文件和记录控制程序文件
06.文件及记录控制程序
06.文件及记录控制程序06、文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件和记录都是至关重要的资产。
它们承载着关键的信息、决策依据、工作流程以及历史数据等。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，需要建立一套有效的文件及记录控制程序。
文件及记录控制程序的重要性不言而喻。
首先，它有助于提高工作效率。
当文件和记录得到妥善管理时，员工能够迅速找到所需的信息，减少了查找和整理资料的时间浪费。
其次，它保证了信息的一致性和准确性。
通过明确的控制流程，可以避免不同版本的文件混淆使用，以及数据记录的错误和偏差。
再者，它对于合规性和风险管理具有关键意义。
在许多行业，如医疗、金融、制造业等，严格的法规和标准要求对文件和记录进行精确的控制和保存，以应对可能的审计和监管检查。
最后，良好的文件及记录控制有助于知识的传承和积累。
新员工可以通过查阅过往的文件和记录，更快地了解工作流程和业务情况，促进组织的持续发展。
那么，一个有效的文件及记录控制程序通常包括哪些方面呢？文件的分类与编号是第一步。
根据文件的性质、用途和所属部门，将其分为不同的类别，并赋予唯一的编号。
这样可以方便识别和查找文件。
例如，行政类文件可以以“XZ”开头编号，财务类文件可以以“CW”开头。
文件的编制和审批需要明确责任和流程。
文件应由具备相关知识和经验的人员编制，然后经过适当层次的审批。
审批过程要确保文件的内容准确、完整，符合组织的政策和法规要求。
对于重要的文件，可能需要多个部门的负责人共同审批。
文件的发放和回收也需要严格管理。
确定文件的发放范围，只将文件发放给需要的人员，并确保他们收到的是最新有效的版本。
当文件需要更新或废止时，要及时回收旧版本，以防止误用。
文件的存储和保管同样重要。
建立专门的文件库或电子文档管理系统，按照分类和编号有序存放文件。
同时，要保证存储环境的安全，防止文件丢失、损坏或泄露。
对于重要的文件，还应考虑备份和异地存储。
记录的控制也是程序的关键部分。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
001文件和记录控制程序
XXXX公司文件名称文件和记录控制程序制/修订日期: 2012-09-27 生效日期: 212-09-30文件编号XX-GHG-QA-001版本:A/01ISO9000管理体系中的关于文件和记录管理部分同样适用于温室气体盘查的文件和记录管理。
1.温室气体相关文件、记录管理：1.1 .文件格式1.1.1. 封面格式内容包括文件类别、名称、页数、版次、制定日期及制定人。
1.1.2 .内容格式程序书各节段之名称、格式、编码，使用本厂既有之格式。
作业标准格式不拘，由制定人自行决定。
1.1.3. 窗体型式使用温室气体盘查推行小组制定或使用的文件格式。
1.2.文件识别：程序书及作业标准依本厂现有ISO9000管理体系文件与资料管制程序。
1.3文件制定、改版、作废、保存年限1.3.1程序书及作业标准由“温室气体盘查推行委员会”成员制定，交由“主任委员”审核，“温室气体盘查推行委员会”审核完毕若无意见，存盘于本厂文管系统。
修改及作废流程亦须按制定程序签核。
1.3.2温室气体盘查相关窗体，修改及作废亦须经“温室气体盘查推行小组”认可，副主任委员负责确认使用之窗体及填表说明为最新版本。
填写完毕之窗体经“主任委员”及“总经理”签核后，审核完毕若无意见，存盘于文管系统，保存年限为5年。
1.3.3温室气体盘查报告书由“温室气体盘查推行小组”负责撰写，“主任委员”得指定相关单位提供数据。
撰写完成之报告书应经外部第三者查证后才完成定稿。
定稿之报告书发行时间、频次及方式由公司最高领导人决定。
1.4记录调阅记录之调阅时，由需求单位直接至该记录保存单位直接查询。
1.5.保存文件及各式表单的原稿，均由文管中心列账保管，发行版本由各单位指定专人负责保管。
1.6.销毁从各单位回收的所有旧版、作废文件，由文件管制中心销毁.正版文件盖作废单由文管中心保管，逾期销毁，已逾保存期限的记录（年份以阳历为准）。
销毁时间依年份5年即可，不以月份为准。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：发行日期：2022年7月1 日版本： G0ABC XX QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号9.1.2程序文件编码规则为：QP 0803程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XX / QP XXXX XXX各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：XX / QPR XXXX － XXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“QM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头ABC集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号： QP0701（宋体5号）页数： 5/7（宋体5号）发行日期：2022年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序简介文件和记录控制程序是一种用于控制文件和记录的访问和管理的软件。
它可以帮助用户对文件和记录进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。
功能文件管理文件管理是文件和记录控制程序最基本的功能之一。
用户可以通过文件管理功能对文件进行分类、存储、查找、修改、删除等操作。
其中，分类是指对文件进行归档，使得用户可以根据文件的不同特征来进行分类；存储是指将文件保存在本地或者远程服务器中，以方便用户随时访问；查找是指用户可以通过关键词来查找自己需要的文件；修改是指用户可以对文件进行增加、删除、修改等操作；删除是指用户可以彻底删除文件，以释放空间。
