会议组织与策划课件
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如何组织召开会议ppt课件
如何组织、召开会议
----提高会议效 率的必修课
如何组织会议
成功地组织并召开一次会议， 要做好三部分工作：会议准 备工作、会议期间控制和会 后工作。
会议准备工作
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
（如有不明，随时联系） （6）回执（收到通知后，反馈）
2、发放会பைடு நூலகம்通知
发放的形式：口头、电话、 传真、Email
四、准备所需物品
1、突出会议主题所需装饰品（会场 标语、台幕等）
2、足够数量的桌椅（待定） 3、视听器材、音像设备 4、会议所需材料 5、其他必要物品
五、布置会场
1、会场座席及主席台布置 2、突出会议主题的装饰 3、设备的安装、调试 4、必要物品的摆放 5、创造良好视听环境
注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议目标，目标
是衡量会议是否有效的依据。
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
3、会议目标必须具体且 可以衡量
内容待定
4、会议目标数量要适当
（1）会议目标的数量不要太多， 否则容易导致思维混乱。
1、对实现会议目标有潜 在贡献的人
（1）是实现会议目标的直接负 责人
（２）能协助直接负责人完成 会议目标
（３）对会议目标的实现能提 出建设性意见
２、培养目的为“列席” 的人
（１）通过参加会议能够获得 某些知识
（２）为了完成某种任务而参 加会议
（３）议事日程
A、按照议案的轻重缓急编排处 理的先后顺序
（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭 会议所需材料
----提高会议效 率的必修课
如何组织会议
成功地组织并召开一次会议， 要做好三部分工作：会议准 备工作、会议期间控制和会 后工作。
会议准备工作
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
（如有不明，随时联系） （6）回执（收到通知后，反馈）
2、发放会பைடு நூலகம்通知
发放的形式：口头、电话、 传真、Email
四、准备所需物品
1、突出会议主题所需装饰品（会场 标语、台幕等）
2、足够数量的桌椅（待定） 3、视听器材、音像设备 4、会议所需材料 5、其他必要物品
五、布置会场
1、会场座席及主席台布置 2、突出会议主题的装饰 3、设备的安装、调试 4、必要物品的摆放 5、创造良好视听环境
注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议目标，目标
是衡量会议是否有效的依据。
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
3、会议目标必须具体且 可以衡量
内容待定
4、会议目标数量要适当
（1）会议目标的数量不要太多， 否则容易导致思维混乱。
1、对实现会议目标有潜 在贡献的人
（1）是实现会议目标的直接负 责人
（２）能协助直接负责人完成 会议目标
（３）对会议目标的实现能提 出建设性意见
２、培养目的为“列席” 的人
（１）通过参加会议能够获得 某些知识
（２）为了完成某种任务而参 加会议
（３）议事日程
A、按照议案的轻重缓急编排处 理的先后顺序
（至少两种颜色）、扩音器、音箱、激光笔或教鞭 会议所需材料
会议策划与组织PPT课件
1、背景资料 在日本富士山县，辽宁省青年友好参观团团长接过日方官员送上的会
议程序，只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时， 中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言 时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的 讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长 像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次 掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给 我的启示太大了。”
2、实训要求 分析这次会议失败的原因。 对会议策划有什么启示？
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任务二 会议策划的内容
课前问答
会场布置与现场服务
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任务二 会议策划的内容
会场布置与现场服务
一、会议策划的主要内容
“五个W，一个H、B、O”
Why： 为什么要开会，会议目标是什么。 Who： 参加会议的人是谁，主办者希望哪些人来参加。 What：什么类型的会议，会议内容 。 When：什么时候举行会议；会期长短。 Where： 什么地方开会。 How： 会议将怎样进行。 Budget [ˊbʌdʒit ] ： 会议预算的策划。 Others： 会务工作的策划。
2、实训要求
