文格式的建立与管理、根据不同论文格式的要求生成标准的参考文献文档。图1为参考文献管理系统事件流图：

图1 参考文献管理系统功能需求简图

首先是参考文献的录入。按照参考文献的类型，可将参考文献分为8种，分别为期刊文献[J]、著作[M]、学位论文[D]、专利[P]、标准[S]、论文集[文献类型标志]、报纸中析出的文献[N]、电子文献[文献类型标志/文献载体标志]。每一类参考文献的文后标准是不同的，所以8种参考文献用8种不同的格式录入，存放在事先建好的数据库中，并同时对文献进行分类以便查询用。

其次是参考文献的查询部分。查询部分包括对参考文献的检索和文献信息管理两部分。参考文献的检索方式分为高级检索和按固定项目查找。高级检索集合用户所需要的各种条件，在所有文献中进行具体查询。按固定项目查找共分三个项目：查找作者、查找文献标题和查找期刊，按固定项目列出所有的文献标题，点选标题可得到文献的详细信息。得到文献的详细信息便可以进一步完成文献信息的管理。文献信息的管理主要包括对文献信息的修改、删除文献信息和更改文献存放组别三个部分，可分别完成对文献信息的不同管理。

最后是按要求生成文后参考文献文档。使用参考文献管理系统最重要，也是最方便的一部分，就是按要求生成文后参考文献文档了。用户可编辑文后参考文献的输出格式，通过Visual Basic软件调出Word文档，系统则按照用户编辑的格式，将用户需要的参考文献信息显示在Word文档中，生成文后参考文献文档，以供用户使用。

3. 系统详细设计

3. 1 主窗体的设计

设计参考文献管理系统，首先根据系统要实现的功能，设计系统的主窗口，完成系统主菜单的设计。因为系统主要功能分为文献录入、文献查询管理、文后文档生三个部分，所以系统主菜单的设计也主要围绕这三部分功能来设计。系统设计主窗口如图2所示：

图2 系统设计主窗口

打开系统主窗口后，在左侧List box的空白区域显示所有存储参考文献的标题[1]，单击一个标题，在右侧的文本框中显示该参考文献的详细信息，文本框属性设置为多行文本、不可修改，若要修改则单击修改文献信息按钮，进行到修改文献信息窗口对文献信息进行修改。

3.2 总体功能设计

3.2.1 Access数据库

考虑到个人用户使用的方便性，这里我们选用了微软公司的Access 作为系统数据库[2]。Access 是一种关系数据库工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。用Access 2000创建个人参考文献管理空数据库,分别针对8种参考文献类型设计8个数据表，另外对于“参考文献分类”、“参考文献类型标志代码分类”、“电子文献载体分类”这三个项目有限的数据，将其制作成列表，输

入时只要用鼠标选一下就可以了。创建的Access数据库如图3所示：

图3 Access数据库

3.2.2 文献录入

从主菜单中点选参考文献—>新增参考文献，新增参考文献子菜单共可连接到8个录入窗体，每个录入窗体分别可录入一种参考文献，内容包括作者、标题、文献类型、年份、起止页码等信息，不同类型的参考文献需要录入的信息有所不同。如图4所示期刊文献录入窗体，其他类型参考文献录入窗体类似[3]。

图4 期刊文献录入窗体

在文本框内填入相应信息，单击“保存”按钮，参考文献信息将自动存入数据库中。通过本系统，我们可以完成满足多个条件的高级检索，精确查询到我们想要得到的文献信息。并且还可以完成按作者查找、按标题查找、按期刊查找这样的按固定项目查找。图5所示为参考文献高级检索界面。