常用软件应用和使用技巧(、VISIO、EXCEL)

常用软件应用和使用技巧 （PPT、VISIO、EXCEL)
2021/2/28
2021年2月28日
目录
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一、PPT 二、Visio 三、Excel
目录
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一、制作原则 二、绘制方法 三、常用技巧
演示报告的制作通常需要注意八大原则
1. 摘要放前
5. 表述专业
结
2. 提纲先列
6. 版式讲究
内
构
＋
容
原 则
3. 逻辑呈现
7. 图表得当
原 则
4. 目录清晰
8. 模型多用
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
机械科学院集团产业发展战略的八大结论
集团产业现状分析 1 机械院目前的主要业务发展模式可以总结为技术扫描式，并处于分散和无序状态
82.59%
大马力 76.21% 单缸机
20%
10%
0%
1998年 资料来源：江动内部资料
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1999年
2000年
2001年
2002年
为了达成战略目标，我们有针对性地设计了阶段策略和阶段 措施
集团战略目标和战略措施框架图
总体目标
阶段目标
阶段策略
阶段措施
国内第一流 跨省区
客运集团
近期目标
提升管理 巩固发展
5. 促销方式 单一，品牌 宣传无力
3.营销信 息管理薄 弱，客户 档案残缺
4.不同部门的 销售渠道存在
重叠
7. 生产、技术研 发和质管不能对 市场变化做出及 时和恰当的反应
生产 技术研发
质管
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
处
技 术 中 心
战 保略 卫发 处展
部
信息来源：新华信江动访谈研究、江动党工部
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19个实体经营单位
江动目前没有系统的战略规划，主要原因之一是没有掌握系统 科学的战略规划方法
战略分析工具 战略设计工具
企业内外部信息搜集
系统分析与科学决策
专业战略分析人员进行 企业内外部环境分析
专业战略分析人员进行 战略备选方案的设计
3
成套能力薄弱
▪ 缺乏一批具有系统设计、系统成套和工程总承包 能力的工程公司，大量的成套设备市场不得不拱 手让给外商。
资料来源： 《2004国家中长期科学与技术发展规划战略研究》
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
第二次快速增长期
稳步发展期
数据来源：广西壮族自治区道路运输业规划（2003～2020）、国民经济和社会发展统计公报
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JD产品的利润空间虽然在整个行业中处于中等偏上水平，但 与时风根本无法匹敌
2001年年单单缸缸机机销销量量前前2200名名企企业业的的单单台台利利税税对对比比
-104 常柴
-61 金坛 -10 新乡
• 未来细分市场初步选择和定位 – 第一级聚焦：装备制造业 – 第二级聚焦：装备制造业进口替代市场 – 第三级聚焦：装备制造业进口替代市场热点行业 – 第四级聚焦：装备制造业进口替代市场热点行业的热点地域
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
1
装备进口依赖严重
▪ 国民经济和高技术产业发展所需要的装备已形成 依赖进口的局面。 2001年,全国进口装备制造业 产品1100亿美元，占全国外贸进口总额48％
2
高技术装备国内匮乏
▪ 光纤制造装备100％、集成电路芯片制造装备90 ％以上、大型石油化工装备80％、轿车制造装备 、数控机床、纺织机械、胶印设备70％靠进口。
目录是内容脉络的外在表现，会使读者对你表述的内容形成 整体的印象,将在很大程度上影响读者对你的基本判断
目录设计的四点要求
• 层次清楚,一般不要超过3层
• 上下级目录要关联呈现
• 间隔适当，易于一目了然的 浏览
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
百万美元 500
400
4、清晰易读
300
2、少而精
200
100
5、格式简单
明了并且前后
0
连贯
1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月
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图表设计内容一般需要包含六个要素