（1）各小组讨论这件事到底对我方有何启示； （2）讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适。
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课外练习：
利用业余时间， 在校内外进行 实践锻炼，参 与会议的各项 组织与服务工 作，收集会议 计划、会议记 录等。
会场布置与现场服务
Page 23
主题学习单元1：会议与会议策划
Page 5
任务一 会议的涵义与特点
会场布置与现场服务
会议策划—策划内容PPT课件
会议成功的十要素
《会议》杂志社就会议目的地构成的要素进行了一次市场调 查，调查结果及简要分析如下：
会议地点的构成要素：
“交通的便利性”：城市的可进入性状况是会 议展览活动尤其是中大型会议展览活动首先要考 虑的问题之一。这与国外相关机构的调查结果是 基本一致的。
“场馆设施与酒店配套条件”：对于中大型会 议来说，会议设施的基本条件是会议组织者考虑的 最重要的因素之一。“酒店配套”主要包括两个方 面，一是指场馆（会议中心或会议酒店）自身酒店 客房的配套情况，另一是指场馆周边的酒店配套情 况。从会议组织者角度来说，酒店客房距离会场越 近越好，最好是在步行3-5分钟的范围内。
会议策划方案要素 7．主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如 主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学 术委员会、秘书处、筹备组的构成等。 8．会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程 安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。
会议策划方案内容
9．会议的接待、后勤保障措施和技术手段。 10．会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议 简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。 11．会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。 12．其他应当说明的事项。
会议类型
3、“What”：是指“什么”类型的会议。 根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。 例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取
座谈会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报 告会。
会议时间
4、“When”：是指“什么时候”举行会议。 检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会
“当地是否有相应机构配合”：会议组织机构是 否把会议放在某个地方举行，与这个地方是否其相 应机构配合也有一定的关系。
比如，社团机构在某个城 市有分支机构、企业集团 在某个城市有分公司等， 他们在该城市举办年会或 其他类型会议的几率要大 大高于其他城市。
《会议策划与组织》PPT课件
任务二 会议活动的基本要素
二、会议名称
• 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、
地点、范围和规模等。
必须用确切、规范的文字表达
• 如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国） 饮料有限公司2004年销售会议
任务二 会议活动的基本要素
三、会议议题 • 据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的要素。
一、会议的种类
5、按会议的目的划分 • 说明会议 • 研究会议 • 解决问题会议 • 沟通协调会议 • 创意会议
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
6、按会议的形式划分 • 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、头脑
风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 • 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会议、部门会议
六、会议的方式 • 为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈
会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
七、会议结果 • 会议结束时实现目标的情况。 • 实用范例：哈啤雪中送炭
• 欢迎来成都 参加《财富》论坛 • 2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内外友人宣
2、实训要求
• （1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？
• （2）班级讨论如何避免上述情况的出现？
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
