归档文件的分类

四、归档文件的分类分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

分类包括选择分类方法，制定分类方案、文件归类等具体内容。

对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后将来馆室的系统化管理都有重要的意义。

<一>基本分类方法（通用的）分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。

合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。

《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

1、年度分类法。

年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

年度分类法是运用最广泛的分类方法。

归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。

不同年度的文件不能混全归类。

运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相应年度。

需要注意以下几个问题：<1>文件有多个时间特征的判定一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。

分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。

对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。

例如：2000年形成的《从2001—2005年的工作规划》应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，应归入2003年；2002年制定、2003年生效的法律法规，应归入2002年。

<2>跨年度形成文件的判定机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。

这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。

如2002年12月30日召开的全市经济工作会议，2003年元月2日结束，两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入2003年度；跨2002年、2003年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档，分类时这些文件材料也都归入2003年度；下级单位2002年12月写的请示，上级单位2003年元月收到，该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2003年。

<3>、几行文件作为一件时“件”的日期的制定正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

<4>、没有标注日期的文件的判定在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按年度合理归类。

<5>、有专门年度的分类方法。

如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文件，就应按专门年度进行分类。

例如，学校以学年为单位进行工作，即2001年9月至2002年8月为一个教学年度，形成的文件按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。

2．机构（问题）分类法。

机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。

按机构或问题分类时，不以过多设置分类层次，一般2—3层即可。

制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

<1>机构分类法。

机构分类法，就是按本单位内部机构所形成和处理的文件进行归类。

按内部机构分类，在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。

如：档案局，党支部、办公室、业务指导科、档案管理科。

农发行：党组、纪委、党办、办公室、从事科、计划信贷科、财务会计科，稽核科、工会等等。

采用机构分类法时，一般来说，一个机构就没一个类，内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。

例如：酒泉市档案局内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科，管理科。

类名及排列顺序依次进行排列（再如地区农发行）。

采用机构分类法，区别上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。

有些文件是由几个机构共同处理的，可根据具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。

业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构（收文：原则是那个科室办理的归入那个科室；不能形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内）。

机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。

有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。

<2>问题分类法。

问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。

此方法适用于不设内容机构或内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。

在实际工作中，使用问题分类法的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。

例如：将党支部、工会、共青团、妇联等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤等部门形成的归档文件为“综合类”或“行政管理类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。

如果立档单位小，也没设内部机构。

产生的文件数量少，可将党、团、妇、工会职能活动中形成的文件划为党群工作类，行政和其他业务活动中形成的文件划为行政管理类。

问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。

同时，要注意按照机关单位的基职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。

3、保管期限分类法。

保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对照档文件进行分类。

也就是，将文书档案划分为永久、长期、短期三种不同保管期限，将不同期限文件归入相应的类别中，将同一期限的归档文件集中排列在一起。

采用此方法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

<二>、复式分类法与分类方案在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。

通常所说的年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。

根据市县区的实际情况，采取以下两种复式分类方法较多适宜。

但一个单位归档文件的分类，可视具体情况，只能采取其中一种。

1、“管期限——年度——机构”分类法。

此方法适用和内部机构较细、文件数量多的单位。

具体操作方法是：第一步，把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年的会议，事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时情况工作等类似情况结束的年度，前面已年详细介绍，不再重复。

第三步，把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分开。

（板书、示范下一页和本局的分类）酒市档案局文书档案分类方案（略）2、“保管期限—年度—问题”分类法。

此方法适用内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。

其具体操作方法是：每一步把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的归档文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作类似情况结束的年度；第三步，把同一保管期限内各年度的文件按问题分开。

（板书、示范、一页减二）。

各县市财险公司文书档案分类方案：“保管期限——年度—问题”分类法示意图永久200年党群类123 (30)行政人事类30.31.32.33 (55)计财类56.57.58.59 (60)业务类61.62.63 (80)2003年党群类81.82.83 (90)行政人事类91.92 (95)计财类96.97.98 (110)业务类111.112.113 (120)…………2002年党群类123 (20)行政人事类21.22.23 (28)长期计财类29.30.31 (40)业务类41.42.43 (50)2003年党群类51.52 (58)行政人事类59.60.61 (66)计财类67.68.69 (75)业务类76.77.78 (90)…………2002年党群类123 (15)行政人事类16.17.18 (30)计财类31.32.33 (40)业务类41.42.43 (55)…………2003年党群类56.57.58 (60)行政人事类61.62.63 (75)计财类76.77.78 (90)业务类91.92.93 (115)…………3、分类方案。

在选定分类方案的基础上，应结合本单位的实际情况编制出分类方案。

分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。

一个单位归档文件整理时，必须先制定出分类方案。

分类方案是机关档案室工作的基础。

是档案室规范化管理的起点（是给每一份文件指定一个归宿地点，如同单位办公室的划定，小张在1楼1号，小李在1楼2号，小王在2楼1号，小赵在2楼2号，小张上班来就到1楼1号去办公，不要跑到2楼1号去了，你去了小王到哪儿去）。

因此任何一个单位的档案室都必须具备切合实际的分类方案。

方案确定之后，要保持相对稳定。

不宜大动。

即使机关职能了生了大的变化，确需调整分类方案时，最好从一个新的阶段开始，对已整理好的归档文件不再重整。

并对分类方案的调整情况，应在全宗介绍说明。

以便档案管理前后工作的衔接。

分类方案的制定，一定要注意科学，实用、符合单位的档案工作实际，不要太繁锁，层次、类目太多，也不要太简化，层次太多，类目太多了，每个类目内，归档的文件材料太少，很难形成一盒或几盒，很可能是一盒装着2-3份文件；在简化了，使有的文件不知道往那个类目内归档。

不管怎样制定的，分类方案，必须使本单位的全部文件材料都有指定的归宿地。

分类方案制定的是否科学、合理，检验的标准是：（1）本单位每份归档文件都有归宿点；（2）需归档的文件只有一个归宿点。