对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多
信息标注
Байду номын сангаас
陈述对所列数据
甲产品的市场需求
的理解
百万元
20
16
图表标题
15
介绍图表的主题
信息支持体系存在的问题
1、没有统一的信息汇总处 理部门
2、缺少宏观经济和政策法 律信息
3、竞争对手、上下游企业 和相关行业信息匮乏
4、市场信息和技术信息没 有形成规范的报告
信息来源：新华信江动访谈研究
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信息相关部门
总师办 产品研究所
企管处 销售公司 兴动公司 多缸机公司 汽油机公司 进出口公司
对工贸的管理诊断和内部分析，我们将从战略管理、控制协 调和业务操作三个层面来进行
屯河工贸管理诊断和内部分析结构
分析内容
战略管理层
战略管理
控制协调层 组织设计 控制方式
业务操作层
采购
技术
生产
营销
总公司的远景目 标和战略规划状况
总公司组织以及 总公司对子公司的 控制协调效果
子公司运作管理 问题和业务运作管 理能力
1990年以来，广西公路客运运输发展经历了两次快速增长 阶段，步入了稳步增长阶段
1990~2003年公路旅客运输周转量统计表
亿人公里
400
300
增长率
26.8% 23.0%
25.0% 24.1%
372 383 367 30%
332 348
25%
280 293
20%
226
200
绝对值
164
165
1819.4%
– 版式设计专业术语
– 其英文名词原意是边角余料，动词原意是讨价还价
– 在经济学上译为“边际”，用来衡量每变化一个单位所引起的相关经济学变 量的变化
– 在版式设计中,决定整个版式构图的全部技能本质上都是对各种情况下编排对 象之间的空白的设计
页边距
段落间距
行距
字距
标题/文字间距
图片/文字间距
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江动缺少专门的战略部门和专业人员，不能有效支持制定系统 战略规划，也不能支持高层进行战略决策
次要问题
5、没有系统科学的战略规划
其他问题
6、高级管理层决策能力不足 7、缺少战略实施的能力
战略目标无 法顺利实现
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经过访谈，我们发现江动在营销管理上存在的问题主要表现在 七个方面
营销系统
相关系统
1.缺乏系统科学的 营销规划
2.市场研究职 能过度分散
6.业务人员队 伍素质偏低， 缺少绩效激励
3.9% 133
101 105 100
0.8%
4.4%
13.6% 4.7%
6.9%
2.9%
15% 10% 5% 0%
-4.0%-5%
非典 影响
0
-10%
1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003
第一次快速增长期
江动集团的产品结构变化
100% 90% 80%
0.00% 1.87%
5.13%
0.00% 2.11%
6.32%
0.37% 1.92%
8.69%
1.21% 3.94%
11.81%
2.89% 汽油机 6.51% 多缸机
小马力 13.87% 单缸机
70%
60%
50%
92.99%
40%
30%
91.57%
88.98%
武进五菱菱0
滨湖 3
如皋柴 16
莱动 16
巨菱 18
常通 26
亚美珂 29
镇江东风风 31
慈溪三环环
42
常林
53
J江D动
常工
全椒
67 74
88
数据来源：中国 内燃机工业年鉴 -200
常内 峨嵋 常发 时风
-100
0
99 100
116
100
200
300
400
500
629 元
600 700
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江动目前生产的产品主要以单缸机为主，多缸机和汽油机所 占比例很小，应当根据市场需求做出适当的产品结构调整
公司战略管理系统框架基础非常薄弱
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
先列报告提纲是提高报告制作速度和水平的关键所在
机械科学研究院产业化战略报告提纲
• 产业现状分析 – 各所细分业务状况分析 • 各所业务现状 • 集团业务现状 • 各所重复业务分析 • 各所互补业务分析 – 领域定位 – 核心市场特性 – 当前模式总结 – SWOT 分析和结论 – 存在问题分析 – 关键问题提炼
集团目标市场定位 2 机械院的业务基本都可以归类为进口替代
3 机械院在可以预见的未来应重点关注以三大经济中心为主的我国经济发展热点行业 的相关装备进口替代市场
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屯河工贸管理诊断和内部分析的十大结论