1、按会议的规模划分 • 小型会议 • 中型会议 • 大型会议 • 特大型会议
2、按会议内容划分 • 综合性会议 • 专题性会议
任务三 会议的种类与秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 • （1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如
会议策划—策划内容PPT课件
性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来 表述。
会议策划方案
3．附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和 序号。 4．落款。署制定机构名称。 5．成文时间。写正式提交的日期。
前言 一、会议主题……………………………3 二、会议目的……………………………3 三、会议时间……………………………5 四、会议地点……………………………5 五、会议组织……………………………5 六、邀请嘉宾……………………………5 七、参会人员……………………………5 八、会议内容……………………………5 九、日程与议程…………………………5 十、会场布置……………………………5 十一、组织与分工………………………5 十二、筹备程序…………………………5 十三、费用预算…………………………5 十四、注意事项…………………………10 十五、附录………………………………10
议或活动冲突。 要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导
及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时 间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。
注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好 不要召开会议，紧急会议例外。
4、“When”：
此外，会议持续的时间也要合适。
据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间 为45分钟至60分钟，超过这个时间人就容易精神分 散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好 每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则 应在会议中途安排休息。
成功会议策划15问
8. 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 9. 谁有权最后决策？ 10.会议上采用什么方法进行讨论和决策？ 11.会议开多长时间？ 12.是否列出议程表？ 13.有必要做会议陈述？ 14.以什么方式记录？ 15.如何决定任务、 期限和任务？
会议策划方案
3．附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和 序号。 4．落款。署制定机构名称。 5．成文时间。写正式提交的日期。
前言 一、会议主题……………………………3 二、会议目的……………………………3 三、会议时间……………………………5 四、会议地点……………………………5 五、会议组织……………………………5 六、邀请嘉宾……………………………5 七、参会人员……………………………5 八、会议内容……………………………5 九、日程与议程…………………………5 十、会场布置……………………………5 十一、组织与分工………………………5 十二、筹备程序…………………………5 十三、费用预算…………………………5 十四、注意事项…………………………10 十五、附录………………………………10
议或活动冲突。 要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导
及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时 间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。
注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好 不要召开会议，紧急会议例外。
4、“When”：
此外，会议持续的时间也要合适。
据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间 为45分钟至60分钟，超过这个时间人就容易精神分 散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好 每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则 应在会议中途安排休息。
成功会议策划15问
8. 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 9. 谁有权最后决策？ 10.会议上采用什么方法进行讨论和决策？ 11.会议开多长时间？ 12.是否列出议程表？ 13.有必要做会议陈述？ 14.以什么方式记录？ 15.如何决定任务、 期限和任务？
会议策划方案PPT(共 58张)