记录管理记录管理是另一个重要的功能。
用户可以通过记录管理功能来记录某个操作过程的相关信息，以便日后查看维护。
比如，在一个销售系统中，记录管理可以记录每一次销售的时间、商品、价格、数量等信息，方便统计分析。
权限管理权限管理是一个非常重要的功能，它可以帮助用户对文件和记录的访问进行限制，保证数据的安全性。
在文件和记录控制程序中，权限管理通常分为用户权限和角色权限两个级别。
用户权限指针对某个特定用户设置的权限，比如只读、修改、删除等。
而角色权限则是通过为用户分配角色来实现的，一个角色包括多个权限。
审计功能审计功能可以帮助用户对文件和记录的访问进行监控，以便及时发现数据异常。
通过审计功能，用户可以获取到每个用户的操作记录，包括操作时间、操作类型、操作对象等信息。
当出现异常情况时，用户可以通过审计功能进行追溯，以找到问题所在。
应用场景文件和记录控制程序广泛应用于各种企业和组织中，尤其是对于需要管理大量文件和记录的企业和组织来说，其价值不可忽视。
以下是几个典型的应用场景：企业文档管理对于大型企业来说，高效的文档管理是非常重要的。
通过文件和记录控制程序，企业可以对自己的文档进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，以便有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。
它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。
一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。
二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。
三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。
（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。
确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。
四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。
（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。
编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。
五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。
（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。
避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。
（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。
六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。
（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。
文件和记录控制程序(适用ISO17025)
《收文登记表》
7附录一
技术文件清单
序号
名称
标准号
序号
名称
标准号
5.2.2其他文件夹的编制应与实验室手册相协调，不得与质量手册的要求相抵触；
5.2.3文件的文字表达应简明、准确、易懂，所有的符号、代号应符合有关规范，编制格式应统一。
5.3文件编号
5.3.1质量管理体系以文件编号作为唯一性标识，文件编号按文件代号、文件顺序号、年代号顺序进行。
5.4文件审批
《实验室质量手册》由管理部负责人审核，总经理批准；
2.引用文件
2.1《技术文件和资料控制程序》
2.2《质量记录控制程序》
3.术语
无
4.职责
3.1总经理负责实验室手册批准；
3.2质保部负责人负责组织程序、文件的编制；
3.3管理部负责人负责实验室手册审核及发放。
5.要求
5.1技术文件清单（见附表一）
5.2文件的编制
5.2.1实验室手册的编制依据GB15841-20XX《检测和校准实验室能力的通用要求》和相关法律法规的要求。
文件和记录控制程序（适用ISO17025）
版本
更改类型
生效日期
更改内容
会签部门：
品质：工程：
采购：业务：
研发：DCC：
生产：PMC：
行政：财务：
制作：
审核：
批准：
1.目的和范围
1.1为了对与实验室有关的文件进行控制，确保各相关场所均能得到和使用文件的有效版本特制订本程序。
1.2本程序适用于实验室文件(包括质量体系文件及实验室技术文件)的编制、审批、发放、修改和管理等各个环节的控制。
5.5文件发放
5.5.1对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，均应做到及时发放到位，保证有关人员使用现行有效文件；
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适合范围文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序的主要作用是管理和控制不同类型的文件和
记录，包括文档、电子邮件、数据库记录、图像和音频文件等。
它可以通
过创建文件和记录的索引、目录和分类来组织和管理这些文件和记录，使
其更容易被找到和访问。
1.存储和保护：程序可以将文件和记录存储在安全的位置，通过访问
权限来保护敏感信息，防止未经授权的访问和修改。
2.检索和访问：程序可以通过关键字、日期、类型等条件进行高效的
检索和访问，使用户能够快速找到所需的文件和记录。
3.版本控制：程序可以跟踪和记录文件和记录的变更历史，包括修改、删除和添加等操作，以确保数据的完整性和一致性。
5.自动化流程：程序可以自动化文件和记录管理的流程，包括文件的
创建、审批、分发和归档等，减少人工操作和提高工作效率。
6.数据分析和报告：程序可以分析文件和记录的数据，生成各种报表
和图表，帮助用户更好地了解数据和做出决策。