战略管理层面 1
远景目标不明确成为公司增长的最大障碍 2
公司总体战略规划的未明晰，导致管理人员对发展方向的十分困惑 3
远期目标
整合同业 规模发展
✓改善投资状况 ✓提高规划水平 ✓增强竞争能力 ✓优化业务组合
1条投资原则 2个统一规划 近
3大竞争策略 期 4类业务组合
✓提升发展模式 ✓搭建发展平台 ✓设计发展途径
1种发展模式 远 2个发展平台 3条发展途径 期
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我国装备制造业目前发展严重滞后，主要体现在三个方面
负责生产计划制订、 分解、落实及业绩考 评与合同管理，完善 管理制度
董事会秘书
股东大会 董事会
经理层
监事会
没有专门负责进行 企业战略管理的部 门，其他部门也没 有相关的职能
多
13个 职能
生 产 技
设 备 能
部门 术 源
处处
企 管 处
证财 券务 部处
销 售 公 司
缸 机 销 售 公
司
技质 改检 办处
人 物力 供资 处源
版式设计通常需要注意三项原则
首要原则
一致性原则
审美原则
版式设计的首要目 的是让读者以最快 的速度、最便捷的 方式找到他所需要 的信息
版式设计风格要与内 容诉求的观点与情节 协调一致
在可能的条件下，版 式设计务求结构平衡 ，赏心悦目
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版式设计中最重要的一点是合理运用空白
• 空白（margin）
相关信息内容和收集状况
•企业标准化管理信息和针对本企业的 质量调研信息
•技术、产品发展信息主要存在于技术 人员的头脑中 •有一少部分竞争对手的产量、销量数 据
•有一部分大马力单缸机销售和市场信 息，由其市场部进行粗略整理
•部分小马力单缸机的销售和市场信息 ，主要掌握在销售人员手中
•有一部分多缸机的销售和市场信息， 主要掌握在销售人员手中
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我们主要从六个层面对新疆众和的组织进行初步诊断...
1
组织导向
2
管控模式
3
机构设置
4
关键职能
5
运营体系
6
企业文化
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江动的战略管理方面有七个问题，本节将集中论述问题1—5， 问题6在决策诊断部分展开，问题7在各职能诊断部分分别展开
1、缺少战略意识
主要问题
2、组织和战略人员支持不足 3、缺少战略规划方法 4、缺少战略规划的信息支持
粗略分析与经验决策
当前江动的 决策方式
高层管理人员对信息 进行简单的个人处理
粗略加工
战略选择工具
高级管理层进行 战略方案的选择决策
总经理办公会进行 战略行动的讨论决策
经验判断
信息来源：新华信江动访谈研究
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战略规划/战略决策的产生
缺少完整有效的战略规划信息支持体系是江动不能进行战略规 划的另一个重要原因
没有明确的、有层 次的短期、中期和 长期目标
较差
目前江动的战略设想中还没有 充分考虑到主要股东东银集团的 战略部署。
缺少明确并深入 贯彻的价值观、 使命和愿景
模 糊 很差
无 力
行动计划 战略方案 战略目标
具体行动安排 决策纲领 衡量战略成果
价值观
使命
战略规划内容 愿景
经营理念 业务定义与范围 未来描述
信息来源：新华信江动访谈研究
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目录
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一、制作原则
• 摘要放前 • 提纲先列 • 逻辑呈现 • 目录清晰 • 表述专业 • 版式讲究 • 图表得当 • 模型多用
成功的图表应该具备以下五个特征
1、每张图表 都传达一个明
确的信息
销售额正稳步上升
2000年前八月的销售额
3、图表与标 题相辅相成
•有一部分汽油机的销售和市场信息， 主要掌握在销售人员手中
•有一部分国外销售和市场的信息， 由 其办公室进行粗略整理
上述因素综合起来造成江动缺少清晰有效的战略规划
江动当前的战略规划状况
战略规划表现
清 晰 很好 有 效
较好
一般
目前江动虽然实施了产 品差异化方案，但没有 进行系统科学的规划
募集资金的使用 效果很差
10
14
10
9*
6
7
6
4
4
53
3
6
5
8
9
0
初步
零售商 批发商
脚注
对图表中的某一 元素进行评述
1993
1994
1995
1996
1997
* 1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质 资料来源: 甲公司； 调研公司