专指围绕特定会议项目的策划。
会 议 策 划——第一节
1 会议策划的含义和意义
会议策划的含义
会议策划的含义（策划学的角度）： 会议策划是围绕会议的目标，在充分占有并全
面、深入分析信息的基础上，运用科学的策划方法， 围绕会议的组织者、与会者、信息、方式、时间、 地点等基本要素及其相关背景和条件，制定会议项 目最佳方案的过程。
会 议 策 划——第一节
2 会议策划的原则
会议策划的原则
1、目的性原则； 2、科学性原则； 3、创新性原则； 4、可行性原则； 5、周密性原则；
会 议 策 划——第二节
1 议程策划——议程的含义
第一类
议题性活动，围绕会议事先设定的各项议题所展开的报告、 讲演、讨论、审议、选举等活动；
你好第吗 二类
第二节：会议策划
会议成员策划的要求 （三）参加对象的规格和资格要明确
规格和资格是会议成员的两项重要的身份标志， 也是策划会议成员时必须明确的两个重要方面。
仪式性活动，即为举行颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、 奠基、升旗等仪式而举行的活动，属于非议题性活动。
会 议 策 划——第二节
1
议程策划
议程的作用 1、赋予议题合法性； 2、确认议题性活动的方式及其顺序； 3、维持会议的政治秩序；
会 议 策 划——第二节
1
议程策划
议程的确定规则 1、服从目标和任务； 2、做到务实性和前瞻性相统一； 3、把握好主题与议题的关系；
会议成员的资格
1、正式成员：具有正式资 格，有提案权、发言权和表 决权，必须遵守会议决议、 履行相应义务的会议成员。
2、列席成员：指不具有正 式资格、无表决权，但有一 定发言权的与会者。
3、特邀成员：由会议主办 者根据会议的需要而专门邀 请的成员，如主办单位的上 级机关领导、兄弟单位代表、 社会知名人士等。
会 议 策 划——第一节
1 会议策划的含义和意义
会议策划的含义
会议策划的含义（策划学的角度）： 会议策划是围绕会议的目标，在充分占有并全
面、深入分析信息的基础上，运用科学的策划方法， 围绕会议的组织者、与会者、信息、方式、时间、 地点等基本要素及其相关背景和条件，制定会议项 目最佳方案的过程。
会 议 策 划——第一节
2 会议策划的原则
会议策划的原则
1、目的性原则； 2、科学性原则； 3、创新性原则； 4、可行性原则； 5、周密性原则；
会 议 策 划——第二节
1 议程策划——议程的含义
第一类
议题性活动，围绕会议事先设定的各项议题所展开的报告、 讲演、讨论、审议、选举等活动；
你好第吗 二类
第二节：会议策划
会议成员策划的要求 （三）参加对象的规格和资格要明确
规格和资格是会议成员的两项重要的身份标志， 也是策划会议成员时必须明确的两个重要方面。
仪式性活动，即为举行颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、 奠基、升旗等仪式而举行的活动，属于非议题性活动。
会 议 策 划——第二节
1
议程策划
议程的作用 1、赋予议题合法性； 2、确认议题性活动的方式及其顺序； 3、维持会议的政治秩序；
会 议 策 划——第二节
1
议程策划
议程的确定规则 1、服从目标和任务； 2、做到务实性和前瞻性相统一； 3、把握好主题与议题的关系；
会议成员的资格
1、正式成员：具有正式资 格，有提案权、发言权和表 决权，必须遵守会议决议、 履行相应义务的会议成员。
2、列席成员：指不具有正 式资格、无表决权，但有一 定发言权的与会者。
3、特邀成员：由会议主办 者根据会议的需要而专门邀 请的成员，如主办单位的上 级机关领导、兄弟单位代表、 社会知名人士等。
会议组织与策划
安排参观考察注意：
规 则 ： 参 观 考 察
（１）项目选定。结合来访目 的、会议主题，客人意愿和 兴趣、来宾是否参观过等。 （２）制订详细计划。包括先 看什么、后看什么，在哪儿 停车、在哪儿介绍、在哪儿 上卫生间、在哪儿上车，以 及中间如何引导、如何衔接、 由何人介绍情况等，并要向 接待单位交待得清清楚楚。
会见座位安排
规 则 ： 会 见 座 位 安 排
通常将客人安排在主人 的右侧，译员、记录员安排 在主人和主宾的后面，其他 人员按礼宾次序在主宾一侧 就座。主方陪见人员在主人 一侧就座。座位不够可在后 排加座。双方人员的排序由 双方按照每个人的职务、地 位、本次会见的内容等综合 排定。
会见座位安排
2.日程安排 3.与会人员名单 4.大会座位安排 5.分组讨论安排 6.参观乘车安排 7.宴会座位安排 8.合影座位安排
五、会务有关规则
大会主席台安排
规 （１）主席台必须排座次、放 则 席位卡，以便领导同志对号 ： 入座，避免上台后互相谦让； 大 会 主 席 台 安 排
规 则 ： 大 会 主 席 台 安 排
谢谢大家！
双边会谈
规 则 ： 会 谈 座 位 安 排
双边会谈
规 则 ： 会 谈 座 位 安 排
合影座位的安排。
规 则 ： 合 影 座 位 安 排
（１）与外宾合影： 由主人居中，按礼宾次 序，以主人右手为上，主人 的右手排第一位来宾，主人 的左手排第二位来宾，主客 双方间隔排列。第一排人员 既要考虑人员身份，也要考 虑场地大小，即能否都摄入 镜头。一般两端均由主方人 员把边。
1.明确发送方式、密级 2.发送范围 3.会议时间、地点 4.会期 5.会议主题（主要内容） 6.参会人员 7.报名要求、报到地点、 接车接机联系方式 8.其他要求（发言准备、着装、
《会议策划与组织》课程教学课件 16会场布置·视听设备(37P)