7.备份和恢复：程序可以定期备份文件和记录的数据，并提供灾难恢
复和紧急响应功能，确保数据的安全性和可靠性。
8.审计和合规性：程序可以跟踪和记录用户对文件和记录的操作，包
括查看、修改和删除等，以便进行审计和合规性检查。
总之，文件和记录管理控制程序是一种重要的管理工具，可以帮助组
织和管理大量的文件和记录，提供方便和高效的查询和访问方法，确保文
件和记录的安全性和保密性。
通过使用文件和记录管理控制程序，组织可以实现更好的文件和记录管理，提高工作效率和质量，减少风险和成本。
文件及记录控制程序
修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。
二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。
四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。
文件及记录控制程序
文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件及记录的有效控制都是至关重要的。
它们不仅是信息传递的重要载体，更是决策制定、工作执行和追溯历史的重要依据。
为了确保文件及记录的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套科学合理的控制程序是必不可少的。
一、文件及记录的分类首先，我们需要对文件及记录进行清晰的分类。
这可以根据其性质、用途、产生部门等因素来划分。
1、管理性文件：包括规章制度、工作流程、岗位职责等，用于规范组织的运营和管理。
2、技术性文件：如产品规格、工艺标准、检验规范等，与组织的技术活动相关。
3、合同文件：涵盖与外部合作伙伴签订的各类合同。
4、记录文件：包括会议纪要、工作报表、检验报告、客户投诉处理记录等，用于反映工作的实际执行情况。
二、文件及记录的编号与标识为了便于管理和查找，每一份文件及记录都应赋予唯一的编号和明确的标识。
编号规则应简单易懂、具有逻辑性，并能体现文件的类别和顺序。
标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等关键信息。
例如，管理性文件可以用“GLXX”开头，技术性文件用“JSXX”开头，合同文件用“HTXX”开头，记录文件用“JLXX”开头，其中“XX”为具体的流水编号。
三、文件及记录的编制与审核文件及记录的编制应遵循相关的法律法规、标准规范和组织的实际需求。
编制人员应具备相应的专业知识和经验，确保文件及记录的内容准确、清晰、完整。
在编制完成后，需要经过严格的审核程序。
审核人员应审查文件及记录的内容是否符合规定要求，是否存在错误或遗漏，是否与其他相关文件协调一致。
审核人员可以包括部门负责人、专业技术人员、法律合规人员等。
四、文件及记录的批准与发布经过审核的文件及记录，需要经过适当的批准程序才能正式发布。
批准人员应具有相应的权限和职责，确保文件及记录的合法性和有效性。
文件及记录的发布应确保相关人员能够及时获取。
可以通过内部网络、文件共享平台、纸质分发等方式进行发布，并建立发布记录，包括发布的日期、接收部门和人员等信息。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
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对公司质量管理体系的所有相关文件和质量记录进行有效控制，确保文件和记录的充分性、有效性和完整性，并提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。
2.0适用范围：
适用于所有与公司质量管理体系有关文件的控制和为证明产品、过程和体系符合要求和质量体系有效运行的记录。
3.0职责：
3.1. 总经理
3.1.1.负责公司质量手册的批准
3.2. 管理者代表
3.2.1.负责组织质量手册的编制和审核；
3.2.2.负责程序文件的批准。
3.2.3.负责三级文件的批准
3.2.技术部经理
3.2.1.负责技术文件的批准。
3.3. 各职能部门
3.3.1.负责相关程序文件和三级文件（包括各种表单）的起草、制定、修订、更改。
3.3.2.负责本部门三级文件的审批、发放范围的确定。
3.3.3.负责确定本部门编制的记录表单的格式以及记录的填写、收集、整理归档工作。
3.3.
4.负责保持本部门的文件及记录符合《文件和记录控制程序》的要求。
3.4. 品质管理部文控中心
3.4.1.负责ISO质量管理体系文件的格式统一、文件登录、编号及发放。
3.4.2.负责文件的回收、修改、废止、保存和销毁。
3.4.3.负责监督、各部门的记录填写控制情况。
3.4.4.负责与本公司ISO质量管理体系相关的外部信息和资料的收集，并加以识别控制。
4.0定义：
4.1.受控文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新
分发以确保文件正确与适用性。
4.2.外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管
理体系流程中引用的标准。
4.3.质量手册（一级文件）：对公司体系的方针、目标、管理职责和权限等进行整体描述的文件，包括ISO
质量手册等。
4.4.程序文件（二级文件）：根据体系要求所编制的纲领性的通用程序，是各部门的合作基础。
4.5.作业指导书（三级文件）：包括与产品、设备、技术和操作方法有关的详细作业指导书，还包括相关法
规要求、标准规范等。
4.6.表单记录（四级文件）：包括书面记录和电子文档。
5.7.6部门（组）文件发放代码及发放号规定：
部门部门(组)代码发放号
企管部GM
1-00 总经理
1-01 副总
综合管行政人
事
HR 3-01 经理
6.0相关文件
无
7.0相关记录
《文件受控和记录表单清单》
《文件更改申请单》
《文件发放审批表》
《文件发放登记表》
《文件补发申请单》
《文件借阅登记表》
《文件销毁申请单》
《记录销毁申请单》
《质量记录清单》
《ISO文件电子文档发文删文记录表》
《文件定期评审记录》
《外来文件受控清单》
《外来文件发放记录表》
文件分发部门
文件变更记录。