会议室类型—中小型会议
圆桌型
如果会议内容以小组讨论为主， 那么圆桌型会场将是最佳选择。
每个圆桌的最佳人数是5-7人。
如果会议在小组讨论的同时，还 要兼顾聆听会议主持者的演讲，那 么与会者就只能在面朝主持者的那 一半落座。
圆桌型的桌子布置也多用于有关 酒会等与饮食结合在一起的会议。
在中间可以放上鲜花或其他展示 物。
尽量选择能够提供符合人体工程学座 椅的会场。
避免座椅靠得太紧。
可以将座位的摆放做适当调整，让座 椅与墙面成V字型，以提供给与会者更 好的视线。
会议室类型--大型会议
教室式
可针对房间面积和观众人数在安排布 置上有一定的灵活性。
需要在每一位与会者的座位前增加一 个小台板，以方便书写和小组交流，这 种类型的会场布置只适用于普通规模的 会议。如果与会人数很多，又需要将会 场布置成教室型，那就只有将会议分到 两处或是多处进行了。
11到12平方英尺（1.0到1.1平方米）
超过300人
10到11平方英尺（0.93到1.0平方米）
记住一条，两排椅子之间至少相隔两英尺。如果少于两英尺就会显得太拥 挤，令人无法接受。
人数 少于100人 100到300人 超过300人
教室式布局
人均空间 22到23平方英尺（2.0到2.1平方米） 20到21平方英尺（1.9到1.95平方米） 17到18平方英尺（1.6到1.7平方米）
会议室布置优缺点分析：
日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、 长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民 主与团结的气氛。
座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、 六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之 感。
中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型， 使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的 会场布置成星点式、众星拱月式为好。
会议组织与策划课件(ppt版)
⑥ -优点？问题？原因？改善？
第十四页，共三十八页。
二、会议组织(zǔzhī)的本卷须知
6
VIP安排
5 第三方沟通
1 场地
(chǎngdì)
选择
2 会议(huìyì)通知
本卷须知
4
进程控制
3
会场布置
第十五页，共三十八页。
1、场地 选择 (chǎngdì)
根据5W2H明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境…… 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、根本信息、价格、优劣势分析、推荐 了解周边环境 如：客户(kè hù)距离，交通环境，娱乐条件
how much —— 会议预算
第九页，共三十八页。
制定会议(huìyì)方案
会议议程方案： 主题、主持人、议题、发言人、时间 会议准备(zhǔnbèi)方案： 事项、要求、负责人、完成时间
第十页，共三十八页。
提出(tí chū)预防措施
人 预防：迟到、缺席 财 预防：缺乏(quēfá)，丧失 物 预防：缺乏、丧失、损坏
原因 时间 地点
具体表现举例 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心
参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人
主持人
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。
参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断
资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用
第七页，共三十八页。
1、会前准备(zhǔnbèi)
①
确认会议的根本信息(xìnxī)
②
制定会议方案
③
会场布置
④
第十四页，共三十八页。
二、会议组织(zǔzhī)的本卷须知
6
VIP安排
5 第三方沟通
1 场地
(chǎngdì)
选择
2 会议(huìyì)通知
本卷须知
4
进程控制
3
会场布置
第十五页，共三十八页。
1、场地 选择 (chǎngdì)
根据5W2H明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境…… 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、根本信息、价格、优劣势分析、推荐 了解周边环境 如：客户(kè hù)距离，交通环境，娱乐条件
how much —— 会议预算
第九页，共三十八页。
制定会议(huìyì)方案
会议议程方案： 主题、主持人、议题、发言人、时间 会议准备(zhǔnbèi)方案： 事项、要求、负责人、完成时间
第十页，共三十八页。
提出(tí chū)预防措施
人 预防：迟到、缺席 财 预防：缺乏(quēfá)，丧失 物 预防：缺乏、丧失、损坏
原因 时间 地点
具体表现举例 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心
参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人
主持人
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。
参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断
资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用
第七页，共三十八页。
1、会前准备(zhǔnbèi)
①
确认会议的根本信息(xìnxī)
②
制定会议方案
③
会场布置
④
《会议策划与组织》课件
01
02
03
04
设定保密议题
在会议议程中明确保密议题， 提醒与会者注意保密义务。
控制参会人员
严格控制参会人员，避免无关 人员参与，降低信息泄露风险
。
使用保密措施
采用加密通信、限制文件拷贝 等方式，确保会议信息不被泄
露。
制定保密协议
要求与会者签署保密协议，明 确保密义务和责任。
要点二
归档方式
可以选择电子归档或纸质归档，根据实际情况选择合适的 归档方式。
后续跟进与反馈收集
任务分配
根据会议决策和分工，将相关任务分配给具 体负责人，确保会议决策得到有效执行。
反馈收集
定期收集参会人员对会议的反馈意见，了解 会议效果和存在的问题，为下次会议改进提
供依据。
06 常见问题与解决方案
降低成本
合理的策划可以减少不必 要的浪费，如场地租赁、 设备租赁、餐饮等，从而 降低会议成本。
会议策划的基本原则
目的明确
在策划会议时，应明确会议的 目的、议题和目标，以确保会
议有针对性。
议程合理
合理安排议程，确保每个议题 都有足够的时间进行讨论，避 免时间冲突和遗漏重要议题。
参与度最大化
尽量邀请与会议议题相关的利 益相关者参与，以确保讨论的 多样性和全面性。
准备会议资料
根据会议议程，准备必要的背景资料、报告材料等。
检查和准备设备
确保投影仪、音响、话筒等设备正常运行，如有需要，提前进行调试。
03 会议组织与管理
会议签到与接待
签到
确保参会人员准时签到，记录参会人 员名单，以便后续核对。
接待
为参会人员提供必要的指引和帮助， 确保参会人员顺利进入会场。
会议组织与活动策划
针对可能出现的各种风险 和问题，制定相应的应对 措施和预案，确保活动的 顺利进行。
活动的成功往往取决于对 细节的把控，因此策划人 员需要对活动流程进行精 细化管理，关注每一个环 节的细节。
05
活动策划与实施
确定活动主题与目标
主题明确
确定活动的主题和目的，明确活动所需达到的效果。
目标明确
设定具体、可行的活动目标，为策划活动提供方向。
充分的筹备和 组织
会议策划需要充分的筹 备和组织，包括会场布 置、人员邀请、资料准 备、餐饮住宿安排等， 确保会议的顺利进行。
有效的沟通和 协调
会议策划需要有效的沟 通和协调，确保参会人 员之间的信息流畅和协 作顺畅，避免出现信息 遗漏或误解的情况。
遵守法律法规 和规定
会议策划需要遵守相关 法律法规和规定，确保 会议的合法性和合规性 ，避免出现不必要的风 险和问题。
会议背景资料与宣传
准备会议背景资料
根据会议需要，准备相关的背景资料和材料，供参会人员参 考。
宣传推广
通过适当的渠道进行会议宣传，如社交媒体、微信公众号、 宣传单页等，吸引更多人关注和参与。
03
会议现场管理
会场布置与签到管理
会场布置
根据会议的主题和参会人员的规模，选择合适的会议场所，并按照会议的议 程和时间安排，布置会场。
07
会议与活动风险管理与应对措施
常见风险及问题分析
人员因素
如关键人员缺席、发言人无法到场 等。
预算与费用
如预算超支、费用不足等。
场地与设施
如场地出现故障、音响灯光设备失 灵等。
信息沟通与宣传
如信息传递不畅、宣传不到位等。
风险应对计划与实施
针对不同风险类型，提前制定应对计划。 对场地和设施进行检查和维护，确保正常运行。
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一、会议的基本流程
会前
会中
会后
准备
执行
总结/跟进
1、会前准备
“有备无患！！”
会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实 现会议目的的重要条件。
无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。
1、会前准备
①
确认会议的基本信息
②
制定会议计划
③
会场布置
④
提出预防措施
确认会议的基本信息 “5W2H”
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月19 日星期 四4时30 分1秒 Thursday, November 19, 2020
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20. 11.192 020年1 1月19 日星期 四4时30 分1秒2 0.11.19
讲师台1个
酒店
白板、白板笔（黑红蓝三色各2）
酒店
翻纸板、白板纸40张
酒店
无线麦克风2支
酒店
投影仪
酒店
A4白纸 30 张
酒店
资料30套
人名
学员桌牌（标明学员姓名、公司）
人名
茶歇
酒店
会场准备
课桌
课桌
4、第三方沟通
对象 酒店 印刷公司 培训公司 航空公司 …
关键点 明确要求 准确传达信息 确认信息到达 确认做到 确认对口人 确认关键时点
总结
基本流程 注意事项
“细节决定成败!”
基本原则
突发事件
谢谢大家！
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11 .1920. 11.19T hursday , November 19, 2020
天生我材必有用，千金散尽还复来。1 6:30:0 116:30: 0116:3 011/19 /2020 4:30:01 PM
时间是人类发展的空间。2020年11月1 9日星 期四4时 30分1 秒16:30 :0119 November 2020
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午4 时30分 1秒下 午4时30 分16:3 0:0120 .11.19
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11 .1920. 11.1916 :3016: 30:011 6:30:01 Nov-20
加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月19日 下午4时 30分20 .11.19 20.11.1 9
扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月19日 星期四 下午4时 30分1 秒16:30 :0120. 11.19
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午4时30 分20.1 1.1916 :30Nov ember 19, 2020
了解周边环境
如：客户距离，交通环境，娱乐条件
2、会议通知
通知的基本内容：5W2H 表明后勤的关联信息：
食宿安排、交通、后勤联系人
与会者需要做哪些准备工作： 会前再提醒
准备工作、日程等
2、会议通知
通知的形式：
邮件 电话 短信 Outlook
通知的常见附件
会议资料 日程表、交通图、参与人名单通讯录 分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式
-优点？问题？原因？改善？
二、会议组织的注意事项
6 VIP
注意事项
4 进程控
制
3 会场布置
1、场地选择
根据5W2H明确会议的场地要求
城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境……
根据场地要求和预算列出备选方案
场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐
What —— 会议主题 When —— 会议时间 Where —— 会议地点 Who —— 参会人员 Why —— 会议目标 How-how to do —— 会议形式
how much —— 会议预算
制定会议计划
会议议程计划：
主题、主持人、议题、发言人、时间
会议准备计划：
事项、要求、负责人、完成时间
会议主题 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明 确，致使会议毫无意义、宣告失败。
3、会后总结跟进
① 安排参会者相互交流的场所和机会 ② 了解参会者的意见和建议（内容/组织） ③ 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会
议简报） ④ 根进会议决议的根进执行结果 ⑤ 反省会议组织中的收获与不足
具体表现举例 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心
参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人
主持人
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑 ，无法达到会议意图。
参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断
资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.191 6:30:01 16:30N ov-201 9-Nov- 20
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。16:30 :0116: 30:0116 :30Thursday, November 19, 2020
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11 .1920. 11.1916 :30:01 16:30:0 1November 19, 2020
3、会场布置
场型的确认 资料的准备和确认
打印文件、PPT等
设备的准备和确认
投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…
其他物品的准备和确认
横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇
几种常见的场型
A.鱼骨型
B．课桌式
□ C．U字形
会议的准备和确认
XX会议 工作准备单
一、请确认准负备责人以：下教学酒用店品联系人： 时间： 负责人 地点：
会议组织与策划
问题：
1、我们平时主要组织哪些会议？ 2、我们组织会议的目的是什么？
会议中，谁最重要？
主持人
发言人
组织者
参与人
目标
从会议组织者的角度了解会议的基本流程 明确会议组织中的注意事项和基本原则 分享以往会议组织中的得与失
“为更好的组织会议做好准备！！”
Contents
1 会议的基本流程 2 会议组织的注意事项 3 会议组织的基本原则 4 突发事件预防与处理
谢谢大家！
充分合作
酒店能提供哪些免费服务？
到店的资料发放 叫醒服务 资料店内的搬运 桌牌制作？ 场地布置
5、进程控制
纪律：
设定违规的规则
时间提醒：
发言时间、休息时间、返回时间
午餐确认：
留位确认、时间确认
物品随检：
麦克、纸笔、茶水…
关于参会者反应
对内容、对环境（如空调冷热）
6、VIP安排
提出预防措施
人
预防：迟到、缺席
财
预防：不足，丢失
物
预防：不足、丢失、损坏
2、会中执行
① 根据会议计划完成分配的职责； ② 了解会议需求及时提供方便； ③ 观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处； ④ 认真记录会议内容，以备执行； ⑤ 相互协助、配合解决突发事件。
会议中可能出现的问题
原因 时间 地点
会议要求确认
鲜花 茶点
喜好确认
饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…
日程安排
车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…
房间确认
是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常…
三、会议组织的基本原则
责任到人
备份
烂笔头
复查
提前
1、责任到人
明确分工，专人专岗 人人负责就是人人都不负责
2、“烂笔头”原则
“好记性不如烂笔头！！”
3、提前
确认时间、人数，留出提前量 宁可先预定再取消 提前做好预案
关键点：
资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排…
4、复查
自己重复确认 换人重复确认
关键点：
物品准备的重复确认 关键信息重复确认：时间、地点
5、备份
备不足、备意外 人
如：第二个紧急联系人
财
留出足够的备用金
物
留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏
四、突发事件预防与处理
你曾经遇到过哪些突发事件
突发事件举例
主持人迟到 电脑损坏 资料缺失 突发疾病或意外 停电 ……
突发事件处理的注意事项
充分做好会前准备，避免突发意外事件 如发生意外，首先要做的是：镇定！ 不要抱怨要立即行动 利用现有资源 就近寻求支持 超权限及时请示